Sistema de gestión de archivos de la Oficina del Seguro Social

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Sistema de Gestión de Archivos

Para implementar la "Ley de Archivos de la República Popular China", garantizar la integridad de los archivos del sistema de seguro social en el área de recuperación, y Mejorar el nivel de gestión científica y estandarizada de los archivos, se formula este sistema.

1. La administración general y las oficinas sucursales de la seguridad social son los departamentos de gestión de archivos de organizaciones de dos niveles. Las oficinas de seguridad social de granjas y ranchos deben designar personal dedicado a administrar archivos de documentos, archivos contables y archivos comerciales. .

Deben archivarse los documentos y materiales con valor de conservación y utilización generados por las agencias de seguridad social de segundo y tercer nivel en asuntos del partido, administración, negocios, finanzas, personal y otros trabajos. El departamento comercial es responsable de archivar los documentos comerciales y archivarlos periódicamente en la oficina; el Departamento de Finanzas es responsable de clasificar los archivos financieros y archivarlos periódicamente en la oficina; otros documentos y materiales necesarios para el archivo son manejados directamente por la oficina; El director de la oficina, los empleados de tiempo completo y los archiveros guían, supervisan e inspeccionan el trabajo de gestión de archivos de los departamentos comerciales de la unidad y las instituciones subordinadas.

3. Requisitos para el archivo y archivo de expedientes:

(1) Los documentos y materiales de archivo están completos y completos;

(2) Los documentos y telegramas deben enviarse de acuerdo con su contenido, fusionarlos, organizarlos y archivarlos;

(3) Los documentos y materiales archivados deben mantener conexiones históricas, tener diferentes valores de preservación y estar clasificados y archivados. conciso y preciso para un fácil almacenamiento y uso.

4. Archivar la gestión del personal del cuadro, salario, títulos profesionales, establecimiento y otros documentos y materiales. , los expedientes de cuadros y expedientes de trabajadores del personal son gestionados por el Departamento Político y de Ingeniería.

5. Los departamentos (oficinas) con función de archivo de expedientes deberán transferir los expedientes a la oficina en el primer semestre del segundo año. La oficina archivera y los departamentos (oficinas) transferirán los expedientes según. el catálogo de transferencia y realizar los trámites de firma. Los archivos financieros se pueden conservar en el departamento financiero durante un año a partir de la fecha de presentación, pero se debe designar a una persona designada para conservarlos y deben entregarse a tiempo después de un año.

6. El personal de tiempo completo y parcial responsable de la gestión de archivos en la oficina debe trabajar con los departamentos comerciales para preparar los catálogos, tarjetas, índices y otras herramientas necesarias según las necesidades del trabajo, editar archivos de colección y varios. materiales de referencia y llevar a cabo activamente la utilización de archivos. Trabajar, servir al trabajo de la unidad y prestar atención a la eficacia del uso de archivos.

Siete. Alcance del archivo, período de retención y destrucción de documentos

(1) Alcance de los documentos y materiales archivados: todos los documentos y materiales que reflejan el trabajo y las actividades comerciales de la parte de la unidad y tienen valor de referencia están dentro del alcance del archivo. .

1. Documentos y materiales de autoridades superiores o departamentos comerciales:

(1) Principales documentos y materiales que deben implementarse en las reuniones celebradas por los superiores; >(2) Documentos emitidos por superiores que deben ejecutarse a cargo de los negocios de la unidad, así como documentos normativos que deben ejecutarse sin estar a cargo de los negocios de la unidad;

(3) Asuntos importantes cuando los líderes superiores inspeccionan e inspeccionan el trabajo de seguridad social en el área de recuperación Instrucciones, discursos, felicitaciones, fotografías y grabaciones de audio y video con valor especial de preservación;

(4) Borradores finales e impresos copias de documentos redactados y aprobados en nombre de los superiores;

(5) Remitir los documentos de la unidad (incluida la reimpresión de periódicos y publicaciones periódicas) en nombre de los superiores.

