Rellenar comprobantes contables y registrar libros contables

Primero, el documento original

El artículo 47 de las “Normas” establece que cuando cada unidad maneje procedimientos contables y contabilice los asuntos contables especificados en el artículo 37, “los comprobantes originales deberán ser obtenidos o completados y presentados a la agencia de contabilidad de manera oportuna.

Los comprobantes originales, también conocidos como comprobantes, son obtenidos o completados directamente por el personal de manejo cuando ocurren transacciones económicas para indicar transacciones económicas. Ha ocurrido o se ha completado, y la base original para aclarar las responsabilidades económicas relevantes son datos contables importantes. Cuando cada unidad realiza negocios económicos, no sólo debe obtener o completar comprobantes originales, sino también presentar rápidamente los comprobantes originales a su agencia de contabilidad o al personal contable de tiempo completo para garantizar el buen progreso del trabajo contable.

(1) Elementos básicos que deben tener los vales originales

Los vales originales vienen en muchos tipos, fuentes y formas. Para reflejar objetivamente la ocurrencia o finalización del negocio económico, indicar la naturaleza del negocio económico y aclarar las responsabilidades económicas de las unidades y el personal relevantes, el artículo 48 de las Directrices estipula que los comprobantes originales deben tener el siguiente contenido básico:

( 1) Nombre del bono;

(2) Fecha de llenado del bono;

(3) Nombre de la unidad o individuo que llenó el bono ;

(4) ) Firma o sello del responsable;

(5) Nombre de la unidad que recibe el certificado;

(6) Económico contenido empresarial;

(7) Cantidad económica de negocio, precio unitario e importe.

Además, el bono original generalmente debe indicar el adjunto del bono y el número de serie del bono.

(2) Requisitos básicos para comprobantes originales.

(1) Auténtico y confiable. Es decir, cumplimentar los contenidos económicos y empresariales de forma veraz y sin ningún tipo de fraude, alteración o engaño.

(2)El contenido está completo. Es decir, los elementos que se deben completar deben completarse uno por uno y no pueden faltar. Se debe prestar especial atención al hecho de que el año, mes y día deben completarse de acuerdo con la fecha de presentación real del comprobante original, el nombre debe estar escrito en su totalidad y no se puede simplificar el nombre o el propósito; claramente y no se permite ambigüedad; la firma de la persona relevante debe estar completa.

(3) Rellénelo a tiempo. En otras palabras, cada vez que ocurre o se completa una transacción económica, los comprobantes originales deben completarse inmediatamente para garantizar que no haya retrasos, errores ni renovaciones posteriores al hecho.

(4) Escribe con claridad. Es decir, la escritura debe ser correcta y fácil de reconocer, de modo que la escritura digital cumpla con los requisitos técnicos de la contabilidad. La escritura debe ser clara, no descuidada, no confusa, no incorrecta, no escalonada, no numerada cruzadamente. no ambiguo.

(5) Usar secuencialmente. En otras palabras, los recibos de pago o comprobantes físicos deben numerarse en secuencia o categoría, y utilizarse en el orden numérico al completarlos. Los vales para saltos de números deben llevar el sello "anulado" y no deben romperse.

2. Comprobantes contables

Los comprobantes contables, comúnmente conocidos como citaciones, son comprobantes que se clasifican según la naturaleza del negocio económico, determinan los asientos contables y registran los libros contables en consecuencia. El artículo 50 de las "Normas" estipula: "Las instituciones contables y el personal contable deben completar los comprobantes contables basándose en los comprobantes originales que hayan sido verificados y correctos".

En las operaciones y gestión diarias, los negocios económicos son complejos, reflejando la complejidad de estos negocios económicos los certificados originales también son variados y variados. Dado que el contenido registrado en los comprobantes originales no puede reflejar directamente las tendencias cambiantes de los elementos contables y no puede satisfacer plenamente las necesidades de la contabilidad, es difícil registrar directamente los libros contables. Por lo tanto, los comprobantes originales deben clasificarse y ordenarse sobre la base de la verificación, y luego se deben completar los comprobantes contables. En el comprobante contable se deben determinar los asientos contables de un negocio económico registrado en el comprobante original, es decir, se debe determinar la cuenta, sentido y monto del negocio económico. De esta forma se registran los libros contables con base en los comprobantes contables. Los comprobantes originales son archivos adjuntos importantes y base para los comprobantes contables. Debido a la dependencia y restricción entre los dos tipos de comprobantes, completar comprobantes contables es útil para prevenir y reducir la aparición de errores y garantizar la exactitud de los registros contables.

