Ejemplo de plan de planificación de reuniones a gran escala de una empresa

Ejemplo del plan de planificación de conferencias a gran escala de la empresa (1) Para mostrar el rápido desarrollo de la empresa, mejorar la amistad y mejorar la cohesión, se celebra especialmente una conferencia a gran escala en el décimo aniversario de la establecimiento de la empresa. Al recordar los diez años de altibajos de la empresa, esperamos un futuro brillante.

Planificación básica de la reunión

1. Participantes y unidades

Líderes de la empresa, líderes de asociaciones industriales, departamentos gubernamentales relevantes, medios de comunicación, proveedores y representantes de clientes, Corporativo. personal de reuniones.

Requisito: Hacer una lista detallada y determinar el número de personas, sin errores.

2. Hora y lugar

La fecha es el día determinado del año y mes determinado en que se constituyó la empresa. La ubicación es la sala de exposiciones de conferencias de negocios y el departamento de catering del xx Business Club Lobby 1.

En tercer lugar, el tema y contenido de la reunión

Tema: celebrar el décimo aniversario del establecimiento de la empresa, revisar el desarrollo de la empresa durante los últimos diez años y resumir la experiencia en todos los aspectos. de desarrollo. Y presentar ideas de desarrollo y medidas de trabajo para los próximos cinco años para hacer un buen trabajo en nuestra empresa y llevar nuestra carrera a un nuevo nivel.

Esperamos que cada empleado de la empresa establezca una perspectiva de carrera y desarrollo de dedicación a la empresa, se esfuerce por mejorar su propia calidad y la calidad del servicio, trabaje desinteresadamente, contribuya desinteresadamente y haga contribuciones en el futuro. .

Contenido:

Contenido del Parlamento

La distribución de la información debe realizarse después de que los invitados estén sentados y antes de que la reunión esté lista para comenzar. Estas solicitudes deben ser precisas, rápidas e inequívocas.

La promoción del desempeño de la empresa debe realizarse bien para expandir aún más la imagen de la empresa. A través de esta reunión de celebración del décimo aniversario, los departamentos relevantes conocerán la fortaleza económica de la empresa y los departamentos gubernamentales conocerán la contribución de la empresa a la sociedad y al medio ambiente. país. Proporcionar a los proveedores y representantes de los clientes una comprensión más completa de las operaciones de nuestra empresa. Los empleados se sienten más motivados por su confianza. La mejora del rendimiento es la máxima prioridad.

Presentación del producto. Nuestras reuniones cuentan con una gran asistencia e involucran a todos los aspectos de la población. La promoción de productos en el sitio puede lograr mejores resultados de lo habitual. Los folletos se imprimen y distribuyen durante la publicidad y las explicaciones. El folleto debe tener imágenes y descripciones simples para que las personas se sientan bien cuando lo tomen y lo lean.

Elogio al personal. El reconocimiento de talentos destacados es un vínculo indispensable. Este vínculo puede mejorar en gran medida el entusiasmo de los empleados y promover la solidificación de la fortaleza central de la empresa. Mejorar la competitividad general de las empresas. En términos de elogio, las recompensas materiales y espirituales deben combinarse para que los empleados se sientan más preocupados y considerados por la empresa.

Proceso de organización de reuniones

Transporte. Debido a que es una reunión anual a gran escala, debe haber sucursales y departamentos de distribución en el extranjero. Luego hay que considerar los vuelos y las llegadas de trenes. Antes de eso, envía a alguien a Jetstar para que lo reciba. No te lo pierdas. Preciso al minuto. Los departamentos del gobierno local y los departamentos pertinentes deben responder temprano. Considere también el transporte entre los lugares de los huéspedes y el alojamiento. El departamento de logística debe tener arreglos detallados para rutas y horarios. Es necesario disponer de vehículos para el transporte de los huéspedes y quienes vengan de fuera de la ciudad deberán reservar los billetes con antelación. El nivel del vehículo deberá estar equipado según la identidad del huésped.

