Configuración básica de archivos

Las configuraciones básicas de archivos anteriores no se explican una por una. Para conocer los métodos de operación específicos, consulte el manual de instrucciones que viene con la compra del software. Aquí, solo se explican en detalle las configuraciones básicas de archivos relacionadas con la contabilidad de fondos para proyectos de estudios geológicos de tierras y recursos. Las configuraciones básicas de archivos involucradas incluyen la configuración de cuentas contables, saldos de apertura, tipos de comprobantes, archivos de codificación de contabilidad auxiliar, etc.

La configuración básica del archivo es crear un nuevo conjunto de cuentas, salir de la administración del sistema, iniciar sesión en el módulo de libro mayor como administrador de cuentas y configurar los archivos básicos relevantes. El módulo de libro mayor se encuentra en el producto de contabilidad financiera en el portal empresarial, como se muestra en la Figura 3-4-1, o puede hacer doble clic en él directamente desde el acceso directo del escritorio de la computadora, como se muestra en la Figura 3-4-2.

Figura 3-4-1

Figura 3-4-2

1 Establecer cuentas contables

Las cuentas contables están completadas. Comprobantes contables, libros contables registrados y bases para la elaboración de estados contables. Los temas contables son elementos de contabilidad que especifican los contenidos específicos de diferentes categorías de objetos contables. Las materias contables son un sistema completo que las distingue de las cuentas corrientes y son la base de la contabilidad por partida doble y la contabilidad clasificada. La integridad de la configuración de la cuenta contable afecta la implementación fluida del proceso contable, y la profundidad de la configuración de la cuenta contable afecta directamente el detalle y la precisión de la contabilidad.

El contenido económico de cada materia contable es diferente, por lo que las materias contables se pueden dividir en cinco categorías:

Las instituciones administrativas se dividen en: activos, pasivos, activos netos, ingresos y gastos .

Después de ingresar al módulo de libro mayor, puede configurar archivos básicos, como se muestra en la Figura 3-4-3. Para configurar una cuenta, haga clic en Cuenta en el menú del sistema en la mitad izquierda de la ventana de la pantalla para ingresar a la ventana de configuración de la cuenta, como se muestra en la Figura 3-4-4. El objetivo principal de la creación de sujetos contables es restablecer los sujetos contables predeterminados al establecer un nuevo conjunto de sujetos contables o sujetos contables para el próximo año, de modo que los sujetos contables cumplan con los sistemas contables correspondientes, las regulaciones financieras relevantes y las regulaciones implementadas por La unidad. La gestión contable interna de la unidad necesita requisitos, y las cuentas contables preestablecidas se pueden agregar, modificar y eliminar. Debido a que la contabilidad de los fondos del proyecto de estudio geológico requiere principalmente cuentas de gastos específicas, aquí solo se explican las cuentas de gastos y los métodos para calcular otras cuentas contables son los mismos.

Figura 3-4-3

Figura 3-4-4

(1) Agregar cuentas contables

En la Figura 3- En 4-4, haga clic en el botón [Agregar] para ingresar a la interfaz de edición de la página de la cuenta, como se muestra en la Figura 3-4-5. Ingrese la información de la cuenta de acuerdo con la descripción de la columna y haga clic en el botón [Aceptar] para guardar.

Figura 3-4-5

Descripción de la columna

Código de cuenta: El código de cuenta debe ser único; los códigos de cuenta deben establecerse en orden de sus niveles. Los códigos de cuenta solo pueden usar números (0-9), letras inglesas (a-z y A-Z), signos menos (-) y barras diagonales (/), y otros caracteres (como &;″ˊ; espacios, etc.) están prohibidos.

Nombre de cuenta: se puede dividir en nombre chino y nombre en inglés, que pueden ser caracteres chinos, letras o números en inglés, signo menos (-) y barra diagonal (\), pero no se pueden ingresar otros caracteres.

Tipo de cuenta: Cuando la industria es una empresa, el tipo de cuenta se puede dividir en: Cuando la industria es una unidad administrativa o una institución pública, se fija según el tipo de cuenta de la nueva contabilidad. sistema

Código mnemotécnico: se utiliza para ayudar a memorizar temas, generalmente puede estar compuesto por la primera letra de cada pinyin chino en el nombre del tema.

