Cómo los líderes de unidad pueden prevenir violaciones contables

El control interno se refiere al uso de controles internos por parte de los gerentes en todos los niveles de una unidad con el fin de proteger la seguridad e integridad de sus recursos económicos, garantizar la exactitud y confiabilidad de la información económica y contable, coordinar la Comportamiento y control de las actividades económicas. Las limitaciones mutuas y las relaciones interrelacionadas que genera la división del trabajo forman una serie de métodos, medidas y procedimientos con funciones de control, y los estandarizan y sistematizan, convirtiéndolos en un sistema estricto y relativamente completo. ?

El control interno moderno es una parte importante de la gestión científica interna de la unidad. Su objetivo básico es garantizar la eficiencia y eficacia de las actividades operativas, la seguridad de los activos y la confiabilidad de la información operativa y financiera. informes. ?

Normalmente, una unidad debe implementar controles internos, centrándose en la estructura organizacional y la división de responsabilidades, autorización y aprobación, registros contables, protección de activos, calidad de los empleados, gestión presupuestaria y sistemas de presentación de informes. ?

1.1 ¿Control de la estructura organizacional?

La estructura organizacional es el marco general y el sistema marco de división de responsabilidades que una unidad debe establecer para planificar, coordinar y controlar sus actividades comerciales. Incluye principalmente: determinar la forma organizativa de la unidad, aclarar las funciones de gestión relevantes y las relaciones jerárquicas, y dividir responsabilidades y autoridades para cada unidad organizativa.

De acuerdo con las exigencias del control interno, esta unidad debe seguir el principio de separación de funciones incompatibles en el proceso de determinación y mejora de la estructura organizativa. Los llamados puestos incompatibles se refieren a aquellos puestos que, si los ocupa una persona o departamento, no sólo permiten hacer trampa, sino que también encubren su conducta de trampa. Las actividades económicas de una unidad normalmente se pueden dividir en cinco pasos: autorización, emisión, aprobación, ejecución y registro. En términos generales, si cada uno de los pasos anteriores es realizado por personal (o departamentos) relativamente independientes, puede garantizar la separación de funciones incompatibles y facilitar el desarrollo del control interno. ?

1.2 ¿Control de aprobación de autorización?

Autorización, aprobación y control significa que cuando se trate de negocios económicos, la unidad debe estar autorizada para controlar. Los gerentes en todos los niveles de la empresa no sólo son objetos autorizados de los gerentes superiores, sino también sujetos autorizados de los gerentes de nivel inferior. ?

Las formas de autorización y aprobación se suelen dividir en autorización general y autorización especial. La autorización general se refiere a las disposiciones sobre las facultades, condiciones y responsables pertinentes para el manejo de los negocios económicos rutinarios. Este reglamento estipula en forma de documentos las condiciones, alcance y responsabilidades de las transacciones generales en el departamento de gestión o negocio económico. En el procesamiento comercial diario, usted mismo puede manejarlo de acuerdo con el alcance de autoridad prescrito (incluido el poder de fijar los precios de venta de los productos, el poder de comprar activos fijos y el poder de contratar empleados, etc.). ) y responsabilidades relacionadas. La autorización especial se refiere a la autorización para tratar asuntos de transacciones no rutinarias, como actividades financieras importantes, decisiones de inversión, gastos de capital y emisiones de acciones. También se pueden utilizar autorizaciones especiales para transacciones regulares que excedan los límites de autorización general. ?

El control interno requiere responsabilidades y autoridades claras para la autorización general y la autorización especial, así como procedimientos de aprobación de autorizaciones para cada negocio económico. El negocio económico de una empresa no sólo implica el intercambio de activos y servicios entre la empresa y otras unidades, sino que también implica la transferencia y el uso de activos y servicios dentro de la empresa. Por tanto, toda operación económica tendrá una serie de procedimientos de autorización y aprobación interrelacionados. ?

En el trabajo real, algunas empresas y empresas implementan el método de aprobación de "un solo bolígrafo" cuando manejan negocios económicos. Este enfoque no cumple con los principios y requisitos del control autorizado en el control interno y debe reformarse y mejorarse. La práctica ha demostrado que el poder está sujeto a restricciones y el poder sin control es propenso a la corrupción. ?

1.3 ¿Control de registros contables?

Los registros contables reflejan la ocurrencia, proceso y resultados de los negocios económicos. El requisito para el control de los registros contables es garantizar que los registros contables sean oportunos, completos, precisos y legales. Sus contenidos principales incluyen:?

1.3.1 Establecer un sistema de responsabilidad laboral. Para controlar los archivos contables, debemos partir del sistema de responsabilidad del puesto del personal contable y dividir científicamente al personal contable para formar una separación y restricción mutuas. Cada unidad puede implementar una persona con múltiples puestos o un puesto con múltiples habilidades según la situación real de la unidad. Sin embargo, los puestos de cajero generalmente deben establecerse por separado y los cajeros no deben estar a cargo de la auditoría, los derechos de los acreedores y las deudas. y mantenimiento de archivos contables. ?