La distribución de la sala de conferencias. El diseño de la sala de conferencias debe organizarse con antelación y revisarse en el lugar. Algunos equipos como sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, podios, etc. deben ser revisados ​​antes de continuar. La famosa marca debe controlarse bien y colocarse en la posición correcta sin cometer ningún error. Los visitantes deben ser dirigidos y sentarse en un camino despejado. Deben existir medidas de escape en caso de incendio.

Problemas de alojamiento. Cuando se alojan huéspedes extranjeros, deben considerar la clasificación de estrellas del hotel y el tipo de habitación, así como si cuentan con comunicaciones de larga distancia, artículos de tocador, bebidas, acceso a Internet y otros servicios en la habitación.

Restauración. Las comidas pueden realizarse en forma de buffet. La cantidad de comida debe determinarse según el número de personas y la combinación de comida china y occidental debe ser equilibrada. Hay que distinguir claramente los grados de las bebidas, las hay altas y bajas, y recuerda no desperdiciarlas. El buffet es conveniente para que coma la mayoría de la gente y no habrá tabúes para las minorías étnicas debido a la gran cantidad de personas.

Actividades escénicas. Comuníquese con el equipo de desempeño con anticipación* * * y negocie con el equipo de desempeño. Entre ellos, debería haber promoción de marca y efectos humanistas sobre la empresa. El equipo de desempeño debe tener ciertas cualidades y habilidades. La grabación se realizará in situ. Deberían realizarse 2 o 3 ensayos antes de la actuación oficial. Performance: Hay canciones para cantar. Puedes contratar cantantes famosos para que actúen por tu cuenta. El espectáculo de danza debe ser atmosférico y sobrio, y deben incluirse todo tipo de efectos. También necesitas prepararte más para los bocetos lingüísticos.

La gente siempre ha amado los programas de idiomas y dichos programas pueden despertar el interés de la gente. Estoy profundamente impresionado por el desempeño y las actividades de la empresa.

Controlar la atmósfera del recinto. Como empresa de productos de alta tecnología, debe ser formal y animada, y encarnar la juventud, la informatización y la tecnología. Recuerde no entrar en pánico cuando se encuentre con alguien para romper el hielo y utilice obsequios para movilizar el entusiasmo de quienes se encuentran en el lugar.

En cuarto lugar, elabora una agenda de la reunión.

Los asistentes se registran y distribuyen los materiales de la reunión.

El anfitrión presenta a los invitados, el tema de la reunión, la bienvenida y el discurso de los líderes de la empresa.

Discurso del líder: 1. El presidente de la empresa pronunció un discurso. 2. Habla el representante del director del departamento.

Habló el representante del cliente proveedor.

Habló el homenajeado.

Discursos de los líderes gubernamentales.

El líder de la empresa anunció el final de la reunión.

Presupuesto verbal (abreviatura de verbo)

Detalle de partidas de gasto como locales, catering, vehículos, souvenirs, horas extras del personal de servicio, publicidad, etc.

La información financiera general específica es resumida por el Departamento de Administración.

Verbo intransitivo estructura organizativa

Establecer una reunión del grupo de trabajo para aclarar el personal y la división del trabajo. Hay un departamento de logística, un departamento de planificación, un equipo de redacción, un departamento de relaciones públicas y un departamento de publicidad.

El departamento de logística es responsable del diseño del lugar, la impresión de marcas, el equipamiento de los vehículos y las reservas de hotel. El departamento de logística es el más importante. Debe cooperar bien con varios departamentos y estar preparado para responder a los ajustes de varios departamentos en cualquier momento.

El departamento de planificación es responsable del proceso de pensamiento y creatividad de toda la reunión. ¿Cómo hacer que las reuniones resalten la cultura corporativa y sean novedosas? El departamento de planificación debe tomar decisiones lo más rápido posible y reportar información a los líderes de manera oportuna para que otros departamentos tengan tiempo de prepararse.

El equipo de redacción debe llevar actas de las reuniones y resumir la historia de la empresa durante los últimos diez años. La tarea es enorme y los discursos, comunicados de prensa y folletos deben ser exhaustivos.

El departamento de relaciones públicas debe hacer un buen trabajo en recepción y banquetes. Gran parte de la imagen y el gusto cultural de la empresa reside en la publicidad impulsada por el departamento de relaciones públicas. Ser fachada es un trabajo imprescindible para una empresa. El departamento de relaciones públicas debe anteponer la imagen corporativa.

