¿Cuál es el proceso de recepción de grandes congresos?
La empresa se está preparando para celebrar una reunión a gran escala y, como personal de recepción de conferencias, ¿conoce claramente el proceso de la reunión? El siguiente es el proceso de recepción de conferencias a gran escala que he recopilado para usted. Espero que te sea de ayuda.
Proceso de recepción de una conferencia grande
1. Trabaje antes de informar la conferencia
1. Confirme la fecha de registro, el nombre de la conferencia y la etiqueta del agua de la conferencia con el organizador de la conferencia y letreros, el número aproximado de personas que asistirán a la reunión, la fecha de uso de la sala de conferencias y el diseño de la sala de conferencias, la fecha de llegada del maestro (o personal) del equipo de la conferencia (confirme el número de vuelo o tren), la reunión requisitos del equipo de la conferencia (contenido del organizador de la conferencia, asistencia a la reunión, arreglos y tratamiento de los conferenciantes, cuestiones de recogida y devolución, arreglos de alojamiento en el hotel, tiempo de la conferencia, detalles sobre los arreglos de la conferencia, itinerario específico para las inspecciones posteriores a la conferencia); al mismo tiempo, proporcione la situación del hotel que conoce a los profesores de la conferencia como referencia. Al recomendar un hotel, debe asegurarse de que el precio del hotel que elija esté dentro del rango que cumpla con los requisitos de la conferencia.
2. Reserve el hotel seleccionado lo antes posible después de que se implemente la situación anterior (habitación, precio de la comida, precio de la sala de conferencias calculado diariamente, ubicación del hotel) y confirme el vehículo y la información de contacto utilizados. recoger la estación en la fecha de inscripción a la conferencia (los automóviles para la recogida en la estación deben organizarse de acuerdo con la cantidad de personas que se registren; automóviles, guías turísticos, boletos de tren, boletos de avión y agencias de recogida locales); se debe finalizar el itinerario de inspección posterior a la reunión (solo se deben hacer reservas aproximadas con anticipación).
▲Requisitos del lugar de la conferencia: 9 aulas multimedia; con capacidad para entre 2 y 300 personas
3. Una vez completada la reserva del hotel, envíe por fax la situación general del hotel por escrito. al organizador, informe especialmente al organizador de la conferencia sobre la ubicación geográfica específica y precisa del hotel y el método de autobús desde el aeropuerto o la estación de tren hasta el hotel, al mismo tiempo puede confirmar con la otra parte el número; de personas inscribiéndose a la conferencia y el horario ¿Hay algún cambio o modificación?
4. Después de completar el tercer punto (3), puede dar una respuesta relativamente precisa a la unidad del vehículo o individuo, guía turístico, boleto de locomotora y agencia de recogida local, para que la otra parte Puede hacer los arreglos correspondientes y recogerlo.
5. Prepare las herramientas pertinentes para la reunión (varios carteles utilizados para la reunión en el hotel o en los vehículos del equipo, formularios de registro y registro, material de papelería, bolsas de materiales de estudio que incluyen: cuadernos, bolígrafos, bolsas para documentos). , reserva de transporte de regreso (el formulario y horario de trenes utilizados, la lista de precios de transporte de regreso correspondiente, obsequios de recuerdo para las inspecciones posteriores a la conferencia y firmas de asientos) también informarán al hotel de la conferencia sobre el nombre de la conferencia y cómo organizar el alojamiento para los estudiantes que llegar temprano.
6. Notificar al hotel que el personal de la conferencia debe llegar con un día de anticipación o según la situación de los asistentes y preparar las habitaciones para el equipo de la conferencia al mismo tiempo, notificar al auto de recogida; y confirme el número de contacto del conductor y el tipo de vehículo y el personal de recogida, el hotel donde se ubica la conferencia y el número de habitación del equipo de la conferencia, al mismo tiempo, comuníquese con el organizador de la conferencia para informar al personal de la conferencia que se han registrado; el hotel. Después de registrarse en el hotel, debe informar al personal de la oficina el nombre de la reunión, el lugar de registro, el modo de transporte, el número de contacto del hotel y la sala donde se encuentra el equipo de la conferencia
2. Preparativos antes de la reunión registro
1. El personal que se hospeda en el hotel debe organizar la habitación para el grupo administrativo para que pueda usarse al registrarse para la reunión al mismo tiempo, coordinar con los departamentos pertinentes del hotel en el momento; detalles de la reunión (tales como: carteles de la conferencia, carteles de agua, salas de conferencias, restaurantes); colocar el logotipo del equipo administrativo en un lugar donde se pueda ver fácilmente.
2. Conozca más sobre la ubicación del lugar utilizado para esta reunión. Tales como: restaurantes, salas de conferencias, salas utilizadas por profesores del equipo de conferencias y profesores de conferencias.
3. Preparación de equipos para reuniones relevantes. Tales como: distribución del lugar, proyector multimedia.
3. Trabajar durante la reunión
1. Lo más importante durante el periodo de inscripción a la reunión es el cobro. Durante el proceso de cobro, el registro debe ser detallado, exacto y escrito.
