Buscamos urgentemente un sistema de pago

La primera parte de las disposiciones generales

El artículo 1 tiene como objetivo guiar a las empresas para fortalecer el control interno de las operaciones de adquisiciones y pagos, estandarizar los comportamientos de adquisiciones y pagos, y prevenir errores en el proceso de adquisición y pago y fraude, esta especificación se formula de acuerdo con las leyes y regulaciones nacionales pertinentes y en conjunto con la situación real de la empresa.

Artículo 2 El término "pago de compra", tal como se menciona en este Código, se refiere principalmente al acto de una empresa que compra bienes y paga el precio. El control de los servicios laborales subcontratados por la empresa y los precios de pago se puede implementar con referencia a las disposiciones de esta especificación.

Parte 2 Aprobación de adquisiciones

Artículo 3 Los contratos de proyectos de adquisiciones con un monto inferior a 10.000 yuanes dentro del alcance del plan de adquisiciones serán revisados ​​por el Departamento de Finanzas e informados al Departamento de Adquisiciones. Departamento para firma del contrato de compra.

La compra de proyectos con un monto del "Contrato de proyecto de adquisición de ××"

La compra de proyectos con un monto superior a los XX millones de yuanes dentro del alcance del plan de adquisiciones será revisada por el Director Financiero y aprobado por el Gerente General Presentar al Departamento de Compras para su firma.

Parte Tercera Control de Pagos y Liquidaciones

Artículo 4 Revisión de Pagos

El departamento financiero deberá cumplir con el "Reglamento Provisional sobre Gestión de Efectivo", "Pago y Liquidación" Medidas" y "Empresa Las disposiciones pertinentes sobre gestión de fondos monetarios en las "Disposiciones de control interno" se ocupan de las adquisiciones y los pagos, y llevan a cabo la contabilidad y la presentación de informes de conformidad con las disposiciones del sistema contable nacional unificado.

Artículo 5 Las cuentas por pagar dentro de 10.000 yuanes serán aprobadas por el director financiero; las cuentas por pagar en XXX? —?Xx millones, aprobado por el director general.

Si el pago por adelantado y el depósito son inferiores a XX millones de yuanes, la persona a cargo del departamento de finanzas puede aprobarlo. Si la cuenta por pagar es inferior a XX millones de yuanes en ××× unidades, debe. Si supera los XX millones de yuanes, se informará al director financiero para su aprobación, sujeto a la aprobación del presidente.

Después de que la revisión sea correcta, envíela al contador de cuentas por cobrar del Departamento de Finanzas para que emita un comprobante de pago, el cajero se encargará del pago y notificará al comprador para que se comunique con el proveedor.

Artículo 6 Al manejar negocios de pagos, el departamento de contabilidad revisará estrictamente la autenticidad e integridad de los términos de pago acordados en el contrato de compra y las facturas de compra, comprobantes de liquidación, informes de inspección, informes de medición, certificados de aceptación y otros. documentos relacionados. sexo, legalidad y cumplimiento.

1. Auditoría de autenticidad

La contabilidad de cuentas por pagar debe determinar si el comprobante original es falso, falsificado o alterado. Comprobar si se ha producido el negocio económico reflejado en el comprobante original y si refleja la naturaleza del asunto económico del negocio.

4. Auditoría de integridad.

De acuerdo con los requisitos del contenido básico reflejado en el bono original, verifique si el contenido del bono original está completo, si los trámites están completos, si los elementos que deben completarse están completos, si el método de llenado y el formulario son correctos y si las firmas relevantes están completas.

3. Legalidad de la auditoría.

Compruebe si los asuntos económicos y comerciales reflejados en los comprobantes originales cumplen con las leyes, regulaciones y políticas nacionales pertinentes, así como con el sistema de contabilidad nacional unificado.

4. Auditoría de cumplimiento

Audite si los comprobantes originales cumplen con las regulaciones pertinentes, como si cumplen con el presupuesto, si cumplen con los contratos relevantes y si cumplen con la aprobación relevante. autoridad y procedimientos, si cumplen con las regulaciones pertinentes de la unidad, reglas y regulaciones, si existen violaciones de leyes y disciplinas, fraude, etc.

