¿Cuáles son los beneficios de los archivos contables electrónicos?
La digitalización de los ficheros contables ha supuesto cambios fundamentales en la forma de registrar los datos contables. Por un lado, cambia el medio que transporta la información, acelerando la transferencia de diversos medios de información originales, incluidos papel, películas, cintas de vídeo, etc., a métodos de almacenamiento de información en computadoras, como discos magnéticos, discos ópticos, etc. Esto mejora en gran medida la calidad y velocidad del procesamiento de la información contable y favorece el suministro de información contable financiera confiable de manera oportuna, precisa e integral para el desarrollo económico y social del país y la operación y gestión de las unidades departamentales.
Qué es la gestión de archivos electrónicos contables:
1. El uso de archivos electrónicos contables se basa en sistemas de hardware y software, y el almacenamiento de archivos electrónicos contables tiene requisitos estrictos en cuanto al entorno. Los medios magnéticos tienen altos requisitos ambientales. No solo deben ser impermeables e ignífugos, sino también a prueba de polvo y antimagnéticos. También tienen ciertos requisitos de temperatura, lo que aumenta la vulnerabilidad de los datos. Si no se refuerza la seguridad de los datos, la probabilidad de pérdida y daño de datos es mucho mayor que con un sistema de contabilidad manual. [1]
2. Los archivos electrónicos contables carecen de visibilidad intuitiva. Los archivos contables tradicionales son intuitivamente visibles, mientras que los archivos electrónicos contables almacenados en medios magnéticos deben ser visibles en entornos informáticos y de software específicos. Las características de la digitalización hacen que los archivos electrónicos contables carezcan de atractivo visual directo, resultando en una falta de relación humana y armoniosa entre los archivos electrónicos contables y los usuarios de la información contable.
3. Los expedientes electrónicos contables son técnicos. Los documentos técnicos se refieren principalmente a documentos técnicos estrechamente relacionados con el diseño y uso de archivos electrónicos contables, que explican el diseño y funcionamiento de los archivos electrónicos contables. Los documentos técnicos se dividen principalmente en documentos técnicos de desarrollo y documentos técnicos de usabilidad. Los documentos técnicos de desarrollo describen principalmente diversas situaciones de análisis y diseño durante el proceso de desarrollo del sistema de archivos electrónicos contables. Los documentos técnicos de usabilidad se utilizan principalmente para guiar a los usuarios a operar y utilizar el sistema de archivo electrónico contable.
4. La complejidad del control del expediente electrónico contable. En términos generales, cuanto mayor es el grado de informatización, más requisitos de control programático se adoptan. Actualmente, los controles programados comúnmente utilizados en nuestro país incluyen el control por software, la inspección en máquina de los datos de entrada, etc. La complejidad de la tecnología de control del sistema de archivos electrónicos contables se refleja en la combinación de control manual del sistema y varios controles programados.
Cuáles son los principios para llevar archivos contables electrónicos:
1. El principio de "tres unificaciones" se adopta generalmente para la organización de archivos contables electrónicos. Es decir, estándares de clasificación unificados, formación de archivos unificados, requisitos de gestión unificados y la preparación de números de secuencia de archivos electrónicos según el orden de cada volumen. El número de secuencia del expediente electrónico debe contener tantas características de información como sea posible y ser normativo, universal y razonable. Además, la capacidad de los números de secuencia de archivos electrónicos debe ser avanzada y capaz de satisfacer las necesidades del futuro desarrollo empresarial de archivos electrónicos contables. [1]
2. Supervisión estrecha. Los procedimientos operativos estándar para el mantenimiento de registros contables electrónicos deberían requerir una estrecha vigilancia e inspección de las actividades operativas. Esto incluye revisar y comparar periódicamente los registros de la consola, los registros de trabajos y los registros de implementación.
3. Normas de emergencia. Se deben desarrollar planes y procedimientos apropiados para hacer frente a accidentes y emergencias repentinos, como incendios, inundaciones, cortes de energía, interrupciones de las comunicaciones, robos, etc., de procedimientos, documentos y equipos. Las medidas de emergencia típicas incluyen requisitos de copia de seguridad de archivos, copia de seguridad de programas y almacenamiento de copias de seguridad y originales por separado.
4. Control estándar de archivos de datos. Las reglas de eliminación de archivos se utilizan para evitar que los archivos de datos sean mal utilizados, dañados, etc., incluidas reglas para nombres de archivos, fechas de retención, reconstrucción de archivos, ubicaciones de almacenamiento, etc. Todos los documentos deben ser conservados en los archivos por un custodio y el acceso a los documentos debe estar estrictamente restringido.
Cuáles son los requisitos de almacenamiento de los archivos electrónicos contables:
1.
El sistema de control interno se refiere a un sistema adoptado dentro de la organización por una empresa o unidad con el fin de proteger la seguridad de los activos, la exactitud y confiabilidad de los datos contables, mejorar la eficiencia operativa e implementar su gestión prescrita. Políticas. Serie de sistemas, métodos y procedimientos.
A diferencia del control interno tradicional, la informatización de los archivos contables requiere que el alcance del control interno se amplíe en consecuencia, incluyendo algunos contenidos de control que no se encuentran en los sistemas de contabilidad manuales, como el control del proceso de desarrollo del sistema, el control de la codificación de datos y control de llamadas y Modificar controles de programa, etc. La informatización de los archivos contables requiere medios de control interno más diversificados, siendo el control programado su principal medio de control. No es difícil ver que garantizar la exactitud y confiabilidad de los datos es el objetivo principal del control interno. El sistema de control interno puede garantizar eficazmente la seguridad y confiabilidad de los archivos electrónicos contables.
