¿Cuáles son los procedimientos técnicos para la documentación de comercio exterior?

1. Recibir órdenes: Recibir órdenes significa firmar un contrato y obtener una orden. La forma escrita de un contrato no se limita a un formato específico. Cualquier documento escrito que indique los nombres de las partes, la calidad, cantidad, precio, entrega y pago del objeto y otras condiciones de la transacción, incluidas cartas, telegramas o télex intercambiados entre el comprador y el vendedor para concluir la transacción, es suficiente para constituir un contrato escrito.

1. Método de pedido: Los clientes pueden realizar pedidos por teléfono, fax, correo electrónico o contrato escrito.

2. Métodos de recepción de pedidos: ferias, visitas, exposiciones en el extranjero, invitación a visitarnos, uso de nuestra web, etc.

3. Formulario de recepción de pedidos: En el comercio de exportación no existen restricciones específicas sobre los pedidos recibidos por los vendedores. Los más comunes son:

(1) Contrato: (Contrato) Los contratos incluyen contratos de venta y contratos de compra. El primero lo redacta el vendedor y el segundo lo redacta el comprador.

(2) Carta de confirmación; (confirmación) es más simple que el contrato. No incluye objeciones, arbitraje, fuerza mayor y otras disposiciones. También cuenta con una confirmación de venta y una confirmación de compra. Este formato de contrato es generalmente aplicable a productos industriales ligeros, artículos de primera necesidad, productos locales, etc. El monto de la transacción es pequeño y el tamaño del lote es grande. Y el contrato es relativamente formal. Importación y exportación de maquinaria y equipos.

También existen acuerdos, cartas de intención, órdenes y órdenes de encomienda. Cabe mencionar que para los pedidos o pedidos encomendados enviados directamente desde el exterior por los clientes, deberá responder después de recibirlos y no puede ignorarlos, de lo contrario se considerará un incumplimiento de contrato.

4. Procedimiento de recepción de pedido: El procedimiento de recepción de pedido se puede dividir en cuatro eslabones: consulta, oferta, contraoferta y aceptación.

(1) Consulta: (Consulta) también se llama consulta.

(2) Oferta: (OFERTA) también se llama oferta. Es una expresión clara de que el comprador o vendedor propone varias condiciones de transacción a la otra parte y está dispuesto a concluir una transacción y celebrar un contrato basado en estas condiciones. En una transacción real, una de las partes suele hacer una oferta después de recibir una consulta de la otra parte.

(3) Contraoferta: también llamada contraoferta.

(4) Compromiso: Indica claramente que el comprador o vendedor está de acuerdo con los términos de transacción propuestos por la otra parte en la oferta y está dispuesto a concluir una transacción y celebrar un contrato de acuerdo con estos términos. .

2. Revisar documentos: es decir, revisar el contrato.

1. Contenido de la inspección: confirme el nombre del producto, las especificaciones, la calidad, la cantidad, el precio unitario, los términos del precio, el monto total, el método de pago, los requisitos de empaque, la fecha de entrega y el método de entrega.

2. Método de revisión:

(1) Nombre y especificaciones del producto: ¿el código del producto es su propio producto durante la revisión? ¿Puede coincidir con la información de nuestro producto? Hay muchos códigos de nombres de productos empresariales y de empresas que también representan especificaciones.

(2) Calidad: también llamada calidad. Es una combinación de apariencia del producto y calidad intrínseca. En la venta internacional de bienes, la calidad de los bienes no es solo la principal condición de transacción, sino también la condición principal para que podamos seguir el pedido y revisar los documentos.

(3) Cantidad: Verificar si la cantidad de la mercancía se puede preparar a tiempo y cuáles son las regulaciones sobre su unidad de medida, peso y cantidad aproximada. Valor aproximado: si la cantidad del contrato va precedida de "aproximadamente", la cantidad de entrega se puede ajustar adecuadamente. Existen diferentes interpretaciones de esta palabra en el mundo. Algunas personas piensan que es 2,5, otras piensan que es 5. Según la práctica unificada del crédito documentario, si existe contrato en la carta de crédito, el aumento o disminución no podrá exceder de 10.