5. Además de los puntos 1-3 y 1-4 anteriores, también se debe revisar la exactitud del bono original, es decir, si el resumen y las cifras del bono original están completos con claridad. y correctamente, y el cálculo de la cantidad, el precio unitario y el monto. Verificar si hay errores y si las cantidades de palabras y cifras son consistentes; revisar si la adquisición de materiales se lleva a cabo de acuerdo con el plan, contrato o adquisición de materiales aprobado; acuerdo revisar el comprobante de recibo de los materiales entrantes y verificar si hay compradores, transportistas, aceptantes, verificar la firma del recibo para ver si el contenido está completo y verificarlo con el plan, contrato o acuerdo de compra y el comprobante original; revisar si el pago cumple con la autoridad de aprobación.

Los contables no pueden liquidar compras de materiales que no cumplan con las regulaciones y reporten al jefe de contabilidad. El jefe de contabilidad violó gravemente las disposiciones del plan de adquisiciones.

Debe informarse oportunamente al director general.

Artículo 7 Control de pagos

El pago debe ser confirmado o aprobado por el gerente del departamento de compras, el departamento de inspección y almacenamiento, el departamento de finanzas y otros jefes de departamento.

4. Todas las operaciones de adquisiciones deben preparar órdenes de compra, que deben ser aprobadas por los departamentos pertinentes (como el departamento de compras, el departamento de producción, el departamento de ventas, el gerente general). Se debe enviar de inmediato una copia de la orden al Departamento de Finanzas.

3. Después de recibir y aceptar la mercancía, el inspector debe preparar un informe de aceptación. El informe de aceptación debe estar numerado en secuencia. Una copia del informe de aceptación debe enviarse al Departamento de Compras y al Departamento de Finanzas. de manera oportuna.

4. Después de recibir la factura del proveedor, el comprador compara la factura del proveedor con la orden de compra y el informe de aceptación para confirmar que el tipo, la cantidad, el precio, las condiciones de descuento, el monto de pago y el método son consistentes y lo envían. el Departamento de Finanzas después de la verificación.

5. El Departamento de Finanzas recibirá facturas de compra, certificados de aceptación, comprobantes de liquidación, órdenes de compra, contratos de compra, etc. , y comprobar su autenticidad, licitud, conformidad y corrección.

6. El pago de la compra deberá realizarse mediante el sistema de comprobante de pago. El pago en efectivo debe ser completado por el departamento de compras, revisado por el gerente financiero y aprobado por el director financiero y el gerente general de acuerdo con sus autoridades.

Una vez confirmados, los pasivos deben pagarse con prontitud para obtener los descuentos por pronto pago necesarios, fortalecer las buenas relaciones con los proveedores y mantener el crédito corporativo.

⒏El Departamento de Finanzas debe realizar liquidaciones mensuales basadas en el libro mayor de cuentas por pagar y las cuentas detalladas, y verificarlas entre sí. Cuando existan diferencias se deberá preparar una tabla de ajuste para realizar ajustes.

(9) El Departamento de Finanzas obtiene estados de cuentas de los proveedores todos los meses y los verifica con el libro de cuentas por pagar o la lista de comprobantes impagos para determinar los motivos de las discrepancias.

Parte 4 Tratamiento contable

Artículo 8 El Departamento de Finanzas debe preparar comprobantes contables de manera oportuna y precisa de acuerdo con el sistema contable cuando los documentos de contratación estén completos.

Adjunte documentos de respaldo, como solicitudes de compra, órdenes de compra, órdenes de aceptación, recibos de materiales de compra, facturas especiales y otros documentos requeridos por finanzas al reverso de los documentos contables. Si hay muchos comprobantes, también se pueden encuadernar en un volumen, marcarlos con números índice y archivarlos.

Cada mes, las cuentas detalladas como "inventario", "fondos monetarios" y "cuentas por pagar" deben registrarse de manera precisa y oportuna sobre la base de comprobantes contables.

Acuerdo Título IX

El departamento de finanzas debe conciliar los acuerdos de pago con los proveedores al final de cada mes.

