Detalles sobre el trabajo de recepción de conferencias

Recepción de la conferencia 1. Informe de trabajo previo a la reunión 1. Confirmar con el organizador de la conferencia la fecha de inscripción de la reunión, el nombre de la reunión, el cartel de agua y tela para la reunión, el número aproximado de personas asistentes la reunión, la fecha de uso de la sala de conferencias y la distribución de la sala de reuniones, fecha de llegada del maestro (o personal) del equipo de la conferencia (confirmar el número de vuelo o tren), requisitos de la reunión del equipo de la conferencia (contenido del organizador de la conferencia, disposición y tratamiento de maestros que asisten a la reunión, cuestiones de recogida y devolución, arreglos de alojamiento en el hotel, detalles de la hora de la conferencia, detalles sobre los arreglos de la conferencia e itinerario específico para las inspecciones posteriores a la conferencia, al mismo tiempo, proporcione la situación del hotel que conoce); profesores de la conferencia para su referencia Al recomendar hoteles, debe prestar atención al precio del hotel seleccionado de acuerdo con la conferencia dentro del rango requerido. 2. Una vez implementada la situación anterior, el hotel seleccionado debe reservarse lo antes posible (habitación, precio de la comida, precio de la sala de conferencias calculado diariamente, ubicación del hotel) y el vehículo y la información de contacto utilizados para la recogida en la fecha de inscripción a la conferencia (se debe coordinar la recogida correspondiente según el número de personas que se presenten) Coche, finalizar el coche, guía turístico, billetes de tren, billetes de avión y agencia de recogida local para el itinerario de inspección post-conferencia); (sólo haga una reserva aproximada con antelación). ▲ Requisitos del lugar de la conferencia: 9 aulas multimedia; con capacidad para entre 2 y 300 personas 3. Una vez completada la reserva del hotel, envíe por fax la situación general del hotel por escrito al organizador, especialmente la ubicación específica y precisa del hotel. Informe al organizador de la conferencia. de la ubicación y método de transporte (autobús) desde el aeropuerto o estación de tren hasta el hotel al mismo tiempo, puede confirmar con la otra parte nuevamente si hay algún cambio o cambio en el número de personas inscritas para la conferencia y el número de participantes; cronograma. 4. Una vez completado el tercer punto (3), puede dar una respuesta relativamente precisa a la unidad del vehículo o al individuo, al guía turístico, al billete de tren y a la agencia de recogida local, para que la otra parte pueda hacer los arreglos y preparativos correspondientes. para la reunión. 5. Prepare las herramientas pertinentes para la reunión (varios carteles utilizados para la reunión en hoteles o vehículos del equipo, formularios de registro y registro, material de oficina, bolsas de materiales de estudio, incluidos cuadernos, bolígrafos, bolsas para documentos, formularios para reservar el transporte de regreso y el tren). horarios, lista de precios correspondiente para el transporte de regreso, souvenirs y obsequios para las inspecciones posteriores a la conferencia y firmas de asientos. Al mismo tiempo, se notificará al hotel de la conferencia el nombre de la conferencia y cómo organizar el alojamiento para los estudiantes que lleguen temprano). . 6. Notificar al hotel que el personal de la conferencia debe llegar con un día de anticipación o según la situación de los asistentes y preparar una habitación para el equipo de la conferencia, al mismo tiempo notificar al vehículo de recogida y confirmar el número de contacto del conductor; , modelo de automóvil y personal de recogida en el hotel donde se ubica la conferencia y el número de habitación del equipo de la conferencia al mismo tiempo, comuníquese con el organizador de la conferencia para informar al personal de la conferencia que se han registrado en el hotel; Después de registrarse en el hotel, debe informar al personal de la oficina el nombre de la reunión, el lugar de registro, el modo de transporte, el número de contacto del hotel y la sala donde se encuentra el equipo de la conferencia. 2. Preparación antes del registro de la reunión 1. Personal que. el check-in en el hotel debe organizar la sala del equipo de la conferencia que se puede utilizar al registrarse para la reunión, y al mismo tiempo coordinar los detalles de la reunión con varios departamentos relevantes del hotel (tales como: carteles de tela para reuniones, letreros de agua, salas de conferencias, restaurantes); coloque el logotipo del equipo administrativo en un lugar donde sea fácil de ver. 2. Comprender en detalle la ubicación de los lugares utilizados para esta conferencia, como restaurantes, salas de conferencias, salas utilizadas por los profesores y conferencistas del equipo de la conferencia. 3. Preparación del equipo pertinente para reuniones, como distribución del lugar y proyector multimedia. 3. Trabajo durante la reunión 1. Lo más importante durante el periodo de inscripción es el cobro. Durante el proceso de cobro, el registro debe ser detallado, exacto y escrito. Durante el proceso de cobro, se deben seguir estrictamente los procedimientos y: (1) Determinar la situación del estudiante (2) Calcular la tarifa a pagar en función de la situación (3) ¡Completar el recibo de la tarifa sin romperlo! (4) Cobrar el pago (5) Arrancar el recibo y entregárselo al estudiante (6) Rellenar el formulario de inscripción. 2. Después de que se haya producido el cargo y se haya emitido el recibo; si hay un cambio en el itinerario del estudiante, se deberá realizar una anotación o cambio sobre la base del recibo original, y el contenido modificado deberá estar firmado y fechado por el huésped. . 4. Cosas a tener en cuenta durante la reunión 1. El equipo de la reunión siempre debe mantener un ambiente ordenado, limpio y tranquilo. 2. Los documentos escritos utilizados por el equipo de asuntos de la conferencia deben mantenerse intactos. 3. Los gastos de fondos de la conferencia o transacciones mutuas deben reflejarse por escrito y deben emitirse comprobantes entre sí; 4. Los fondos de la conferencia de todos deben mantenerse en buen estado, contarse todos los días y almacenarse de forma segura