Puntos clave para la planificación de eventos a gran escala
1. La definición de actividades a gran escala. Las actividades a gran escala son actividades sociales que se organizan con un propósito, un plan y paso a paso para que participen muchas personas. Esta definición debe abarcar tres conceptos importantes:
(1) Las actividades a gran escala deben tener un propósito claro.
Los eventos de gran escala suelen consumir muchos recursos, incluidos recursos humanos y materiales. Si un producto quiere entrar en una ciudad central, su difusión puede costar millones de dólares. ¿Por qué gastar tanto dinero en organizar un evento tan grande? Por supuesto, esto es para las necesidades de comunicación de la empresa y para atraer a más personas a comprar sus acciones. Este es el objetivo de los eventos a gran escala. Es imposible gastar dinero en actividades sin objetivos y no vale la pena si los objetivos no están claros.
(2) Planificado
Todo debe planificarse, y los eventos a gran escala no son una excepción, y se requiere una planificación cuidadosa.
(3) La participación de varias personas es un concepto importante para eventos a gran escala.
Por ser un evento de gran escala, debería haber mucha gente participando, pero esto no quiere decir que un gran número de participantes signifique que el evento sea de gran escala. La diferencia fundamental entre eventos grandes y pequeños no es sólo el número de participantes, sino también el grado de socialización del evento.
2. Características de las actividades a gran escala (1) Debe haber un propósito claro.
Este no es un propósito general, sino uno construido alrededor de la estrategia de imagen organizacional y los objetivos de relaciones públicas a corto plazo de toda la organización. Sólo cuando la imagen de una organización está sincronizada con la sociedad se puede establecer una buena imagen organizacional en el entorno social. Si se utiliza el engaño, incluso si ocupa temporalmente el mercado de ventas o aumenta la participación de mercado, eventualmente saldrá del mercado. Por tanto, el propósito del evento debe ser desde el punto de vista de la integración social, no sólo desde el punto de vista de nuestra empresa.
(2) Amplia interacción social
Los eventos a gran escala en sí mismos son un tipo de medio de comunicación y sus funciones son similares a las de los medios de comunicación. Sin embargo, antes de organizar actividades a gran escala, los medios de comunicación no tienen comunicación efectiva. Una vez iniciada la actividad, puede producir buenos efectos de comunicación. También debemos señalar que el evento en sí atrajo la participación del público y los medios de comunicación. Por tanto, la información de eventos de gran escala se difunde a través de los medios de comunicación o del público, lo cual es una característica muy importante que debemos considerar en el proceso de planificación de eventos de gran escala.
(3) Operatividad estricta
En el proceso de organización de eventos a gran escala, solo tenemos una oportunidad de tener éxito o fracasar. Debido a que los eventos a gran escala son diferentes de los rodajes de cine y televisión, puedes filmar tres o cuatro series de tomas para cine y televisión y luego editarlas. Sin embargo, cada vez que se planifique un evento a gran escala, se retransmitirá en directo. Si se produce un error, no se pagará ninguna compensación.
(4) Alta inversión
Las actividades a gran escala suelen requerir inversiones y gastos relativamente grandes, y es absolutamente imposible llevar a cabo actividades a gran escala con una pequeña cantidad de fondos. Podemos defender el espíritu de dividir una placa de cobre en dos o más piezas, pero la característica más básica es una alta inversión.
3. Planificación de eventos a gran escala Desde el punto de vista procesal, la planificación y ejecución de eventos a gran escala deben realizarse respetando plenamente los requisitos del método de trabajo de cuatro pasos:
(1) Determinar el evento como un proyecto.
¿Quieres realizar esta actividad? ¿Por qué hiciste esto? Debe quedar claro.
(2) Realizar investigación y estudio de viabilidad
Como todos saben, no entraremos en detalles sobre la investigación, pero la investigación de planificación de eventos a gran escala tiene sus particularidades, tales como como el contenido de la investigación: políticas y regulaciones nacionales sobre eventos a gran escala, puntos críticos de preocupación pública, información sobre casos similares en la historia, condiciones del lugar, selectividad temporal, etc. Un estudio de viabilidad es un paso muy importante. El alcance de la investigación incluye la adaptabilidad social de eventos a gran escala, incluida la adaptabilidad del entorno social y el público objetivo. Idoneidad financiera y viabilidad de ganancias.
Desde una perspectiva de eficiencia, ¿este tipo de actividad ayudará a ahorrar costos de publicidad? Si hago publicidad en los medios, será más efectivo que hacer eventos a gran escala, que no necesariamente se hacen. También hay adaptabilidad en el nivel material de la sociedad. Los eventos a gran escala requieren el uso de una gran cantidad de datos sociales y muchas ideas también requieren apoyo material, por lo que los planificadores deben dominar los resultados de la investigación científica moderna. Finalmente, está la adaptabilidad y la investigación de capacidades de emergencia. ¿Qué medidas de emergencia son necesarias? Por ejemplo, se deben considerar las condiciones climáticas para las actividades al aire libre y se deben considerar más instalaciones de seguridad para las actividades al aire libre. Estas son áreas de nuestro estudio de viabilidad.
