Sistema de gestión de inventario

El proceso comercial de inventario de las empresas de producción general se puede dividir en cuatro etapas: selección, aceptación, almacenamiento, producción y procesamiento, y eliminación de inventario, procesamiento de materia prima, ensamblaje y embalaje, recuento de inventario y eliminación de ventas. y otros enlaces principales. Para una empresa manufacturera específica, el proceso comercial de inventario puede ser más complejo e involucra no solo todos los enlaces anteriores, sino procesos aún más detallados, y el inventario debe pasar por muchos ciclos dentro de la empresa. Por ejemplo, las materias primas deben inspeccionarse y almacenarse en el almacén, procesarse, convertirse en productos semiacabados y luego almacenarse en el almacén o los productos semiacabados deben recibirse y procesarse y luego almacenarse en el almacén. hasta las ventas. También hay algunas empresas manufactureras con actividades de producción y operación relativamente simples, y sus procesos comerciales de inventario pueden involucrar solo algunas de las etapas anteriores.

Como empresa de circulación de productos básicos, el inventario de los mayoristas suele pasar por procesos importantes como adquisición, aceptación, almacenamiento y ventas. Los minoristas obtienen productos de fabricantes o mayoristas (distribuidores), los almacenan en almacenes después de recibirlos o los ponen a la venta directamente en las instalaciones comerciales. Por ejemplo, los bienes colocados en los estantes de un supermercado tipo almacén son el inventario del supermercado y el almacenamiento de bienes está estrechamente relacionado con el proceso de ventas.

En términos generales, ya sea una empresa de producción o una empresa de circulación de productos básicos, la adquisición, aceptación y almacenamiento de inventario, almacenamiento, selección y envío, inventario, ventas y eliminación son los * * * enlaces. Los principales riesgos y medidas de control que pueden existir en estos enlaces son los siguientes.

(1) Obtener inventario

Hay muchas formas de obtener inventario, como la subcontratación, el procesamiento por encargo o la autoproducción. Las empresas deben determinar diferentes tipos de métodos de adquisición de inventarios basándose en una consideración exhaustiva de las características de la industria, los planes de producción y operación y los factores del mercado, y basándose en el principio de rentabilidad. Los principales riesgos en este vínculo son: preparación poco científica del presupuesto de inventario y planes de adquisiciones poco razonables, que pueden provocar retrasos o escasez de inventario.

Principales medidas de control: en la práctica de la gestión de inventario empresarial, el sistema de información debe utilizarse plenamente y el inventario debe determinarse razonablemente en función de varios intervalos de compra de inventario y el inventario actual, considerando de manera integral la producción y plan de operación, oferta y demanda del mercado y otros factores. Fecha de compra y cantidad para garantizar que el inventario esté en condiciones óptimas. Considerando que las medidas de control de riesgos para la adquisición de inventarios se reflejan principalmente en la preparación del presupuesto y las adquisiciones, se estandarizarán mediante directrices de aplicación de control interno pertinentes para la preparación del presupuesto y las adquisiciones.

(2) Aceptación y almacenamiento

Ya sea que se compren materias primas o bienes, o productos producidos por la empresa, deben pasar por el enlace de aceptación (inspección de calidad) para garantizar la cantidad y calidad del inventario. La calidad cumple con las disposiciones pertinentes del contrato o los requisitos de calidad del producto. Los principales riesgos en este vínculo son: procedimientos de aceptación no estándar y estándares poco claros, que pueden dar lugar a deducciones de cantidad, productos de mala calidad e inconsistencias en las cuentas.

Principales medidas de control: las empresas deben prestar atención a la aceptación del inventario, estandarizar los procedimientos y métodos de aceptación del inventario y realizar el siguiente trabajo.

1. La aceptación del inventario comprado debe centrarse en la coherencia de los documentos originales como contratos y facturas con la cantidad, calidad y especificaciones del inventario. Para productos con alto contenido técnico, si es necesario, se puede confiar a una institución con calificaciones de inspección o se pueden contratar expertos externos para ayudar en la inspección de aceptación.

2. La aceptación del inventario de fabricación propia debe centrarse en la calidad del producto. Sólo los productos semiacabados y los productos terminados que pasen la inspección pueden pasar por los procedimientos de almacenamiento. Para productos no calificados, se deben identificar rápidamente las razones, se deben implementar responsabilidades y se debe informar la situación de manipulación.

3. Al aceptar inventario obtenido por otros medios, se debe centrarse en si la fuente, la calidad y el valor real del inventario cumplen con el contrato o acuerdo correspondiente.

El inventario calificado ingresa a la etapa de almacenamiento o ventas. El departamento de almacenamiento debe verificar la cantidad, calidad y variedad del inventario de acuerdo con el contenido de la orden de almacenamiento, y almacenar aquellos que cumplan con los requisitos, si no los cumple, debe manejar las devoluciones y otros asuntos relacionados de manera ordenada; manera oportuna. Los registros de almacenamiento deben ser verdaderos y completos, verificarse periódicamente con contabilidad y otros departamentos relevantes y no deben modificarse sin autorización.

(3)Almacenamiento y custodia

En términos generales, para garantizar la continuidad del proceso de producción, las empresas de producción necesitan mantener el inventario en existencia; las empresas de circulación de productos mantienen el inventario desde la compra; Para la venta a Clientes, también existe un enlace de almacenamiento. Los principales riesgos en este vínculo son: almacenamiento inadecuado de inventarios y supervisión laxa, que puede provocar daños, deterioro, depreciación de valor y desperdicio de recursos.

