¿Cómo guardar facturas electrónicas?
Recopilación y conservación
El cobro del pago requiere la recopilación de la factura electrónica original impresa por colegas para el reembolso, y el ahorro requiere que el contador para recoger la factura electrónica Guárdalas en categorías para que puedas encontrar los originales electrónicos correspondientes cuando los necesites. Estas dos tareas no son fáciles.
Para los contables, elegir un método adecuado para manejar el trabajo original de las facturas electrónicas es una cuestión que vale la pena reflexionar. En términos generales, existen varias formas de guardar la factura electrónica original:
El empleado envía la factura electrónica original al contador, y el contador la clasifica y archiva él mismo.
Cuando los empleados imprimen facturas electrónicas para reembolso, utilizarán la herramienta de chat para enviar la factura electrónica original al contador de la unidad. Cuando el contador revisa la factura electrónica para su reembolso, realizará una serie de operaciones como comprobar si hay plagio y verificar la autenticidad para comprobar si se ha emitido la factura electrónica original. Las facturas electrónicas se archivarán una a una después de la confirmación.
Dificultad de operación contable: 5 estrellas, dificultad de operación de empleado: 1 estrella.
Exigir a los empleados que cambien el nombre de las facturas electrónicas y las envíen a la dirección de correo electrónico designada.
El contador configura un buzón especial para recibir facturas, requiere que los empleados descarguen la factura electrónica original para ser reembolsada, le cambien el nombre (el nombre predeterminado de la factura electrónica emitida por el sistema de facturación general no está estandarizado, y no se puede obtener información válida de la factura rápidamente), y luego se cambia el nombre de la factura electrónica. Las facturas se envían a la dirección de correo electrónico designada.
Cuando contabilidad imprime facturas electrónicas para reembolso, primero verifica si la empresa ha recibido la factura original (y si la factura original cumple con los requisitos), luego verifica si la factura original y la factura de reembolso son consistentes. por uno; finalmente, verifique si la factura es reembolsada, verifique la autenticidad (si es necesario). Finalmente, la factura se descarga a un host local o dedicado para su archivado periódico.
Dificultad de operación contable: 4 estrellas, dificultad de operación de empleados: 3 estrellas.
Cuando se utiliza OA para manejar el proceso de reembolso, el personal de reembolso debe cargar archivos adjuntos de factura.
Las empresas manejan el proceso de reembolso a través del sistema OA, cargan la factura electrónica original y luego imprimen la factura electrónica para el reembolso. El contador está revisando las copias para verificar la autenticidad de las facturas, y al mismo tiempo ingresa al sistema OA para verificar y revisar los archivos adjuntos cargados uno por uno. Si es necesario, descargue y archive primero.
Dificultad de operación contable: 4 estrellas, dificultad de operación de empleados: 2 estrellas.
Utilice la función de llenado previo de empleados de la herramienta de verificación de plagio de facturas electrónicas para completar la verificación de plagio de facturas, la verificación de autenticidad y la gestión de presentación de facturas originales en un solo paso.
Los empleados pueden cargar facturas electrónicas a la plataforma en cualquier momento a través de paquetes de tarjetas WeChat, registros de chat de WeChat o correos electrónicos (tres formas comunes de obtener facturas electrónicas. La plataforma puede identificar automáticamente la información de la factura y realizar una evaluación preliminar). comprobar si hay duplicación.
Luego imprime la factura electrónica y entrégala al contador para su reembolso. El contador escanea el código QR impreso de la factura electrónica, identifica la letra de la factura y simultáneamente completa la verificación repetida de la factura y la asociación con la factura original (si la función de verificación de autenticidad de la factura está configurada, la verificación de autenticidad de la factura también puede ser completado simultáneamente), y envía y guarda con un solo clic.
Los contables pueden descargar directamente el libro de reembolso de facturas periódicamente o cuando sea necesario. El libro mayor contiene registros de facturas y comprobantes originales. Puede hacer clic directamente para abrir la factura original correspondiente y verla.