El Departamento de Propaganda coopera con el Departamento de Logística y el Departamento de Relaciones Públicas para realizar ajustes en cualquier momento para contribuir a la promoción de toda la conferencia. El Departamento de Propaganda es responsable de distribuir souvenirs y otras actividades durante la reunión. y contactos con los medios y comunicados de prensa.

7. Manejo de emergencias.

Las actividades de las reuniones a gran escala deben centrarse en los puntos clave, la fecha permanece sin cambios, el tema permanece sin cambios, la mayor parte del personal está en su lugar y el cronograma y las medidas de seguridad son exitosos.

Las instalaciones de protección contra incendios del recinto deberán estar inspeccionadas y en su lugar. Es necesario respaldar las cuestiones de liderazgo. Si el líder que pretende hablar no está presente, se puede dar el siguiente paso de manera oportuna.

Ejemplo de plan de planificación de reuniones a gran escala de una empresa (2) 1. El plan de planificación temática para la reunión anual de la empresa

Xx reunión resumida anual de fin de año de la empresa y la dirección de desarrollo de la empresa para el nuevo año.

2. Hora de la reunión anual Plan de planificación de reuniones anuales de la empresa

20xx X X X /p>

3. >Xx Salón de banquetes multifuncional del Hotel

IV. Asistentes a la reunión anual

Todos los empleados de la empresa

Verbo (abreviatura de verbo) El proceso y disposición del plan de planificación de la reunión anual de la empresa

El proceso y organización de la reunión anual El acuerdo incluye las dos partes siguientes:

(1) Agenda de la reunión de fin de año

(2) Organización de la cena de la reunión anual y presentaciones del programa creativo.

Verbo intransitivo La preparación y precauciones relacionadas para la reunión anual en el plan de planificación de reuniones anuales de la empresa.

(1) Aviso y publicidad de la reunión anual: la oficina de la empresa emitió hoy un aviso por escrito de la reunión resumida de fin de año de 2018 a todos los departamentos gubernamentales y departamentos de proyectos para publicitar y promover las actividades de esta reunión anual. reunión para que todos puedan Empleados saber.

(2) Producción de pancartas

(3) Compra de artículos: regalos de rifas, regalos del zodiaco, premios de juegos, asientos para conferencias (para reuniones), bolígrafos, papel, tarjetas de asiento para empleados ( (para comidas), artículos necesarios para la decoración del lugar, artículos para juegos, cajas de lotería; agua mineral necesaria para reuniones, bebidas necesarias para la cena y diversos frutos secos y refrigerios.

(4) Disponga de personal de cámara en el lugar para que haga un buen trabajo filmando reuniones y actividades.

Siete.

Las tareas de preparación de reuniones anuales del plan de planificación de reuniones anuales de la empresa

Incluyen principalmente: personal previo a la reunión, coordinadores de mitad de período, anfitrión del escenario de la conferencia, anfitrión del escenario de la cena, adquisición de productos, decoración del lugar, pancartas, certificados, puestos de nombres Personal de producción, reserva de flores y fotografía en el lugar.

Ejemplo del plan de planificación de conferencias a gran escala de la empresa (3) El marketing de conferencias en la industria cosmética, llamado conferencia terminal en la industria profesional, ha logrado muy buenos resultados. Se ha llevado a cabo vigorosamente en los últimos años, con diversos métodos y contenidos. Ahora se ha convertido en una de las actividades más poderosas para promover las ventas de productos y difundir el conocimiento del producto. Sin embargo, a muchas empresas no les va bien porque sus ideas no son claras, sus objetivos no son claros, sus planes no son innovadores y su ejecución no está en marcha.

La clave es que no existe un plan serio y sistemático para la reunión, o algunos no tienen ningún plan. Muchos líderes empresariales sólo piensan en qué hacer y dónde hacerlo, pero no siempre logran resumirlo bien. No conocen las razones clave y no pueden aprovechar las reuniones terminales para desempeñar el papel y el encanto del marketing de conferencias. Entonces, ¿cómo planificar una reunión terminal? Basado en mi experiencia personal, hice un resumen y un arreglo. Espero discutirlo con amigos en la industria y hacer un buen trabajo en marketing de conferencias.