(1) Elementos necesarios de los comprobantes contables

Para reflejar de manera general la situación básica de los negocios económicos y la necesidad de registro de los libros de contabilidad, el artículo 51 de las Normas estipula que la contabilidad los vales deben cumplir con los siguientes requisitos:

(1) Fecha de llenado del certificado;

(2) Nombre y número del certificado;

(3) Resumen económico del negocio;

(4) Cuentas (incluidas cuentas principales, subcuentas y cuentas detalladas), dirección y monto que debe registrarse;

(5) Símbolos contables;

(6 ) El número de comprobantes originales adjuntos;

(7) La firma o sello de la persona que completa el comprobante, el revisor, el personal de contabilidad y el supervisor de contabilidad ( el comprobante de recibo y el comprobante de pago también deben estar firmados o sellados por el cajero (sello).

(2) Llenado de comprobantes contables

1. Requisitos básicos para el llenado de comprobantes contables

(1) La verificación es correcta. Es decir, cumplimentar comprobantes contables a partir de la comprobación de los comprobantes originales. Esta es una parte importante del sistema de control interno.

(2)El contenido está completo. Es decir, deben estar disponibles todos los elementos que deben incluirse en el comprobante de cargo en cuenta.

(3) La clasificación es correcta. Es decir, con base en el contenido del negocio económico, distinguir correctamente los distintos tipos de comprobantes originales y aplicar correctamente las cuentas contables. Sobre esta base, los comprobantes contables se pueden llenar con base en cada comprobante original, o con base en un resumen de varios comprobantes originales similares, o con base en una tabla resumen de comprobantes originales. Sin embargo, los comprobantes originales con contenido diferente no se resumirán ni completarán en un comprobante contable.

(4) Numeración continua. Es decir, los documentos contables deben estar numerados consecutivamente. Esto ayuda a distinguir el orden de los asuntos contables, facilita la verificación de los comprobantes contables y los libros contables y garantiza la integridad de los comprobantes contables.

2. Requisitos específicos para la cumplimentación de comprobantes contables

(1) Además de cerrar las cuentas y corregir errores, los comprobantes contables también deben ir acompañados de comprobantes originales e indicar el número de la misma. comprobantes originales adjuntos. El cálculo del número de comprobantes originales adjuntos se basa generalmente en el número natural del comprobante original.

(2) Cuando los gastos enumerados en un comprobante original deban ser compartidos por más de dos unidades, la unidad que conserva el comprobante original deberá emitir el comprobante original a las otras unidades que deben asumir la responsabilidad. y adjuntar copia del comprobante original. La hoja dividida debe contener todos los elementos del documento original.

(3) El método de numeración de los comprobantes contables se puede seleccionar según la complejidad del negocio, la cantidad de personal y la división del trabajo, para facilitar la contabilidad, la auditoría, la auditoría interna y la simplicidad y rigor. No importa qué método de numeración se utilice, debe numerarse en orden mensual, es decir, cada mes comienza con 1 y se compila en secuencia al final del mes.

(4) Si el comprobante contable se llena incorrectamente, se deberá llenar nuevamente. Si se encuentran errores en los documentos contables registrados para el año en curso, se pueden corregir mediante el método de cancelación de letras rojas. Si no hay errores en la aplicación de la cuenta contable, pero el monto es incorrecto, también puede agregar un comprobante contable de ajuste en función de la diferencia entre el número correcto y el número incorrecto. Cuando se encuentren errores en los comprobantes contables de años anteriores, se deberán llenar en color azul los comprobantes contables corregidos.

(5) Las unidades que implementan contabilidad computarizada deben cumplir con los requisitos generales para los comprobantes contables y revisarlos cuidadosamente para garantizar que los temas contables se utilicen correctamente y las cifras sean precisas. Los comprobantes contables institucionales impresos deben llevar el sello o las firmas del preparador, revisor, contable y supervisor contable para aclarar las responsabilidades.

