Conocimientos de secretaria: trabajo secretarial de secretarias

(1) Medidas laborales

La confidencialidad de la información es una de las responsabilidades básicas e importantes de todos los empleados, y es el requisito mínimo para velar por los intereses del país y de la organización. .

La seguridad y confidencialidad de la información distribuida por los transportistas suele incluir:

1. Seguridad y confidencialidad de la información oral

2. Seguridad de la información en papel y confidencialidad del trabajo<. /p>

3. Trabajo de seguridad y confidencialidad de la información electrónica

Cómo garantizar la seguridad de la información, se pueden adoptar diferentes medidas para diferentes soportes de información:

1. de información oral

(1) Durante la capacitación previa al trabajo, se les dice a los empleados que no discutan información confidencial sobre la unidad dentro o fuera de la organización, incluso con otro personal, clientes, amigos o familiares;

(2) No proporcione información confidencial por teléfono, teléfono móvil o contestador automático sin confirmar la identidad de la otra parte y si está autorizada a obtener la información;

(3) Solamente proporcionar a los visitantes información permitida por la organización si excede el alcance, informarlo a su superior;

(4) Transmitir la información de la reunión de acuerdo con los requisitos de la reunión.

2. Mantenga segura la información en papel

La información en papel incluye texto, tablas, gráficos y otra información que utiliza papel, diversas películas y otros materiales como soportes. se pueden utilizar los siguientes métodos:

(1) Todos los documentos o materiales confidenciales deben estar firmados y registrados.

(2) Los documentos u otros documentos La información confidencial solo debe enviarse o circularse; al personal autorizado y debe firmar para recibirlo;

(3) Al entregar documentos o información confidencial, deben llevarse en carpetas o cajas para evitar la pérdida de confidencialidad o estar dispersos y perdidos;

(4) Toda la información confidencial debe clasificarse en carpetas especiales, claramente marcadas como "confidencial" y guardarse en gabinetes ignífugos con llave;

(5) Al salir de la oficina, no deje información confidencial y documentos en el escritorio. Cerrar los cajones o armarios, y cerrar las puertas y ventanas;

(6) Enviar información confidencial por correo postal y correo electrónico, el sobre debe estar sellado y marcado como "Secreto o Confidencial";

(7) Para garantizar la seguridad, el personal puede entregar información altamente confidencial al destinatario en persona;

( 8) Después de la copia, se debe tomar el original confidencial. lejos y no debe dejarse en la placa de vidrio;

(9) Al enviar por fax información confidencial, se debe utilizar equipo técnico con funciones de confidencialidad o se debe exigir al destinatario que la recoja a tiempo en el fax. máquina;

(10) La información en papel extremadamente importante y poco utilizada se puede convertir en microfilm y almacenarse en una caja fuerte del banco;

(11) ), los documentos confidenciales ya no serán necesarios. ser triturado.

3. Garantizar la seguridad de la información electrónica

(1) El monitor de la computadora debe colocarse donde otros no puedan ver la pantalla. Si un visitante se acerca, la página debe cerrarse rápidamente. baje el brillo o guarde su información y apague el monitor;

(2). Al imprimir materiales confidenciales en una computadora, la persona debe permanecer en la máquina y ser responsable de guardarlos y entregarlos;

(3). Antes de enviar información electrónica, debe verificarse con el superior y no puede entregarse a personas no autorizadas;

(4). código de identificación y la contraseña deben mantenerse confidenciales y cambiarse con frecuencia;

(5) Las contraseñas deben usarse para proteger los datos de la computadora y cambiarse periódicamente;

(6) Las computadoras deben ser revisado y desinfectado regularmente para detectar virus y, por razones de seguridad, no instalar programas prestados;

(7) Se debe realizar una copia de seguridad de los archivos importantes y almacenarlos en un lugar seguro y cerrado, pero recuerde que los discos no pueden almacenados en lugares demasiado calientes o demasiado fríos;

(8) Los disquetes que contienen información confidencial no deben sacarse de la unidad para evitar que los datos caigan en manos de personas que no deberían haberlo hecho. acceso a la información;

(9) Si es posible, se debe instalar un sistema de alarma en la computadora para evitar el robo de información.

(2) Asuntos relacionados

El trabajo de confidencialidad de una organización se basa en la seguridad y los intereses de la unidad, controlando la información secreta dentro de un determinado alcance y tiempo, e impidiendo que La filtración y la utilización son medios y medidas necesarios para realizar plena y eficazmente su propio valor.

1. Varios aspectos a los que las secretarias deben prestar atención en el trabajo de confidencialidad

(1) Confidencialidad de los documentos.

Las secretarias a menudo tienen que lidiar con diversos documentos, información, gráficos, etc. Esta es una característica importante del trabajo de secretaría. El secretario debe tener un fuerte sentido de confidencialidad y conscientemente debe hacer un buen trabajo al recibir, transmitir y mantener documentos e información confidenciales, y no debe leer nada que no deba verse y no debe decir nada que no deba decirse.

(2). La reunión se mantendrá confidencial.

Las secretarias a menudo tienen que asistir a varias reuniones, muchas de las cuales involucran liderazgo. A menudo hay mucha información en estas reuniones que debe mantenerse confidencial. Las secretarias no pueden difundirla ni filtrarla a voluntad, y deben seguirla estrictamente. los requisitos de la reunión para mantenerla confidencial.

(3). Confidencialidad de la tecnología.

Cualquier organización necesita el apoyo de la ciencia, la tecnología, la I+D y la innovación para llevar a cabo sus actividades empresariales. Se puede decir que es la vida de una empresa y la clave de su éxito invicto en una competencia feroz. Por lo tanto, la información relevante debe mantenerse confidencial. La naturaleza del trabajo de una secretaria determina que tiene que entrar en contacto con una variedad de personas, incluidos clientes, pares, medios de comunicación, departamentos gubernamentales, etc. Es muy importante hacer un buen trabajo de confidencialidad en esta área.

2. El secretario debe hacer un buen trabajo para mantener la confidencialidad de la información específica en la organización.

Desde la perspectiva del contenido de la información confidencial, diferentes organizaciones dividirán el alcance de la confidencialidad. para ellos mismos, pero dentro de cada organización. La ciudad estipulará que los siguientes tipos especiales de información deben mantenerse confidenciales, incluyendo:

(1), información del personal

(2), información financiera

(3), información del producto

(4), información del cliente

Es extremadamente importante prestar atención a la seguridad de estos tipos especiales de información Si no se presta atención a su seguridad, las personas que no deberían obtenerla lo harán. Obtenerla traerá un gran impacto y pérdida a la organización. Por ejemplo: si la información sobre ascensos en la información del personal de la empresa se hace pública, causará desunión entre los empleados; si la información sobre empleo se hace pública, sus pares los robarán. Si la información financiera es confidencial, afectará el precio de las acciones de la empresa y también afectará los préstamos bancarios a la empresa. Lo que más quieren los competidores es información sobre el desarrollo de nuevos productos, las actividades de mercado y las políticas de precios de una empresa. Incluso pueden copiar la tecnología de sus nuevos productos y provocar que la organización sufra enormes pérdidas. Si la información de los clientes acumulada por la empresa durante mucho tiempo no es confidencial, los competidores la aprovecharán como objetivo de desarrollo del mercado, lo que provocará que su organización pierda clientes, grandes cantidades de negocios y contratos. Por lo tanto, toda organización concede gran importancia a la confidencialidad de la información de diseño.