(4) Revisión del precio unitario y el importe total:

1. Algunos clientes marcarán el precio unitario al realizar un pedido. Debemos comprobar si es correcto con nuestra cotización. ¿Está mal sumar el total? Cuando un nuevo cliente realiza un pedido, debe consultar el presupuesto que le entregamos.

2. Normalmente, utilizamos dólares estadounidenses como moneda de liquidación, pero algunas son otras monedas. Se debe prestar atención al uso de divisas fuertes en circulación internacional. (libras, HKD, euros)

(5) Revisión de términos de precios: términos de precios unitarios de bienes de exportación, también conocidos como términos de precios, los comúnmente utilizados son:

FOB FOB ( Se refiere a las condiciones de precio en el puerto de embarque), el flete se paga al campo...) El flete se paga al destino designado, costo CIF seguro precio del flete (refiriéndose al puerto de destino).

A continuación se presentan la conversión y las fórmulas de varios precios FOB CFR CIF comúnmente utilizados:

(1) Conversión del precio FOB a otros precios:

Precio CFR = Precio FOB flete

Flete FOB

CIF = -.

1-Tasa de seguro x prima de seguro

(Conversión de precio CFR a otros precios:

Precio FOB = precio CFR-costo de flete

Precio CFR

Precio CIF = -

1 – Tasa de seguro x prima de seguro

(3) Precio CIF convertido a otros precios:

Precio FOB = precio CIF

(6) Revisión del método de pago:

1. ¿Es aceptable el método de pago LC, depósito, etc.? >2. La moneda de pago es aceptable.

(7) Revisión de los requisitos de embalaje:

1. ¿Es aceptable mostrar los productos a los clientes? 2..¿Podemos realizar el embalaje (impresión en color, tamaño) proporcionado por el cliente?

3. ¿Está completa la información del embalaje proporcionada por el cliente (embalaje interior, embalaje exterior, etiquetas, instrucciones)

Embalaje interior: ordinario, blanco, color, blister

Embalaje exterior: cartones, cajas de madera, barriles, bolsas tejidas. Lo más importante es el marcado y la impresión. >(8) Revisión del período de entrega: el comerciante debe revisar si la fecha de entrega es razonable y si la empresa puede preparar la mercancía para el envío a tiempo. Generalmente, la fecha de entrega debe establecer una fecha límite, no una fecha límite. ser dos semanas o tres semanas o un mes, dos meses, un trimestre o más

(9) Revisión del método de envío: el transporte incluye principalmente transporte marítimo, transporte terrestre, transporte aéreo, correo, etc. /p>

Nota: Si el flete lo paga el cliente, depende del cliente decidir el método de envío. Si pagamos, intentaremos enviarlo por mar si la cotización más el precio del flete marítimo. se agrega y el cliente requiere envío aéreo (para ponerse al día con la venta), podemos pedirle al cliente que se haga cargo del costo adicional.

Acerca de las muestras: la preparación de muestras es un paso importante para obtener un pedido.

1. Enviar catálogo, muestra:

2. Preparar muestras

(1) Estilos existentes de fábrica

(2) Nuevos estilos

(3) Muestras proporcionadas por los clientes

Esenciales: No importa si es un producto antiguo, los productos nuevos o las muestras enviadas por los clientes deben enviarse al cliente para su confirmación. Es posible que sea necesario modificar los productos varias veces y el seguidor debe conservar la muestra de confirmación final para evitar que los clientes encuentren la muestra de confirmación al realizar un pedido. Entre ellos, una gran proporción de las transacciones se basan en muestras. lo que tenemos que hacer es:

Respuesta: Tener información completa del producto y promocionarlo activamente

b: Se debe considerar el costo y el precio de los nuevos productos

d: Las muestras del cliente deben conservarse en buen estado. p>

3. para obtener una licencia de importación o aprobación de divisas de las autoridades locales pertinentes, el comprador requiere que el exportador proporcione el nombre, las especificaciones, el precio y otras condiciones de los bienes vendidos antes de que se complete la transacción. Este tipo de factura no puede reemplazar la factura oficial después de la transacción y no tiene fuerza vinculante final para ambas partes. Para distinguirla de una factura formal, las palabras "factura proforma" deben estar claramente marcadas. Las facturas proforma suelen mostrar información sobre el pedido. (Destinatario, número de contrato, número de factura proforma, fecha de emisión). Información del producto (nombre, cantidad, precio, fecha de entrega). Términos del contrato (términos de precio, métodos de pago). Además, proporcionar nuestra información bancaria para abrir cartas de crédito o remesas para los clientes.

Tenga en cuenta los siguientes puntos:

1. Los términos del precio unitario deben ser claros (FOB, CFR, CIF).

2. La fecha de entrega debe ser clara

3. Las condiciones de pago deben ser claras (carta de crédito, TT)

4. Documentos de mercancías: Los documentos de carga de exportación se utilizan para realizar un seguimiento del cumplimiento del contrato. La atención se centra en bienes, certificados, barcos y pagos, incluida la preparación de existencias, recordatorio de certificados, reemplazo de certificados, fletamento de barcos y reserva de almacén (declaración de aduanas, declaración de inspección, envío), preparación de documentos y liquidación de divisas. Resumimos estos procedimientos de la siguiente manera:

(1). Medias: De acuerdo a los requisitos del pedido y carta de crédito, las medias se elaboran en tiempo, con calidad y cantidad garantizada.

(2) Documentos recordatorios: la mayoría de los métodos de pago son cartas de crédito, lo que garantiza el cobro seguro de divisas porque se trata de crédito bancario. El banco garantiza el pago siempre que los bienes enviados cumplan con los términos de la carta de crédito. La documentación debe dar seguimiento a los contratos que utilizan cartas de crédito como métodos de pago, como recordatorios, revisiones y modificaciones.

Recordatorio: Debes recordarles cuando la mercancía esté casi terminada.

Examen de certificados: El examen de certificados es una responsabilidad conjunta de bancos y empresas, pero difiere en alcance y contenido. Políticas de revisión del banco, como si el país emisor tiene relaciones comerciales, la credibilidad del banco emisor, etc. La empresa revisará si los testigos y beneficiarios tienen razón, si los bienes y monto de la carta de crédito son iguales al contrato, fecha de envío, términos especiales, etc.

Renovación del certificado: Es habitual que se descubran problemas tras la inspección. En el empaque, monto total, fecha de vencimiento, incluyendo errores ortográficos. Al pedirle a la otra parte que modifique una carta de crédito, pueden surgir varios problemas. Necesitamos señalarlos uno por uno y modificarlos todos a la vez.

(3) Reserva y envío: una vez que la mercancía esté lista y la carta de crédito esté bien, ingresaremos a las etapas de envío, fletamento, reserva y envío. Si la transacción se realiza según precios CFR y CIF, somos responsables de los procedimientos de fletamento, reserva y carga.

En primer lugar: Envío y carga: (página 28) El seguidor deberá contactar con envío y carga de contenedores tres o cuatro días antes del envío. El trabajo a realizar en este proceso incluye selección de contenedores, producción de listas de empaque, seguimiento de carga de contenedores, etc.

A. Selección de contenedores: (página 29) Elija diferentes contenedores según las diferentes mercancías. Los más utilizados son: 20' 29-30 metros cúbicos/17,5 toneladas 40' 58-61 metros cúbicos/22,5 toneladas 40'H 68-71 0 metros cúbicos/27,5 toneladas.

B. Hacer una lista de embalaje: (página 30) La lista de embalaje se centra en el embalaje de la mercancía. Debe incluir nombre, especificación, cantidad, número de cajas, peso bruto y neto, tamaño del embalaje, volumen total, número de caja, marca, etc.

