¿A qué debes prestar atención cuando viajas al extranjero para participar en exposiciones?
Prepara cuidadosamente un plan de cuenta regresiva antes de la salida. Una vez que haya seleccionado la próxima exposición, debe hacer un plan de cuenta atrás y publicarlo en los departamentos pertinentes de la empresa para que todos los empleados puedan verlo en cualquier momento y no se pierdan pasos relevantes:
12 hace meses
Elegir una exposición y nombrar un director del "Proyecto de exposición";
Preparar un informe de presupuesto del proyecto;
Determinar la ubicación del stand;
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Seleccione los productos que se mostrarán;
Encuentre el grupo de clientes objetivo y filtre.
Hace nueve meses
Diseño de stand;
Preparación de materiales de exposición (embalajes);
Conexiones programadas de agua y luz;
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Reservar servicios de stand (limpieza, alquiler de teléfono, conexión a Internet, etc.);
Determinar plan de comunicación e intercambio;
Por primera vez, visitar la exposición seleccionada Enviar un folleto anunciando su participación en la exposición.
Hace 1 mes
Enviar invitación;
Enviar productos y conocimientos de embarque/documentos relacionados;
Enviar comunicado de prensa.
Regla 2: Formar un equipo dedicado a la exposición.
Teniendo en cuenta la imagen de marca de la empresa, se debe seleccionar cuidadosamente el personal que representará a su empresa en la exposición. La elección del equipo responsable del stand
Esto depende de los recursos económicos del expositor y de la imagen que quiera proyectar.
El equipo puede incluir:
Personal técnico y comercial responsable de presentar las ventajas del producto a la audiencia;
Uno o más guías turísticos para garantizar que la audiencia puede comunicarse con la persona de negocios para establecer una conversación/contacto;
un traductor.
El organizador de la exposición puede proporcionar guías turísticos y traductores. Es una buena idea capacitar a los guías turísticos antes del espectáculo para familiarizarlos con los miembros del equipo de su empresa y sus respectivas responsabilidades, de modo que puedan guiar a los visitantes hacia la recepcionista adecuada.
El director de proyecto responsable de operaciones deberá permanecer en el stand. A la hora de elegir entre el personal un director para este "proyecto expositivo", lo mejor es elegir a alguien que domine el inglés e incluso hable el idioma del país donde se celebra la exposición. Si nadie en el equipo de exposición habla inglés, al menos debería seleccionar a un colega con experiencia en exposiciones europeas para que sea el director.
No importa si los miembros del equipo han participado en la exposición o no, es necesario capacitarlos antes de ir a la exposición. Es importante que todos comprendan los objetivos del negocio para que sientan que tienen un papel importante que desempeñar en esta nueva misión. Además, la promoción de productos en exposiciones es en realidad lo mismo que las negociaciones comerciales normales. Este concepto debe tenerse en cuenta en la formación, especialmente en cuanto a la forma de hablar con los clientes, cómo actuar ante la competencia, los principios de la conversación y el seguimiento de la información.
Participar en una exposición es una prueba dura, especialmente en términos de condición física, por lo que debes elegir empleados que sean positivos y enérgicos para que sean tus embajadores durante la exposición. En general, lo ideal es un equipo de entre 3 y 5 personas, ya que así se garantiza que siempre habrá dos personas en el stand.
Regla 3: Haz que todos sepan sobre ti y consigue la mayor audiencia.
Para participar en una feria comercial, su primera prioridad es ganar visibilidad en su mercado objetivo. Para ampliar el flujo de visitantes al stand, es necesario publicitar y comunicar este evento con antelación. A continuación se presentan algunas herramientas que puede utilizar para promocionar y comunicarse con otros en el período previo a su feria comercial.
Información del correo
Consiste en entregar información a todos los clientes potenciales. El contenido puede ser que su empresa está a punto de participar en esta exposición, y también se adjunta la ubicación del stand (sala de exposición y número de stand). También es posible adjuntar folletos y eventos (cócteles, presentaciones, concursos con premios, etc.) durante las visitas a ferias o exposiciones. Estos materiales se pueden enviar dos veces. La primera vez fue hace dos meses. Podías enviar mensajes de texto para informar a todos que ibas a participar en la exposición. La segunda vez fue hace dos semanas, puedes enviar una invitación para recordarles a todos que quieres asistir. Enviar materiales dos veces garantiza una mayor tasa de respuesta. No olvides invitar a periodistas profesionales relacionados con tu área de negocio.
