Un día en la vida de una secretaria: ¿está sirviendo a la gente o está sirviendo a este puesto?

La secretaria es una de las profesiones tradicionales, una persona que se encarga de gestionar documentos, organizar asuntos y ayudar al jefe de una organización o departamento en el trabajo diario. El trabajo de una secretaria es muy tedioso y generalmente incluye los siguientes elementos: contestar el teléfono, proporcionar información a quienes realizan consultas telefónicas, grabar mensajes y transferir llamadas; enviar, recibir y responder correos electrónicos diarios; cartas diarias e informes de trabajo; conversaciones, organización de reuniones; organización de viajes de negocios y reservas; archivo de cartas y otros registros; recepción de visitantes, compra, distribución y control de suministros de oficina, etc.

El alcance del trabajo de secretaría es muy amplio. Se trata tanto de personal empresarial como de directivos. Se puede decir que la calidad y eficiencia del trabajo de la secretaria inciden directamente en la imagen y competitividad de todo el departamento u organización. Esto muestra la importancia del sexo del secretario.

Competitividad básica:

Requisitos de conocimiento: en circunstancias normales, las empresas exigen que las secretarias tengan un título universitario o superior en chino o especialidades administrativas, y que tengan conocimientos básicos de redacción de documentos y gestión de archivos. , contabilidad financiera, etc. Y tener una cierta base en un idioma extranjero.

Requisitos de habilidades: sólidas habilidades de redacción, sólidas habilidades de comunicación y coordinación, habilidades de análisis y pensamiento lógico, competencia en el uso de diversos equipos de automatización de oficinas y ciertas habilidades de previsión y juicio dentro del alcance de la autorización.

Requisitos de experiencia: Tener más de un año de experiencia laboral en puestos relacionados y tener conocimiento de la industria y las condiciones de la empresa.

Cualidades profesionales: Capaz de vivir en armonía con diversos tipos de superiores, ser meticuloso y cauteloso, tener una alta capacidad de autogestión, ser proactivo y persistente en el trabajo, tener una gran resistencia psicológica y conciencia de confidencialidad.

Estatus profesional:

La profesión de secretariado siempre ha sido un punto caliente en el lugar de trabajo donde tanto la oferta como la demanda son fuertes. Según estadísticas incompletas, actualmente hay 23 millones de empleados de secretaría. nuestro país. Con el desarrollo de la sociedad y la creciente competencia entre las empresas, a los ojos de todos se ha prestado cada vez más atención a la importancia del trabajo de secretaría. La secretaria ya no es la función de "servir té y entregar agua" a los ojos de todos, sino cada vez más. convertirse en un asistente especial involucrado en la gestión dentro de la empresa, no solo debe dominar las habilidades de trabajo de oficina, sino también ser capaz de mostrar un sentido de responsabilidad sin interferencia de sus superiores, mostrar iniciativa y juicio en acciones prácticas y tomar decisiones. decisivamente dentro del alcance de la autoridad otorgada. Por eso la demanda de secretarias sigue aumentando.

Riesgo y recompensa:

El trabajo de una secretaria es complejo, trivial, duro e importante. En la empresa, la secretaria desempeña el papel de conectar lo anterior y lo siguiente, y es el vínculo entre el jefe y los empleados. La secretaria también debe poder comprender correctamente las intenciones del jefe y filtrar las cosas importantes para él. Además, el secretario desempeña un papel de apoyo, no de toma de decisiones, por lo que ser proporcionado es clave.

Según las estadísticas de los departamentos autorizados, el salario mensual de las secretarias mayores de 80 años es inferior a 3.000 yuanes, el salario mensual de las secretarias entre 5.000 y 8.000 yuanes es 4,31 y el salario mensual de las secretarias superiores a 8.000 es solo 2.02.

Tendencias profesionales:

Ruta de desarrollo: Para ser secretaria, primero se debe tener un “certificado de secretaria”. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social divide las cualificaciones profesionales de secretaria en tres niveles: secretario subalterno, secretario, secretario superior. El secretario debe tener un certificado para trabajar.

Oportunidades de transformación: Dependiendo de la estructura de conocimientos y habilidades de la secretaria, la secretaria también puede desempeñarse en asistente administrativo, gestión administrativa y otros trabajos que requieran tanto el trato con cosas y personas como que requieran una alta comunicación y coordinación. Habilidades Si tiene un alto dominio de un idioma extranjero, también puede realizar trabajos de secretaría relacionados con el extranjero.