2. Establecer un sistema de certificación estricto e introducir tecnología de cifrado.
En un sistema de contabilidad manual, el procesamiento y almacenamiento de datos se encuentran dispersos entre varios departamentos y personal. La característica sobresaliente del sistema de archivos electrónicos contables es la centralización del procesamiento y almacenamiento de datos, lo que brinda seguridad a los datos. una cierta amenaza. Por ejemplo, el personal no autorizado puede utilizar computadoras para explorar fácilmente la mayoría de los archivos y datos, filtrando así datos confidenciales. Un sistema de autenticación estricto puede evitar que personal no autorizado ingrese al sistema de archivo electrónico contable. Las tecnologías de autenticación incluyen autenticación de contraseña, autenticación de huellas dactilares, autenticación holográfica, etc. para diferentes permisos. La introducción de tecnología de cifrado puede garantizar eficazmente la seguridad de los datos. La criptografía se desarrolló en el proceso de descifrado y contradescifrado. Un algoritmo de cifrado es una serie de pasos que utiliza métodos de cálculo matemático y una cadena de números (claves) para codificar texto (información) ordinario y producir un texto cifrado incomprensible. El remitente cifra el mensaje antes de enviarlo a la red pública o a Internet. El receptor decodifica el mensaje (también llamado descifrado) después de recibirlo. El programa utilizado se denomina programa de descifrado, que es el proceso inverso al cifrado.
3. Establecer un sistema de operación autorizado e implementar un sistema de personal dedicado y puestos de tiempo completo para evitar operaciones no autorizadas.
Basado en el principio de combinar responsabilidades, derechos, beneficios y efectividad, diferentes puestos reciben diferentes permisos y se pueden establecer puestos como supervisores, administradores y operadores del sistema. Diferentes puestos tienen diferentes responsabilidades y asumen diferentes responsabilidades en la gestión de archivos electrónicos contables. Al mismo tiempo, existe un cierto grado de moderación y supervisión entre puestos del mismo nivel. Las responsabilidades de los puestos deben ser claras y no debe haber puntos ciegos en la gestión, ni superposición ni duplicación de responsabilidades. Tomar medidas para separar responsabilidades incompatibles y hacer cumplir estrictamente la responsabilidad laboral. Configure registros de archivo, registros de catálogo de archivos y registros de préstamo de archivos para evitar estrictamente daños, pérdidas y fugas de archivos electrónicos contables.
Cuáles son los problemas en la gestión de archivos electrónicos contables:
1. Portador de archivos contables: Aunque se ha implementado la contabilidad computarizada, debido al corto tiempo de implementación, el personal contable y los líderes de unidad deben No saben mucho sobre la composición de los archivos informáticos contables y carecen de experiencia en la gestión de archivos contables. Muchas unidades solo archivan archivos impresos en papel sin realizar copias de seguridad de la información contable almacenada en la computadora en medios magnéticos. Seleccione medios de disco de alta calidad para los datos de los archivos contables. realizar copias de seguridad y no almacenar los discos de repuesto y los discos de almacenamiento por separado, lo que resulta en daños o pérdida de datos electrónicos. No existe un sistema informático especial de protección de archivos contables que afecte la integridad de los archivos contables; [2]
2. Falta de los talentos necesarios en mantenimiento de computadoras y seguridad de redes: la administración de archivos computarizados implica una serie de problemas profesionales como software, seguridad del sistema y mantenimiento, pero actualmente la mayoría de las unidades solo brindan cierta capacitación a Los contadores anteriores, y luego comienzan a operar el sistema. En cierto nivel, los contadores solo han aprendido la operación, pero la administración y el mantenimiento les resultan muy desconocidos, y los resultados y pérdidas resultantes tampoco son un asunto menor.
3. Desviación en la comprensión de la informatización contable en sí. Los contables en la mayoría de las empresas sólo consideran la informatización como una herramienta para el cálculo y la contabilidad automáticos, e ignoran el análisis, la predicción y la toma de decisiones de la contabilidad de gestión. y otras funciones, por lo que psicológicamente carecen de atención a la gestión informatizada de los archivos contables. El trabajo de gestión de archivos no ha atraído la atención de los líderes relevantes y no se presta suficiente atención al trabajo de archivo. El departamento de archivos carece de las medidas necesarias y de la correspondiente orientación empresarial, lo que dificulta el archivo de documentos y datos electrónicos.
4. El sistema de gestión de archivos contables es imperfecto: dado que es más probable que los archivos contables computarizados se modifiquen sin darse cuenta, el sistema de gestión de archivos contables de la unidad no se revisó de manera oportuna y los archivos contables correspondientes no se revisaron. formulado Dadas las responsabilidades de los custodios de los archivos, la destrucción provocada por el hombre y el daño natural a los archivos contables son inevitables. Al mismo tiempo, debido a la falta de estándares de sistemas completos para documentos electrónicos, la presentación de archivos contables informatizados se encuentra en estado de desorden. Al archivar, todavía se sigue la antigua práctica de la gestión manual. Sólo se archivan documentos en papel, y los libros de cuentas y los extractos originalmente registrados manualmente se cambian por libros de cuentas y extractos impresos por computadora.