Por ejemplo, si el pinyin de gastos administrativos es Guan Yong, el código mnemotécnico para gastos administrativos se puede escribir como glfy. De esta manera, cuando es necesario registrar los gastos administrativos en la elaboración de documentos o en la auditoría, se puede utilizar el código mnemotécnico glfy. reemplazar los gastos administrativos chinos, lo que puede acelerar la velocidad de entrada y reducir la cantidad de caracteres chinos. Ingrese el código mnemotécnico donde se debe ingresar la cuenta y el sistema convertirá automáticamente el código mnemotécnico en el nombre de la cuenta.

Formato de página de cuenta: Defina el formato de impresión predeterminado de la cuenta al imprimir el libro de cuentas. El sistema proporciona cuatro formatos de página de cuenta: formato de monto, formato de monto en moneda extranjera, formato de monto en cantidad y formato de cantidad en moneda extranjera para su selección. En términos generales, las cuentas con contabilidad en moneda extranjera se pueden configurar con la fórmula de monto en moneda extranjera, las cuentas con contabilidad de cantidad se pueden configurar con la fórmula de cantidad y monto, las cuentas con contabilidad en moneda extranjera y cantidad se pueden configurar con la fórmula de cantidad en moneda extranjera, y se pueden configurar cuentas sin moneda extranjera y contabilidad de cantidades. Las cuentas se pueden configurar con fórmulas de cantidad.

Contabilidad auxiliar: también llamada tipo de cuenta auxiliar. Se utiliza para indicar si la cuenta tiene otros requisitos contables. Además del libro mayor general y del libro mayor detallado, el sistema también proporciona las siguientes funciones de contabilidad especiales para que los usuarios elijan: contabilidad departamental, contabilidad de transacciones personales, contabilidad de transacciones de clientes, contabilidad de transacciones de proveedores y contabilidad de proyectos.

Instrucciones para la configuración de contabilidad auxiliar:

Una cuenta puede configurar tres contabilidades especiales al mismo tiempo.

Los atributos de contabilidad auxiliar se pueden configurar en combinación, como departamento + cliente + proyecto, departamento + proveedor + proyecto, pero los departamentos y las personas no se pueden combinar, y la contabilidad de clientes y proveedores no se puede configurar juntas.

Tenga cuidado al configurar la contabilidad auxiliar, porque si la cuenta tiene datos y se modifica la contabilidad auxiliar de la cuenta, es probable que se produzca una conciliación desigual entre el libro mayor general y la cuenta auxiliar.

Ejemplo

Si una unidad desea llevar a cabo la contabilidad departamental de gastos básicos y gastos de personal, y también necesita evaluar algunos gastos especiales de personal, entonces la unidad que implementa el sistema de contabilidad de las instituciones públicas pueden realizar las siguientes configuraciones:

Contabilidad de los fondos del proyecto de estudio geológico

Las unidades que implementan el "Sistema de contabilidad de la unidad de estudio geológico" pueden realizar las siguientes configuraciones:

Contabilidad de fondos del proyecto de estudio geológico

Otra contabilidad se utiliza para indicar si la cuenta tiene otros requisitos, como cuentas bancarias y diarios. Generalmente, las cuentas de efectivo deben configurarse como diarios; las cuentas de depósito bancario deben configurarse como cuentas bancarias y diarios.

Naturaleza de la cuenta (Dirección del saldo): agregue una cuenta registrada como débito y la naturaleza de la cuenta sea débito; agregue una cuenta registrada con un prestamista y la naturaleza de la cuenta sea prestamista. En términos generales, la naturaleza de las cuentas de activo es de débito y la naturaleza de las cuentas de pasivo es de crédito.

Contabilidad en moneda extranjera: se utiliza para establecer si existe contabilidad en moneda extranjera para esta cuenta y el nombre de la contabilidad en moneda extranjera. Una cuenta solo puede contabilizar una moneda extranjera y solo las cuentas requeridas para la contabilidad en moneda extranjera pueden establecer nombres de moneda extranjera. Si no se ha definido la moneda extranjera de esta cuenta, puede hacer clic en el botón "Referencia" e ingresar la configuración de moneda extranjera para definirla.

