Contabilidad de agencias en línea: aprenda cómo estandarizar el reembolso de gastos de los empleados de la vida diaria de Huawei

¿Por qué dices eso? Por un lado, debido a la sencillez y repetitividad del reembolso de gastos, no es fácil atraer la atención de los líderes. Por otro lado, la carga de trabajo del reembolso de gastos representa más del 70% de la carga de trabajo contable y es un trabajo importante de la contabilidad. Estas dos características son contradictorias, lo que determina que el reembolso de gastos sea una tarea importante que no se toma en serio en la contabilidad diaria.

Operaciones de reembolso de gastos para pequeñas y medianas empresas

¿Cómo reembolsan los gastos las pequeñas y medianas empresas ordinarias?

Normalmente, el personal de reembolso de gastos rellena un formulario de reembolso de gastos en función de los conceptos y cantidades a reembolsar, y adjunta una factura de reembolso de gastos. La factura suele estar pegada en una hoja de papel blanca y adjunta al formulario de reembolso de gastos. Una vez preparado el formulario de reembolso de gastos, el personal de reembolso buscará al líder correspondiente para que lo firme y apruebe, y luego enviará el formulario de reembolso al Departamento de Finanzas.

Después de enviar el formulario de reembolso de gastos al Departamento de Finanzas, primero será revisado por el Departamento de Contabilidad de Gastos, principalmente para revisar si las partidas de reembolso de gastos son razonables, si la factura es formal, si el reembolso el monto está dentro del presupuesto y si el proceso de aprobación está completo. Después de la aprobación, el contador de gastos envía el formulario de reembolso de gastos al cajero. Una vez que el cajero completa el pago, envía el formulario de reembolso marcado con el pago al contador de gastos, quien llevará la contabilidad.

Este proceso es propenso a dos problemas. Por un lado, si el proceso de revisión es largo, pedir a los líderes que firmen uno por uno es engorroso e ineficiente. Por ejemplo, cuando se le pide al líder que firme, el líder está hablando por teléfono y es un inconveniente para el personal de reembolsos apresurarse a entrar, por lo que tienen que esperar afuera. Si el líder no quiere colgar, probablemente tendrá que volver primero, por lo que este fichaje se retrasará y tendrá que atropellar la próxima vez. Por otro lado, cada formulario de reembolso debe enviarse al Departamento de Finanzas para su revisión, lo que fácilmente puede alterar los arreglos laborales normales del Departamento de Finanzas.

Para evitar esta situación, una vez le pedí al departamento financiero que aceptara de forma centralizada los reembolsos de gastos dentro de la empresa. Los martes y viernes son los horarios fijos para el reembolso de gastos. En principio, no aceptarán reembolsos de gastos en. otras veces. Sólo así podremos garantizar la continuidad del trabajo financiero y mejorar la eficiencia del trabajo.

2. Proceso de reembolso de gastos de Huawei

En Huawei, si los empleados quieren reembolsar gastos, es posible que no vean ni al contador ni al cajero. ¿Por qué? Porque Huawei ha implementado el proceso informático para el reembolso de gastos. Hace diez años, antes de que los teléfonos inteligentes se hicieran populares, Huawei desarrolló un sistema de reembolso de gastos SSE en Internet. En lugares con acceso a Internet, los empleados de Huawei pueden iniciar sesión en el sistema SSE para completar formularios de reembolso de gastos. Una vez completados, los formularios de reembolso de gastos se enviarán automáticamente a los líderes para su aprobación.

Tomemos como ejemplo el reembolso de los gastos de viaje de los empleados. Primero, la información del reembolso de gastos se informa en línea y se pasa al departamento competente para confirmar la autenticidad del proyecto de viaje y la razonabilidad del gasto; ; previa confirmación del supervisor, Aprobación del superior firmante. Al mismo tiempo, el personal de reembolsos deberá imprimir el formulario de reembolso de gastos, adjuntar la factura correspondiente y presentarla a la secretaría del departamento. A cada departamento de Huawei se le asigna una secretaria, quien entregará el formulario de reembolso de gastos del departamento al Finance Enjoyment Center. Después de que el centro financiero firme el recibo, el cajero se concentrará en el pago. En este momento, todo el proceso de reembolso ha finalizado y solo queda la contabilidad.

En el proceso de gastos de empleados, Huawei Finance ha optimizado varios enlaces.

En el proceso de aprobación 1, la aprobación manual se sustituye por la aprobación electrónica. En el pasado, el empleado de cuentas tenía que pedirle al líder que firmara en persona. Por ahora, basta con la aprobación del proceso electrónico.