(3) Refina el tema y sé creativo.
Además de la creatividad individual, cabe destacar especialmente el concepto de creatividad grupal. La era actual ya no es como la era del Romance de los Tres Reinos, donde un Zhuge Kongming requiere que una persona lo formule, pero requiere la combinación de diferentes disciplinas. No se trata de aniquilar la creatividad individual; el proceso de creatividad colectiva siempre pasa por el proceso de creatividad individual. Como planificación moderna, requiere la síntesis y la sabiduría colectiva de múltiples disciplinas, en lugar de la obra maestra de un maestro.
(4) Demostración del plan
El plan no sólo debe ser demostrado, sino también demostrado científicamente. La demostración del programa generalmente utiliza métodos de optimización de posicionamiento, métodos de optimización de rotación y métodos de trasplante de ventajas.
4. Cuestiones que requieren atención durante la implementación de la operación (1) Diseño de la operación de implementación
Debemos otorgar gran importancia al diseño de la operación del plan de implementación. Hemos visto que algunas actividades organizadas por unidades, e incluso actividades organizadas por instituciones profesionales, tienen tales problemas: las ideas son muy buenas, pero debido a la falta de diseño operativo, ocurrieron muchos problemas durante la operación, lo que violó el espíritu original. o no alcanzó el nivel original. Por lo tanto, una vez determinado el plan principal, se debe llevar a cabo un diseño operativo adicional, y el diseño operativo debe incluir un presupuesto financiero más preciso.
(2) Realice los procedimientos de aprobación
Algunas personas piensan que solicitar la aprobación es engorroso y temen problemas. Pero en el trabajo real, debemos esperar ser reconocidos por las unidades relevantes.
(3) Implementar la gestión de procedimientos operativos
La gestión programada es una conciencia de gestión científica. Sólo a través de la ejecución programática puede haber una gestión estandarizada y científica. Por lo tanto, es importante diseñar procedimientos operativos estandarizados al implementar un diseño.
(4) Capacitación del proyecto
En eventos a gran escala, si el personal participante no comprende las intenciones generales de planificación, no podrá proporcionar mano de obra constructiva para la implementación de estrategias de eventos a gran escala, por lo tanto, el personal necesita ser capacitado sólo cuando lo comprenda podrá contribuir.
(5) Estándares de evaluación del diseño
La evaluación de un evento a gran escala debe tener un estándar de evaluación preciso. Hoy en día, después de completar muchos planes, a menudo nos olvidamos de hacer planes estándar de evaluación. Esto incluye el hecho de que nuestros clientes rara vez acuden a nosotros para solicitar planes de evaluación y están aún menos dispuestos a gastar dinero para contratar una empresa profesional para realizar una evaluación. informe para ellos. Los criterios de evaluación deben diseñarse cuando estamos planificando, de modo que los clientes puedan realizar evaluaciones científicas basadas en los criterios establecidos después de completar el plan.
5. Las habilidades de planificación (1) son los "ojos" de las actividades creativas. El concepto de "ojos" se deriva de los ojos de los artículos y las canciones.
La planificación de eventos a gran escala también necesita crear un lugar tan maravilloso con un clímax y diseñar este vínculo para que sea más comunicativo. Este es el núcleo y la clave de la creatividad de los eventos a gran escala.
(2) Debe haber un diseño de atmósfera que exprese mejor nuestra temática.
Hoy viste el cartel promocional con el tema y la imagen de la conferencia en el lugar. Es muy claro y está en chino e inglés. Estos paneles publicitarios resaltan la atmósfera temática de la conferencia y el concepto de intercambios internacionales de relaciones públicas, y están cuidadosamente planificados. Debemos prestar atención a resaltar la atmósfera temática del evento a través del diseño del lugar y la atmósfera, que muchas personas a menudo ignoran. Sólo consideran la creatividad de un determinado segmento de actividad, pero ignoran la creatividad dentro del lugar.
La planificación e implementación de eventos son medios técnicos comúnmente utilizados en el trabajo de los departamentos de planificación corporativa, empresas de relaciones públicas, empresas de planificación y empresas de publicidad. Las actividades exitosas pueden mejorar continuamente el conocimiento de la marca, el reconocimiento, la reputación, la lealtad y la satisfacción del cliente, mejorar la imagen de marca de la organización, cambiar la percepción que el público tiene de la organización, acumular activos intangibles y promover las ventas en diversos grados. Muchas organizaciones han celebrado eventos a gran escala, pero las actividades de relaciones públicas no tienen objetivos ni enfoque, son antitradicionales y no son lo suficientemente rigurosas. Algunas actividades, debido a una mala planificación o una gestión fallida de crisis, han causado pérdidas masivas o incluso accidentes, provocando víctimas y siendo objeto de sanciones legales.
Puede seguir los métodos convencionales de planificación de eventos, pero también existen muchas técnicas de "planificación de tres puntos y ejecución de siete puntos".