Contabilidad de cantidades: se utiliza para establecer si la cuenta tiene contabilidad de cantidades y unidades de medida de cantidades. La unidad de medida puede ser cualquier carácter o carácter chino, como kilogramo, pieza, tonelada, etc.

Selladas: No se pueden utilizar cuentas selladas al realizar certificados. Esta opción solo se puede configurar al editar una cuenta.

Sistema controlado: Con el fin de fortalecer la interconexión y el control entre sistemas, se introduce el concepto de sistema controlado al definir las cuentas contables. Es decir, si una cuenta se configura como cuenta controlada y está controlada por un determinado sistema, el sistema controlado solo puede usar la cuenta controlada para realizar pedidos. Por ejemplo, si "Cuentas por cobrar" es una cuenta de control del sistema de cuentas por cobrar, el sistema de cuentas por cobrar solo puede utilizar la certificación de cuentas por cobrar.

Impresión de resumen: Cuando una determinada cuenta o una determinada cuenta de fin de período en el mismo comprobante tiene múltiples entradas en la misma dirección, si desea resumir estas entradas en una sola impresión por cuenta, la cuenta debe configurar la impresión de resumen y configurar la cuenta de resumen en la cuenta misma o en su cuenta principal.

Consejos: La impresión y el archivado de resúmenes solo se pueden configurar en el estado de modificación de la cuenta. Solo se puede configurar la cuenta de nivel inferior para la impresión de resumen, y la cuenta de resumen debe ser la cuenta superior de la cuenta. Cuando configura esta cuenta para impresión de resumen, el sistema seguirá registrando el libro mayor auxiliar por detalle en lugar de por número de resumen. Esta configuración solo se utiliza para la impresión y salida de comprobantes.

Nota: Las propiedades de las materias solo se pueden configurar en las materias de primer nivel. Las propiedades de las materias de las materias de nivel inferior son las mismas que las de las materias de primer nivel. La naturaleza de la cuenta no se puede modificar para cuentas que ya tienen datos; si el sistema de cuentas por cobrar y por pagar es contabilidad simple, las cuentas en el comprobante no necesitan ser cuentas controladas.

(2) Modificar cuentas contables

En la Figura 3-4-4, seleccione la cuenta que desea modificar, haga clic en [Modificar] o haga doble clic en la cuenta para ingresar la modificación de la cuenta. interfaz, como se muestra en la figura Como se muestra en 3-4-6, el usuario puede ajustar la cuenta que desea modificar.

Nota: Los usuarios que no tienen permisos de cuenta aquí solo pueden explorar la definición específica de la cuenta y no pueden modificarla. La cuenta utilizada puede agregar cuentas subordinadas. La primera cuenta subordinada agregada tiene todos los atributos de la cuenta superior original.

(3) Eliminar cuenta de contabilidad

En la Figura 3-4-4, elimine la cuenta seleccionada y haga clic en el botón [Eliminar]: elimine la cuenta, pero no podrá eliminar la cuenta utilizada. cuenta .

Aquí no se describen otras operaciones de configuración de la cuenta. Al comprar software de contabilidad computarizado, consulte las instrucciones adjuntas.

Figura 3-4-6

De acuerdo con los requisitos de las "Disposiciones provisionales sobre la contabilidad de los proyectos del Servicio Geológico de Tierras y Recursos del Servicio Geológico de China", la cuenta de primer nivel es "Gastos comerciales". Configure las cuentas secundarias de "Gastos básicos" y "Gastos del proyecto" en la cuenta "Gastos comerciales". Los gastos del proyecto incluyen nueve categorías: costos de personal, costos de instrumentos y equipos especiales, costos de energía y materiales, costos de subcontratación, honorarios de compensación de tierras, gastos de viaje, honorarios de conferencias, honorarios de gestión y otros gastos relacionados. Según la naturaleza económica, el propósito específico y el gasto real de los gastos en nueve categorías, ayudar en la contabilidad de levantamientos y mapas topográficos, estudios geológicos, prospecciones geofísicas, prospecciones químicas, teledetección, exploración de zanjas, pozos poco profundos, pozos de exploración, perforación, pruebas de mineral de roca, geología Clase A 20 métodos de trabajo que incluyen otros trabajos geológicos y construcción en el sitio de proyectos de estudios, 13 estudios geológicos e investigación científica de proyectos de estudios geológicos de Categoría B (contabilizados por departamento, consulte la configuración de archivos de cada departamento para obtener más detalles) .

