Una breve discusión sobre el impacto de ERP en los sistemas de información contable
(1) Sistema de información contable
El sistema de información contable es un sistema de información orientado al valor, que refleja y supervisa el movimiento del valor dentro del organización. Realizar solicitudes de información desde una perspectiva diferente. Es un sistema que utiliza tecnología de la información para recopilar, almacenar y procesar información contable, completar tareas contables y proporcionar información auxiliar para la gestión, análisis y toma de decisiones contables.
(2) Sistema ERP
El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es el producto de la combinación de las ideas de gestión empresarial avanzadas del mundo y la tecnología de la información avanzada. Es el último logro de. el desarrollo de sistemas de información empresarial. Su núcleo es lograr una gestión eficaz de toda la cadena de suministro, combinar la empresa con factores del mercado, como proveedores y clientes, e integrar la adquisición, el desarrollo y el diseño, la producción, las ventas y otros vínculos dentro de la empresa, de modo que la empresa pueda gestionar personas, finanzas y materiales, información y otros recursos para gestionarlos y regularlos de manera efectiva para mejorar la eficiencia de la operación de los recursos. Su esencia es una idea de gestión, y la realización de esta idea de gestión debe basarse en sistemas de software y hardware como soporte.
2. Defectos de los sistemas de información contable tradicionales y ventajas de los sistemas de información contable en los sistemas ERP
Antes de la aparición de los sistemas ERP, las empresas almacenaban mucha información comercial importante en muchos departamentos diferentes. . , los sistemas y tecnologías utilizados por cada departamento para gestionar esta información también varían. A veces, cierta información se copia muchas veces dentro de la empresa, pero algunos departamentos no la necesitan. También hay información escrita que es difícil de difundir entre departamentos. Por ejemplo, un cliente podría llamar al departamento de ventas para consultar sobre el progreso de un pedido importante. Para responder a esta pregunta, el departamento de ventas tendría que llamar al departamento de producción o envío de la empresa para preguntar sobre el progreso del pedido porque no había una base de datos disponible.
(1) Defectos del sistema de información contable tradicional
Ante la mejora de los requisitos de gestión y las nuevas características que dota el desarrollo tecnológico, el sistema de información contable tradicional ha dejado al descubierto sus limitaciones inherentes . Por ejemplo, al diseñar un sistema de información contable tradicional, el problema se considera desde la perspectiva del departamento de contabilidad, no desde la perspectiva de la empresa. El diseño del software de contabilidad no siempre puede trascender el confinamiento del departamento de contabilidad, por lo que el flujo de información en el sistema de información contable solo puede fluir dentro del departamento de contabilidad, formando islas de información. La autenticidad de los datos intercambiados entre islas de información es difícil de garantizar porque la islas de información El flujo de información entre ellas a menudo no puede fluir en su forma original y debe convertirse en comprobantes de papel o almacenarse en disco para su transmisión. Las deficiencias de los sistemas de información contable tradicionales se reflejan en:
1. Limitaciones
Los sistemas de información contable tradicionales utilizan la moneda como unidad de medida, pero muchos recursos importantes no se pueden medir en moneda. El departamento financiero sólo registra la información sobre el flujo de capital de las operaciones económicas y no recopila todos los datos sobre las actividades comerciales. Los datos relevantes para un mismo negocio económico se almacenan en manos del personal contable y del personal no contable respectivamente, ignorando una gran cantidad de información de gestión, lo que resulta en inconsistencias entre el sistema de información contable y otros sistemas comerciales o lagunas y duplicaciones de información, que no pueden satisfacer las necesidades de los directivos.
2. Cerrar
La información contable tradicional se obtiene "cribando" comprobantes originales, comprobantes contables, libros auxiliares, libros mayores, etc., de los cuales es imposible ver la ocurrencia. y desarrollo de cada actividad económica. Todo el proceso de ejecución y finalización. Debido a que la estructura contable está demasiado subdividida y los subsistemas contables están separados entre sí, los contadores rara vez participan en los procesos comerciales. Los contadores solo son responsables del flujo y registro de los documentos comerciales, pero no del negocio en sí. Hay una falta de coherencia y sistematicidad. y objetividad en la transmisión de datos contables. Esto puede generar inconsistencias entre la información contable y la información comercial y reducir la calidad de la información contable.