2. Documentos y materiales de esta unidad:

(1) Un conjunto completo de documentos y diversos materiales audiovisuales de la conferencia de trabajo del sistema de seguridad social organizada por la unidad, social conferencias profesionales sobre sistemas de seguridad;

(2) Materiales para reuniones de liderazgo administrativo y del partido (reunión ejecutiva);

(3) Diversos documentos oficiales emitidos por la unidad (incluidos los remitidos y emitidos conjuntamente con otros departamentos administrativos), borradores mecanografiados y borradores revisados de documentos importantes;

(4) Solicitudes de la unidad y documentos de aprobación de agencias superiores o departamentos competentes, solicitudes de agencias subordinadas y documentos de aprobación de la unidad;

(5) Planes de trabajo, resúmenes, informes, planes anuales de implementación de la evaluación de la gestión de objetivos y resultados de la evaluación formados por las operaciones comerciales de la unidad y sus departamentos funcionales internos;

(6) Reflejar actividades comerciales y estandarización de archivos y materiales de gestión comercial;

(7) Datos originales y datos básicos (bases importantes) que reflejan actividades comerciales, procesamiento de información (carga y descarga) y datos de operación del sistema de información (incluidos discos de computadora de respaldo). y películas), Registros de trabajo, etc.

;

(8) Se establecerá y reflejará información de cuentas personales para diversos negocios;

(9) Verificar a los subordinados e investigar y estudiar documentos y materiales importantes;

(10) Cuentas estadísticas originales, informes estadísticos, informes estadísticos resumidos y datos de análisis estadístico (CD de computadora de respaldo, etc.);

(11) Comprobantes, libros de cuentas, estados financieros, otra información financiera y resúmenes estados financieros (CD de computadora de respaldo, etc.) formados por la unidad;

(12) Avisos de auditoría, avisos de investigación de auditoría, documentos de trabajo de auditoría, informes de auditoría, opiniones de auditoría y decisiones de auditoría formadas durante el trabajo de auditoría;

(13) Documentos y materiales para la compra y construcción de edificios de oficinas, grandes proyectos de renovación, adquisición de terrenos, inicio y finalización de proyectos de construcción de capital, compra de equipos grandes y medianos, desarrollo y construcción de sistemas de gestión de la información. sistemas, etc ;

(14) Reglamentos, directrices, estatutos, diversos sistemas de gestión y otros documentos formulados por la unidad;

(15) El establecimiento, fusión, cancelación, cambio de nombre, Sellos, folletos organizativos, personal y otros documentos y materiales;

(16) La historia de la unidad y el sistema, eventos importantes, recortes de periódicos que reflejan eventos importantes, materiales de audio y video, certificados de premios honoríficos y otros documentos y materiales. ;

(17) Nombramiento y despido de cuadros (incluida la presentación de documentos), despliegue, capacitación, solicitud de puestos profesionales y técnicos, evaluación de exámenes, evaluación y nombramiento, miembros del partido, miembros de la liga, listas de cuadros y empleados, informes y exámenes, evaluaciones, asistencia y evaluaciones, reclutamiento, promoción, calificación, aumento salarial, etc.

(18) Cartas de presentación y talones de transferencias salariales, administrativas, de partidos, ligas y organizaciones sindicales de cuadros y empleados manejados por la unidad y sus unidades afiliadas de acuerdo con la autoridad de gestión de cuadros;

(19) Comprobantes y listas de entrega de archivos de bienes y materiales.

(20) Estado de promoción comercial de la unidad, finalización de la planificación de CI y versiones impresas, reflexiones sobre el estado de impresión y edición, resúmenes informativos, folletos y otras publicaciones finales y versiones impresas, edición de publicaciones finales y versiones impresas

(21) Diversos contratos, acuerdos y otros documentos firmados por esta unidad y otras unidades;

Otros documentos y materiales que deben archivarse de acuerdo con las regulaciones pertinentes.

3. Documentos y materiales procedentes de departamentos administrativos o departamentos competentes del mismo nivel y organismos no subordinados.