De acuerdo con los requisitos del "Sistema de Contabilidad para Unidades de Exploración Geológica" y con referencia a las "Disposiciones Interinas sobre Contabilidad de Proyectos de Exploración Geológica de Tierras y Recursos del Servicio Geológico de China", las materias de primer nivel son La producción de exploración geológica, los gastos indirectos, la producción auxiliar y los gastos de gestión, establecer cuentas detalladas en el rubro de estudios y producción geológicos es lo mismo que establecer cuentas detalladas en el rubro de gastos de proyectos de las instituciones públicas.

En segundo lugar, establezca la categoría de los vales.

Los usuarios pueden clasificar y configurar los vales según sus propias necesidades. En la Figura 3-4-3, haga clic en la categoría de vale en Configuración en el menú del sistema en la mitad izquierda de la ventana de la pantalla y aparecerá la interfaz que se muestra en la Figura 3-4-7. Hay varios métodos de clasificación de comprobantes para su referencia: el primer tipo: comprobantes contables; el segundo tipo: comprobantes de recibo, pago, comprobantes de transferencia; el tercer tipo: comprobantes de transferencia en efectivo, bancarios; el cuarto tipo: comprobantes de efectivo, pagos en efectivo, bancarios; recibos, pagos bancarios, comprobantes de transferencia quinto: Categorías de comprobantes personalizados. Los usuarios pueden definir categorías de vales según las necesidades de su empresa.

Descripción de la columna

En la Figura 3-4-7, haga clic en el botón Agregar para agregar una fila en blanco a la tabla y luego complete el contenido relevante en las palabras de la categoría y la categoría. nombres respectivamente. Al eliminar, haga clic en la categoría de credencial que desea eliminar con el mouse y luego haga clic en el botón Eliminar. Al realizar cambios, puede realizar cambios directamente en la tabla. Después de agregar o modificar, haga clic en el botón "Salir" para completar la configuración de la categoría del cupón. Se recomienda configurar únicamente comprobantes contables.

En tercer lugar, establecer archivos contables auxiliares

(1) Documentos departamentales

En los proyectos de contabilidad de gastos "12 Métodos de Trabajo" y "Estudio Geológico Integral e Investigación Científica "En la contabilidad auxiliar, dado que el software de contabilidad computarizado no establece una contabilidad auxiliar para los métodos de trabajo del proyecto de estudio geológico, el contenido de la contabilidad auxiliar de los métodos de trabajo se toma prestado de la contabilidad departamental. Cuando se establece el departamento unitario, el trabajo Se añaden a esta descripción los métodos de contabilidad auxiliar para el proyecto de estudio geológico.

Figura 3-4-7

Haga clic con el mouse en el menú del sistema en la mitad izquierda de la ventana de la pantalla, en Configuración, en Codificación de archivos, abra Figura 3-4- El interfaz que se muestra en 8.

Haga clic en [Agregar] e ingrese información básica como número de departamento, nombre, persona a cargo, atributos del departamento, número de teléfono, dirección, comentarios, límite de crédito, calificación crediticia, días de crédito, etc. en el área de edición. El código y el nombre del departamento son obligatorios. Los códigos de departamento deben cumplir con el principio de jerarquía de códigos de departamento. Al ingresar los métodos de trabajo del proyecto de estudio geológico, primero puede configurar el elemento "Métodos de trabajo" de primer nivel y luego configurar 13 métodos de trabajo detallados en el elemento "Métodos de trabajo", como se muestra en la Figura 3-4-8.

(2) Catálogo de proyectos

En el procesamiento comercial real, la unidad contabilizará y gestionará varios proyectos, como proyectos geológicos, proyectos en construcción, inversiones extranjeras, etc.

Los usuarios pueden definir una categoría de artículos con las mismas características que una categoría de artículo, y una categoría de artículo puede representar varios artículos. Para facilitar la gestión, también podemos categorizar estos proyectos. El primer paso para utilizar la contabilidad y gestión de proyectos es establecer archivos de proyectos, que incluyen: agregar o modificar categorías de proyectos, definir cuentas de contabilidad de proyectos, clasificaciones de proyectos y estructuras de columnas de proyectos, y mantener catálogos de proyectos. La interfaz de operación del archivo del proyecto se muestra en la Figura 3-4-9.