Obtener el extracto del proveedor y comprobar que el saldo coincide con el saldo de Cuentas por Pagar de la empresa. Después de tener en cuenta factores como las posibles diferencias en los plazos de recepción y entrega entre el comprador y el vendedor, los saldos de fin de mes de la empresa y del proveedor deben ser coherentes.

Parte 5: Uso del efectivo en el control de pagos

Artículo 10: Alcance del uso del efectivo.

1. El precio de compra de productos agrícolas y secundarios y otros materiales a particulares.

2. El precio de los gastos de compra esporádicos por debajo del punto de partida de la liquidación.

Artículo 11 Cómo utilizar el efectivo.

1. Si se requiere pago en efectivo para compras esporádicas, el comprador deberá presentar una solicitud al Departamento de Finanzas.

2. El Departamento de Finanzas deberá pagar del límite de efectivo en existencia o retirarlo del banco donde se abre la cuenta, de acuerdo con las normas de uso de efectivo de la empresa.

3. El personal financiero no puede retirar efectivo. Si necesitan retirar efectivo, deben informar al banco donde se abre la cuenta para su aprobación.

4. Debido a circunstancias especiales, como la incertidumbre sobre el lugar de adquisición y el transporte inconveniente, es inconveniente manejar la liquidación de transferencias y se debe presentar una solicitud por escrito al banco donde se encuentra la cuenta. abierto, firmado y sellado por el responsable del departamento financiero de la empresa. Luego de la aprobación, el pago en efectivo será realizado por el banco donde se abre la cuenta.

Parte 6 Gestión de Pagos Anticipados

Artículo 12 En principio no se permite la compra anticipada de materiales. Sin embargo, si ciertos productos y materiales escasos que la empresa necesita con urgencia deben comprarse por adelantado, se requiere la aprobación del supervisor con autoridad de aprobación.

El personal financiero debe controlar estrictamente los pagos por adelantado. Y poder registrar cuentas de manera oportuna y controlar los pagos por adelantado dentro de un rango seguro y razonable.

Artículo 13 La empresa deberá establecer un sistema de autorización y aprobación de cuentas y depósitos de prepago, y fortalecer la gestión de cuentas y depósitos de prepago.

Las empresas deberían reforzar el seguimiento de los grandes pagos por adelantado y realizar un seguimiento periódico de ellos. Emitir un juicio integral sobre el plazo de los pagos anticipados, la racionalidad de los fondos ocupados y el riesgo de irrecuperabilidad, tomar medidas oportunas sobre los pagos anticipados sospechosos para minimizar los riesgos de los pagos anticipados y la posibilidad de pérdidas;

A menos que lo apruebe específicamente el gerente general, el pago anticipado del departamento de finanzas para el plan de adquisiciones debe controlarse dentro de ×.

Artículo 14 La empresa fortalecerá la gestión de cuentas por pagar y documentos por pagar, y designará personal dedicado para administrar las cuentas por pagar de acuerdo con las fechas de pago acordadas y las condiciones de descuento.

Parte 7 Sistema de gestión de cuentas por pagar

Artículo 15 Cuentas por pagar se refiere a la cantidad de dinero que una empresa debe pagar a los proveedores por la compra de materias primas, productos básicos, materiales o recepción de servicios.

Artículo 16 La gestión y registro de las cuentas por pagar deberá ser responsabilidad del departamento de contabilidad del Departamento de Finanzas, el cual es independiente de las funciones de solicitud, adquisición, aceptación y pago.

Artículo 17 Las cuentas por pagar deben gestionarse utilizando fechas de pago, condiciones de descuento y otros términos para garantizar la implementación efectiva de controles internos sobre adquisiciones y pagos.

Artículo 18 El reconocimiento y medición de las cuentas por pagar deberán ser veraces y confiables.

El reconocimiento y medición de las cuentas por pagar debe basarse en diversos documentos originales necesarios y que se haya verificado que son correctos. Estos comprobantes son principalmente facturas emitidas por proveedores, certificados de aceptación del departamento de gestión de calidad, comprobantes de liquidación de transferencias bancarias, etc.

El contador de cuentas por pagar deberá revisar la autenticidad, legalidad, integridad, cumplimiento y corrección de estos comprobantes originales.