Catálogo oficial de la exposición
El acceso al catálogo de la exposición tiene un costo. Simplemente complete el formulario enviado por el organizador de la exposición. Una vez registrado en el catálogo, cada expositor puede obtener un diseño único. Aparecer en este directorio dará a conocer su participación a todos los visitantes, ya que normalmente ellos diseñarán su propio itinerario en base a la información del expositor contenida en el directorio.
No olvide proporcionar el logotipo de su empresa. Si el logotipo está compuesto de caracteres chinos, se puede traducir a caracteres locales.
Nota de prensa
Presenta brevemente el ámbito de negocio de su empresa y se envía a todos los periodistas asistentes a la exposición. Generalmente se utiliza para promocionar un nuevo producto, incluyendo: información general sobre la empresa y su producción; introducción de productos clave, lobby de ventas y objetivos de marketing para encontrar socios;
Estos materiales suelen incluir fotografías y especificaciones breves de los productos relevantes. Los comunicados de prensa se pueden colocar en la oficina de prensa para que los periodistas los lean libremente. Generalmente, se instalará una oficina de prensa en cada exposición. De esta forma, podrá publicar un artículo presentando su empresa en una revista profesional (gratis).
Medios
Los organizadores de la exposición anunciaron las novedades de la exposición a través de agencias de noticias, estaciones de televisión y estaciones de radio. Puede colocar anuncios impresos en catálogos de exposiciones y revistas profesionales. Los anuncios en revistas locales pueden incluir la feria comercial y el sitio web de su empresa para que los visiten los lectores interesados.
Regla 4: La comunicación dentro del stand es importante.
Los productos y servicios del expositor no son de la calidad suficiente para generar tráfico de visitantes frente a su stand. Lograr este objetivo debe depender del rendimiento del producto, las habilidades de presentación y la iniciativa del personal del stand.
El diseño general del stand (combinación de colores, diseño del logotipo, ubicación de las muestras, etc.) es muy importante para su participación en la exposición europea. Naturalmente, el público está dispuesto a visitar el stand más bonito y ordenado. Incluso antes de conocer la calidad de sus productos, juzgarán su negocio en función del tamaño de su stand. Incluso si hay productos muy buenos, se exhibirán en un stand mal diseñado, lo que indica que el producto es deficiente.
Lo mejor es traer objetos expuestos a la exposición. Pero si no puede ir al grano, también puede utilizar palabras comerciales e imágenes relevantes para presentarlo. Es absolutamente necesario traducir estos materiales escritos a los idiomas locales. La introducción en chino es ineficaz porque pocos europeos entienden el chino. Asimismo, no es necesario mostrar toda la gama de productos. Para aclarar la dirección del marketing de su producto, es mejor mostrar sólo sus productos básicos y productos líderes. Al mismo tiempo, es mejor presentar el producto mediante demostraciones, animaciones o efectos de iluminación para reflejar su valor. La presentación debe adaptarse a las preferencias de sus clientes objetivo y reflejar la imagen que espera lograr como empresa. Para ayudarle a realizar su estrategia de comunicación de stand, será mejor que recurra a una empresa de planificación profesional en Europa, porque entienden los gustos de los consumidores europeos.
Para resaltar tus productos o servicios, tu stand de exposición debe ser distintivo. Pero no es necesario que su stand sea demasiado solemne para llamar la atención. Un poco de frescura y actividad bastarán. Por lo tanto, la decoración del stand y el entorno circundante del stand son áreas en las que es necesario trabajar duro. Puede utilizar elementos visuales para captar la atención del público, como utilizar carteles para mostrar productos del mismo tamaño, mostrar películas, presentaciones de diapositivas o incluso efectos de iluminación. También puede funcionar utilizar el olfato, el gusto y el oído para atraer la atención. De hecho, algunos puestos despiertan el interés del público llamando su atención. Por lo tanto, es muy importante que la atmósfera del stand permita al público concentrarse e ignorar el ruido de fondo de la exposición.
