Cómo realizar la contabilidad financiera para la construcción digital de archivos

1. Fortalecer la construcción de infraestructura para la gestión de archivos financieros corporativos

La infraestructura de software y hardware es una condición básica indispensable para la construcción de información de archivos y es la clave para el desarrollo y utilización de archivos de recursos de información y la aplicación de la tecnología de la información la base, y su núcleo es la red de información de archivos. Es un medio necesario para la transmisión, el intercambio y el intercambio de recursos de información de archivo. En la etapa inicial de la planificación del proyecto, el personal del departamento financiero y del departamento de archivos deben consultarse para proponer ideas de diseño desde la perspectiva de la gestión financiera y la gestión de archivos respectivamente, y considerar las necesidades de todos los aspectos, para evitar vacantes o superposiciones durante funcionamiento del sistema. En términos de software financiero, se deben adoptar ciertas medidas de seguridad y confidencialidad, se debe implementar un sistema de firma electrónica y se debe establecer y establecer un sistema de responsabilidad en la gestión de archivos financieros, un sistema de registro y salida de archivos electrónicos y un sistema de registro de seguridad. mejorado para garantizar que los archivos financieros no sean manipulados o puedan ser rastreados fácilmente por las personas que han utilizado el archivo. Además, para facilitar las actualizaciones del software financiero y garantizar que el software proporcionado por diferentes desarrolladores sea compatible entre sí, se debe mejorar el estándar, la coherencia y la sostenibilidad de los formularios de almacenamiento de datos financieros.

2. Recopilar archivos contables informatizados

La denominada recopilación de archivos contables informatizados se refiere a la recopilación de archivos contables informatizados dentro de un determinado intervalo de tiempo (como un año fiscal). Todas las copias de datos contables (copias de seguridad) en el sistema se almacenan en medios magnéticos o discos ópticos, formando así archivos contables separados del sistema informático original. El departamento financiero debe mantener archivos de respaldo de los datos financieros para que, si el sistema de hardware de la computadora se daña, el sistema de contabilidad computarizado original pueda restaurarse en el menor tiempo posible y con pérdidas mínimas. Además de la copia de seguridad, también se deben recopilar el modelo del sistema de hardware de la computadora, el tamaño del espacio de almacenamiento, los tipos de dispositivos externos compatibles, etc., el sistema operativo de la computadora, el sistema operativo de la red y el lenguaje de programación; y tipo de sistema de base de datos de software financiero El nombre del sistema y el número de versión, el nombre, la dirección, el número de teléfono y la persona de contacto de la empresa de venta y mantenimiento de software financiero, así como diversas instrucciones y manuales de usuario que coincidan con el sistema de software computarizado de contabilidad; .

3. Realizar un buen trabajo en el manejo y conservación de los archivos contables informatizados.

Dado que los archivos contables informatizados se almacenan en soportes magnéticos o discos ópticos, según las características físicas de esta información. portadores, al formar estos archivos se deben preparar copias dobles, es decir, se debe utilizar el "método de copia de seguridad AB" para hacer una copia de seguridad de los datos, y cada copia debe estar marcada con la hora en que se formó el archivo y el nombre del operador, fijados con palabras de protección y almacenados en dos ubicaciones diferentes, para evitar la destrucción de todo el sistema de contabilidad computarizado y la irrecuperabilidad del sistema causada por accidentes como terremotos o incendios. Al guardar estos archivos, deben mantenerse alejados de campos magnéticos y protegidos contra la humedad y el polvo. Los archivos almacenados en medios magnéticos también deben inspeccionarse y copiarse periódicamente para evitar que los archivos contables se pierdan debido a daños en los medios magnéticos, lo que provocaría pérdidas irreparables.

Además, también se debe prestar atención a la coherencia entre los archivos contables informatizados y las correspondientes versiones del software financiero. Debido a que las estructuras de datos contables de los archivos contables formados con diferentes versiones de software pueden ser diferentes, es posible que no se pueda acceder a los archivos contables o que se produzcan algunos errores inesperados. Por lo tanto, este artículo recomienda que, además de guardar una copia de seguridad de los datos financieros de cada versión, los archivos computarizados de contabilidad también guarden la versión correspondiente de la versión del sistema de software computarizado de contabilidad. La coherencia de los dos es muy necesaria. Evidentemente, su labor de recopilación y gestión también es relativamente ardua.

4. Haga un buen trabajo en la organización y utilización de archivos contables computarizados.

A través de la organización de archivos contables computarizados, los archivos contables computarizados tienen ventajas incomparables sobre los archivos contables tradicionales. Al clasificar los datos a lo largo de los años, puede comparar y analizar los datos contables históricos de su unidad y departamento, proporcionando así una base confiable para la toma de decisiones para los tomadores de decisiones de la empresa o departamento. Además, se puede obtener el estado de desarrollo pasado, presente y futuro y las tendencias de desarrollo de la unidad, departamento o incluso de una determinada región, lo que permite a los tomadores de decisiones formular normas de comportamiento adecuadas para su propio desarrollo y mejorar las operaciones siguiendo las leyes de la gestión de la economía de mercado y mejorar la eficiencia económica.

También podemos utilizar los datos de los archivos contables computarizados para diseñar algunos modelos de datos que sean beneficiosos para la gestión y la toma de decisiones, y establecer un conjunto relativamente completo de sistemas de apoyo a las decisiones para realizar la reutilización de los archivos contables computarizados. En el proceso a largo plazo de la contabilidad computarizada, a medida que el sistema de software continúa actualizándose, los archivos contables a los que accedemos tendrán las dos situaciones siguientes: (1) El número de versión de los archivos contables a los que se accede es diferente de la computadora contable actual. el número de versión del sistema informático es el mismo, solo necesita recuperar los archivos que necesita a través de la función de recuperación de archivos (o recuperación de datos) en el sistema de software computarizado (2) El contador que se está recuperando El número de versión del archivo no coincide con el; Número de versión del sistema de informatización contable actual. En este momento, solo necesita instalar el sistema de informatización correspondiente al archivo en otra computadora y luego acceder a él.

5. Mejorar la calidad de la informatización del personal de gestión de archivos financieros

La informatización de la gestión de archivos financieros es un proceso de mejora y optimización continua, que depende siempre de la mejora de la calidad de personal de archivos. Formar un equipo de cuadros de archivos financieros de alta calidad es una base importante para la informatización de la gestión de archivos financieros. El departamento financiero debe complementar el personal técnico con formación académica en informática, comunicaciones, microelectrónica, etc., y cambiar gradualmente la estructura profesional única del equipo de personal comercial existente para satisfacer las necesidades del trabajo de construcción de información y fortalecer la educación continua del personal de archivos financieros; , a fin de llevar a cabo la capacitación por etapas y de acuerdo con las necesidades del negocio como principio, centrarse en fortalecer la capacitación en tecnología de la información y la aplicación de nuevas tecnologías, nuevos equipos y nuevos métodos para el personal de gestión de archivos financieros, y mejorar su conciencia y habilidades en Dominar y utilizar las tecnologías de la información y los medios de información. Establecer regulaciones razonables de valoración y evaluación del desempeño para el personal de gestión de archivos financieros y las personas con sólidas capacidades de informatización de la gestión de archivos financieros y buen desempeño deben ser elogiados de manera oportuna para alentar a todos a aprender y utilizar la informatización. Además, el personal de tecnología de la información informática también debe conocer ciertos conocimientos y habilidades sobre el trabajo con archivos y la gestión financiera para que puedan comprender las leyes objetivas del trabajo con archivos financieros y brindar mejor soporte técnico para la informatización de la gestión de archivos financieros.