(6) Después de completar los asuntos económicos comerciales en el comprobante contable, si hay líneas en blanco, se deben cancelar en la columna de monto desde la línea en blanco debajo de la última cifra del monto hasta la línea en blanco. sobre el total.

(7) Elaborar correctamente los asientos contables para asegurar el saldo del préstamo. Las materias contables deben utilizarse correctamente y los asientos contables deben elaborarse de acuerdo con las disposiciones del sistema contable nacional unificado y el contenido de los negocios económicos. Los montos de débito y crédito de los documentos contables deben ser iguales y el total debe calcularse correctamente.

(8) El resumen debe ser coherente con el comprobante original, reflejar correctamente el contenido principal del negocio económico y ser conciso y claro. Los lectores deben poder comprender la naturaleza y las características de los negocios económicos a través del resumen y juzgar si los asientos contables son correctos. Generalmente no es necesario ver el bono original ni preguntar al personal correspondiente.

(9) El negocio económico entre efectivo y depósitos bancarios que solo involucra ingresos o pagos debe basarse en negocios de pago. Solo se debe completar el comprobante de pago y no se debe completar el comprobante de recibo. evitar duplicaciones.

Tres. Redacción y mantenimiento de comprobantes contables

Los comprobantes contables son datos contables importantes. La calidad de la redacción y el almacenamiento de los comprobantes contables afectan directamente la calidad del trabajo contable y la continuidad y trazabilidad del trabajo contable.

(1) Redacción de comprobantes contables

Artículo 52 de la Ley. Al diligenciar comprobantes contables la letra debe ser clara y prolija. Esto no sólo es fácil de identificar sino que también ayuda a prevenir la manipulación. Este artículo de la norma también establece disposiciones muy específicas sobre los requisitos de escritura de números arábigos, números chinos en mayúsculas y minúsculas y símbolos monetarios al completar comprobantes contables. Estos son los requisitos que se deben seguir estrictamente a la hora de diligenciar comprobantes contables.

(2) Custodia de los comprobantes contables

Con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los datos contables, los artículos 54 y 55 de las Normas regulan respectivamente la entrega y el almacenamiento de los comprobantes contables. Se adoptaron disposiciones específicas.

En cuarto lugar, los libros de contabilidad

Los libros de contabilidad constan de páginas de cuentas en un formato determinado. Son herramientas que se basan en comprobantes contables, registran de manera integral y continua el negocio económico de una unidad, clasifican una gran cantidad de datos y materiales dispersos y los procesan gradualmente hasta convertirlos en información contable útil. Desde un punto de vista formal, los libros de contabilidad son sólo una combinación de varias páginas de cuentas. En esencia, los libros de contabilidad son una parte importante de la formación de información contable y una base importante para la preparación de estados contables. Configurar y registrar libros contables es un trabajo básico importante de la contabilidad y uno de los barómetros del orden de trabajo contable.

El artículo 56 de las "Directrices" estipula: "Cada unidad deberá establecer libros contables de acuerdo con las disposiciones del sistema contable nacional unificado y las necesidades de las empresas contables. De acuerdo con este principio, primero de". En definitiva, se debe utilizar el sistema de contabilidad nacional unificado para establecer los libros contables. El sistema de contabilidad se basa en el sistema, porque el sistema de contabilidad estipula la configuración de los sujetos contables. De hecho, también es un requisito para la configuración del libro contable específico de cada unidad, en segundo lugar, debe basarse en las necesidades comerciales de la unidad, lo que generalmente se refleja en la configuración de las cuentas contables de la unidad de acuerdo con la contabilidad nacional unificada; sistema, lo que afecta indirectamente la configuración de los libros contables, además, también se refleja directamente en la configuración específica de los libros contables, como el tamaño del volumen de negocios, el impacto de los requisitos de gestión interna de la unidad, etc.

(1) Composición básica de los libros de contabilidad

El artículo 56 de las "Normas" estipula: "Los libros de contabilidad incluyen los libros mayores, las cuentas detalladas, los diarios y otros libros de contabilidad auxiliares". Son los requisitos de las leyes inherentes a la contabilidad. Para convertir diversa información o datos comerciales económicos dispersos y complejos en información contable útil, toda la información o datos económicos comerciales de una unidad debe clasificarse, recopilarse, organizarse y procesarse continuamente a través de diferentes tipos de libros contables. Estos libros de cuentas constituyen diferentes eslabones en el proceso de formación de la información contable y proporcionan los medios para que todo el proceso alcance metas predeterminadas.

