¿Cuál es la importancia de la gestión de archivos de la empresa?

La importancia de la gestión de archivos es la siguiente:

1. La gestión de archivos es parte del trabajo de gestión administrativa y proporciona una referencia de gestión para la formulación de diversas normas y reglamentos del sistema. Si desea formular un sistema de gestión eficaz, debe confiar en los archivos como referencia. Por lo tanto, los archivos proporcionan una base para la toma de decisiones en algunos aspectos del trabajo de gestión.

2. Los archivos registran de forma detallada y veraz las distintas transacciones comerciales de la empresa, y sirven como comprobantes y referencias. Este tipo de registros comerciales proporciona diversos datos de gestión para la gestión de la empresa. La organización de archivos sobre varios proyectos promoverá el funcionamiento de toda la empresa y también puede mejorar continuamente la rentabilidad y el nivel de gestión del proyecto.

3. Los archivos están estrechamente relacionados con la cultura corporativa. Es una parte importante de la cultura corporativa y, al mismo tiempo, registra el desarrollo de la empresa. La cultura espiritual y los valores de la empresa. Es una manifestación que registra las diversas atmósferas culturales de la empresa. Las fotos reales y las imágenes reales son recuerdos reales de la empresa y experiencias preciosas de los empleados de la empresa. la empresa, por lo que juega un papel insustituible en la cultura corporativa.

4. La autenticidad del archivo determina que son datos poderosos proporcionados por la evidencia que realmente registra qué tipo de actividades comerciales realizaron las partes, en qué momento y dónde. puede proteger los intereses de las empresas y los empleados para que no sean perjudicados, garantizarlos legalmente y también aclarar las responsabilidades de todas las partes y reducir disputas innecesarias.

5. Los archivos son en realidad una especie de recurso educativo. Pueden utilizarse como material didáctico y de referencia cuando las empresas forman a los empleados porque, en comparación con otros materiales, son verdaderos registros y reflexiones. y convincente, especialmente los casos reales registrados en él.

Información ampliada:

1. La naturaleza de la gestión de archivos

La gestión de archivos es una labor de gestión, una labor de servicio y una labor política. La gestión de archivos no produce riqueza material y los archivos no son producidos y utilizados principalmente por las agencias de gestión de archivos y el personal de archivos. Es una profesión específicamente responsable de la gestión de documentos históricos formada por varios departamentos, por lo que es un trabajo de gestión.

Sin embargo, el sistema de gestión de archivos no es un sistema aislado, sino un componente indispensable de varios sistemas de gestión social. Servir a la práctica social proporcionando información de archivo es una de las características que distingue el trabajo de gestión de archivos de otros trabajos. Aunque el departamento de archivos también estudia archivos y realiza compilaciones y otras actividades, su propósito es satisfacer mejor las necesidades de la sociedad y sigue estando orientado al servicio.

En cada etapa de la historia social, la gestión de archivos debe servir a determinados servicios económicos, políticos y culturales, de lo contrario no existirá y será difícil desarrollarse. En una sociedad de clases, la gestión de archivos refleja ciertas relaciones e intereses de clase, está controlada por una determinada clase dominante y sirve a la economía, la política y la cultura de una determinada clase. Esta dirección de servicio es una expresión concentrada de la naturaleza política de la gestión de archivos. .

Dado que el contenido de los archivos está relacionado con los intereses políticos y económicos del país, todos los países, tanto chinos como extranjeros, tienen ciertos requisitos de confidencialidad para la gestión de archivos. Algunos archivos no están abiertos al público, mientras que la mayoría de los archivos. debe caducar en un plazo determinado. Se abrió más tarde. Esta confidencialidad es también una naturaleza del trabajo de gestión de archivos.

Al realizar la gestión de archivos, debemos seguir los principios de gestión centralizada y unificada de archivos nacionales, manteniendo la integridad y seguridad de los archivos y haciéndolos fáciles de usar. Centralización y unificación significa que todos los archivos nacionales deben ser almacenados de manera centralizada por varios tipos de instituciones de almacenamiento de archivos en todos los niveles establecidos por el Estado, y se deben formular regulaciones unificadas para su gestión.

1. Mantener la integridad tiene dos significados:

En primer lugar, es necesario garantizar que los archivos estén completos en cantidad y no incompletos; en segundo lugar, es necesario mantener la conexión orgánica; de los archivos en términos de calidad. No se pueden dividir, dispersar o apilar artificialmente en orden aleatorio.

2. Mantener la seguridad también tiene dos significados:

El primero es proteger los archivos mismos de daños y extender la vida útil de los archivos tanto como sea posible; los archivos contra daños intencionales y mantenga la confidencialidad de los archivos, no robados.

La facilidad de uso es el objetivo final de todas las actividades de gestión de archivos y también es un criterio para probar el trabajo de gestión de archivos.

Los archivos son testigos de la historia. Reflejan ciertos hechos históricos y no permiten manipulaciones o modificaciones arbitrarias. Por lo tanto, mantener la autenticidad de los archivos y mantener su apariencia original es uno de los principios que se deben seguir en los archivos. trabajo de gestión.

2. El papel de la gestión de archivos

El sistema de gestión de archivos es uno de los componentes de todo el sistema de información documental nacional y ocupa una posición importante en las capacidades científicas de todo el conjunto. sociedad y se ha convertido en un sistema de información social, la piedra angular del sistema. La gestión de archivos no sólo tiene significado para el trabajo y la producción de las unidades locales, sino también para toda la sociedad. No sólo tiene un significado actual y realista, sino que también tiene un significado histórico y de largo plazo.

Materiales de referencia: Gestión de archivos-Enciclopedia Baidu