¿Cuáles son las medidas de control efectivas en el proceso de verificación de cuentas corrientes, contabilización de cuentas y reversión de cuentas?
Las cuentas corrientes son cuentas por cobrar, por pagar, cobros temporales y pagos temporales que se producen en las actividades económicas y comerciales de una empresa. Son parte integral de los activos y pasivos de una empresa. Con el desarrollo de la economía de mercado y la intensificación de la competencia social, para ampliar su participación en el mercado, las empresas utilizan cada vez más el crédito comercial para la promoción; sin embargo, la crisis crediticia en el mercado ha hecho que el fenómeno de los atrasos mutuos entre empresas sea cada vez más frecuente; grave, lo que provocó que las cuentas corrientes de las empresas aumentaran. Además, por razones de gestión financiera y operativa corporativa, muchos otros contenidos económicos que no son cuentas corrientes también se reflejan en las cuentas corrientes de algunas empresas, lo que también resulta en un aumento de las cuentas corrientes. Especialmente en las empresas comerciales, la proporción de cuentas corrientes está aumentando, lo que no sólo causa dificultades en la rotación del capital de la empresa, sino que también distorsiona la información contable de la empresa. Fortalecer la gestión de las cuentas corrientes corporativas es muy importante para reducir la presión sobre los fondos corporativos y crear un buen ambiente interno de gestión empresarial.
Las cuentas corrientes corporativas incluyen principalmente cuentas por cobrar, otras cuentas por cobrar, cuentas prepagas, cuentas por pagar, otras cuentas por pagar, cuentas recibidas por adelantado, etc., que se pueden dividir en dos grandes categorías según su naturaleza básica, cuentas por cobrar. y cuentas por pagar. Este artículo utiliza estas dos categorías como base para analizar los problemas actuales existentes en las cuentas corrientes corporativas:
1. Los problemas fundamentales existentes en las cuentas corrientes
(1) ) Conciliación del tiempo al tiempo. Algunas empresas son negligentes en la gestión de sus cuentas corrientes y no pueden comprobar periódicamente sus cuentas con las unidades correspondientes. Especialmente las empresas con deudas suelen resistirse a las exigencias de conciliación de los acreedores. A la larga, sus cuentas corrientes inevitablemente quedarán confusas. Esto causará dificultades en el futuro cobro y liquidación.
(2) Las cuentas corrientes se liquidan periódicamente. Algunas cuentas corrientes que existen solo de nombre han estado en los libros durante mucho tiempo, como las deudas incobrables que no se informan como pérdidas y no se eliminan de manera oportuna, y las deudas que no es necesario pagar no se informan ni aprueban. como ingresos no operativos en el momento oportuno, etc., todo lo cual genera confusión en las cuentas corrientes.
(3) Mala gestión de las cuentas corrientes canceladas. Por ejemplo, las cuentas por cobrar que se han convertido en deudas incobrables se utilizarán como tesorería no contabilizada cuando se cobren, e incluso pueden llenar los bolsillos públicos; ser malversados por particulares.
(4) Utilizar cuentas corrientes para ajustar beneficios.
(5) Prestar cuentas o retirar efectivo para terceros. Algunas cantidades entrantes y salientes en la cuenta corriente de la empresa no tienen un contenido económico claro. En realidad, se prestan a la cuenta para transferir dinero a otros, lo que viola las normas de gestión financiera. Otro ejemplo es que algunos vendedores aprovechan sus posiciones para recibir múltiples efectivo. veces en nombre de fondos de reserva, luego devolver el dinero mediante transferencia bancaria es en realidad retirar efectivo para otros, lo que viola las normas de gestión de efectivo.
(6) El tratamiento contable de las cuentas corrientes no está estandarizado y las cuentas de las cuentas corrientes no se registran de acuerdo con el contenido comercial. Por ejemplo, algunas cantidades que no tienen nada que ver con las operaciones comerciales normales se incluyen en cuentas por cobrar o cuentas por pagar; otro ejemplo es que se compensan los saldos de cuentas por cobrar y por pagar que se ignoran pero que no se pueden verificar. Esto hace que a las empresas les resulte inconveniente llevar a cabo una gestión específica basada en la naturaleza de las diferentes cuentas corrientes.
Las cuentas corrientes involucran todos los aspectos de las operaciones diarias y las actividades de gestión de una empresa. Los problemas en las cuentas corrientes pueden reflejar las debilidades y defectos en la operación y gestión de la empresa. Para solucionar los problemas anteriores, además de fortalecer el mecanismo de restricción de toda la sociedad. Es particularmente importante fortalecer el control interno de la propia empresa. Desde la perspectiva de establecer y mejorar el sistema de control interno, discutiremos cómo fortalecer la gestión de las cuentas corrientes, acelerar la rotación de capital, mejorar la eficiencia económica y prevenir pérdidas de activos.
Este artículo pretende analizar las causas y soluciones de muchos problemas en las cuentas corrientes a partir de los cinco componentes del control interno.