3. Hacia atrás
Los sistemas de información contable tradicionales almacenan toda la información contable en balances, estados de pérdidas y ganancias, estados de flujo de efectivo y sus cronogramas. Debido a la naturaleza secuencial de los procesos comerciales contables, la información sólo puede pasar paso a paso a través de la estructura piramidal y no puede omitirse. Los demandantes de información contable sólo pueden obtener cierta información contable de los estados contables de fin de mes, de fin de trimestre o de los informes anuales presentados por los contadores, lo que hace que la información contable carezca de actualidad y puntualidad. En el entorno económico actual, este modelo de divulgación de información ya no puede satisfacer las necesidades de los usuarios de la información.
(2) Características del sistema de información contable en el sistema ERP
1. Transitorio
En el estado de ERP, los datos están vinculados y pueden actualizarse en cualquier momento. tiempo, todos los involucrados pueden captar información en tiempo real en cualquier momento, lo que en el pasado solo se podía lograr con mucha mano de obra y tiempo.
En términos generales, hay muchos factores que afectan la competitividad de una empresa, pero un factor muy importante reside en su comprensión de diversa información interna de la empresa, así como en su comprensión de la información del mercado externo y los cambios en la situación actual. En la sociedad de la información actual, no sólo necesitamos conocernos a nosotros mismos y a nuestros enemigos, sino también "inmediatez". Ya sea que esto se pueda hacer o no, el efecto es muy diferente.
2. Integración
Bajo las condiciones del ERP, la integración de diversa información proporcionará las condiciones necesarias para la toma de decisiones científicas. Antes de la introducción del ERP, la información en la base de conocimientos estaba desactualizada, más unilateral, unilateral e incluso distorsionada. Aparte de otros factores, el mecanismo imperfecto de integración de la información es sin duda un factor importante que conduce a este fenómeno. Por otro lado, los sistemas de información contable anteriores requerían más tiempo para modificar las relaciones seriales ante cambios organizacionales. Después de la introducción del ERP, dichos cambios se pueden conectar fácilmente, la planificación presupuestaria es más precisa y el control es más sólido. También hace que el análisis y la gestión de las diferencias entre las cifras reales y el presupuesto sean más fáciles y rápidos.
3. Previsión
El subsistema financiero del sistema ERP está integrado con otros subsistemas del sistema ERP. El subsistema de contabilidad integra la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión y la contabilidad de costos. La integración del sistema y su suministro de información facilitan el análisis y la previsión financiera con visión de futuro.
3. El impacto del sistema ERP en el sistema de información contable
(1) El impacto en los supuestos de cuotas contables
En el sistema de información contable, los datos contables se procesan. Lleva mucho tiempo transformarse en información contable y está limitado por la tecnología de la información, por lo que la contabilidad tradicional asume etapas contables. El supuesto del período contable se refiere a dividir artificialmente el proceso operativo en curso de una organización empresarial en períodos equidistantes de un extremo a otro para resumir periódicamente el estado operativo de la organización empresarial y utilizarlo como el rango de tiempo para preparar los informes de contabilidad financiera. En la sociedad de la información, subjetivamente hablando, los usuarios de información contable necesitan obtener información contable de manera conveniente y rápida en cualquier momento y en cualquier lugar para respaldar las decisiones comerciales, objetivamente hablando, en el comercio electrónico basado en la tecnología de la información moderna, una transacción se completa instantáneamente y lo que ya se ha hecho; Las transacciones o eventos ocurridos se reflejan en los informes de contabilidad financiera en tiempo real. Los usuarios de la información pueden obtener los últimos informes financieros de Internet en cualquier momento sin tener que esperar al final de un período contable, mejorando así en gran medida la naturaleza en tiempo real de la información contable. En este momento, los requisitos de los supuestos de periodización contable entran en conflicto con las características de tiempo real de las computadoras.
