¿Cómo llevar la contabilidad de los gastos de viaje prestados por los empleados?

Cuando los empleados viajan por asuntos oficiales, generalmente toman prestados los gastos de viaje por adelantado. Cuando una empresa toma prestados los gastos de viaje por adelantado, deben incluirse en otras cuentas por cobrar para la contabilidad. ¿Cómo manejar la contabilidad relacionada?

Asientos contables para gastos de viaje prestados previamente de los empleados

(1) Los asientos para préstamos personales para viajes de negocios son los siguientes:

Préstamo: otras cuentas por cobrar

Crédito: efectivo en stock/depósito bancario

(2) Reembolso después del viaje de negocios, según la naturaleza del empleado, registrado en gastos administrativos, gastos de ventas, etc.

Débito: gastos administrativos/gastos de ventas, etc.

Crédito: otras cuentas a cobrar

Asientos contables de personas físicas que piden dinero prestado a la empresa

Préstamo: Otras cuentas por cobrar - xx personas

Préstamo: Efectivo disponible

Durante el reembolso y reembolso:

Préstamo: Efectivo disponible

Gastos administrativos

Préstamo: Otras cuentas por cobrar - xx individuales

¿Qué son otras cuentas por cobrar?

Otras cuentas por cobrar incluyen principalmente diversas compensaciones y multas por cobrar, como compensaciones cobradas de compañías de seguros relevantes debido a pérdidas accidentales de propiedad corporativa, etc., cuentas por cobrar de alquileres de embalajes de alquiler; tales como facturas de agua y electricidad adelantadas para los empleados, gastos médicos que deben ser asumidos por los empleados, como depósitos para el alquiler de embalajes y otras cuentas por cobrar y pagos temporales;

Otras cuentas por cobrar son cuentas de activos. Un aumento en los débitos representa un aumento en los activos, y un aumento en los créditos representa una disminución en los activos.

Principios del reembolso de gastos de viaje

1. Los gastos de viaje deben controlarse dentro del presupuesto total de cada departamento, no permitiéndose ningún gasto fuera del presupuesto.

2. Los empleados que viajen por negocios deben presentar una solicitud por escrito con anticipación, completar un formulario de solicitud de viaje de negocios y obtener la aprobación de sus superiores inmediatos. No se realizará ningún reembolso sin aprobación previa.

3. Cuando un empleado está en un viaje de negocios y agrega temporalmente un viaje de negocios a una nueva ubicación debido a necesidades laborales, luego de la confirmación mediante un correo electrónico escrito de la persona que firmó el viaje de negocios, el viaje agregado. se considerará como otro tiempo de viaje de negocios y será el mismo que el tiempo de viaje de negocios original.