Cómo ordenar y clasificar documentos originales

¿Cómo ordenar y clasificar los vales originales? El comprobante original se diligencia u obtiene cuando se produce el negocio económico y tiene efectos jurídicos. Es la base original de la contabilidad. Cuando finaliza un período contable, los contadores deben resumir todos los ingresos y gastos incurridos durante el período y clasificarlos después de su aprobación. Clasificar correctamente los comprobantes originales no es solo una necesidad contable, sino también la base para completar los comprobantes contables.

Notas sobre el bono original 1. El comprobante original deberá contener: el nombre del comprobante original; la fecha de llenado del comprobante; el nombre de la unidad y el nombre de la persona que llenó el comprobante; la firma o sello del responsable; de la unidad que aceptó el certificado; el contenido del negocio económico, la cantidad, el precio unitario y el monto;

2. Los comprobantes originales extranjeros (como facturas, recibos, etc.) deben estar sellados con el sello financiero especial o sello especial de factura de la unidad declarante, y al mismo tiempo, sellados con el sello especial. del departamento fiscal o del departamento de supervisión autorizado y de la persona que llenó el informe, con firma o sello, el certificado original obtenido del particular deberá estar firmado o sellado por quien lo llene, debiendo indicarse el domicilio y el documento de identidad; número si es necesario.

3. Los comprobantes originales elaborados por usted mismo (como albaranes de almacenamiento, listas de selección, etc.) deben estar firmados o sellados por el responsable de la unidad de manipulación (o su persona designada) y el manipulador.

4. Debes completar el bono original con el monto en mayúsculas y minúsculas, y el monto en mayúsculas y minúsculas debe ser consistente. El comprobante original de compra de bienes físicos debe tener un formulario de aceptación físico; el comprobante original de pago debe tener el comprobante de pago del beneficiario.

5. Varios comprobantes originales deben indicar el propósito de cada copia, y solo uno puede usarse como comprobante de reembolso, y debe estar escrito en papel carbón de doble cara (excepto facturas y recibos con funciones de papel carbón). ) y numerados consecutivamente. Cuando se invalida, se debe estampar un sello "anulado" y conservarlo junto con el talón y no debe romperse.

6. Para devoluciones de ventas, además de completar la factura de devolución, también debe tener un formulario de aceptación de devolución al realizar un reembolso, debe obtener el recibo de pago de la otra parte o del banco de remesas; bono, así como la “Devolución de Compra” emitida por la autoridad fiscal local o solicitar comprobante de descuento”, una factura de devolución no podrá sustituirse por un recibo.

7. Los pagarés por préstamos comerciales a empleados deben adjuntarse al comprobante contable. Al recuperar un préstamo, se debe emitir un nuevo recibo o una copia del pagaré de devolución y no se devolverá el recibo original del préstamo.

8. Para negocios económicos aprobados por el departamento superior, se deberá adjuntar el documento de aprobación como comprobante original. Si es necesario presentar el documento de aprobación por separado, en el certificado se debe indicar el nombre de la autoridad de aprobación, la fecha y el nombre del documento.

9. Si el bono original se encuentra incorrecto o ilegible, no será alterado ni reparado. Los comprobantes originales que no hayan sido registrados en las cuentas deben devolverse a la unidad de llenado o al personal de llenado para su llenado o corrección, y la corrección debe sellarse con el sello oficial de la unidad emisora ​​si se produce alguna violación de las disciplinas financieras y los sistemas contables; encontrados, se les negará su aceptación. En caso de violaciones de leyes y disciplinas como fraude, corrupción, falsificación y alteración, los vales deben retenerse y reportarse a los líderes para su manejo. Los comprobantes originales que se hayan ingresado en la cuenta no se pueden retirar y deben corregirse con los comprobantes originales correctos.

10. No se permite el préstamo de vales originales. Si otras unidades necesitan utilizar los comprobantes originales por razones especiales, podrán ser copiados con la aprobación del responsable del departamento de contabilidad y supervisor contable de la unidad. Las copias de los comprobantes originales proporcionados por unidades externas deben inscribirse en un registro especial y estar firmadas o selladas por el proveedor y el destinatario.

