Red de conocimiento de divisas - Preguntas y respuestas sobre acciones - Cómo digitalizar documentos originalesEl almacenamiento digital, el intercambio en red y la consulta visual de comprobantes originales han impulsado la reforma electrónica integral del trabajo financiero. La digitalización de documentos originales favorece la satisfacción del hábito de gestión de los revisores que examinan los documentos originales para su aprobación; favorece la mejora de la eficiencia de la consulta de documentos y optimiza el efecto de la consulta de documentos; favorece el alto disfrute y la rápida integración de los mismos; información contable; favorece la divulgación financiera y fortalece la construcción de un gobierno limpio. Las instituciones administrativas pueden digitalizar selectivamente los comprobantes originales en función de las necesidades reales de la gestión financiera. La digitalización de documentos contables originales puede realizarse mediante entrada centralizada, descentralizada o ambas. La dirección del desarrollo de la colección de imágenes digitales de vales originales debe ser una profunda integración con el software financiero. El modelo de reembolso tradicional se implementa mediante reembolso manual. El personal de reembolso completa los documentos en papel, busca al aprobador financiero para su aprobación y finalmente pasa a la revisión financiera para el reembolso. El modelo de reembolso en línea transmite y completa documentos de reembolso estandarizados a través de Internet, realiza aprobaciones comerciales basadas en procesos y revisiones financieras basadas en redes, y permite que los reembolsos financieros fluyan entre regiones, tiempo, espacio y departamentos. (1) La importancia de la digitalización de los comprobantes originales en el reembolso en línea En primer lugar, la digitalización de los comprobantes originales favorece el hábito de gestión de los revisores financieros que necesitan ver los comprobantes originales antes de poder aprobarlos. Cuando se ejecuta el proceso de aprobación tradicional, el aprobador financiero generalmente lee los documentos originales y los informes relacionados que deben aprobarse y luego firma las opiniones de aprobación manual. El reciente modelo general de solicitud de reembolso en línea no consiste en escanear los documentos originales en la computadora, sino en completar el comprobante de reembolso en el sistema de reembolso en línea según el contenido de los documentos originales (incluido el monto, el motivo, el tipo de gasto, el número de factura y otra información relacionada). De esta manera, la imagen de la factura en papel no será visible para el aprobador. Para cumplir con el hábito de gestión de los aprobadores financieros que necesitan ver los documentos originales, los documentos originales en papel deben digitalizarse mediante equipos terminales como escáneres y cámaras, y luego usarse como archivos adjuntos a los formularios de reembolso electrónicos para que los aprobadores los lean. . Al mismo tiempo, el sistema de reembolso envía documentos electrónicos e imágenes de documentos originales al aprobador para su aprobación en función de la información del proceso preconfigurada. De esta manera, el aprobador tendrá una comprensión intuitiva y perceptiva del contenido del reembolso al aprobar, lo que le permitirá tener una idea. En segundo lugar, la digitalización de documentos originales favorece la mejora de la eficiencia y los efectos de optimización de las búsquedas de documentos. En la actualidad, muchos software financieros no tienen las funciones de almacenamiento y gestión de los archivos adjuntos de comprobantes contables. Generalmente, simplemente registran el número de copias de cada archivo adjunto de comprobantes contables. El proceso operativo generalmente consiste en producir comprobantes contables electrónicos a partir de los comprobantes originales correspondientes, imprimirlos y encuadernarlos con los comprobantes originales para su gestión. Los datos contables electrónicos están separados de los documentos originales. Este tipo de separación y preservación no es conveniente para aprovechar las rápidas ventajas de la informatización financiera. Si desea consultar la información del archivo adjunto de un determinado contenido, primero debe consultar el certificado electrónico y luego ir al departamento de archivos para buscar los archivos adjuntos originales relevantes, lo que obviamente es ineficaz para el "original" del documento original; gestionado de forma tradicional, y la posición de encuadernación ocupará un área determinada, y la copia de materiales "originales" cubrirá parte del contenido. Además, la escritura a mano en algunos materiales "originales" puede desvanecerse en diversos grados con el