Cheque de reembolso de factura electrónica

¡Todos estos son dolores de cabeza para los contables que a menudo se ocupan de las facturas!

Esto no sólo refleja la prevalencia de facturas falsas cuando se utilizan facturas tradicionales, sino que también refleja los nuevos desafíos que plantean a la gestión financiera cuestiones como los reembolsos repetidos en la era de las facturas electrónicas.

¡Hoy hablemos del control del personal financiero en la era de la factura electrónica!

Punto de dolor 1: ¡Quiero un reembolso!

De acuerdo con el "Anuncio de la Administración Estatal de Impuestos de la República Popular China sobre cuestiones relacionadas con la implementación del sistema de factura electrónica del Impuesto al Valor Agregado" (Administración Estatal de Impuestos de la República Popular de Anuncio de China 2015 No. 84), este anuncio entrará en vigor a partir del 1 de diciembre de 2015.

El país ha lanzado la factura electrónica del impuesto al valor agregado. Actualmente, sólo existen facturas electrónicas con IVA generales y no existen facturas electrónicas con IVA especiales. Si el emisor y el beneficiario de una factura electrónica general de IVA necesitan una factura en papel, pueden imprimir ellos mismos el archivo de formato de la factura electrónica general de IVA. Su validez legal, finalidad básica y normas básicas de uso son las mismas que las de la factura general electrónica de IVA. Factura presentada por las autoridades fiscales. ?

La factura general electrónica con IVA tiene este aspecto:

Es decir, cuando la empresa recibe la versión electrónica de la factura general con IVA, puede imprimir la factura en papel en el formato archivarse como comprobante original. El documento de formato ha sido sellado con un sello de factura especial según sea necesario, y no es necesario sellarlo con un sello de factura especial después de la impresión.

Actualmente, muchas empresas de comercio electrónico, como JD.COM Mall, la gran empresa de catering Pizza Hut y las tres principales empresas de telecomunicaciones, han lanzado facturas electrónicas, y la Oficina Estatal de Impuestos también está promoviendo vigorosamente él. Ésta es la tendencia general. Como contador financiero corporativo, no puede contrarrestar la tendencia y ¡las facturas electrónicas del personal de la empresa también deben reembolsarse!

Punto de dolor dos: preocuparse por los reembolsos repetidos

De hecho, existen lagunas regulatorias en el reembolso de facturas electrónicas, porque la cantidad de veces que se pueden imprimir las facturas electrónicas es ilimitada y se pueden imprimir de forma ilimitada. Como puede imprimirlo usted mismo y no necesita sellar un sello especial, el reembolso manual conlleva el riesgo de reembolsos repetidos.

Punto doloroso tres: modificar la información básica de la factura para el reembolso

Hoy en día, las habilidades de falsificación del pueblo chino son bien conocidas por todos y es difícil para las empresas prevenir la falsificación. PS es muy poderoso ahora. Cualquiera que tenga una pequeña idea puede modificar el importe de la factura electrónica o levantar la cabeza. En realidad, este método es muy inteligente y algo inesperado, porque su código de factura aún no se ha tocado. Si revisas la factura no habrá problema. Si el contador no controla cuidadosamente, ¡será difícil emitir una factura! Si puedo refutarlo, ¿no sería bueno que lo verificara dos veces? Podrás consultar facturas de 10 minutos y facturas de más de 1.000 días. ¿Tienes otros trabajos?

Consejo 1. ¿Cómo reembolsar facturas electrónicas?

La primera forma. Reciba la información de facturación de la factura general electrónica de IVA emitida por el emisor de la factura a través del sistema de factura electrónica de IVA, imprímala en un archivo de formato de factura general electrónica de IVA como archivo adjunto de reembolso y péguela para su reembolso según el método tradicional. .

La segunda vía. Recibir la información de facturación de la factura general electrónica de IVA emitida por el facturador a través del sistema de facturación electrónica de IVA, almacenar la información de la factura electrónica en un medio adecuado e indicar el lugar de almacenamiento y la ruta de ingreso de la factura electrónica en el comprobante de reembolso. Esta es la última regulación y es necesario considerar cuidadosamente si se debe adoptar este enfoque. Las "Medidas de gestión de archivos contables" promulgadas conjuntamente por el Ministerio de Finanzas y la Administración de Archivos del Estado en 2016 aclararon la situación jurídica de los archivos contables electrónicos. Siempre que se cumplan las condiciones especificadas en las Medidas, el emisor o beneficiario de una factura electrónica puede archivar y conservar facturas que estén únicamente en formato electrónico. Si el emisor o el beneficiario necesitan una factura en papel, pueden imprimir ellos mismos el archivo de formato de la factura general electrónica con IVA.

2. ¿Cómo garantizar que no se repetirá el reembolso?

1. El departamento financiero puede realizar estadísticas sobre las facturas electrónicas y utilizar el número de factura como identificador para evitar reembolsos repetidos. También existe una manera sencilla de agregar un campo de número de factura electrónica a nuestro sistema de reembolso.

2. Utilice tablas de Excel para realizar libros de contabilidad generales. Unifique todas las facturas electrónicas y códigos de factura en la tabla de Excel y filtre los mismos códigos de factura para evitar reembolsos repetidos de facturas electrónicas. También se pueden agregar funciones como la verificación electrónica de facturas y la identificación de falsificaciones, como ingresar el código de la factura para determinar si la factura es verdadera o falsa y si es una factura duplicada.

3. Las facturas electrónicas se utilizan en sistemas de reembolso nacionales y extranjeros, y también se pueden utilizar junto con ERP, CRM y otros sistemas internos de la empresa. Para entonces, todos los datos de las facturas se procesarán de forma electrónica y centralizada, y la gestión de las facturas será sencilla, lo que mejorará en gran medida la eficiencia operativa de la empresa.

4. ¡También se puede utilizar en todos los ámbitos! Cuando las facturas electrónicas están involucradas en el reembolso, no se permite reembolsar las facturas en papel para evitar la manipulación de la información de la factura. ¡Esto también puede evitar el fraude y la duplicación desde la fuente!

3. Guía de reembolso de factura electrónica

1. Utilice la factura electrónica impresa por el agente de reembolso como documento original para el reembolso. Si la factura electrónica tiene detalles y archivos adjuntos relevantes, adjúntelos a la factura electrónica como comprobante de reembolso original;

2. Reembolse al agente de reembolso para ingresar con precisión el código de factura de 12 dígitos y el código electrónico. factura en el sistema de informes en línea. Número de factura de 8 dígitos. Si el número de factura electrónica no se ingresa o se ingresa incorrectamente, no será posible el reembolso normal;

3 Solicite al agente de reembolso que verifique la autenticidad de la factura electrónica en el sitio web de la oficina de impuestos y prometa que así será. no habrá reembolso duplicado de facturas electrónicas. En este caso, el agente reembolsador y el responsable de los fondos son responsables de la autenticidad del negocio económico y de las facturas electrónicas.

4. Los empleados deberán presentar las facturas del mes anterior al final de cada mes, y el plazo de reembolso no podrá exceder de dos meses como máximo.

Los departamentos pertinentes de la empresa comprobarán y verificarán aleatoriamente las facturas electrónicas reembolsadas y registrarán automáticamente los números de las facturas electrónicas reembolsadas. Una vez que se descubran reembolsos falsos de facturas electrónicas y reembolsos repetidos de facturas electrónicas, el personal pertinente será responsable de acuerdo con las regulaciones.