(1) Documentos normativos emitidos por el departamento administrativo o el departamento comercial competente del mismo nivel y agencias no subordinadas que no están a cargo del negocio de la unidad pero que deben implementarse;

(2) Agencias comerciales relevantes Documentos importantes formados a partir de la inspección del trabajo de la unidad;

(3) Documentos oficiales importantes para la comunicación y negociación entre las agencias administrativas del mismo nivel y agencias no directas.

4. Documentos e información de las unidades subordinadas:

(1) Planes de trabajo importantes, informes, resúmenes, estados estadísticos materiales típicos, presupuestos financieros, cuentas finales y otros documentos presentados por las unidades subordinadas. unidades;

(2) Documentos de presentación de pólizas presentados por unidades subordinadas (oficinas sucursales de seguridad social).

(2) Período de almacenamiento

El período de almacenamiento de los archivos está determinado por el valor de almacenamiento de los archivos. Según las normas pertinentes de la Administración de Archivos del Estado, el período de almacenamiento de los archivos se divide en permanente, a largo plazo y a corto plazo. El largo plazo es de entre 16 y 50 años y el corto plazo es de menos de 15 años. Si existieran otros plazos de conservación y normas de destrucción para archivos especiales, se aplicará la normativa correspondiente. Además de los archivos contables, los períodos de conservación de los archivos del sistema de seguridad social en las zonas de recuperación se dividen en permanentes, a largo plazo y a corto plazo.

1. Archivos permanentes: documentos formulados por unidades de políticas; documentos y materiales formados para tratar temas importantes; documentos y materiales importantes de reuniones importantes celebradas; Informes estadísticos completos; historial organizacional y documentos de nombramiento y remoción de líderes de unidad; documentos e información importantes emitidos por unidades bajo la jurisdicción directa de autoridades superiores que deben ser implementados, así como documentos e información importantes ordenados por autoridades superiores que no están bajo supervisión directa; jurisdicción y necesidad de implementación; Los datos básicos que constituyen la base de datos, datos comerciales importantes para el funcionamiento del sistema (incluidos los discos de respaldo de la computadora), datos de cuentas personales para cada tipo de seguro básico, etc.

2. Los archivos para la preservación a corto y largo plazo serán establecidos por la oficina en conjunto con los departamentos comerciales que deben archivarse, y se implementarán después de la aprobación del supervisor o líder a cargo. Los documentos y archivos se conservarán durante un período establecido por la oficina de acuerdo con las normas pertinentes y se informarán a Implementado después de la aprobación del líder a cargo o el líder a cargo.

(3) Gestión de destrucción de archivos

Según los archivos cuyo período de almacenamiento haya expirado y los archivos que no tienen valor de recuperación, se pueden identificar y destruir periódicamente.

Si pertenecen a expedientes empresariales o profesionales, serán autenticados y confirmados por el director de la oficina y el jefe de la sección empresarial correspondiente; los documentos pertenecientes a archivos serán confirmados por el archivero y el director de la oficina; Antes de la destrucción, el archivero debe registrar los registros y hacer que el director de la oficina y los jefes de las secciones comerciales correspondientes los firmen. Después de informar al líder a cargo o al líder a cargo de la unidad para su aprobación, supervise las ventas en el lugar designado y firme la lista de destrucción.

Ocho. Gestión de archivos contables

(1) Los archivos contables son mantenidos por la Administración General y las oficinas sucursales de la seguridad social para lograr una gestión centralizada y unificada. El Departamento de Finanzas de la Dirección General de Seguridad Social transferirá los archivos contables que se hayan conservado durante más de un año a la oficina archivera para su gestión unificada; el Departamento de Finanzas de la Dirección de Seguridad Social de cada sucursal transferirá los archivos contables; que han sido conservados durante más de un año por la sucursal y el grupo agrícola y ganadero afiliado oficina de seguridad social agrícola a la sucursal para una gestión unificada (sucursal) Seguro médico no coordinado, seguro de accidentes laborales y archivos contables del seguro de maternidad no coordinados todavía se encuentran debidamente conservados por la Oficina de Seguridad Social del Grupo de Granjas y Ganadería (Granja).