tiempo, si se copian; . No será ideal. Digitalizar el documento original ayudará a mejorar la eficiencia de la consulta de documentos y los resultados de la consulta serán claros y completos. En tercer lugar, la digitalización de los comprobantes originales favorece un alto disfrute y una rápida integración de la información contable. Al resumir y tomar decisiones, es posible que los líderes de la unidad deban realizar una comprensión y un análisis exhaustivos de un determinado proyecto o tipo, pero los datos originales se han archivado financieramente. Es difícil verificar primero los datos de la computadora y luego verificar el documento adjunto del comprobante contable. materiales, copiarlos y organizarlos uno por uno, lo que requiere mucho tiempo y trabajo. Sin embargo, si toda la información contable ha sido digitalizada con comprobantes originales, completamente integrada, clasificada científicamente y los datos pueden consultarse, entonces los líderes obtendrán el doble de resultado con la mitad de esfuerzo al realizar comparaciones horizontales, comparaciones verticales y una toma de decisiones integral. . Cuarto, la digitalización de documentos originales favorece la divulgación financiera y fortalece la construcción de un gobierno limpio. Se pueden consultar, acceder y comparar imágenes de comprobantes originales digitales en línea en la plataforma de información financiera, lo que mejora la transparencia y estandarización de la gestión financiera y la contabilidad de las instituciones administrativas, formando una operación de proceso de múltiples departamentos y múltiples usuarios, y una amplia participación de los financieros. personal y personal de aprobación, una estructura de supervisión tridimensional que utiliza múltiples medios al mismo tiempo, permitiendo supervisar los asuntos financieros durante todo el proceso antes, durante y después del evento. Es propicio para promover el sistema de divulgación financiera de las instituciones administrativas, promover el establecimiento y mejora de un mecanismo de supervisión financiera abierto, transparente y estandarizado y fortalecer la construcción de un gobierno limpio. (2) El contenido de la digitalización de los comprobantes originales se selecciona de varios billetes y comprobantes en papel originales obtenidos por las instituciones administrativas en las actividades financieras diarias. Son de diversos tamaños y tipos.

Cómo digitalizar documentos originalesEl almacenamiento digital, el intercambio en red y la consulta visual de comprobantes originales han impulsado la reforma electrónica integral del trabajo financiero. La digitalización de documentos originales favorece la satisfacción del hábito de gestión de los revisores que examinan los documentos originales para su aprobación; favorece la mejora de la eficiencia de la consulta de documentos y optimiza el efecto de la consulta de documentos; favorece el alto disfrute y la rápida integración de los mismos; información contable; favorece la divulgación financiera y fortalece la construcción de un gobierno limpio. Las instituciones administrativas pueden digitalizar selectivamente los comprobantes originales en función de las necesidades reales de la gestión financiera. La digitalización de documentos contables originales puede realizarse mediante entrada centralizada, descentralizada o ambas. La dirección del desarrollo de la colección de imágenes digitales de vales originales debe ser una profunda integración con el software financiero. El modelo de reembolso tradicional se implementa mediante reembolso manual. El personal de reembolso completa los documentos en papel, busca al aprobador financiero para su aprobación y finalmente pasa a la revisión financiera para el reembolso. El modelo de reembolso en línea transmite y completa documentos de reembolso estandarizados a través de Internet, realiza aprobaciones comerciales basadas en procesos y revisiones financieras basadas en redes, y permite que los reembolsos financieros fluyan entre regiones, tiempo, espacio y departamentos. (1) La importancia de la digitalización de los comprobantes originales en el reembolso en línea En primer lugar, la digitalización de los comprobantes originales favorece el hábito de gestión de los revisores financieros que necesitan ver los comprobantes originales antes de poder aprobarlos. Cuando se ejecuta el proceso de aprobación tradicional, el aprobador financiero generalmente lee los documentos originales y los informes relacionados que deben aprobarse y luego firma las opiniones de aprobación manual. El reciente modelo general de solicitud de reembolso en línea no consiste en escanear los documentos originales en la computadora, sino en completar el comprobante de reembolso en el sistema de