C. Carga posterior: (p. 31) Notifique al personal pertinente un día antes del envío para confirmar la exactitud de la cantidad del envío. Ayudar al departamento de producción a organizar personal para instalar gabinetes. Una vez que el contenedor llega a fábrica, el comercializador debe supervisar la carga y guiar la colocación de la mercancía. Si hay varias mercancías en un contenedor, se deben dejar una o dos cajas de cada especificación de producto al final del contenedor para la inspección aduanera.

(4). Preparación de documentos y liquidación de divisas: es el último paso en la documentación de mercancías de exportación.

A. Preparación de documentos: una vez enviadas las mercancías, el seguidor documental preparará varios documentos de manera oportuna en función de la carta de crédito, el contrato u otros documentos. Los documentos deben enviarse al banco dentro del período de validez de la carta de crédito. Los documentos de exportación incluyen principalmente: giro postal, factura, factura de aduana, conocimiento de embarque, lista de empaque, certificado de origen, certificado de inspección de productos, póliza de seguro, etc.

B. Liquidación de divisas: si los documentos se producen de acuerdo con las disposiciones de la carta de crédito y se envían al banco a tiempo, podemos recibir el pago a tiempo. Requisitos del documento: correcto, completo, oportuno, conciso y prolijo.

5. Procedimientos básicos para documentar la importación de mercancías:

(1) Seguimiento de la implementación del contrato de importación. Los trámites son: fletamento de nave y reserva de espacio, solicitud de carta de crédito, expedición de mercancías, seguro de manipulación, inspección de mercancías y declaración aduanera, recepción y aceptación de mercancías, etc.

1. Requisitos básicos para comprar y realizar pedidos: tiempo de entrega adecuado, calidad de entrega adecuada, lugar de entrega adecuado, cantidad de entrega adecuada y precio de entrega adecuado.

(Tiempo, calidad, lugar, cantidad, precio)

2. Razones de compra de materiales con documentos: Las siguientes razones nos llevan a dar seguimiento a los materiales:

1. El proveedor: Por razones del proveedor, la entrega no fue oportuna. Las razones por las que tuvimos que seguir los pedidos fueron: pedidos que excedieron la capacidad de producción y pedidos que excedieron el nivel técnico. Una mala gestión de procesos y una gestión de calidad insuficiente provocan un aumento de productos defectuosos. Los empleados mal pagados son ineficientes y no pueden realizar su trabajo.

2. Razones comerciales: El proveedor fue elegido incorrectamente y no se examinaron completamente su capacidad de producción y tecnología. La calidad requerida no se indica claramente. El precio se decidió a regañadientes. El control y la supervisión del progreso son débiles. Hacer pedidos demasiado lejos.

3. Motivo de la comunicación: El intercambio de información no es oportuno.

Tres. Proceso de documentación para la adquisición de materiales:

1. Realizar la orden de compra: el comercializador recibe la solicitud de compra del departamento requerido, luego realiza la orden de compra y la envía al proveedor. Al realizar una nota de orden de compra: Revise la solicitud de compra. Familiarizado con el pedido de materiales, la confirmación de precios y la confirmación de estándares de calidad. Confirmar los requisitos de materiales, formular especificaciones de pedidos y emitir órdenes de compra. (Realizar una orden de compra pág. 26) Nombre, especificaciones, modelo, cantidad y precio de los materiales a adquirir. La entrega y otros requisitos están claramente expresados. Una vez verificada la orden de compra, se enviará al proveedor y se le pedirá que firme la devolución.

2. Seguimiento de pedidos: es posible que no se realice un seguimiento de los proveedores con cooperación a largo plazo y buena reputación. Realice un seguimiento de la tecnología de procesamiento, materias primas, procesamiento, pruebas de ensamblaje, embalaje y almacenamiento.

3. Inspección de materiales: determine la fecha de inspección, notifique al personal de inspección, realice la inspección de materiales y maneje los problemas de inspección.