2. En el enlace de circulación de documentos oficiales se realiza un procesamiento exprés centralizado. En el pasado, el personal de reembolso enviaba los documentos uno por uno al departamento de finanzas, pero ahora solo necesitan enviarlos al centro financiero.

En el proceso de pago, el sistema procesa por lotes en lugar de pagar uno por uno. En el pasado, el cajero tenía que pagar al personal de reembolso uno por uno. Ahora el sistema puede recopilar nombres de empleados, números de identificación, números de cuentas bancarias y otra información, y puede transferir fondos en lotes después de conectarse a la banca en línea, lo que reduce en gran medida la carga de trabajo de los cajeros.

4. En el proceso contable, la entrada manual se sustituye por la automatización del sistema. En el pasado, cada vez que se reembolsaba un gasto, los contadores tenían que llevar cuentas, lo que no sólo era ineficiente sino también propenso a errores. Ahora, a través de la conexión entre el sistema de reembolso de gastos de la Bolsa de Valores de Shanghai y el software financiero, se pueden generar comprobantes contables directamente.

Requisitos de aprobación de reembolso de gastos de Sanhua

En primer lugar, los supervisores deben verificar la autenticidad y racionalidad de los reembolsos de gastos de los subordinados.

Los contables de Huawei generalmente no revisan las facturas de reembolso de gastos una por una por varias razones: en primer lugar, la autenticidad del gasto debe ser verificada por el supervisor de la persona que realiza el reembolso, porque él sí lo sabe; Es mucho trabajo y no es rentable.

Por ejemplo, la empresa tiene 200.000 empleados. Suponiendo que a cada persona se le reembolsen 10 yuanes de gastos al año, a los 200.000 empleados se les reembolsarán 2 millones de yuanes de gastos. Si cada auditoría individual dura 3 minutos, son un total de 6 millones de minutos. ¿Cuántas personas se necesitan para completar una auditoría de costos de 6 millones de minutos?

¿Qué debo hacer si me preocupa que alguien reclame un reembolso a mi nombre? Además del control de los supervisores de front-end, Huawei supervisa esto en el back-end mediante auditorías y controles puntuales. Los controles aleatorios de auditoría son una forma de supervisión. Si hay algún problema durante los controles aleatorios, los falsificadores serán severamente castigados.

En segundo lugar, limite el tiempo que tienen los líderes para realizar la aprobación electrónica.

Para garantizar la puntualidad de la aprobación del reembolso de gastos, Huawei ha estipulado un límite de tiempo para la aprobación electrónica. En circunstancias normales, si no hay aprobación después de un cierto período de tiempo desde la fecha de la transferencia electrónica al aprobador, el sistema saltará automáticamente al siguiente enlace y el aprobador de este enlace habrá aceptado de forma predeterminada. Por supuesto, la responsabilidad de la aprobación recae en el aprobador que no aprueba a tiempo. La empresa extraerá periódicamente registros de aprobación de recetas para su notificación, y la esencia de la notificación es la crítica.

En tercer lugar, limitar el plazo de reembolso de gastos de los empleados.

En principio, el reembolso a los empleados de Huawei deberá realizarse en el plazo de tres meses desde que se haya incurrido en el gasto. Si supera los tres meses pero no supera los seis meses, deberá explicar los motivos por los que no puede reembolsar a tiempo y solicitar una aprobación especial. Si supera los seis meses no se podrá reembolsar.

En cuarto lugar, solo se reembolsarán 50 RMB por facturas perdidas.

Si un empleado pierde accidentalmente una factura, ésta podrá ser reembolsada siempre que el gasto sea genuino. Debe escribir una explicación detallada al realizar el reembolso. Después de la aprobación, se reembolsará la mitad del coste.

¿Por qué sólo se reembolsa la mitad? Por un lado, la factura se pierde y los gastos reembolsados ​​no se pueden deducir antes del impuesto sobre la renta, lo que significa que la empresa tiene que soportar el 25% de la pérdida del impuesto sobre la renta. Esto es causado por los empleados y debe ser asumido por los empleados. Los otros 25 son de naturaleza punitiva y pueden verse como una advertencia para las personas que no se preocupan por perder sus facturas.

En cuarto lugar, la supervisión de Huawei del reembolso de gastos de los empleados

Huawei ha establecido un archivo de integridad del reembolso de gastos para cada empleado, y cada empleado tiene una puntuación de integridad. Esta puntuación determinará la probabilidad de que las declaraciones de gastos individuales sean auditadas y verificadas al azar.