reembolso en línea según el contenido de los documentos originales (incluido el monto, el motivo, el tipo de gasto, el número de factura y otra información relacionada). De esta manera, la imagen de la factura en papel no será visible para el aprobador. Para cumplir con el hábito de gestión de los aprobadores financieros que necesitan ver los documentos originales, los documentos originales en papel deben digitalizarse mediante equipos terminales como escáneres y cámaras, y luego usarse como archivos adjuntos a los formularios de reembolso electrónicos para que los aprobadores los lean. . Al mismo tiempo, el sistema de reembolso envía documentos electrónicos e imágenes de documentos originales al aprobador para su aprobación en función de la información del proceso preconfigurada. De esta manera, el aprobador tendrá una comprensión intuitiva y perceptiva del contenido del reembolso al aprobar, lo que le permitirá tener una idea. En segundo lugar, la digitalización de documentos originales favorece la mejora de la eficiencia y los efectos de optimización de las búsquedas de documentos. En la actualidad, muchos software financieros no tienen las funciones de almacenamiento y gestión de los archivos adjuntos de comprobantes contables. Generalmente, simplemente registran el número de copias de cada archivo adjunto de comprobantes contables. El proceso operativo generalmente consiste en producir comprobantes contables electrónicos a partir de los comprobantes originales correspondientes, imprimirlos y encuadernarlos con los comprobantes originales para su gestión. Los datos contables electrónicos están separados de los documentos originales. Este tipo de separación y preservación no es conveniente para aprovechar las rápidas ventajas de la informatización financiera. Si desea consultar la información del archivo adjunto de un determinado contenido, primero debe consultar el certificado electrónico y luego ir al departamento de archivos para buscar los archivos adjuntos originales relevantes, lo que obviamente es ineficaz para el "original" del documento original; gestionado de forma tradicional, y la posición de encuadernación ocupará un área determinada, y la copia de materiales "originales" cubrirá parte del contenido. Además, la escritura a mano en algunos materiales "originales" puede desvanecerse en diversos grados con el tiempo, si se copian; . No será ideal. Digitalizar el documento original ayudará a mejorar la eficiencia de la consulta de documentos y los resultados de la consulta serán claros y completos. En tercer lugar, la digitalización de los comprobantes originales favorece un alto disfrute y una rápida integración de la información contable. Al resumir y tomar decisiones, es posible que los líderes de la unidad deban realizar una comprensión y un análisis exhaustivos de un determinado proyecto o tipo, pero los datos originales se han archivado financieramente. Es difícil verificar primero los datos de la computadora y luego verificar el documento adjunto del comprobante contable. materiales, copiarlos y organizarlos uno por uno, lo que requiere mucho tiempo y trabajo. Sin embargo, si toda la información contable ha sido digitalizada con comprobantes originales, completamente integrada, clasificada científicamente y los datos pueden consultarse, entonces los líderes obtendrán el doble de resultado con la mitad de esfuerzo al realizar comparaciones horizontales, comparaciones verticales y una toma de decisiones integral. . Cuarto, la digitalización de documentos originales favorece la divulgación financiera y fortalece la construcción de un gobierno limpio. Se pueden consultar, acceder y comparar imágenes de comprobantes originales digitales en línea en la plataforma de información financiera, lo que mejora la transparencia y estandarización de la gestión financiera y la contabilidad de las instituciones administrativas, formando una operación de proceso de múltiples departamentos y múltiples usuarios, y una amplia participación de los financieros. personal y personal de aprobación, una estructura de supervisión tridimensional que utiliza múltiples medios al mismo tiempo, permitiendo supervisar los asuntos financieros durante todo el proceso antes, durante y después del evento. Es propicio para promover el sistema de divulgación financiera de las instituciones administrativas, promover el establecimiento y mejora de un mecanismo de supervisión financiera abierto, transparente y estandarizado y fortalecer la construcción de un gobierno limpio. (2) El contenido de la digitalización de los comprobantes originales se selecciona de varios billetes y comprobantes en papel originales obtenidos por las instituciones administrativas en las actividades financieras diarias. Son de diversos tamaños y tipos.