(2) Impacto en los supuestos de medición monetaria
El supuesto de medición monetaria significa que la contabilidad utiliza la moneda como unidad de medida. La connotación de este supuesto incluye principalmente: medición monetaria, moneda única. y valor monetario estable. Como unidad de medida unificada para información contable, la moneda refleja y compara el estado financiero y los resultados operativos de diferentes organizaciones comerciales y diferentes industrias. En la sociedad de la información, los usuarios de información contable necesitan información no monetaria, como capacidades de innovación, satisfacción del cliente, participación de mercado, etc., para expresar la competitividad de las empresas. Se puede observar que la informatización contable ha impactado los supuestos contables tradicionales de medición monetaria.
(3) Impacto en la contabilidad
Muchos procesos comerciales contables tienen formatos fijos o son mecánicamente repetitivos, y eso es exactamente en lo que las computadoras son buenas. El diseño general de los sistemas de información contable tradicionales simplemente imita la contabilidad manual. Aunque se trata de procesamiento informático, no aporta mucha automatización a los contables. Los comprobantes originales generalmente están en papel y los contadores ingresan los comprobantes contables en el sistema. Más tarde, la contabilidad y la generación de informes comenzaron a reflejar las características automatizadas de las computadoras. ERP es diferente porque integra varios recursos de la empresa en ERP. Después de que el personal del departamento relevante ingrese los comprobantes originales, el departamento de contabilidad no necesita generar comprobantes contables por sí mismo. La computadora obtendrá automáticamente los datos relevantes de los comprobantes originales leyendo la base de datos para generar comprobantes contables. La comunicación entre empresas puede obtener credenciales originales a través de interfaces de datos estándar, registrar los datos correspondientes en la base de datos y luego generar varios informes basados en estos datos para respaldar el análisis y la toma de decisiones empresariales. "Si la integración de la información se realiza bien, más del 70% de los documentos financieros corporativos se pueden generar automáticamente y el grado de automatización mejora enormemente.
(4) Impacto en los informes contables tradicionales
Proporcionar informes contables Es el objetivo básico de la informatización contable. En comparación con los sistemas de información contable manuales tradicionales, los objetivos contables se lograrán mejor en el entorno de red.
Las principales manifestaciones son: en primer lugar, Internet permite realizar informes electrónicos en línea, lo que no solo acelera la transmisión de información contable, sino que también cambia la forma de leer la información contable; en segundo lugar, el sistema de información contable se combina en un entorno de red; los datos recopilados y la información contable procesada se almacenan en la base de datos del sistema, que no solo proporciona información contable de acuerdo con el formato y contenido acordados, sino que también permite a los usuarios generar información contable personalizada basada en la base de datos de acuerdo con sus propias necesidades de información; el intercambio de información contable logra la integración de proveedores y usuarios. La interacción bidireccional entre usuarios ya no está limitada por el tiempo, el lugar y el espacio. Además, el modo de salida de informes en línea en tiempo real también aumenta la cantidad de información contable y. Reduce el costo de proporcionar información contable. En un entorno ERP, los informes contables se pueden expresar mejor, pero bajo el sistema de contabilidad existente, no ofrece muchas oportunidades para dicha expresión.
IV.Medidas de mejora para la aplicación del sistema ERP en el sistema de información contable
(1) Establecer un sistema integral de recopilación de datos originales basado en red
En el información actual En el entorno, cuando se realizan negocios económicos, primero se debe completar u obtener el comprobante original para acreditar la ocurrencia o finalización del negocio económico, aclarar las responsabilidades económicas y servir como base original para la contabilidad. Estos comprobantes originales están en papel y existe un retraso en su transmisión, por lo que la fecha contable suele ser distinta a la fecha en que se produjo el negocio económico. Por lo general, hay varios comprobantes originales y el departamento financiero y el departamento comercial ingresan datos repetidamente, lo que desperdicia mucha mano de obra, recursos materiales y financieros. En un entorno que utiliza sistemas ERP, debido al desarrollo de la tecnología de red, el proceso de transacción de las empresas se realiza en línea, por lo que estos negocios económicos se basan en varios documentos electrónicos y pueden entregarse a las empresas a través de la red sin demora. Al mismo tiempo, a través de la LAN interna de la empresa, el departamento de contabilidad puede consultar los negocios económicos que se desarrollan en otros departamentos y proporcionar información útil para la gestión y la toma de decisiones. Los datos solo deben ingresarse una vez y pueden ser utilizados por otros departamentos. Se puede ver que en el entorno ERP, la forma de los documentos originales ha cambiado, el método de recopilación ha cambiado y la puntualidad de la transmisión también ha cambiado. Por lo tanto, establecer un sistema integral de recopilación de datos brutos basado en red es una medida fundamental para resolver la diferencia horaria entre la recopilación y transmisión de información tradicional.