Figura 3-4-8

Figura 3-4-9

1 Nueva categoría de proyecto

Haga clic en Figura 3- 4 El botón Agregar en -8 se muestra como se muestra en la Figura 3-4-10. Agregue una categoría de artículo de acuerdo con el asistente para agregar y seleccione los atributos de la categoría: artículos generales, artículos definidos mediante catálogos de inventario, objetos de costo, artículos de flujo de efectivo y categorías de costos del proyecto. En Nombre de categoría de proyecto nuevo, ingrese el nombre de la categoría de proyecto que desea agregar, como Proyectos de geología. Haga clic en [Siguiente] para ingresar a la interfaz de definición de nivel de proyecto, como se muestra en la Figura 3-4-11. La clasificación de proyectos se puede dividir en ocho niveles. El usuario puede ingresar manualmente la longitud del código para cada nivel (o ajustar el número de longitud hacia arriba o hacia abajo presionando las teclas). La longitud de cada nivel no puede exceder los 9 caracteres y la longitud total no puede exceder los 22 caracteres. Cuando configura una clasificación de proyecto en una definición de clasificación de proyecto, define la clasificación del proyecto de acuerdo con los principios y niveles de codificación definidos aquí.

Figura 3-4-10

Figura 3-4-11

Si define un proyecto para dividirlo en dos niveles, la codificación de primer nivel La longitud es de 1 bit, la longitud del código secundario es de 2 dígitos, luego la clasificación del proyecto secundario se puede definir en la definición de clasificación del proyecto y la regla de codificación es "*-* *". Haga clic en Siguiente para definir la columna del proyecto, como se muestra en la Figura 3-4-12. Además del nombre del proyecto, un proyecto a veces debería agregar otros comentarios. Por ejemplo, además del nombre del proyecto, también hay notas como la naturaleza del proyecto, la persona responsable del proyecto y la persona a cargo del proyecto. Estos comentarios se pueden configurar como columnas del proyecto.

Haga clic en "Finalizar" para completar la nueva categoría de proyecto.

2. Cree archivos de proyecto

Después de agregar la categoría del proyecto, puede comenzar a configurar el archivo del proyecto.

Paso uno: Configurar cuentas contables. El primer paso en la contabilidad y gestión de proyectos es configurar las cuentas contables para la categoría de proyecto. Estas cuentas contables servirán como base para el ingreso de datos futuro y el resumen de cálculo de este proyecto, como se muestra en la Figura 3-4-13. La premisa de uso es que solo las cuentas con atributos contables auxiliares establecidos en la configuración de la cuenta pueden usarse como cuentas contables para la categoría de proyecto. Por ejemplo, las instituciones públicas establecen una contabilidad auxiliar del proyecto para los gastos del proyecto y sus cuentas contables subordinadas, y las unidades de estudios geológicos establecen una contabilidad auxiliar del proyecto para la producción de exploración geológica y sus cuentas contables subordinadas.

Método de operación

Figura 3-4-12

Figura 3-4-13

(1) Seleccionar partidas contables: De Seleccione el nombre de la categoría de proyecto para la cual se configurarán las cuentas contables en el cuadro desplegable Categoría de proyecto;

(2) Haga clic en la pestaña "Cuentas contables" y seleccione la categoría del proyecto en "Cuentas para ser seleccionado" a "Cuentas seleccionadas" Cuentas contables requeridas;

(3) Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.

Paso 2: Definición de clasificación del proyecto.

Haga clic en la pestaña "Definición de clasificación de elementos", como se muestra en la Figura 3-4-14. Los códigos de clasificación y los nombres de clasificación se pueden ingresar de acuerdo con el nivel del proyecto y las reglas de codificación.

Figura 3-4-14

Las categorías de proyecto se pueden agregar, modificar y eliminar. Las categorías de proyectos ya utilizadas no se pueden eliminar ni modificar.

Figura 3-4-15

Paso 3: Mantener el directorio del proyecto.