Artículo 19 Las cuentas por pagar deberán registrarse en el libro de cuentas por pagar oportunamente.

El contador de cuentas por pagar debe registrar con prontitud la cuenta detallada de las cuentas por pagar basándose en los comprobantes originales que se haya verificado que son correctos.

La cuenta detallada de cuentas por pagar debe calcularse por separado según el proveedor. Sobre esta base, se puede calcular posteriormente según el contrato de compra.

Artículo 20: Compensar oportunamente los pagos anticipados.

Una vez que el Departamento de Finanzas recibe la factura emitida por el proveedor, debe compensar el anticipo en tiempo y forma.

Artículo 21 Confirmar, medir y registrar descuentos.

El Departamento de Finanzas confirmará, medirá y registrará los descuentos disponibles según las condiciones especificadas para determinar el pago real.

Artículo 22 Pago Autorizado de Cuentas por Pagar

El Departamento de Finanzas pagará las cuentas por pagar vencidas de manera oportuna, sujeto a revisión por parte del Gerente del Departamento de Finanzas y el Director de Finanzas.

, la liquidación y el pago se pueden gestionar sólo después de que el director general lo haya aprobado de acuerdo con su autoridad.

Artículo 23 Transferencia de cuentas por pagar

El Departamento de Finanzas realizará liquidaciones mensualmente con base en el libro mayor general de cuentas por pagar y las cuentas detalladas, y se verificará entre sí. Cuando existan diferencias se deberá preparar una tabla de ajuste para su ajuste.

Artículo 24 Inspección de Cuentas por Pagar

El Departamento de Finanzas obtiene los extractos de los proveedores cada mes y los verifica con el libro de cuentas por pagar o la lista de comprobantes impagos. Si hay diferencias, se deben encontrar las razones de las diferencias.

Si los resultados de la investigación muestran que hay errores en los registros contables, se debe contactar al acreedor de inmediato para ajustar la diferencia.

Artículo 25: El responsable correspondiente del Departamento de Finanzas deberá obtener periódicamente las declaraciones del proveedor, y realizar verificaciones y ajustes.

Artículo 26 La emisión de documentos por pagar relacionados con cuentas por pagar deberá ser revisada por el Departamento de Finanzas y aprobada por el Director Financiero y el Gerente General de acuerdo con sus facultades.

Artículo 27 El departamento financiero establecerá libros de contabilidad para las facturas por pagar y hará un buen trabajo en la contabilidad de las facturas por pagar. La persona que registre la factura no será responsable de la emisión de la misma.

Artículo 28 La contabilidad y gestión de las cuentas por pagar del departamento financiero incluye las letras comerciales en blanco, anuladas, pagadas y devueltas.

Artículo 29 El Departamento de Finanzas deberá comprobar periódicamente las facturas a pagar y revisar el cálculo de los intereses de las facturas.

Artículo 30 Los efectos a pagar deberán cotejarse periódicamente con las órdenes de compra, los comprobantes de aceptación y las facturas.

Artículo 31 Los efectos a pagar se conservarán en el tiempo por orden de número.

Parte 8 Gestión del presupuesto de adquisiciones

Artículo 32 Para evitar adquisiciones ciegas, coordinar el uso de los fondos, mejorar la eficiencia del uso de los fondos y garantizar el uso razonable de los fondos de la empresa. , es necesario preparar un presupuesto de adquisiciones.

Artículo 33 Significado de la gestión del presupuesto de adquisiciones

El presupuesto de adquisiciones es una cuantificación específica y sistemática preparada en forma monetaria por el departamento de adquisiciones para cumplir con la previsión de ventas anual o la cantidad de producción de la empresa. La planificación conduce a la realización de los objetivos generales de la empresa y a la asignación razonable de recursos.

La gestión presupuestaria se refiere a la gestión de las actividades económicas de las empresas a través de la preparación del presupuesto, la ejecución del presupuesto, el análisis de la variación del presupuesto y la evaluación del presupuesto, reflejando los resultados de la gestión empresarial, asegurando la implementación de las políticas de gestión y la realización de los objetivos. y promover la mejora continua de las empresas. Mejorar la eficiencia y la eficacia.