Modelo profesional:

Detrás de cada persona exitosa hay una secretaria que trabaja silenciosamente y duro. Sus nombres a menudo no son notados ni mencionados por la gente, y finalmente se los puede encontrar en todas partes. Encontré una, ella es Lubao, la secretaria del hombre más rico del mundo, Bill Gates. Bill Gates dijo una vez que "el éxito de Microsoft se debe a ella".

Materiales de referencia: Workplace.com/dingwei/

Cualidades que deben poseer las secretarias

(1), Cualidades básicas

1. Aptitud física: Un cuerpo sano debe ser un requisito previo importante para realizar bien cualquier trabajo. Tener un cuerpo sano. Las personas con mala salud no están calificadas para realizar trabajos de secretaría.

2. Cualidad psicológica: Mantener una buena actitud en todo momento, tener un estado mental normal y no dejarse influenciar por las emociones. Debes realizar tu trabajo con la mente tranquila todos los días. Es imposible que una persona con un trastorno psicológico, una persona llena de odio hacia la sociedad y una persona de mal humor pueda hacer un buen trabajo como secretaria.

3. Cualidad ideológica: este es un requisito más alto como alto directivo en la sociedad moderna, trabajando en una organización de renombre internacional, debe tener dedicación al trabajo, un espíritu de buscar la verdad a partir de los hechos y. Espíritu pionero e innovador, además, debe tener también una mentalidad amplia, una visión amplia y un alto sentido de responsabilidad social.

En la sociedad moderna, el ritmo del trabajo y la vida de las personas se está acelerando, y la sociedad está cambiando cada día que pasa. El mundo exterior es muy emocionante y las cosas que te hacen sentir emocional suceden casi todos los días, no. Por mencionar las situaciones diarias nacionales e internacionales, a nuestro alrededor siempre habrá algunas cosas nuevas y emergencias. Hoy, uno de sus familiares ganó mucho dinero jugando con acciones, mañana uno de sus amigos tuvo una gran pérdida en bienes raíces; ; ayer, tu amigo se convirtió en un alto funcionario, anteayer, uno de tus conocidos fue expuesto por corrupción y entró. . . . . . Esto te hará suspirar, pero no te dejes afectar por diversas situaciones. No mires simplemente a alguien que se hace rico y pienses que tienes que ser audaz como persona, sino que tan pronto como veas algo mal, inmediatamente cambiarás tu actitud; ¡Cuidado y creo que es mejor ser cauteloso!

(2).Calidad empresarial

1. Conocimientos teóricos: debemos darnos cuenta de la importancia del aprendizaje teórico. Por un lado, debemos dominar conocimientos básicos sólidos, incluido el derecho, extranjero. idiomas, economía y comercio, y otros conocimientos que sean útiles en el trabajo empresarial. Por otro lado, también prestamos atención a la recopilación de nueva información y a los nuevos desarrollos en el campo del derecho.

2. Experiencia práctica: preste atención a resumir las buenas experiencias en el trabajo, trate de evitar desvíos, intercambie experiencias con frecuencia y aprenda más de personas experimentadas.

3. Capacidad para hacer las cosas: El trabajo de secretaría es complejo y trivial, lo que requiere que tengamos una gran capacidad para hacer las cosas, ya sea manejando casos, reuniones o manejando asuntos diarios, debemos prestar atención. para ejercitar nuestra capacidad de hacer cosas, mejorar la eficiencia en el trabajo y dominar ciertos métodos y habilidades de trabajo. (Ver "4" para más detalles)

(3) Calidad cultural

1. El requisito mínimo debe ser adquirir conocimientos profesionales en ciencias sociales y conocer un poco de literatura, historia y filosofía. , y poseer un cierto nivel de cultura La alfabetización también es muy necesaria, puede cultivar el interés por la vida y también ser beneficiosa para el trabajo. Según la leyenda, durante cierto período de la dinastía Qing, el emperador envió funcionarios de la corte al sur para reclutar funcionarios, pero enviaron a varias personas pero no lograron completar el trabajo. ¿Por qué? Es solo que los eruditos del sur pensaban que estos funcionarios tenían un bajo nivel de alfabetización cultural y no podían escribir poemas correctamente. El posterior emperador envió a un hombre llamado Wang Erlie a Jiangnan para encargarse del asunto. Esas personas talentosas del sur del río Yangtze usaron versos para probar la cultura del rey. El primer verso decía: "Hay miles de montañas y ríos en el sur del río Yangtze y miles de talentos respondieron de inmediato con el". siguiente copla: "Un día, un lugar, un santo en el norte de Saibei". Sus palabras fueron asombrosas y fue instantáneamente favorecido. Los eruditos de Jiangnan preguntaron además: ¿Qué conocimientos tiene el Sr. Xiang? Wang Sui cantó: Los artículos del mundo pertenecen a Sanjiang, los artículos de Sanjiang pertenecen a mi ciudad natal, los artículos de mi ciudad natal pertenecen a mi hermano, revisé los artículos para mi hermano.