1. Entorno de control
A juzgar por el estado actual de las empresas, en primer lugar, algunas empresas, desde los líderes hasta los empleados, no prestan suficiente atención a la gestión de las cuentas corrientes. Algunos líderes tienen conocimientos financieros limitados. No pueden vincular las cuentas por cobrar con los activos reales de la empresa y, por lo tanto, no pueden considerar la gestión de las cuentas por cobrar como una tarea importante.
En segundo lugar, la formación de las cuentas corrientes de algunas empresas está relacionada con el comportamiento personal de los líderes; algunos líderes sólo se centran en el desempeño durante su mandato y no prestan atención al flujo de caja y algunos líderes de algunas empresas incluso instruyen al personal de contabilidad para que lo hagan; cometer fraude para lograr "resultados" durante su mandato. Estas empresas inevitablemente experimentarán confusión en las cuentas corrientes; además, es común que los nuevos funcionarios ignoren las cuentas antiguas, lo que también causará confusión en la gestión de las cuentas corrientes.
Para revertir esta situación, el control interno debe convertirse en una necesidad real para los directivos, lo que requiere reformar el sistema de derechos de propiedad y establecer un sistema empresarial moderno. Sobre esta base, podemos crear un buen ambiente de control seleccionando empleados con buenas cualidades profesionales, fuertes habilidades y sentido de responsabilidad, y movilizando su entusiasmo bajo un mecanismo de incentivo eficaz.
2. Evaluación de riesgos
En la actualidad, existe una falta generalizada de comprensión de los riesgos de las cuentas corrientes entre las empresas, por lo que no existe una evaluación de los riesgos de las cuentas corrientes. para tomar medidas efectivas. De hecho, las cuentas corrientes poco claras y confusas no sólo afectan la exactitud de la información contable, sino que también permiten que algunas personas se aprovechen de ellas debido a lagunas en la gestión, provocando así la pérdida de activos corporativos.
Las empresas, desde el personal empresarial hasta los directivos, deben ser conscientes de que los problemas en las cuentas corrientes traerán consecuencias adversas para la empresa. Las evaluaciones de riesgos deben realizarse sobre la base de cuestiones de diferente naturaleza y deben establecerse mecanismos para establecer, analizar y gestionar los riesgos relacionados.
3. Actividades de control
La razón principal de los problemas anteriores en las cuentas corrientes es que la empresa carece de políticas y procedimientos de control correspondientes, o tiene estas políticas y procedimientos pero no los implementa. Estas políticas y procedimientos se refieren principalmente a separación de puestos de trabajo, autorización y aprobación, registro de documentos, control presupuestario, conservación física, etc. A continuación se explica qué políticas y procedimientos de control correspondientes deben establecerse para abordar los problemas existentes en las cuentas corrientes:
(1) Controles internos que involucran ventas y cobros
1. Las empresas deben formular crédito políticas, determinar los estándares de crédito, las condiciones de crédito (incluido el período de crédito, el límite de crédito, la tasa de descuento) y las políticas de cobro. Todas las ventas de crédito a los clientes deben ser autorizadas y aprobadas. Los ajustes a los períodos y límites de crédito de los clientes deben ser revisados por las autoridades competentes. .
2. El departamento de ventas debe investigar el crédito de los clientes que venden a crédito, revisar sus límites de crédito disponibles, configurar cuentas por cobrar según los clientes y registrar oportunamente el aumento o disminución de las cuentas por cobrar de cada cliente. Cambios y uso del límite de crédito; los contadores corporativos deben limpiar las cuentas por cobrar de manera oportuna, preparar periódicamente tablas de análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar y proporcionarlas al responsable financiero, al responsable de la empresa y al departamento de ventas. las cuentas por cobrar deben Supervisar al personal de ventas para cobrar el cobro.
3. Las empresas deben asignar tasas de cobro de pagos de ventas por departamento y personal, evaluarlas mensualmente y vincular los resultados de la evaluación con recompensas y castigos. Para los pagos atrasados, se debe organizar personal para cobrar y se debe exigir a los clientes que proporcionen garantías, hipotecas y otras condiciones. Si es posible, emprenda acciones legales.
(2) Control interno de otras cuentas por cobrar
1. Establecer un sistema claro de división de responsabilidades. Los ingresos y gastos de fondos monetarios deben separarse de la contabilidad, y el personal que maneja los fondos monetarios debe estar separado de los revisores de ingresos y gastos de capital. Esto puede evitar una colusión maliciosa.
2. Establecer un sistema de recaudación y reembolso de fondos de reserva. Para fortalecer la gestión, se debe implementar en la medida de lo posible un sistema de fondos de reserva fijos. El fondo de reserva debe ser mantenido por una persona dedicada y reembolsado dentro del período especificado; el sistema de autorización y aprobación debe establecerse de acuerdo con el monto del fondo de reserva, y el reembolso debe basarse en el propósito en el momento de la recepción; debe recuperarse al final del año y volver a tomarse prestado al año siguiente. Los empleados que no reembolsen a tiempo sin motivos justificables deben ser sancionados.
