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¿El sistema cambia paso a paso o está en línea en paralelo? Los diferentes métodos de conmutación determinan diferencias en las precauciones al importar datos. La conmutación gradual o en paralelo en línea es una decisión que los tomadores de decisiones deben tomar cuando el sistema ERP está en línea. Análisis de las ventajas y desventajas de la conmutación paso a paso y la conmutación en línea paralela Al cambiar entre sistemas antiguos y nuevos, los tomadores de decisiones suelen tener dos opciones: conmutación paso a paso y conmutación en línea paralela. Cualquiera que sea el enfoque que elijan los tomadores de decisiones, deben comprender los pros y los contras del enfoque elegido para poder prepararse en consecuencia. Ventajas y desventajas de la conmutación paso a paso Generalmente, el método de conmutación paso a paso es muy práctico. Normalmente, las empresas pueden cambiar primero entre los módulos de gestión financiera y de inventario y luego seguir con los módulos de ventas, compras, producción y otros. Este método tiene al menos las siguientes ventajas. Fácil de controlar: este método es más fácil de controlar que un gran ejército con todos los módulos conectados juntos. Y los departamentos de finanzas y gestión de almacenes son generalmente más rigurosos. Estabilizar estos dos departamentos en el primer mes supondrá un gran impulso para la moral. Acelerar: solo cambiar estos dos módulos simplifica enormemente la operación y mejora en gran medida la velocidad y la calidad de la operación del sistema. Simplificación de la conciliación: si el primer mes sigue siendo paralelo, la conciliación de los sistemas antiguos y nuevos con solo gestión financiera y de inventario se simplificará enormemente, e incluso los comprobantes se podrán verificar directamente utilizando herramientas de conciliación automática. Órdenes de apertura: Dado que el módulo de ventas no está en línea, las empresas no necesitan preparar órdenes de apertura y se pueden evitar todos los errores y problemas relacionados con la apertura de órdenes. Centrarse en nuevos pedidos y nuevos procesos: mientras siguen otros módulos, la empresa solo se preocupa por negocios nuevos, como pedidos de ventas completamente nuevos. Podemos procesar estos pedidos directamente utilizando el nuevo proceso. Para abrir pedidos, el implementador no necesita preocuparse por el proceso de procesamiento, solo necesita contabilizarlos en la gestión financiera y de inventario. Después de un tiempo, su influencia terminará naturalmente. Por supuesto, las desventajas del cambio paso a paso también son obvias. Datos de ventas incompletos: Con el tiempo, cierta información se perderá o quedará incompleta, principalmente relacionada con la apertura de pedidos. Por ejemplo, los datos del análisis de ganancias estarán incompletos y se perderán los datos del análisis de ganancias relacionados con la orden de venta inicial. No subestimes esto, porque no poder ver el informe completo después de conectarse en línea hará que los líderes que no comprendan la situación se sientan muy infelices. Por tanto, esta cuestión debe aclararse antes de su uso. Ciclo de traspaso extendido: No se puede decir que esto sea una desventaja, porque el ciclo de traspaso extendido en realidad distribuye la carga de trabajo y mejora la tasa de éxito. Pero algunas empresas con buenas condiciones pueden elegir un método de cambio general más rápido debido a esto. Más configuraciones del sistema: por ejemplo, necesita configurar dos conjuntos de tipos de movimiento de materiales, uno es orden de venta, orden de compra, orden de producción y el otro es independiente. Los permisos también deben establecerse en consecuencia. En resumen, para proyectos que son difíciles de implementar y tienen ciclos de ejecución de órdenes cortos, considerar un método de cambio paso a paso tendrá buenos resultados. Desventajas del paralelo en línea ¿Por qué el paralelo es el modo en línea preferido por las empresas chinas para implementar ERP? La razón son sólo dos palabras: riesgo. De hecho, la razón principal para elegir el paralelismo es evitar riesgos, y el paralelismo en sí traerá mayores riesgos. Las principales razones por las que el paralelismo no favorece el cambio de sistema son: propósito poco claro, gran carga de trabajo y dificultad de coordinación. Propósito desconocido: el propósito del paralelismo es esencialmente probar nuevos sistemas, pero probar sistemas en paralelo es sin duda muy costoso. Las empresas de la misma naturaleza deben ingresarse innumerables veces y la diferencia encontrada al final a menudo es solo un error de entrada, lo que no es útil para la verificación del sistema. Gran carga de trabajo: el paralelismo sin duda aumenta la carga de trabajo para todos los usuarios del sistema. La enorme carga de trabajo, sumada al desconocimiento y el miedo al nuevo sistema, hizo que el objetivo se alejara cada vez más, y finalmente tuve que rendirme. Dificultad de conciliación: para dos sistemas con procesos y conceptos diferentes, incluso si la política contable no cambia, es posible que sea difícil completar la conciliación. Además, una conciliación es diferente de una auditoría. Si el período paralelo se basa en el sistema antiguo, entonces el nuevo sistema debe ser completamente consistente con el sistema anterior. De esta manera, el principio de materialidad en la auditoría no se puede utilizar en absoluto y sólo se puede investigar en profundidad. En definitiva, el propósito del paralelismo es prevenir el riesgo de fracaso, y lo cierto es que se ha convertido en uno de los factores más importantes que conducen al fracaso. Si se adopta un modo en línea no paralelo, los implementadores de ERP deben tomar más medidas para evitar el riesgo de fallas en la transferencia, como pruebas y capacitación. Como se mencionó anteriormente, el propósito del paralelismo es probar y verificar el nuevo sistema, por lo que si no es paralelo, se deben fortalecer las pruebas. De hecho, además de las pruebas del sistema, no se pueden ignorar las pruebas relacionadas con la importación de datos. Si las pruebas no se realizan adecuadamente, las pruebas en línea paralelas pueden evolucionar fácilmente hacia pruebas de datos reales. Aunque las pruebas son exhaustivas, el costo es demasiado alto. Si no es en paralelo, debemos dar gran importancia a la formación previa a la conmutación, especialmente a la formación de los usuarios reales del sistema.
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