Además del envío de materiales y anuncios de noticias, la comunicación se realiza principalmente durante la exposición. El stand debe estar preparado con antelación para dejar una profunda impresión en el público. Para lograr este objetivo, se pueden utilizar las siguientes herramientas de comunicación:
Carteles publicitarios: se pueden utilizar para proporcionar información corporativa a los visitantes del stand. Los carteles pueden anunciar la ubicación del stand fuera del stand.
Paneles publicitarios: generalmente contienen la misma información que los carteles. Pero como están en el suelo y a la altura de los ojos, parecen más prácticos que los carteles.
Folletos plegables y catálogos de productos: presente brevemente la gama de productos de la empresa.
Carpeta: Proporciona una introducción a la empresa y ámbito de negocio.
CD-ROM o DVD: Puede reemplazar carpetas y folletos, brindando toda la información de su empresa a su audiencia de una manera más rica y atractiva. Por supuesto, el contenido de estos materiales de comunicación debe estar íntegramente en el idioma local o al menos en inglés.
Productos promocionales: (bolígrafos, encendedores, tarjeteros, etc.) te permiten dejar una impresión duradera en tu audiencia. ¿Por qué no preparar algunos pequeños obsequios para los espectadores interesados?
Muestras: Brindan a la audiencia la posibilidad de probar el producto; de ser posible, trae una cantidad considerable de muestras para que el sistema pueda proporcionárselas a la audiencia: competirás con competidores que no envían. o envía menos muestras Mantén la distancia porque tu negocio ganará una mejor imagen.
Regla 5: El arte de aceptar al público
La forma en que el responsable del stand recibe al público europeo es muy importante. Después de la calidad del producto y el nivel de distribución del stand, el nivel de recepción es el segundo más importante ya que quedará en la memoria del público. Aquí hay una lista de actitudes que se deben afirmar y evitar:
Actitudes positivas en el stand:
La gente sonríe para reflejar la imagen dinámica del stand;
Dejemos que la audiencia navega, encuentra tu propio centro de interés;
Cuando la audiencia muestra interés en un producto, habla con la audiencia en el momento adecuado;
Busca oportunidades para conocer a la audiencia Conversación cara a cara y hablar con ellos con una sonrisa;
El stand siempre debe estar "activo" y los empleados siempre deben estar activos (organizando documentos, reorganizando exhibiciones, etc.). ).
Pídales que se sienten y descansen;
Los empleados siempre deben estar bien vestidos y sus hábitos de vestimenta deben cumplir con los requisitos europeos (traje formal, corbata), incluso si el stand está caliente.
Actitudes a evitar:
Personal parado rígido frente al stand sin una sonrisa;
Empleados leyendo periódicos con la cabeza gacha;
Los empleados se reunieron en el stand y la audiencia dudó en entrar y visitar;
Tan pronto como la audiencia pasó por el stand, los empleados saltaron frente a ellos:
El uso fue demasiado profesional desde el principio del plazo;
Mantener el cubículo vacío, aunque sea por poco tiempo.
Regla 6: No olvides visitar los stands de tus competidores.
En preparación para una feria comercial antes de viajar a Europa, puede designar a un expositor para que visite el stand de un competidor y se haga pasar por su cliente potencial. Por supuesto, deberán estar ocultos y no podrán aparecer en su propio stand con otros empleados expositores.
Su misión es maximizar la información sobre los stands de sus competidores y sus estrategias de marketing. Cada noche durante la feria, en su hotel, pídale a este empleado que informe sobre la información que ha obtenido para que pueda entender lo que están haciendo sus competidores.
Esto es lo que sus empleados "inteligentes" deberían poder obtener de sus competidores:
◆Materiales de presentación de productos;
Sistema de precios: pretenda presentarles productos que son de interés para obtener un posible resultado final para la negociación de precios;
◆Tráfico de visitantes en su stand: ¿Hay muchos visitantes?
◆Diseño del stand: ¿Cómo es el efecto del diseño? ¿Satisface el gusto de los consumidores europeos?
◆El número de empleados en el stand;
◆¿Dónde se superan sus stands?
◆¿Cuáles son las desventajas de su puesto?
Cada noche, es necesario elaborar un informe resumido basado en el stand del oponente y enviarlo a la sede de China por fax o correo electrónico para informar a los empleados de China. Pueden entrenar a este empleado de "inteligencia" para que la próxima vez que vaya al stand de un competidor a hacer preguntas, pueda hacerle las preguntas cuyas respuestas más desee.