(2) Según la clasificación de los formularios anuales, los archiveros deben dividir los archivos de las reuniones en cuatro categorías, a saber, comprobantes, libros de cuentas, extractos y otras unidades de almacenamiento formadas por separado.

(3) El plazo de conservación de los expedientes contables se computará a partir del primer día siguiente a la finalización del ejercicio. El período de conservación de los expedientes contables debe ser permanente y fijo. El período de conservación de los expedientes contables del sistema de seguridad social en el área de recuperación es el siguiente:

2. Libros de contabilidad: 25 años para los diarios de caja, cuentas de depósito bancario y 15 años para los demás.

3. Estados contables: Los estados presupuestarios son por 5 años, las cuentas finales anuales son por un período permanente y los demás estados son por 15 años.

4. Otros 15 años.

5. Los activos fijos deben limpiarse y desecharse después de 5 años.

6. Lista de transferencia de archivos contables 15.

7. Lista de verificación de 25 años para la conservación de archivos contables.

25 de agosto Lista de destrucción de archivos contables.

(4) El personal de archivos debe clasificar los archivos contables y organizarlos en orden de acuerdo con la duración del período de almacenamiento, para lograr al mismo tiempo una gestión científica, una conservación adecuada, un almacenamiento ordenado y una búsqueda fácil. tiempo, deben implementar estrictamente el sistema de seguridad y custodia, y no deben apilarlos al azar para evitar daños, pérdidas y fugas.

(5) El archivero debe trabajar con el personal relevante del departamento financiero para preparar un catálogo completo de archivos contables para facilitar su búsqueda, suministro y utilización, y proporcionar orientación empresarial, supervisión e inspección de la gestión de archivos contables. trabajo de cada rama.

Nueve. Sistema de almacenamiento de archivos

(1) Los archivos deben almacenarse en un almacén especial con mostradores, estantes, estantes y gabinetes. Deben ser científicos y fáciles de encontrar, administrarse científicamente, estar ordenados y tener herramientas de recuperación. perfecto.

(2) El almacenamiento de microfilmes, fotografías, cintas, discos ópticos y discos magnéticos deberá cumplir con los requisitos especificados. Los datos comerciales importantes, como discos y CD de respaldo, deben almacenarse y mantenerse fuera del sitio.

(3) Limpiar y comprobar periódicamente los archivos de almacenamiento para garantizar que las cuentas sean coherentes.

(4) El almacén debe ventilarse periódicamente y mantenerse limpio. No se permite fumar en el almacén para evitar incendios. Se deben tomar siete precauciones para evitar incendios, robos, humedad, ratas, insectos, polvo y luz para garantizar la seguridad y prolongar la vida útil de los archivos.

(5) Los archivos de recepción y préstamo deben revisarse y aceptarse cuidadosamente, y deben completarse los procedimientos de entrega y préstamo.

(6) Verificar con frecuencia la seguridad y custodia de los archivos permanentes y los archivos contables, y abordar los problemas de manera oportuna si se encuentran problemas.

X. Sistema de préstamo de documentos

(1) Todos los archivos prestados deben pasar por el procedimiento de préstamo. El prestatario debe firmar y fechar el archivo prestado y luego devolverlo.

(2) Los archivos prestados no podrán prestarse a otras personas a mitad de camino.

(3) Los archivos contables solo pueden ser prestados por el departamento financiero y el departamento de auditoría de acuerdo con los procedimientos, y otros departamentos y personal no pueden tomarlos prestados.

(4) Todos los archivos deben mantenerse confidenciales y no deben mancharse, rayarse, embadurnarse, cortarse ni eliminarse.

(5) Los archivos prestados no pueden copiarse ni fotografiarse sin aprobación. El plazo de préstamo del archivo es de 7 días y deberá devolverse inmediatamente después de su uso. Si al vencimiento no se utiliza, se deberán realizar los trámites de renovación.

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