Los libros de contabilidad vienen en una variedad de formatos. Los libros de cuentas principales, como los libros mayores, los libros auxiliares y los diarios, generalmente constan de una portada, una página de título y una página de cuenta.

(2) Configuración del libro mayor

El libro mayor (también conocido como libro mayor) es un libro de cuentas configurado según los temas contables (también conocidos como temas del libro mayor) y se utiliza para registrar todas las actividades económicas de una unidad de negocio, proporcionando información como activos, pasivos, fondos, costos, gastos, ingresos y resultados.

Las "Normas" no proporcionan regulaciones uniformes sobre la forma específica del libro mayor. Cada unidad puede configurar un libro mayor de acuerdo con las necesidades de los métodos y procedimientos contables adoptados. Hay principalmente tablas de resumen de temas, de tablero de ajedrez y de tres columnas, de varias columnas. Por lo general, es necesario personalizar el libro mayor para ayudar a proteger la seguridad y la integridad de los registros del libro mayor.

(3) Configuración de cuentas detalladas

Las cuentas sustanciales (también llamadas cuentas detalladas) generalmente se configuran en función de las cuentas detalladas del libro mayor y se utilizan para registrar un determinado tipo. de actividad económica. Proporcionar datos contables detallados pertinentes. Las cuentas detalladas son los procedimientos y enlaces básicos para formar información contable útil. Con la ayuda de cuentas subsidiarias, la información o los datos económicos del negocio se pueden organizar aún más y luego se puede formar información contable adecuada para los estados contables a través del libro mayor, proporcionando información específica y pistas relevantes para comprender la formación de la información contable.

Los libros mayores subsidiarios pueden tener muchas formas. De acuerdo con los requisitos de la gestión de propiedades y materiales y el contenido económico que debe registrarse en detalle, el formato de la página de cuenta detallada incluye principalmente formato de tres columnas, formato de cantidad-monto y formato de varias columnas. En términos de forma de libro de cuentas, las cuentas detalladas generalmente son en hojas sueltas, lo cual es más conveniente.

(4) Configuración del diario

El diario es un libro de contabilidad detallado especial. Para fortalecer la gestión y contabilidad del efectivo y los depósitos bancarios, cada unidad generalmente debe establecer un libro de caja y un diario de depósitos para facilitar la contabilidad y supervisión diaria de los ingresos, pagos y saldos del efectivo y los depósitos bancarios.

Las páginas de la cuenta en el libro de caja y el diario de depósitos generalmente adoptan un formato de tres columnas, a saber, la columna de débito, la columna de crédito y la columna de saldo. Hay una columna de "cuenta de contraparte" en ambas columnas de débito. columna y la columna de crédito. El artículo 57 del Código establece: “Se deberán utilizar cuentas personalizadas para los libros de caja y los diarios de depósitos.

No se podrán utilizar extractos bancarios u otros medios en lugar de asientos de diario. ”

(5) Apertura de libros contables

Para garantizar la legitimidad de los libros contables y la integridad de los datos, y para aclarar las responsabilidades contables, los libros contables deben ser registrados por una persona dedicada persona. "Directrices" El artículo 59 estipula: “Al abrir los libros de contabilidad, el nombre de la unidad y el título del libro de cuentas se indicarán en la portada del libro de cuentas. La portada del libro de cuentas debe ir acompañada de un formulario de activación, que incluye la fecha de activación, el número de páginas del libro de cuentas, el nombre del contable, la persona a cargo del departamento de contabilidad y el supervisor de contabilidad. , y deberá estar sellado con el sello del nombre y el sello oficial de la unidad. "Los libros de contabilidad de hojas sueltas se pueden rellenar con las páginas inicial y final del libro de contabilidad después de haber sido encuadernados. El artículo 59 también estipula que "cuando el contable, el responsable del departamento de contabilidad y el supervisor de contabilidad entreguen el trabajo, deberán indicar la fecha de entrega, el nombre del responsable o del encargado de supervisión, y firmado o sellado por ambas partes. "Hacerlo no sólo es necesario para aclarar las responsabilidades del personal relevante, sino también para mejorar el sentido de responsabilidad del personal relevante y la seriedad del mantenimiento de registros contables.