3. Debe haber certificados pertinentes para depositar depósitos, y debe haber procedimientos de autorización y aprobación.
4. Todas las demás cuentas por cobrar deben liquidarse periódicamente y debe establecerse un sistema de recordatorio para evitar deudas incobrables.
(3) Controles internos que involucran cuentas prepagas
1. Llevar a cabo una separación laboral adecuada: el personal de aprobación de pagos no puede manejar la búsqueda de proveedores y las empresas que solicitan precios, revisan el personal de pagos, el personal de pagos y el personal; El registro de las cuentas por pagar debe segregarse para evitar el fraude.
2. Realizar estudios de mercado y crediticios sobre los bienes y clientes para los cuales se han realizado pagos anticipados. Los pagos anticipados deben pasar por procedimientos de aprobación estrictos y implementarse estrictamente de acuerdo con las disposiciones del contrato para evitar que las empresas; se produce un pago excesivo o pagos anticipados innecesarios.
3. Establecer un sistema de cobro de pagos y un sistema de aprobación de insolvencias.
4. El personal de compras debe rotarse periódicamente en la medida de lo posible para evitar que el personal de compras una fuerzas con los proveedores para cometer fraude.
(4) Control interno relacionado con las cuentas por pagar
1. El personal de aprobación de compras, el personal de compras, el personal de aceptación, el personal de almacenamiento y los registros contables deben estar separados en sus puestos para evitar la colusión y fraude .
2. Analice periódicamente las cuentas por pagar, estipule el orden de pago y coopere con el personal financiero y el personal comercial para realizar pagos con descuento primero si los fondos de la empresa lo permiten.
3. Formule un plan de limpieza para las cuentas por pagar e investigue las cuentas no reclamadas a largo plazo. Si realmente son cuentas impagas, deben informarse al liderazgo correspondiente para recibir instrucciones y transferirse a la cuenta de ingresos. de manera oportuna.
4. Establecer un sistema de conciliación regular entre ambas partes para evitar la colusión y el fraude entre el personal comercial de ambas partes.
(5) Control interno que involucra otras cuentas por pagar
1. Implementar la separación de puestos para el personal de arrendamiento, el personal de aprobación y el personal de contabilidad de casas, equipos, lugares, etc.; El personal, el personal de ventas, el personal de aprobación, el personal de contabilidad, etc. de materiales de desecho, materiales y materiales de embalaje se separarán en posiciones.
2. Liquide otras cuentas por pagar de forma regular y contabilice cualquier monto impago de manera oportuna.
4. Información y Comunicación
Las empresas con muchos problemas en sus cuentas corrientes muchas veces no hacen lo suficiente en comunicación de información. En primer lugar, el personal financiero no informaba periódicamente al personal comercial correspondiente sobre las cuentas por cobrar, los saldos por pagar, la antigüedad de las cuentas, el análisis de riesgos y otra información relacionada con su negocio, y debido a que la empresa no tenía regulaciones de tiempo relevantes para el cobro, reembolso, etc., era inconveniente para el personal financiero comunicarse con el personal relevante sobre el progreso y los planes de compensación de las cuentas corrientes; en segundo lugar, el personal financiero no puede informar periódicamente los problemas en las cuentas corrientes al supervisor y proporcionar informes y soluciones de análisis de riesgos. El supervisor no tiene idea. Además, la falta de conciliaciones periódicas de las cuentas entre empresas también dará lugar a imprecisiones en las cuentas corrientes de las empresas. Todo esto impacta la gestión de las cuentas corrientes.
Para fortalecer el intercambio de información y la comunicación, las autoridades de gestión corporativa, los departamentos financieros, los departamentos comerciales relevantes y los departamentos de gestión deben comunicarse regularmente, cooperar entre sí, cargar y distribuir, y administrar conjuntamente las cuentas corrientes.
5. Supervisión
La teoría moderna del control interno cree que el sistema de control interno de una empresa no solo incluye los procedimientos y sistemas para ejecutar las instrucciones de la autoridad de gestión de la empresa, sino que también incluye la supervisión de todas las actividades de control. En el proceso de supervisión interna, la auditoría interna juega un papel importante. En la actualidad, la institución de auditoría interna de una empresa no puede ejercer plenamente su función de supervisión interna debido a limitaciones en su posicionamiento, personal, independencia, alcance de la auditoría y otras razones. En particular, la auditoría interna actual de las empresas se refiere a las pruebas y supervisión de la empresa. sistema de control interno como elemento regular Son muy pocos los que no pueden garantizar el normal funcionamiento del control interno.
Por lo tanto, las empresas deben aumentar la intensidad de la auditoría interna. La creación de instituciones de auditoría debe garantizar su independencia y autoridad. El enfoque de la auditoría interna debe centrarse en la prueba y supervisión de los sistemas de control interno. para asegurar la implementación efectiva del sistema de control interno.