Cuando un empleado se incorpora por primera vez a la empresa, la puntuación inicial es de 80 puntos, como b. Después de cada reembolso, si no hay errores, se puede sumar 1 punto, hasta un máximo de 120 puntos. Si el puntaje de integridad es de 80 a 90 puntos, el índice de muestreo de auditoría interna es 20, si es superior a 90 puntos, el índice de muestreo es 10, si es superior a 100 puntos, el índice de muestreo es 5; Para puntuaciones inferiores a 80, se deben revisar todos los reembolsos de gastos. Además, si la puntuación es inferior a 70, cada reembolso de gastos debe revisarse con antelación, lo que resulta en un plazo más largo para el reembolso de gastos y un reembolso retrasado.

Los controles aleatorios de la auditoría de Huawei sobre el reembolso de gastos son muy reales, incluso para el propio Ren.

Es posible que muchas personas hayan visto fotos como esta en WeChat Moments, donde el Sr. Ren arrastraba su maleta y esperaba en la fila para tomar un taxi. ¿No llevó el fundador de Huawei a sus subordinados de viaje? El sistema de reembolso de gastos de viaje de Huawei estipula que solo los pacientes pueden acompañar a un líder en un viaje de negocios. Los boletos aéreos para los acompañantes cuando los líderes están en viajes de negocios no pueden ser reembolsados ​​por la empresa y deben ser asumidos por los propios líderes.

Al final del año, auditoría interna debe realizar una auditoría exhaustiva de los miembros del consejo. Durante la auditoría, se descubrió que el Sr. Ren reembolsó los gastos de lavandería cuando estaba en un viaje de negocios. El sistema de reembolso de gastos de viaje de Huawei no permitía el reembolso de los gastos de lavandería, lo cual era un reembolso indebido. La auditoría incluyó esto en el informe de auditoría y el Sr. Ren se criticó a sí mismo por ello y devolvió el monto del reembolso indebido a la empresa.

Como se mencionó anteriormente, en circunstancias normales, la contabilidad de los reembolsos de gastos de los empleados de Huawei no se revisará uno por uno y está controlada principalmente por el supervisor. ¿Qué debo hacer si mi supervisor no es estricto? Un líder de Huawei no cumplió concienzudamente sus responsabilidades de reembolso de gastos de sus subordinados, lo que resultó en reembolsos de gastos inadecuados en múltiples ocasiones, lo cual se descubrió durante una auditoría. ¿Cómo lo abordó Huawei?

1 El líder del equipo está obligado a asumir la responsabilidad solidaria de la indemnización.

Si el empleado que reembolsó indebidamente el gasto ha dejado la empresa, el aprobador pagará el importe del reembolso indebido.

Frente al derecho de la dirigencia a firmar reembolsos de gastos por tres años.

Si el propio líder quiere recuperar este poder, necesita hacer dos cosas. Una vez realizadas estas dos cosas, se podrá restablecer su derecho a firmar el reembolso de gastos.

1. Pagar de su propio bolsillo para contratar a dos contadores públicos certificados para auditar los formularios de reembolso de gastos que ha aprobado durante los últimos tres años;

Si la auditoría encuentra un reembolso inadecuado, será solidariamente responsable como antes.

El Sr. Ren dijo que la auditoría es una fuerza judicial y se centra en cuestiones "divididas"; el seguimiento financiero se centra en cuestiones "de línea" y la gestión empresarial de extremo a extremo se centra en "; problemas "superficiales". Establecer continuamente un buen ambiente ético y de cumplimiento es establecer una especie de supervisión "in situ".

La auditoría se centra en la inspección in situ, que se refiere tanto a casos individuales como a inspecciones aleatorias. Según el principio de coste-beneficio, las auditorías sólo pueden ser controles puntuales. El seguimiento financiero se centra en las líneas y el trabajo financiero se gestiona más de acuerdo con las regulaciones y procesos. Cada línea es una línea roja. Entonces, hay muchos espacios y puntos ciegos entre puntos y líneas. ¿Qué debemos usar para supervisarlos? Depende de la moralidad. La moralidad se centra en cuestiones superficiales. No se puede confiar demasiado en la autodisciplina moral, sino que también se debe confiar en el establecimiento continuo de un buen entorno de cumplimiento ético, es decir, el establecimiento de una buena cultura corporativa para la supervisión, a fin de lograr una supervisión integral y tridimensional. supervisión.

La supervisión de auditoría es solo una pequeña supervisión, lo que asusta a la gente. La supervisión financiera es una supervisión unidireccional y no hay nada que se pueda hacer al respecto. La moralidad es una supervisión superficial que hace que la gente no esté dispuesta. Este párrafo también se aplica a la regulación del reembolso de gastos de los empleados.

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