Haga clic en la pestaña "Directorio de proyectos", como se muestra en la Figura 3-4-15. Haga clic en el botón "Mantenimiento" para ingresar a la interfaz de mantenimiento, donde puede ver, agregar, eliminar o modificar el directorio del proyecto. Si el directorio de proyectos cambia en tiempos normales, se realizarán ajustes en esta función de manera oportuna y los proyectos liquidados o no utilizados se eliminarán al comienzo de cada año.

Los archivos de empleados, archivos de clientes y archivos de proveedores en los archivos de codificación contable auxiliar no se describirán aquí en detalle. Para conocer los métodos operativos, consulte las instrucciones incluidas con la compra del software de contabilidad computarizado.

Cuatro. Saldo de apertura

Si es la primera vez que utiliza el sistema de contabilidad, debe utilizar esta función para ingresar el saldo de la cuenta. Si los datos del año anterior ya existen en el sistema, después de utilizar "Arrastrar saldo del año anterior" en la gestión del sistema, el sistema transferirá automáticamente el saldo de cada cuenta del año anterior a este año.

En la Figura 3-4-3, para ingresar el saldo inicial, use el mouse para hacer clic en el saldo inicial en la configuración del menú del sistema en la mitad izquierda de la ventana de la pantalla, como se muestra en la Figura 3-4-16.

Figura 3-4-16

(1) Método de operación de nuevo usuario

Si el usuario crea cuentas a mediados de año, como comenzar a utilice el sistema de contabilidad en septiembre. El mes de creación de la cuenta es septiembre. Puede ingresar el saldo inicial a principios de septiembre y el monto acumulado del préstamo de enero a agosto. El sistema calculará automáticamente el saldo inicial. comienzo del año, puede ingresar directamente el saldo inicial.

(2) Método de operación para usuarios antiguos

(1) Mueva el cursor a la columna del saldo donde se deben ingresar los datos e ingréselo directamente.

(2) Si se activa a mitad de año, también puede ingresar el monto acumulado del préstamo desde el comienzo del año hasta el mes en que se establece la cuenta.

(3) Después de registrar todos los saldos, haga clic en el botón "Cálculo de prueba" con el mouse para verificar si los saldos iniciales del libro mayor general, las cuentas subsidiarias y las cuentas auxiliares son consistentes.

(3) Conciliación del saldo inicial

Al utilizarlo por primera vez, el usuario no está familiarizado con el sistema. Algunas modificaciones descuidadas pueden causar que el libro mayor y el libro auxiliar se vean afectados. , libro mayor y libro auxiliar para cambiar. El sistema proporciona una función de conciliación del saldo inicial, que puede verificar las cuentas de manera oportuna y corregir los datos contables erróneos lo antes posible. Haga clic en el menú "Conciliación" en la Figura 3-4-16 para abrir la interfaz que se muestra en la Figura 3-4-17. Haga clic en el botón "Inicio" para verificar el saldo inicial actual. Si se encuentran errores después de la conciliación, puede presionar el botón "Mostrar errores de conciliación" y se enumerarán los problemas encontrados durante la conciliación.

Figura 3-4-17

(4) Ingrese el saldo inicial de la cuenta contable auxiliar.

El saldo inicial de la cuenta contable auxiliar se debe ingresar de acuerdo con las partidas auxiliares, y las partidas pendientes al inicio del período se deben ingresar en la cuenta corriente (incluida cuenta personal, cuenta de cliente, cuenta de proveedor). cuenta). Haga doble clic en el saldo inicial de la cuenta contable auxiliar (habilitado a mitad de año) o en el saldo inicial (habilitado a principios de año) para mostrar la ventana de entrada del saldo inicial de la cuenta contable auxiliar. Como se muestra en la Figura 3-4-18.

Figura 3-4-18

Haga clic en el botón "Agregar" en la Figura 3-4-18 y se agregará un nuevo detalle del saldo inicial a la pantalla. El usuario puede ingresar todos los elementos secuencialmente. Si se encuentra un error de entrada durante el proceso de entrada, presione [[ESC]] para cancelar la entrada del elemento actual, mueva el cursor al elemento de edición que se va a modificar e ingrese los datos correctos directamente. Si desea abandonar toda la línea, agregue datos, cancele la entrada actual y presione [[ESC]]. Si necesita modificar ciertos datos, mueva el cursor a los datos a modificar e ingrese los datos correctos directamente.

Una vez configurados los archivos básicos, se puede realizar el procesamiento comercial diario.