Los archivos contables de la empresa se entregarán próximamente. ¿Qué debo hacer?
1. ¿Qué son los archivos contables?
Los archivos contables se refieren a diversos materiales contables que pueden registrar o reflejar eventos económicos y comerciales y tienen valor de conservación. Generalmente incluyen las siguientes cuatro categorías: ① comprobantes contables; ② libros contables; otra información contable.
Cabe señalar en particular que los ficheros contables se forman durante las actividades contables y deben distinguirse claramente de los ficheros documentales (órdenes, instrucciones, avisos, etc.). ) al compilar.
Volviendo a la pregunta del inicio del artículo: "¿Desaparecerán los archivos contables?"
¡No! Porque refleja más directamente el estado operativo de una empresa y registra los datos generados por diversas actividades operativas. Con el desarrollo de los certificados electrónicos, los ficheros contables se irán volviendo electrónicos, pero no desaparecerán.
2. Disposición de los archivos contables
Debido a que los archivos contables son verdaderos y completos y reflejan el negocio, necesitamos organizar datos complejos de acuerdo con cierta lógica. Este proceso se puede resumir en cinco pasos:
① Clasificación: divide la información contable recopilada en cuatro categorías principales: comprobantes, libros de cuentas, informes de contabilidad financiera y otras categorías.
②Año por año: Luego, en las cuatro categorías principales, los datos se clasifican año por año en orden cronológico.
③Numeración: una vez completada la división anual, los datos se organizarán en un orden determinado, comenzando desde "1".
Consejo: Si la empresa solo tiene una cuenta, se puede ordenar en orden cronológico. Si una empresa tiene varias cuentas, las diferentes cuentas se pueden numerar primero y luego numerarse cronológicamente dentro de cada cuenta.
(4) Catalogación: para facilitar la recuperación futura, cada archivo contable debe catalogarse en la categoría más baja. También lo llamamos "Lista de archivos" y puede ver el índice y el método de compilación en el archivo de respuesta contable.
Además, el catálogo debe realizarse por cuadruplicado, una copia debe quedar en poder del departamento de contabilidad corporativa y las tres copias restantes deben entregarse al departamento de gestión de archivos cuando se trasladen los archivos contables.
⑤ Almacenamiento: organice las cuatro categorías principales preparadas de archivos contables de arriba a abajo y organícelas de izquierda a derecha en cada capa en orden cronológico para completar el proceso de clasificación de archivos contables.
3. Transferencia de archivos contables
Los archivos contables no siempre son conservados por el departamento de gestión contable de la empresa. Una vez finalizado el año contable, los archivos contables de ese año pueden conservarse en el departamento de gestión contable de la empresa durante un año y luego transferirse al departamento de gestión de archivos para su custodia un año después. Durante el período de almacenamiento temporal, el cajero no puede hacerse cargo de los archivos contables.
Después de un año, cuando el departamento de gestión contable transfiere los expedientes contables, debe preparar una lista de transferencia de archivos contables y entregarla al departamento de gestión de archivos junto con los expedientes contables. Los archivos contables en papel deben conservarse en su embalaje original; los archivos contables electrónicos deben entregarse junto con los datos originales cuando se entreguen.
El departamento de gestión de archivos debe comprobar cuidadosamente la entrega de acuerdo con la lista de transferencia de archivos contables y comprobar la calidad de los archivos contables. Sólo después de la confirmación por ambas partes podrán firmar y sellar el formulario de entrega del expediente contable. La lista se elabora por duplicado y la conserva el departamento de gestión contable y el departamento de gestión de archivos, respectivamente.
Si los expedientes contables no pueden entregarse a tiempo por motivos laborales, el departamento de gestión contable debe obtener primero el consentimiento del departamento de gestión de archivos, y puede continuar conservando los expedientes contables con su consentimiento, y el período máximo no excederá de tres años.