Una plantilla completa de proceso de reunión para reuniones grandes

El trabajo de la conferencia es una variedad de asuntos específicos que sirven a la conferencia. Incluye los siguientes aspectos. Primero, haga un plan de reunión. El plan de la reunión es el plan de preparación de la reunión. La calidad del plan afecta directamente la calidad de la reunión.

El plan de la reunión incluye: nombre, fecha, lugar, calificaciones y lista de participantes (elección, designación, invitación especial, asistencia), entradas para la reunión, división de responsabilidades dentro de la oficina preparatoria y despliegue del personal, Lugar El plan también debe incluir el diseño, la agenda de la reunión, si hay elecciones, premios, fotografía, grabación de video, etc.

En segundo lugar, prepare los documentos de la reunión. Propuesta, redacción, revisión, impresión y distribución de documentos y materiales a considerar en la reunión (distribuidos antes de la reunión o en la misma).

En tercer lugar, convocatoria de reunión. La propuesta y distribución de convocatorias de reuniones deben ser oportunas. Se debe realizar un seguimiento de las reuniones importantes después de que se emite la notificación para comprender si la otra parte puede asistir a la reunión según lo programado.

Cuarta, inspección previa a la reunión. Esto incluye informes e inspección sobre la implementación del plan y la inspección in situ. El informe y la inspección implican principalmente que la persona a cargo del trabajo de preparación informe sobre el estado integral de la preparación y los problemas existentes al anfitrión de la reunión o a los líderes principales, centrándose en los documentos y materiales de la reunión. La inspección in situ se centra en la distribución y seguridad del lugar.

En quinto lugar, servicios específicos durante la reunión. Incluyendo sistemas entre reuniones, como sistema de registro, sistema de espera, actas de reuniones, preparación e impresión de resúmenes, etc. El mando en el lugar de grandes reuniones y las medidas de emergencia en circunstancias especiales no sólo deben incluirse como elementos especiales en el plan, sino que también se debe determinar el personal de mando y sus señales de mando.

Sexto, trabajo de asuntos de la conferencia al final de la reunión, incluido el resumen del contenido de la reunión, redacción y distribución de actas de la reunión, informes de noticias de la reunión o celebración de conferencias de prensa, conferencias de prensa, etc., resumen de la conferencia. Trabajo de asuntos. Además, diversas tareas posteriores, como la salida de los representantes de la reunión, la liquidación financiera, la liquidación de materiales, etc.

Las reuniones vienen en diferentes tamaños y duraciones. El tamaño de la reunión puede variar desde unas pocas personas hasta decenas de miles de personas, el tiempo puede ser largo o corto, los tipos son diversos y la naturaleza también es diferente, pero el contenido y el proceso del trabajo de la reunión son básicamente similares. . El contenido y el proceso de trabajo de la reunión general se dividen en tres etapas: etapa de preparación previa a la reunión, etapa de implementación de la reunión y etapa de resumen de evaluación.

Preparación previa a la reunión:

La preparación previa a la reunión es la planificación anticipada de la reunión. Es una disposición sistemática de varias tareas de trabajo para lograr los objetivos de la reunión. La planificación de reuniones generalmente incluye el siguiente contenido: planificación de conferencias, selección de la ubicación de la conferencia, desarrollo del plan de marketing y formulación del presupuesto.

Planificación de la conferencia:

(1) Comité de planificación: El comité de planificación es un equipo que tiene ciertas responsabilidades para la conferencia, generalmente compuesto por miembros internos de la organización anfitriona.

Fíjate una meta: Una meta concreta y ponla por escrito.

Determinar las personas: Determinar los integrantes, designaciones internas o externas.

Operaciones específicas: inspección de escena en sitio, evaluación de diseño y registros de trabajo registrados para su posterior referencia.

(2) Plan de planificación: el contenido de la planificación de la conferencia incluye principalmente:

¿A quién invitar? ¿Cuántas personas asistieron realmente?