Para hacer un excelente plan de marketing de conferencias, primero debes enumerar los elementos principales del marketing de conferencias, o se puede decir que primero delineas el contenido importante, que es como construir una casa y levantar vigas. columna. muro. Estas piezas son indispensables. Mientras se construyan estas importantes estructuras, la casa no colapsará. Asimismo, con estos elementos el plan no se desviará mucho y luego se enriquecerá y modificará aún más según la situación concreta. Será tan hermoso y funcional como una hermosa arquitectura. Estos elementos incluyen lo siguiente:

Primero, haga un análisis de los antecedentes del mercado local.

Esto requiere que los organizadores de eventos tengan una comprensión completa del mercado objetivo, incluido el desarrollo económico, la capacidad del mercado, los hábitos de consumo y las preferencias de los clientes objetivo, las actividades de los productos y la base teórica de la creatividad de las actividades de la conferencia, que es decir, qué características psicológicas y de consumo de los clientes deben utilizarse, o qué ventajas pueden estimular suficientemente a los consumidores; de lo contrario, los consumidores fracasarán si no participan. Este es el origen de toda la planificación del evento de la conferencia y también se puede decir que es la razón por la que se puede realizar el evento.

2. El tema de la reunión

El tema de la reunión es el letrero. Un buen tema puede determinar el entusiasmo de los consumidores por participar. Utilice las características psicológicas de las personas, como la curiosidad y la búsqueda de ganancias, y chismee tanto como sea posible para despertar el apetito de los consumidores objetivo y atraerlos.

Tres. El propósito de la actividad

Solo cuando el propósito de la actividad está claro se puede encontrar la dirección de su realización. No mires lo que hacen los demás, cópialo tú mismo. Las marcas difieren de una marca a otra y existen grandes diferencias entre las distintas empresas. Debes encontrar tu propio propósito en función de tu situación real, que es lograr ventas in situ. ¿O construir una marca? ¿O quieres lograr múltiples objetivos? En resumen, debes establecer el propósito de la reunión que más te convenga y dejar que las actividades de la reunión desempeñen su máximo papel, de lo contrario, es como disparar una flecha sin encontrar el objetivo, y es posible que ni siquiera sepas qué tipo de resultados obtendrás. .

Cuatro. El contenido y procedimientos de la reunión

Esta es la clave de las actividades de la reunión, que incluye muchos aspectos. Si no hay una buena planificación, puede conducir directamente al fracaso de la conferencia. Según el orden cronológico, se puede dividir en tres etapas: antes de la conferencia, durante la conferencia y después de la conferencia.

Antes de la reunión, puede desarrollar actividades de relaciones públicas de acuerdo con la situación para generar impulso para el evento. Por ejemplo, comuníquese con la estación de televisión con anticipación y pídale que lo transmita en forma de noticias. , o cooperar con los medios de comunicación en forma de productos de regalo para promocionar el evento. También se puede combinar con actividades de bienestar público actualmente defendidas por agencias gubernamentales como la Federación de Mujeres para aumentar las oportunidades para que los medios informen de manera proactiva y el apoyo de las autoridades competentes para ampliar la influencia de las empresas. También hay soporte para artículos blandos, diseño de temas y promoción en medios impresos, que pueden atraer a más clientes objetivo a participar. También debemos reservar el lugar y distribuir las entradas con antelación: si las entradas se distribuyen entre 3 y 5 días antes de la fecha del evento, el diseño de las entradas debe ser bonito y atractivo, y el contenido debe ser atractivo. El objetivo de distribución depende de los clientes objetivo del producto. Por ejemplo, para atraer a grupos de consumidores de alto nivel, puede dirigirse a mujeres con una buena base económica, principalmente propietarias de tiendas a lo largo de la calle, trabajadores administrativos, así como empleados de correos y empresas. telecomunicaciones, bancos, industria y comercio, impuestos, electricidad, empresas de comunicaciones, profesores, médicos y funcionarios y otros colectivos. Haga el diseño del lugar con anticipación, designe a una persona responsable de los materiales, dispóngalos en su lugar, divida el trabajo, ajuste la iluminación y el sonido y realice los ensayos. Para garantizar la calidad y el orden de la reunión, los boletos deben verificarse antes de que comience la reunión. Los participantes deben ingresar con boletos, que deben completarse en su totalidad, y los clientes no objetivo (generalmente hombres y niños) son estrictamente controlados. .