(2) Establecer un sistema de procesamiento de información contable en tiempo real basado en red.
El proceso empresarial contable actual está sujeto a tecnología y costos, y la divulgación de información se realiza principalmente a través de informes periódicos trimestrales y anuales. Sin embargo, con el desarrollo de la tecnología de redes, esta restricción se ha superado efectivamente, haciendo realidad el procesamiento de información contable en tiempo real. La aplicación generalizada de la tecnología de red moderna ha roto el concepto tradicional de tiempo y espacio del intercambio de información, ha cambiado la forma en que las personas recopilan, procesan y utilizan la información y han logrado el disfrute de la información. Por lo tanto, para realizar el proceso de procesamiento de información integrado de los negocios financieros, es necesario hacer un uso completo de la tecnología de red para incorporar el proceso de procesamiento de información en tiempo real en el proceso de procesamiento de negocios en la plataforma de red informática en las actividades comerciales. El trabajo de los contadores está integrado, los contadores El espacio de trabajo se expande a varios departamentos comerciales de producción y operación, transformando el trabajo contable de una recopilación de información pasiva y filtrante a una recopilación y procesamiento de información contable activa, integral y en tiempo real.
(3) Establecer un sistema de divulgación de información contable diversificado en tiempo real basado en red
Utilizar tecnología de red para extender el entorno de trabajo de los contadores desde el departamento financiero a varios departamentos comerciales, directamente centrándose en el negocio real El proceso ayuda a los contadores a obtener información de manera precisa y oportuna, y a procesarla a través del sistema de procesamiento de información contable en tiempo real para lograr un procesamiento dinámico y en tiempo real. Se puede lograr la recopilación y el procesamiento de información útil, completa y en tiempo real. Al mismo tiempo, la tecnología de red se puede utilizar para diseñar un sistema de informes financieros que pueda reflejar completamente información histórica, información en tiempo real e información de pronóstico futuro, y lograr la diversificación de la divulgación de información contable. Al mismo tiempo, la tecnología de redes, la tecnología de inteligencia artificial y la tecnología de bases de datos se pueden utilizar plenamente para enriquecer la forma y el contenido de los informes en tiempo real y lograr diversidad en la divulgación de información.
Formar profesionales de la información y promover el desarrollo de sistemas de información contable
La informatización es un proyecto sistemático, y los componentes del sistema incluyen talentos. Ya sea desde la perspectiva de la construcción de información o del funcionamiento de los sistemas de información, las cuestiones de talento son un componente importante. Debido al rápido desarrollo de la tecnología de la información y la escasez de talentos profesionales, ha surgido una guerra por el talento. No sólo los empleadores nacionales compiten por la contratación, sino que los países extranjeros también están haciendo todo lo posible para competir por talentos nacionales destacados con condiciones favorables. Por tanto, es urgente cultivar talentos informativos.
El talento es la base del éxito de la informatización contable.
En el desarrollo de sistemas de información contable, nuestro país concede gran importancia al cultivo de talentos profesionales y sitúa el cultivo de talentos en primer lugar en la construcción de sistemas de información contable. Durante más de 20 años, todos los departamentos, regiones y unidades de base han reconocido la importancia de cultivar talentos profesionales orientados a aplicaciones y han llevado a cabo capacitación de talentos multicanal y multiforme. En consecuencia, algunos colegios y universidades han abierto cursos especiales, cultivando lotes de talentos profesionales orientados a la aplicación en términos de nivel teórico y habilidades de aplicación. Además, en la práctica de los sistemas de información contable, un gran número de contadores aprenden de forma independiente, exploran con valentía y se convierten conscientemente en talentos de aplicación profesional. Sin embargo, con la profundización de la informatización empresarial, la demanda de talentos profesionales está cambiando tanto en connotación como en denotación: en connotación, se requiere que los talentos profesionales estén informatizados, y en denotación, la demanda está creciendo.