La gestión del presupuesto de compras es una rama de la gestión del presupuesto empresarial y debe coordinarse con otros sistemas del sistema presupuestario.

Artículo 34 Preparación del Presupuesto de Adquisiciones

La preparación del presupuesto de adquisiciones se refiere a determinar las partidas presupuestarias de adquisiciones, establecer estándares presupuestarios y adoptar ciertos métodos y procedimientos de preparación basados ​​en los objetivos comerciales. de la empresa. , expresando los objetivos de adquisiciones específicos que la empresa debe alcanzar en un cierto período de tiempo en el futuro en forma de cantidad y moneda.

De acuerdo con el plan de ventas anual de la empresa, los departamentos pertinentes (departamento de producción, departamento de gestión, etc.) completan el formulario de solicitud de presupuesto de adquisiciones de su propio departamento y lo envían al departamento de compras. resumirá y organizará los presupuestos de compras de cada departamento, preparará un presupuesto general de adquisiciones, lo presentará al Departamento de Finanzas para preparar un presupuesto general y lo presentará al Gerente General para su aprobación.

Artículo 35 Implementación del presupuesto de adquisiciones

1. Publicar oportunamente los indicadores del presupuesto de adquisiciones aprobados a los departamentos y al personal responsables pertinentes.

2. Monitorear el proceso de ejecución presupuestaria.

Artículo 36 Análisis y ajuste de las diferencias en el presupuesto de adquisiciones

1. Durante el proceso de ejecución del presupuesto, el departamento de adquisiciones calculará el presupuesto con base en estadísticas comerciales y datos reales calculados por el departamento financiero. . Comparar los resultados reales de la ejecución con las cifras presupuestarias y elaborar informes de análisis del presupuesto y las cuentas finales.

2. Si existen diferencias, analizar los motivos de las diferencias y la atribución de responsabilidades, y formular medidas específicas para controlar las diferencias o ajustar el presupuesto.

Artículo 37: Control de fondos del presupuesto de adquisiciones

1. En términos de control de fondos del presupuesto de adquisiciones, es necesario implementar un sistema de aprobación de límites de fondos del presupuesto de adquisiciones y controlar estrictamente los gastos de fondos no presupuestados.

4. Para proyectos de adquisiciones dentro del presupuesto, el departamento solicitante debe manejar los procedimientos de solicitud estrictamente de acuerdo con el progreso de la implementación del presupuesto.

[14] Para proyectos de adquisiciones que exceden el presupuesto y extrapresupuestario, el Departamento de Finanzas revisará las solicitudes presentadas por el departamento de demanda, y solo podrán procesarse después de la aprobación del Director Financiero y el Gerente General.

Parte 9: Gestión de devoluciones en adquisiciones

Artículo 38: Las empresas deben establecer un sistema de gestión de devoluciones y tomar medidas para las condiciones de devolución, los procedimientos de devolución, la entrega de bienes, la recuperación del pago de devolución, etc. Haga disposiciones claras. y recuperar rápidamente el pago de los productos devueltos.

Artículo 39 Recuperación de fondos reembolsados.

1. El comprador prepara una nota de débito después de la devolución de la mercancía, incluyendo la cantidad devuelta, el precio, la fecha, el nombre del proveedor y el monto del préstamo.

2. Una vez que el gerente de compras lo revise y esté de acuerdo, se enviará al personal correspondiente del departamento de finanzas para su aprobación, y el director financiero o gerente general lo aprobará de acuerdo con su autoridad.

3. El Departamento de Finanzas ajusta las cuentas por pagar o maneja los procedimientos de recuperación de los fondos devueltos con base en la nota de débito.

Artículo 40 Descuentos en Compras.

1. El descuento proporcionado por el comprador al proveedor debido a la insatisfacción con la calidad de la compra debe negociarse y determinarse con el proveedor.

2. El monto del descuento debe ser revisado por el Departamento de Finanzas y luego presentado al Gerente General para la aprobación del Director de Finanzas.

3. Una vez aprobado el importe del descuento, el departamento de compras debe preparar una nota de débito.