Las reuniones efectivas requieren tiempo suficiente y deben tener en cuenta festivos, etc.

Dónde se llevará a cabo la reunión.

Un propósito claro para la reunión.

El formato específico de la reunión, incluidas las ceremonias de apertura y clausura de la reunión, etc., y el contenido específico de la reunión.

2. Lugar de reunión:

(1) Tipo de lugar de reunión:

Hotel: Algunas reuniones pequeñas y medianas suelen elegir hoteles.

Centro de conferencias: El centro de conferencias está especialmente diseñado para conferencias a gran escala y generalmente no cuenta con habitaciones ni áreas de entretenimiento.

Universidades: la mayoría de las escuelas cuentan con salas de conferencias académicas exclusivas y algunas también están abiertas al público.

Barcos: Los barcos, especialmente algunos cruceros, también cuentan con instalaciones para conferencias.

Sanatorio: El sanatorio también está equipado con instalaciones para conferencias, donde podrá recuperarse y celebrar reuniones.

(2) Selección del lugar de la reunión

Generalmente se deben considerar los siguientes aspectos al seleccionar el lugar de la reunión.

1. Distancia y condiciones de tráfico

2. Historial de celebración de conferencias

3. Condiciones de alojamiento

4. Cargos por ubicación Condición

5. Factores de seguridad del lugar

5. ¿Las instalaciones de servicio en el lugar son completas?

6. ¿Las atracciones cercanas son capaces de una cooperación mutuamente beneficiosa?

(3) Formular planes de marketing, etc.

La publicidad del mercado es crucial para el éxito o el fracaso de una conferencia

1. Público, ¿qué es lo que quiere? obtener de la audiencia; comprender las expectativas de la audiencia;

2. Materiales promocionales, qué estilo deben ser los materiales promocionales.

3. Envío por correo, qué materiales necesitan los expositores, coste del envío por correo y tasa de retroalimentación, etc.

4. Publicidad, ¿en qué publicaciones se anuncia y qué tipo de anuncios imprime?

(4) Formulación del presupuesto

Controlar el presupuesto de una reunión equivale a controlar toda la reunión. El primer paso en la elaboración del presupuesto es confirmar si la reunión es rentable o asegurar una buena rentabilidad. presupuesto equilibrado. Luego están los costos de limpieza. Los gastos incluyen dos categorías, gastos fijos y gastos variables. Por muy preciso que sea el presupuesto, ocurrirán situaciones inesperadas y debería haber un 10% adicional del presupuesto total.

(1), Acta de la primera reunión del Congreso Popular del municipio (2), Calendario de la Cumbre del G20 de Hangzhou, procedimientos detallados de la reunión (3), Acta de los procedimientos de la reunión de las tres sesiones y una lección de la escuela en 2021 (4) Calendario del proceso de reunión nacional de determinación del tiempo de dos sesiones

Implementación de la reunión

Al implementar el plan de reunión, el trabajo incluye: registro de participantes, recopilación de información relevante, y solicitar discursos contactar con el lugar, resolver disputas cuando sea necesario, etc.

La implementación de la reunión generalmente incluye los siguientes pasos

1. Preparar un manual del lugar.

2. Establecer un centro de información (para proporcionar servicios en tiempo real)

3. Establecer un comité directivo (responsable de la orientación in situ)

3. Resumen y evaluación

Resumen y evaluación de la reunión (una vez finalizada la reunión se debe evaluar inmediatamente), generalmente dividido en 3 partes

1. Resumen de varios trabajos de preparación hasta el final de la reunión

2. Análisis de beneficios y contabilidad de costos

3. Estudio de mercado para este proyecto

4. Visitas de intercambio de clientes (visitas de regreso con los clientes para profundizar la relación con los clientes) 5. Celebrar una reunión de elogios para agradecer al personal relevante (hacer un buen trabajo agradeciendo al personal y las unidades cooperativas relacionadas con la reunión, etc., y proporcionar los datos a los medios, etc. para ampliar la influencia).