Principales medidas de control:

1. Cuando el inventario fluye entre diferentes almacenes, se deben completar los procedimientos de almacenamiento.

2. Durante el período de almacenamiento, los bienes del inventario deben almacenarse adecuadamente de acuerdo con las condiciones de almacenamiento requeridas para almacenar los materiales, y se deben realizar trabajos de almacenamiento para evitar incendios, inundaciones, robos, humedad, insectos y deterioro. . Los productos de diferentes lotes, modelos y usos deberán almacenarse en categorías. Materias primas, materiales de facturación, productos semiacabados, etc. Deben colocarse en el sitio de producción de manera que ayude a aumentar la eficiencia de la producción y evitar desperdicios, robos y pérdidas.

3. Los inventarios confiados para custodia, consignación, almacenamiento temporal y procesamiento deben almacenarse y registrarse por separado para evitar confusión con el inventario de la unidad.

4. Según la situación real de la empresa, fortalecer el seguro de inventario para garantizar la seguridad del inventario y reducir razonablemente el riesgo de pérdida accidental de inventario.

5. El departamento de almacenamiento debe realizar inspecciones diarias e inspecciones periódicas de muestreo de los materiales y productos del inventario, y registrar la situación del inventario en detalle si se encuentran signos de daños o disminución de precios, deben comunicarse de inmediato con los departamentos pertinentes; como producción, compras y finanzas. El personal que ingresa al almacén debe pasar por procedimientos de registro y no se permite que el personal no autorizado toque el inventario.

(4) Recibir y emitir

Materias primas, materiales auxiliares, combustible y repuestos utilizados por las empresas de producción y los departamentos de producción para la producción y el departamento de almacén, con base en el; envío emitido por el departamento de ventas, entrega de productos terminados a distribuidores o mayoristas en el campo de circulación de productos básicos, envía productos a distribuidores o minoristas posteriores de acuerdo con contratos u órdenes de compra, los consumidores obtienen productos de los minoristas con vales de pago, etc. , todos estos implican cuestiones de recopilación de inventario. Los principales riesgos en este eslabón son: revisión laxa del inventario de recepción y salida de materiales y procedimientos incompletos, que pueden derivar en pérdida de mercancías.

Principales medidas de control: las empresas deben determinar el modelo de gestión de salida de inventario aplicable en función de sus propias características comerciales, formular un sistema de salida de inventario estricto, aclarar la autoridad de aprobación para la entrada y salida de inventario, mejorar el proceso de salida de inventario, y fortalecer los registros de recepción de inventario. Por lo general, para las empresas de producción general, el departamento de almacenamiento debe verificar el contenido de la lista de selección revisada o del aviso de entrega para garantizar que los documentos estén completos y que el nombre, las especificaciones y las unidades de medida sean precisos para que los destinatarios calificados puedan recibir o enviar; comprobar, contar y entregar personalmente al destinatario. En los centros comerciales, supermercados y otras empresas de circulación de productos básicos, la atención debe centrarse en evitar el robo de mercancías, clasificar las mercancías desechadas en cualquier momento y verificar los registros de ventas y de inventario diariamente. Independientemente del tipo de empresa, se debe implementar una autorización especial para la emisión de grandes cantidades de existencias, mercancías valiosas o mercancías peligrosas; el departamento de almacenamiento realizará los envíos con base en el aviso de venta (salida) aprobado.

(5) Inspección de inventario

Por un lado, el inventario debe verificar la cantidad de objetos físicos para ver si son consistentes con los registros y cuentas relevantes, por otro lado; , también debemos prestar atención a la calidad de los objetos físicos para comprobar si hay daños evidentes. Los principales riesgos en este vínculo son: el sistema de inventario no es perfecto y el plan no es factible, lo que puede llevar a una formalidad en el trabajo y la imposibilidad de conocer la verdadera situación del inventario.

Principales medidas de control: las empresas deben establecer un sistema de trabajo de inventario, determinar los ciclos de inventario, los procesos de inventario, los métodos de inventario y otros contenidos relacionados en función de la situación real de la empresa, y combinar el inventario regular con controles puntuales irregulares. Al realizar un inventario, es necesario formular un plan de inventario detallado, organizar el personal relevante de manera razonable, utilizar métodos de inventario científicos, mantener la integridad de los registros del inventario y garantizar la autenticidad y eficacia del inventario.

Los resultados del inventario deben resumirse de manera oportuna y formar un informe escrito, incluido el personal del inventario, la hora, la ubicación, el nombre real del inventario, la variedad, la cantidad, la situación de almacenamiento y las discrepancias encontradas durante el proceso del inventario. Para los problemas descubiertos durante el inventario, las causas deben encontrarse rápidamente, se deben implementar responsabilidades y reportarse al departamento competente para su aprobación de acuerdo con las regulaciones. El personal de varios departamentos * * * debe cooperar con el inventario, demostrar plenamente los controles y contrapesos, seguir estrictamente el plan de inventario y registrar cuidadosamente la situación del inventario. Además, las empresas deben realizar un inventario completo al menos una vez al final de cada año, descubrir rápidamente signos de deterioro del inventario y elaborar un informe escrito de los resultados del inventario.

La disposición de ventas de inventario es la parte del retiro de inventario en las actividades de producción y operación de una empresa, incluidas las ventas externas normales de bienes y productos terminados como así como los derivados del deterioro y daño del Inventario. Los principales riesgos en este vínculo son: responsabilidades poco claras en la eliminación de desechos de inventario y aprobación insuficiente, lo que puede causar daños a los intereses corporativos.

Principales medidas de control: las empresas deben hacer un inventario periódico del inventario, comprender completamente el estado de almacenamiento del inventario de manera oportuna, distinguir claramente las responsabilidades de manera oportuna y razonable, analizar las razones y abordar el deterioro. daños, desguace o pérdida de inventario.