En la reunión se debe fijar el programa de la reunión.

El procedimiento de la reunión general es el siguiente: primero, el anfitrión sube al escenario para anunciar el inicio de la reunión, y los empresarios y representantes de varias marcas de fabricantes pronuncian discursos de bienvenida. Luego, el conferenciante habla sobre conocimientos de belleza y atrae a clientes afortunados para que experimenten los productos, al mismo tiempo que demuestra habilidades y técnicas de cuidado de belleza en el lugar o simplemente pronuncia un discurso de apertura. Se intercalaron cantos, bailes, artes escénicas y juegos interactivos, y se repartieron obsequios y souvenirs. Puede realizar publicidad y promoción en el sitio para los miembros, y realizar pedidos y ventas de productos junto con las políticas promocionales. Finalmente, se sortearán varios premios (esto asegurará que los participantes no abandonen a mitad del camino).

El arreglo después de la reunión suele ser el siguiente: al día siguiente de la reunión, se puede ir a la tienda a solicitar una tarjeta de socio con el boleto verificado por el partido, hacer regalos y avisar a los clientes. la ubicación del punto de venta del producto también puede realizar un seguimiento de los pedidos por teléfono, comprender el uso de los clientes, brindar servicio posventa y ventas conjuntas, y aumentar la fidelidad y las compras de los clientes.

Materiales necesarios para las actividades verbales (abreviatura de verbo)

Según el contenido de la reunión, en términos generales, los materiales necesarios para las reuniones terminales de cosméticos incluyen principalmente lo siguiente: productos para el cliente experiencia, premios productos, premios para sorteos (la mayoría tienen sorteos), display y artículos promocionales como etc.

Lugar de reunión del verbo intransitivo

El lugar puede depender de la reunión específica, como un hotel, cine, auditorio de escuela, etc. , el número de personas que se pueden alojar cumple con los requisitos de la reunión. Generalmente se requiere buena iluminación, instalaciones de sonido, pizarras, micrófonos inalámbricos y otros elementos.

Siete. Composición del personal

De acuerdo con los requisitos del contenido de la reunión, el personal se puede organizar antes de la reunión, incluidos modelos y animadores, anfitriones, conferenciantes, personal de servicio del lugar, inspectores de boletos, registradores, azafatas, directores de conferencias y Los camarógrafos esperan.

8. Hacer un buen trabajo en el análisis de costes de inversión y en la elaboración de presupuestos.

Al analizar el monto de inversión en las actividades del congreso, se pueden estimar los gastos requeridos y calcular si la inversión y el retorno son razonables en función de los objetivos esperados. Generalmente incluyen los costos de producción de boletos y materiales promocionales de exhibición, el costo de los premios utilizados y los costos de personal de la experiencia, como salarios, alojamiento y comidas para conferenciantes, animadores y otros costos de vehículos, medios y relaciones públicas; costos. Si la reunión la celebran conjuntamente los fabricantes, también deberá indicarse la proporción de participación entre el fabricante de cosméticos y el almacén de terminales.

Nueve. Plan de contingencia para las actividades de la conferencia

Para hacer frente a emergencias y problemas durante las actividades de la conferencia, es esencial desarrollar un plan de preparación para emergencias. En vista de algunos factores inciertos, sólo contramedidas cuidadosas pueden garantizar el desarrollo fluido de la reunión y su efecto efectivo.

Finalmente, después de las actividades de la conferencia, es necesario analizar y resumir a tiempo, descubrir las razones del éxito o el fracaso y mejorar y mejorar continuamente, para que el plan de planificación sea cada vez mejor. y el marketing de conferencias puede tener cada vez más éxito.