En las condiciones actuales de soporte de software y soporte de hardware, no es necesario digitalizar todos los recibos originales en papel. Los comprobantes originales se pueden digitalizar selectivamente de acuerdo con las necesidades reales de la gestión financiera de la unidad. A juzgar por la práctica actual de digitalizar comprobantes originales en la industria financiera, recopilan uno por uno todos los archivos contables, como los comprobantes originales generados por actividades financieras, e implementan la gestión electrónica de comprobantes originales y otros archivos contables. El Banco Popular de China ha establecido el sistema de supervisión posterior (IA) de imágenes de comprobantes contables del banco central, y la oficina central del Banco de Construcción de China ha desarrollado el sistema de gestión de archivos contables y auditoría contable (sistema ADMAS) para realizar la recopilación, el procesamiento y procesamiento de comprobantes contables, libros contables y estados contables Automatización y electrónica de almacenamiento y acceso. Esto garantiza una correspondencia completa entre los documentos en papel y los documentos electrónicos. Sin embargo, para las instituciones administrativas generales, todavía es difícil lograr la alta configuración de software y hardware en la industria financiera y los altos requisitos para los operadores. Por lo tanto, las instituciones administrativas pueden elegir comprobantes originales que se adapten a sus necesidades reales de gestión financiera para la digitalización en función de sus propias condiciones, características y requisitos. Por ejemplo, las facturas originales generadas por actividades financieras se pueden recopilar selectivamente de acuerdo con el principio de importancia y ciertas reglas. La información digital recopilada se utiliza principalmente como comprobantes auxiliares para la aprobación en línea (los comprobantes físicos normalmente se procesan de acuerdo con la gestión del archivo contable después). el proceso de aprobación y revisión se completa requiere archivar). Las reglas de cobro deben cumplir con los requisitos de aprobación. Por ejemplo, las facturas que involucran los mismos activos y documentos originales con un monto de factura único superior a cierto monto deben cobrarse una por una, las facturas de monto pequeño, como las facturas de taxi y las facturas de monto fijo; ordenados y pegados, y de forma centralizada Indicar el número de documento antes de la recogida digital. Este método reduce la carga de trabajo de la recopilación digital de documentos y logra un equilibrio entre los requisitos de aprobación y la carga de trabajo del personal de entrada. Especialmente cuando hay muchos puntos de entrada y no hay personal de entrada nuevo (personal de reembolso a tiempo parcial). más fácil ser reembolsado por la unidad de reembolso y la aceptación por parte del personal de reembolso favorece el desarrollo fluido del trabajo de reembolso en línea. (3) Método de recolección de comprobantes originales La digitalización de comprobantes contables originales puede ser mediante asiento centralizado, asiento descentralizado o ambos. Centralización significa que todas las unidades de reembolso envían documentos originales a un punto de entrada central para su digitalización. Este método se utiliza cuando las unidades de reembolso están relativamente concentradas y cercanas al punto de entrada. Distribución significa que cada unidad de reembolso establece su propio punto de entrada, digitaliza los documentos originales y carga los datos de las imágenes en la base de datos central a través de la red. Este método se utiliza cuando los lugares de reembolso están relativamente dispersos y lejos del punto de entrada central. La entrada centralizada puede utilizar escáneres de alta velocidad relativamente costosos para mejorar la eficiencia de la conversión digital de los materiales de documentos originales y garantizar la calidad de las imágenes digitales. Sin embargo, dado que es necesario garantizar que cada transacción comercial en el proceso de reembolso en línea esté asociada a una imagen digital, esto impone mayores exigencias a la calidad profesional de los operadores. Los solicitantes de reembolso en línea pueden enviar la entrada distribuida con imágenes digitales de documentos originales como archivos adjuntos. Por lo tanto, la entrada distribuida es más adecuada para el flujo de los procesos de ventas en línea. Sin embargo, se deben hacer todos los esfuerzos posibles para reducir la carga de trabajo de entrada del personal de reembolso y mejorarla. la conveniencia y conveniencia de la entrada y promover el buen desarrollo del reembolso en línea. (4) Recopilación y gestión digital de comprobantes originales Actualmente, el software financiero convencional generalmente recopila comprobantes originales en forma de archivos adjuntos. Las cuentas de gastos están asociadas a una serie de imágenes digitales de los documentos originales recopilados, a menudo ordenadas en orden cronológico. El contenido relevante de los documentos originales no ha sido identificado ni ordenado por OCR, y no se puede ordenar ni seleccionar según la cantidad, el contenido y la fecha, lo que reduce en cierta medida la eficiencia de la aprobación en línea. Por lo tanto, la dirección de desarrollo de la colección de imágenes digitales de vales originales debe estar profundamente integrada con el software financiero. Con base en la información electrónica de la imagen, el diseño del bono se identifica automáticamente y se aplican medios informáticos como tecnología de reconocimiento OCR, procesamiento de imágenes, reconocimiento de patrones e inteligencia artificial para permitir que el sistema proporcione herramientas de visualización al mismo tiempo y determine el método de procesamiento del documento según el tipo de diseño: procesamiento automático o procesamiento manual, convierta el contenido grabado en los documentos originales en información de texto, establezca archivos relacionados con imágenes digitales, reduzca efectivamente la inversión en mano de obra y mejore la efectividad de la recopilación de datos. y optimizar el efecto de la recopilación de datos. Autor: Desconocido Fuente: Internet

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