Así, una copla y un poema completaron el trabajo de reclutamiento.

2. Ciencias naturales: Los casos de arbitraje y mediación son diversos y a menudo involucran conocimientos relevantes de ciencias naturales, como maquinaria y equipos, ingeniería de la construcción, química farmacéutica, etc. Por un lado, debemos prestar atención a la acumulación en la vida diaria; por otro lado, en el proceso de manejo de casos en esta área, también debemos aprender este conocimiento desde la escuela secundaria.

3. Idiomas extranjeros: Entre los casos que manejamos, los casos relacionados con el extranjero representan una gran proporción y a menudo involucran a partes extranjeras. En los intercambios con el extranjero, ya sean escritos u orales, se deben utilizar con frecuencia idiomas extranjeros. . Debemos convertirnos en talentos “que caminan sobre dos piernas” que entiendan tanto los negocios como los idiomas extranjeros.

(4) Además, también es muy beneficioso aprender algunas habilidades útiles, como informática, conducción, piano, ajedrez, caligrafía y pintura, etc.

Como dice el refrán, "El arte no es una carga para el cuerpo". Si tienes ciertas cualidades y dominas una determinada habilidad, siempre habrá un día en el que brillarás de la misma manera, si aún lo haces. Si tienes talento en ese aspecto, si tienes defectos, definitivamente habrá un momento en el que te sientas avergonzado.

Pero una cosa debe quedar clara. Siempre debemos centrarnos en el "centro de gravedad" de nuestro propio trabajo. Con la premisa de hacer bien nuestro trabajo, podemos enriquecer nuestros demás conocimientos y habilidades. no debemos diluir el "tema", y mucho menos "no hacer bien nuestro trabajo".

4. Las secretarias deben dominar ciertos principios de trabajo, métodos y principios de trabajo: las reglas que deben seguirse en el trabajo y utilizarse como normas de nuestro comportamiento. Métodos de trabajo: los medios y enfoques adoptados para alcanzar los objetivos laborales. Por ejemplo, cruzar un río: puedes optar por nadar, remar en un bote, construir un puente, etc. La clave es elegir un método práctico. Arte laboral: al utilizar métodos de trabajo excelentes, ingeniosos y creativos, puede completar con éxito las tareas laborales y al mismo tiempo brindar a las personas una sensación de belleza y disfrute.

Como secretarias o gerentes en la sociedad moderna, debemos aprender a: adherirnos a los principios laborales, aplicar métodos de trabajo y prestar atención al arte del trabajo. Para ello, debemos hacer lo siguiente: 1. Coordinar diversas relaciones: incluso con los líderes del departamento y colegas; con los árbitros/mediadores con las partes, con las relaciones con los abogados, etc.

A la hora de coordinar la relación con los líderes del departamento, debemos respetar el liderazgo, mantener el prestigio del líder y adaptarnos a los hábitos de trabajo, métodos de trabajo, estilo de trabajo y características de trabajo del líder. Por ejemplo, algunos líderes son muy lógicos y el amor tiene causa y efecto. Para tales líderes, deben contar hechos, presentar opiniones, analizar y razonar cuando hablan de trabajo, mientras que a algunos líderes les gusta ir directo al grano; En este sentido, sea conciso y vaya al grano; algunos líderes tienen humor, por lo que también podría bromear con él o ella. Comprender el estilo de trabajo y las características del líder para realizar un mejor trabajo. Por supuesto, bajo la premisa de respetar el liderazgo, debemos atrevernos a expresar nuestras propias opiniones y tener el espíritu de salvaguardar la verdad. No es aconsejable atender ciegamente al líder y obedecer sin principios. Eso hará que los demás duden de su personalidad y carácter, y es posible que los líderes no aprecien este tipo de persona.

Tratar a las partes interesadas con calidez y consideración, solemnidad y generosidad, hablar y actuar apropiadamente, sin humildad ni prepotencia, y establecer una buena imagen departamental. No os comportéis como burócratas ni os dejéis contaminar por las astutas costumbres de los filisteos.