11. En caso de pérdida del bono original en el exterior, se deberá obtener un certificado sellado de la unidad emisora ​​original y se indicará el número, monto y contenido del bono original. Los vales originales sólo se pueden producir después de la aprobación del líder de la unidad. Si es realmente imposible obtener el certificado, como tren, coche, barco, billete de avión, etc. , las partes relevantes deben anotar los detalles y utilizarlos como comprobantes originales después de la aprobación del líder de la unidad.

12. Por lo general, los comprobantes contables deberán ir acompañados de comprobantes originales e indicar el número de hojas. El número de vales originales se calcula como un número natural (debe incluir la tabla resumen de los vales originales, sin incluir las pegatinas de los vales originales).

Si un comprobante original incluye varios comprobantes contables, puede adjuntar el comprobante original a un comprobante contable maestro e indicar el número del comprobante contable adjunto al comprobante original, o en otros comprobantes contables. Se adjunta una copia del bono original.

No es necesario adjuntar los comprobantes contables para corregir errores o cerrar o ajustar cuentas con los comprobantes originales, pero sí se deben indicar los ajustes.

13. El comprobante original adjunto al comprobante contable de recibo y pago deberá estar sellado con "recibido" y "pagado" después del pago.

14. Los comprobantes originales adjuntos a los comprobantes contables deberán estar doblados y pegados prolijamente. El comprobante original es más pequeño que el comprobante contable (como boletos de tren, automóvil, avión, barco, etc.) y debe pegarse en la hoja de pegado del comprobante original del mismo tamaño que el comprobante contable.

Para un gran número de comprobantes originales, como órdenes de recibo y emisión, se podrán encuadernar por separado. En la portada se deberá indicar la fecha, número y tipo del comprobante contable, y las palabras ". El archivo adjunto debe solicitarse por separado" debe anotarse en el comprobante de contabilidad y el nombre y número del comprobante original.

Los comprobantes originales importantes, como diversos contratos económicos, comprobantes de depósito, documentos relacionados con el extranjero, etc., deben contabilizarse, registrarse y conservarse por separado, y las fechas y números deben marcarse en la contabilidad correspondiente. vales y vales originales.

Por supuesto, si la empresa paga por adelantado equipos grandes o proyectos en construcción, la gerencia debe proporcionar el monto del pago anticipado para cada hogar, configurar detalles de tres niveles y múltiples niveles o utilizar las funciones relevantes de finanzas. software para satisfacer las necesidades.

Existen muchas formas de comprobar las credenciales originales. Un método común es utilizar la experiencia de los auditores para revisar los elementos enumerados en el comprobante para ver si hay alguna anomalía y descubrir posibles errores y deficiencias. Comparar el negocio económico reflejado en los comprobantes originales con la situación real para ver si hay diferencias y analizar la naturaleza y las razones de las diferencias o comparar y analizar los mismos elementos en comprobantes originales similares en diferentes períodos para descubrir los cambios obvios; y analizarlos si existe una base comercial y razones legítimas.

Existe una gran cantidad de documentos originales de diferentes fuentes y es imposible para los auditores realizar una inspección exhaustiva. Una forma común es la inspección por muestreo, es decir, de acuerdo con ciertos signos y reglas, se selecciona una parte de la población de vales para la inspección y se infieren las características generales.

En la inspección de comprobantes originales, el método de revisión y el método de muestreo dominan entre muchos métodos de auditoría y, a menudo, son la primera opción de los auditores. Además, los auditores pueden analizar los comprobantes originales y también pueden utilizar el método de revisión (verificar repetidamente los datos y la información relevantes registrados en los comprobantes originales), el método de verificación (se refiere principalmente a la verificación H1, es decir, verificar los comprobantes contables con los comprobantes originales adjuntos), método de presunción y juicio (hacer suposiciones razonables sobre el negocio económico reflejado en el comprobante original, con base en las cuales se pueden juzgar los resultados, especialmente cuando se determina que el comprobante original no puede reflejar la verdadera apariencia del comprobante económico método comercial, de consulta y confirmación (verificar y contar los objetos físicos relevantes, para demostrar la exactitud de la cantidad y el monto registrados en el comprobante original), método de tasación física (solicite a los expertos pertinentes que autentiquen el comprobante original en cuestión, si existe cualquier defecto en su autenticidad, para identificar su autenticidad y legalidad, (el principal método es la valoración física) Identificación, identificación química, identificación legal)