Se deben seguir estrictamente los procedimientos durante el proceso de cobro, y:
(1) Determinar la situación del estudiante
(2) Calcular las tarifas a pagar de acuerdo con el situación
(3) Complete el recibo de pago y no lo rompa
(4) Cobra el pago
(5) ¡Rasgue el recibo y entregárselo al alumno
( 6) Rellenar el formulario de inscripción.
2. Después de realizar un cargo y emitir un recibo, los cambios en el itinerario del estudiante deben realizarse sobre la base del recibo original, y el contenido modificado debe estar firmado y fechado por el huésped. .
4. Cuestiones a las que se debe prestar atención durante la reunión.
1. El equipo de la conferencia debe mantener siempre un ambiente ordenado, limpio y tranquilo.
2. Los documentos escritos utilizados por el equipo de asuntos de la conferencia deben mantenerse intactos.
3. Los gastos de honorarios del congreso o transacciones mutuas deberán reflejarse por escrito y deberán expedirse comprobantes entre sí;
4. Los fondos de la conferencia de todos deben mantenerse en buen estado, contarse todos los días y almacenarse de forma segura.
El proceso de preparación de reservas de conferencias a gran escala
1. Reserva de conferencias
1. Si la empresa no tiene una sala de conferencias grande separada, necesitamos para reservarlo primero en varios hoteles. Comience a buscar el lugar, preferiblemente en el distrito de negocios más cercano a la empresa y conveniente para la comida y el alojamiento, y haga una reserva.
2. Determinar el contenido de la reserva de la conferencia
1) Hora de la reunión, lugar de la reunión, nombre de la empresa, persona de contacto del equipo de la conferencia, número de personas que asistirán a la reunión, alquiler del lugar, gratis partidas, partidas cargadas, resultados, métodos de contabilidad y otros requisitos.
2) Formato de distribución del lugar: estilo escritorio, estilo teatro, en forma de U, en forma de T, en forma de espalda, en forma de cóctel, en forma de boca, etc.
3) Configuración básica de suministros para conferencias: notas adhesivas grandes, lápices, micrófonos, juegos de pizarras móviles, proyectores, cortinas, mesas de conferencias y carteles para el lugar. (El sistema KTV no está permitido sin instrucciones especiales)
4) Elementos de la tarifa de la conferencia: pausa para el café (té negro, café, té verde, agua mineral), producción de pancartas.
3. Una vez finalizado el proceso de reserva de la reunión, generalmente es necesario enviar un aviso de reunión con dos días de antelación a todos los participantes y enviar una copia a los superiores de la empresa.
2. Disposición del lugar
1. El hotel que alberga la conferencia generalmente es responsable de organizar el diseño del lugar de acuerdo con los requisitos del aviso de la conferencia, y el equipo de preparación de la conferencia ayuda al hotel. en el diseño.
2. El hotel será responsable del servicio de té durante la conferencia, pudiendo el equipo de la conferencia elegir el tipo de té según las necesidades.
3. Cumplir con los estándares de ubicación: las mesas y sillas de conferencias están alineadas horizontal y verticalmente, las notas adhesivas están alineadas horizontal y verticalmente y los lápices se colocan en un ángulo de 45 grados hacia la izquierda en el centro del adhesivo. notas y alineados horizontalmente.
4. Es mejor colocar el banner en el borde superior de la parte delantera o trasera del lugar para facilitar el efecto general al tomar fotografías. Los arreglos florales se pueden colocar en el centro del podio, preferiblemente frente a los líderes importantes.
3. Inspección antes de la reunión
1. La inspección previa a la reunión generalmente es responsabilidad de un equipo de inspección compuesto por el equipo de asuntos de la conferencia dirigido por el hotel anfitrión
2. Requisitos de inspección previos a la reunión: si las mesas y sillas cumplen con los estándares, si la colocación de papel, bolígrafos y agua cumple con los estándares, si no hay basura ni manchas en general y si la encimera está limpia y ordenada .
3. Requisitos de inspección del equipo de conferencias: Asegúrese de que toda la iluminación en el área de conferencias esté en uso normal con media hora de anticipación; asegúrese de que el aire acondicionado esté a 25 grados en verano y 28 grados en invierno; y garantizar que el audio, los micrófonos, la proyección y otros equipos de la sala de conferencias funcionen con normalidad.
4. Revise el contenido del aviso de reunión y el equipo de asuntos de la conferencia se comunicará con el hotel de manera oportuna.
4. Limpieza del lugar de la conferencia
1. La limpieza del lugar generalmente es responsabilidad del hotel anfitrión, pero como equipo de la conferencia, es necesario hacer un inventario de los elementos. y herramientas que traigas y organízalas para no dejarlas atrás.
2. Intente mantener la unidad flash USB o los datos del dispositivo multimedia lo más seguros posible después de su uso. Si utiliza una computadora de hotel, recuerde no dejar datos importantes en la computadora para evitar fugas.
5. Liquidación de cuentas
1. Generalmente, el equipo de asuntos de la conferencia tendrá una persona financiera responsable de los gastos e ingresos financieros de la organización de preparación de la conferencia.
2. A la hora de liquidar, recuerde emitir facturas (facturas generales con IVA y facturas especiales) según los requisitos de la empresa.
3. Después de ajustar las cuentas, regrese a la empresa para preparar el informe sobre la exitosa convocatoria de la reunión en preparación para informar a sus superiores.