4. Almacenamiento de materiales: coordinar la entrega, coordinar la aceptación, notificar el envío, almacenar los materiales y gestionar los problemas de aceptación.

4. Métodos y estrategias para la compra de materiales solos: El propósito de los recordatorios es permitir que los proveedores entreguen los materiales comprados cuando sea necesario, reduciendo así los costos operativos de la empresa.

1. Método de recordatorio:

(1) En orden. Seguimiento de la fecha de entrega programada según el pedido con cierta antelación.

(2) Seguimiento periódico. A una hora fija cada semana, organice los pedidos a los que se debe dar seguimiento, imprímalos en informes y realice un seguimiento regular.

Registrar el proceso de producción es principalmente para comprender si el progreso de producción de la empresa puede cumplir con la fecha de entrega del pedido y si el producto se produce de acuerdo con el pedido. Por lo tanto, los comerciantes deben profundizar en el taller de producción de la empresa para verificar la calidad del producto y el progreso de la producción, y abordar los problemas de manera oportuna si se encuentran. Porque el requisito básico del seguimiento de pedidos en el proceso de producción es permitir a la empresa entregar la mercancía inmediatamente según el pedido y con la calidad acordada. Por eso tenemos que profundizar en la línea de producción para comprobar el progreso y la calidad.

1. Requisitos básicos para la producción documental:

1. Entrega a tiempo: El cronograma de producción debe ser coherente con la fecha de entrega del pedido, ni anticipada ni tardía.

2. Entrega según calidad: los productos fabricados cumplen con los requisitos de calidad del pedido.

2. Proceso de producción documental:

1. Emitir aviso de producción. Después de recibir el pedido del cliente, el comerciante debe convertirlo en un aviso de producción. El aviso debe especificar el nombre, las especificaciones, la cantidad, los requisitos de embalaje y la fecha de entrega del producto solicitado por el cliente.

2. Analizar la capacidad de producción. Una vez emitido el aviso de producción, se debe analizar la capacidad de producción de la empresa. ¿Pueden entregar productos a tiempo y con alta calidad? En caso negativo, ¿qué medidas deberían tomarse? ¿Quieres subcontratar?

3. Formular planes de producción: La formulación e implementación de planes de producción están relacionados con el éxito o fracaso de la gestión y entrega de la producción. Los comerciantes deben ayudar a los gerentes de producción a convertir los pedidos en avisos de producción de manera oportuna.

4. Seguimiento del progreso de la producción

(1) Proceso de control del progreso de la producción:

(2) Procedimientos operativos de control del progreso de la producción

( 3) Puntos clave para el control del progreso de la producción: Si existe una discrepancia entre el progreso real y el progreso planificado, averigüe los motivos.

(4) Formularios para rastrear el progreso de la producción: informe diario de producción, formulario de análisis de diferencias del progreso de la producción, formulario de control del progreso de la producción, formulario de manejo de excepciones de producción, formulario de seguimiento del progreso de la línea de producción.

5. Retraso en la entrega: Si es causado por la fábrica, se debe notificar al cliente y la mercancía podrá enviarse sólo después de obtener su consentimiento.

Si no está de acuerdo, primero, mediante negociación, podemos asumir parte del costo de envío de la mercancía. En segundo lugar, tuvimos que cancelar el pedido.

6. Hablemos primero de los cambios en los pedidos: los clientes cambiarán los pedidos que han realizado (o aumentarán o disminuirán) en cantidad debido a los cambios del mercado. Está en el embalaje. (Impresión en color o combinación de blanco). Las fechas de entrega están sujetas a cambios. (anticipada o pospuesta). Cuando recibo una solicitud de cambio de un cliente, ¿qué debo cambiar primero? ¿Puedes recibirlo? Si nuestro producto está casi producido y terminado, es imposible cambiarlo. Si aún no lo has arreglado, no es un gran problema. Si las piezas ya están arregladas, conviene negociarlas. Por ejemplo, si queremos reducir la cantidad, ya hemos comprado los materiales según la cantidad original, lo cual es común.