1.3.2 Número de secuencia del fichero contable. Una vez ocurrido el negocio económico, todos los comprobantes en los que conste el negocio económico deberán estar numerados consecutivamente, incluidos los comprobantes originales y los comprobantes contables.

Los comprobantes originales importantes, como facturas de ventas, cheques, formularios de liquidación, recibos de almacén, comprobantes de salida de almacén, etc., están numerados en serie cuando se imprimen. Los comprobantes contables, como comprobantes de pago, comprobantes de transferencia, etc., también deben estar numerados en serie. El número de comprobante es un contenido importante del comprobante contable. Verificar si todos los comprobantes numerados se procesan de acuerdo con las regulaciones es una medida importante para garantizar la integridad de la información contable. Puede evitar la omisión y duplicación de negocios económicos y revelar algunos inconvenientes y problemas en función de si faltan números en los comprobantes numerados consecutivamente. ?

1.3.3 Realizar procedimientos contables por partida doble y entrega de comprobantes científicos. La contabilidad por partida doble es un método de contabilidad científica comúnmente utilizado a nivel internacional. Según el principio de contabilidad de partida doble, cada negocio económico de cada unidad debe registrarse en dos o más cuentas, y estas cuentas suelen ser registradas por contadores, por lo que cada negocio económico generalmente debe registrarse en dos o más cuentas. y mantenido por más de dos personas contables. Según el principio de contabilidad por partida doble, algunos documentos contables a menudo deben ser conservados por dos o más contadores. De esta forma, es necesario establecer un procedimiento de transferencia científica de los comprobantes contables de las empresas económicas de modo que todos los comprobantes contables de la unidad puedan separarse y restringirse entre sí. ?

1.3.4 Elaboración del libro mayor general y de informes de contabilidad financiera. Según los principios contables, una vez registrado el negocio económico de una unidad, cada negocio económico debe registrarse en el libro mayor general y en las cuentas subsidiarias relacionadas mediante la contabilidad por partida doble. En contabilidad, se denomina registro del saldo del libro mayor general y los libros auxiliares. En el trabajo real, la preparación del libro mayor y los informes de contabilidad financiera es generalmente responsabilidad de los contadores de tiempo completo o de la persona a cargo de la agencia contable, mientras que el registro de cuentas detalladas es responsabilidad de varias personas. De esta manera, los registros del libro mayor deben verificarse y cotejarse con los libros auxiliares correspondientes, formando así una relación de control entre el libro mayor y sus libros auxiliares, al verificar los informes financieros con los registros del libro de cuentas, también se forma una relación; entre los informes de contabilidad financiera, el libro mayor y los libros auxiliares relevantes. Controlar la relación. ?

1.3.5 Control del fondo de reserva fija. Un sistema de anticipos es otra forma de establecer controles internos. Un ejemplo común es cuando el departamento de utilización es responsable de una cierta cantidad de caja chica para cubrir pagos impares, que luego se reembolsa en función de las facturas y recibos, y se repone hasta una cantidad de efectivo específica. El sistema también se puede utilizar para establecer controles de efectivo para sucursales o departamentos de una empresa. ?

1.4 ¿Control de protección de activos?

El control de protección de activos incluye principalmente el control de proximidad y el control periódico de inventario. ?

El control de acceso se refiere principalmente a restringir estrictamente el acceso del personal no relacionado a los activos. Sólo el personal autorizado puede acceder a los activos. Los controles de acceso incluyen limitar el contacto directo con el activo en sí, así como limitar el contacto indirecto con el uso o distribución del activo mediante la aprobación de documentos. En términos generales, es necesario limitar el contacto directo de efectivo, depósitos bancarios, otros fondos monetarios, valores, inventarios y otros activos de gran liquidez con personas no relacionadas. La gestión de la recepción y pago de fondos monetarios sólo puede limitarse a cajeros específicos. y la emisión de facturas importantes, como cheques, debe ser realizada por el responsable designado por la unidad; los sellos personales deben ser mantenidos por el propio personal pertinente, y está estrictamente prohibida la custodia de valores como acciones y bonos; que dos o más personas estén en contacto al mismo tiempo; la protección física del inventario puede ser controlada por un almacenista de tiempo completo. Se deben tomar otras medidas de protección necesarias para algunos inventarios especiales. El contacto indirecto se puede lograr mediante gestión, aprobación, registro, separación de trabajos incompatibles y delegación de controles de aprobación. ?

El inventario periódico se refiere a contar los activos físicos dentro de un período de tiempo determinado y comparar los resultados con los registros contables. Si los resultados del inventario no coinciden con los registros contables, puede indicar errores, desperdicio, pérdidas u otras anomalías en la gestión de activos. Para evitar que se repitan las discrepancias, se deben reforzar aún más los controles de protección de activos. ?

1.5 ¿Control de calidad de los empleados?