(6) Registro de libros contables y requisitos básicos

El artículo 60 de las "Normas" estipula: "Los contables registrarán libros contables basados ​​en comprobantes contables auditados. "Esto requiere que el personal contable revise primero la base de la contabilidad, es decir, la legalidad, integridad y autenticidad de los comprobantes contables antes de registrar los libros contables. Este es otro eslabón importante en el sistema de auditoría interna contable. Aunque de los comprobantes originales ya están obligados a ser auditados al preparar los comprobantes contables, pero esto no reduce la necesidad de que los contadores realicen auditorías nuevamente. La auditoría es una medida importante para garantizar la calidad de la información contable. El artículo 60 de las Normas estipula los requisitos básicos para el registro de la contabilidad. libros:

(1) Preciso y completo. El artículo 60 de las "Directrices" estipula: "Al registrar los libros contables, la fecha, el número, el resumen del contenido comercial, el monto y otra información relevante de los comprobantes contables deben deben registrarse artículo por artículo, y los números deben mantenerse precisos, en resumen claro, registrados oportunamente y con letra clara. "Cada partida contable debe registrarse en el libro mayor correspondiente, por un lado, y en el libro detallado al que pertenece el libro mayor (la llamada contabilidad paralela).

(2) Indique el símbolo contable "Directrices 》El artículo 60 estipula: “Una vez completado el registro, se firmará o sellará el comprobante contable y se colocará un símbolo para indicar que se ha registrado la contabilidad. "Existe una columna especial en el comprobante contable para indicar los símbolos contables para evitar registros u omisiones repetidos.

(3) Escriba en blanco. El artículo 60 del "Código" estipula: "Las palabras escritas en el comprobante contable Los libros de cuentas y los números deben tener espacios adecuados y no deben llenarse con espacios. Generalmente se debe utilizar la mitad de los espacios. "De esta manera, una vez que se produzca un error de registro, será más fácil de corregir y también facilitará el trabajo de auditoría.

(4) Se debe utilizar tinta azul y negra para la contabilidad normal. Artículo 60 del "Código" estipula: "Se deben utilizar libros de contabilidad de registro. Deben estar escritos con tinta negra azulada o tinta de carbón, y no se permiten bolígrafos (excepto los libros de cuentas de carbón de los bancos) ni lápices. "En contabilidad, el color de los números es uno de los morfemas importantes. Transmite información contable junto con números y palabras.

(5) La contabilidad especial utiliza tinta roja. Respecto al uso de tinta roja en el libro de cuentas registro Para su uso, el artículo 60 de las "Especificaciones" estipula: "La contabilidad en tinta roja se puede utilizar en las siguientes situaciones: ① De acuerdo con el comprobante de contabilidad en tinta roja, se cancelan registros incorrectos; (2) No hay columnas como débito y crédito en la página de cuenta de varias columnas, y el registro se reduce ③ Frente a la columna de saldo de la cuenta de tres columnas, si no se imprime la dirección del saldo, se registra un saldo negativo en la columna de saldo (4; ) Otros registros contables que puedan registrarse con letras rojas de acuerdo con el sistema de contabilidad nacional. "

(6) Registro secuencial. El artículo 60 del "Código" estipula: "Varios libros de cuentas deben registrarse continuamente en el orden de los números de página, y no se permiten saltos de página ni saltos de página. En caso de omitir líneas o saltos de página, las líneas y páginas en blanco deben tacharse, o las palabras "Esta línea está en blanco" y "Esta página está en blanco" deben marcarse y firmarse o sellarse por el contable. "Esta es una medida preventiva necesaria para tapar posibles lagunas en el registro del libro de cuentas.

(7) Saldo. El artículo 60 de las "Directrices" estipula: "Después de que sea necesario liquidar el saldo de la cuenta, debe "prestado" O escriba la palabra "pedir prestado" o "crédito" en la columna "crédito". Para cuentas sin saldo, se debe completar la palabra "fijo" en la columna "débito o crédito" y "0" en la columna de saldo. El libro de caja y el diario bancario deben equilibrarse día a día.