El control de calidad de los empleados incluye el control de la calidad de los empleados por parte de la unidad en términos de reclutamiento, empleo, capacitación, recompensas y castigos, etc. Establecer métodos de capacitación, selección, gestión, evaluación y supervisión de los empleados y lograr gradualmente su institucionalización y estandarización. Por un lado, debemos explorar activamente nuevos mecanismos para seleccionar y emplear personas que se adapten a los requisitos de los sistemas empresariales modernos, centrarse en la asignación racional de recursos humanos y promover activamente el mecanismo de mercado de supervivencia del más fuerte. Por otro lado, al tiempo que introducimos talentos, reformamos el sistema de distribución y promovemos la supervivencia del mecanismo más apto, también debemos implementar buenos métodos de gestión. El valor del talento en una organización se ve afectado por el modelo de gestión. Si la dirección presta atención a la inversión, la gestión y el uso de los empleados en la organización y asigna racionalmente los recursos de talento en la organización, el valor creado por los empleados aumentará inevitablemente; ignora que los empleados son factores humanos, además de materiales, en la sociedad; y necesidades financieras, también hay necesidades sociales y psicológicas y necesidades espirituales.

No respetar la naturaleza humana y las necesidades psicológicas de los empleados como portadores de recursos humanos conducirá inevitablemente a un uso insuficiente del valor de los recursos humanos, e incluso a pérdidas y desperdicios. Especialmente en una era en la que las ganancias se crean gracias a la organización intelectual y no al sudor, el valor de los empleados será cada vez más sensible a los métodos de gestión. ?

1.6 ¿Control presupuestario?

El control presupuestario es un aspecto importante del control interno. El control presupuestario también es un sistema. La estructura organizacional del sistema incluye la preparación del presupuesto, la ejecución del presupuesto y la evaluación del presupuesto. En el trabajo real, ya sea que el presupuesto se prepare de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, el poder de toma de decisiones debe estar en el nivel más alto de la gestión interna. Esta capa autorizada debe tomar decisiones, dirigir y coordinar. El nivel de ejecución presupuestaria es organizado e implementado por cada unidad presupuestaria, complementándose con una relación equitativa entre derechos, responsabilidades e intereses. El departamento de auditoría interna es responsable de supervisar la ejecución presupuestaria. A través de la preparación y ejecución de presupuestos, verificar la implementación de los presupuestos, analizar comparativamente las razones por las cuales las unidades internas no han completado el presupuesto y tomar medidas de mejora para las consecuencias adversas de los presupuestos incompletos. ?

1.7 ¿Control sobre la preparación del informe de desempeño?

El informe de desempeño, también conocido como informe de responsabilidad, es un documento de presentación de informes para la administración en todos los niveles de la unidad para captar información y fortalecer el control interno. También es una parte importante del control interno. La preparación de informes de desempeño debe combinarse con la estructura organizacional interna de la unidad y otros métodos de control, y reflejar claramente las responsabilidades de los gerentes en todos los niveles. Los tipos y formatos de informes son diseñados por unidades internas de acuerdo con sus propias condiciones reales, y pueden ser procesados ​​por personal contable o completados por personal contable, comercial y administrativo. La frecuencia y complejidad de los informes de desempeño requeridos por la gerencia en cada nivel de la unidad deben variar. Generalmente se debe seguir el principio de la pirámide y, de acuerdo con el sistema económico de la unidad, se debe informar periódicamente de menor a mayor la implementación del control interno y el desempeño de responsabilidades, la explicación de diferencias, las medidas de mejora y las opiniones. ?

1.8 ¿Inspección y evaluación de controles internos?

En términos generales, la inspección y evaluación de los controles internos se completan a través de auditoría interna. En circunstancias normales, se deben seguir los siguientes procedimientos y pasos: ① Determinar los estándares de control interno de la unidad auditada. ② Verificar y juzgar la solidez del control interno de la unidad auditada. ③Probar la eficacia de los controles internos de la institución de auditoría. ④Redactar el informe final sobre inspección y evaluación del control interno. ⑤ Cooperar activamente con partes externas para supervisar e inspeccionar la autenticidad e integridad de los datos contables de la unidad de acuerdo con la ley. ?

¿Aceptar proactivamente la revisión legal del estado financiero de la unidad por parte de las agencias relevantes y fortalecer la supervisión externa?

(1) La persona a cargo de la unidad y la unidad a la que pertenece implementará concienzudamente el sistema contable unificado del país y cooperará activamente con los organismos administrativos tales como finanzas, auditoría e impuestos. , Banco Popular de China, supervisión de valores y supervisión de seguros para revisar la información contable de la unidad de conformidad con la ley. Supervisar e inspeccionar la autenticidad e integridad para evitar violaciones contables. (2) La persona a cargo de la unidad y su unidad cooperarán con la agencia de contabilidad en la auditoría, verificación de capital y otros trabajos comerciales sobre los materiales contables de la unidad y la información relacionada para prevenir violaciones contables. ③Como intento de supervisión externa, la delegación contable debe llamar la atención del responsable de la unidad y de la unidad donde se ubica. ?