(8) Llevar adelante el pasado y mirar hacia el futuro El artículo 60 del "Código" estipula: "Al registrar un traspaso al siguiente. página en cada página de cuenta, la última línea de la página y Anote el monto total y el saldo de esta página en las columnas correspondientes en la primera línea de la página siguiente, e indique las palabras 'Transferir a la página siguiente' y ' Continuar a la página anterior' en la columna de resumen; también puede escribir las columnas relevantes en la primera línea de la página siguiente. Solo escriba el número total de páginas y la cantidad de esta página en la columna, e indique las palabras '. "Transferir desde la página anterior" en la columna de resumen.

Al mismo tiempo, según las diferentes necesidades, se especifica el método de cálculo del número total de páginas en el "número de páginas anteriores". "

(9) Impresión periódica. El artículo 61 del "Especificaciones" establece requisitos de impresión para las unidades que implementen la informatización: "Las unidades que implementen la informatización deben imprimir periódicamente sus libros mayores y sus cuentas detalladas." , “Cuando Cuando se produce un negocio de pago, se debe ingresar el libro de caja y el diario de depósitos el día en que se ingresa el comprobante de pago en la cuenta y verificarlo con el efectivo en mano. "Porque cuando se almacenan en máquinas u otros medios magnéticos, diversos materiales o datos no son intuitivos y el proceso de procesamiento de la información no es claro, lo que no es conveniente para algunas operaciones contables y auditorías internas o externas, y no favorece la seguridad e integridad. de información contable.

(7) Conciliación y Liquidación

1. Conciliación

La conciliación consiste en verificar las cuentas de acuerdo con los requisitos de la normativa, cada uno. La unidad debe comparar periódicamente las cifras relevantes en los libros de contabilidad. Los inventarios, los fondos monetarios, los valores y otras unidades o individuos se verifican para garantizar que las cuentas sean consistentes, las cuentas sean consistentes y las cuentas sean consistentes. Los trabajos son:

(1) Verificación de cuentas Verificar si los registros del libro contable son consistentes con los comprobantes originales y los comprobantes contables en términos de tiempo, tamaño del comprobante, contenido, monto, etc., y si la contabilidad. la dirección es consistente.

(2) Conciliación Verificar si los registros en diferentes libros contables son consistentes, incluyendo: conciliación de saldos relacionados con el libro mayor general y el diario; cuentas detalladas.

(3) Verificar las cuentas. Verificar si los registros contables son consistentes con el monto real de la propiedad, incluyendo: verificar el saldo del libro de caja con el inventario de efectivo real; el extracto bancario, el saldo contable del diario de depósitos; verificar el saldo contable de varias cuentas detalladas de propiedad con el monto real de la propiedad; el saldo contable de varias cuentas por cobrar y por pagar en los libros mayores debe verificarse con los acreedores y las unidades o individuos de deuda correspondientes;

Cheque

El cierre se basa en registrar todos los negocios económicos ocurridos dentro de un período determinado, resumir los libros de cuentas del período actual según el método prescrito, liquidar el monto total del período actual. y el saldo final, y transferir el saldo al siguiente período o a una nueva cuenta. Para reflejar correctamente el negocio económico que se ha registrado en los libros contables durante un período determinado y resumir las actividades económicas del negocio y el estado financiero relevantes, cada La unidad debe liquidar las cuentas al final del período contable y no puede liquidar las cuentas por adelantado con el fin de preparar los estados contables, ni puede liquidar las cuentas después de preparar los estados contables. Al realizar el pago, se deben utilizar diferentes métodos según. diferentes registros de cuenta:

(1) Para cuentas que no necesitan calcular el saldo del período actual mensualmente, como varias cuentas por cobrar y por pagar, varias cuentas detalladas de propiedades y materiales, el saldo debe se liquidará en cualquier momento después de cada contabilidad. El último pago de cada mes es el saldo al final del mes. Al cerrar la cuenta al final del mes, solo necesita dibujar una única línea roja en la columna debajo. último registro de transacción económica. No es necesario liquidar el saldo nuevamente.

(2) Para efectivo, diarios de depósitos, ingresos y gastos que deben liquidarse mensualmente, se debe trazar una sola línea roja en la columna a continuación. el último registro de transacción económica al cerrar la cuenta mensual, calcule el monto y el saldo de este mes, indique "Total de este mes" en la columna de resumen y luego dibuje una sola línea roja en la columna de abajo