La diferencia entre documentos electrónicos y documentos en papel
¿Cuál es la diferencia entre archivos electrónicos y archivos en papel? ¡Déjame explicartelo a continuación!
¿Basado en? ¿Ley de Archivos del Pueblo Chino? Los archivos se refieren a instituciones estatales, grupos sociales e individuos pasados y presentes que participan directamente en la práctica social y mantienen diversas formas de actividades, formando registros de valor histórico. Es un documento de las prácticas sociales de las personas, conscientemente preservado. Los archivos utilizados en este documento sólo necesitan ser formados directamente. Su propósito es satisfacer la utilización de los recursos de información y crear más riqueza material y espiritual para las personas necesitadas en la sociedad. Por tanto, los archivos son la base de la memoria humana y la base del desarrollo de la vida humana. Con el auge de los archivos electrónicos, la gestión de archivos tradicionales ha sido desafiada y cuestionada. Algunas personas incluso piensan eso hoy con el auge de los archivos electrónicos. No es absolutamente necesario que estudiemos los archivos en papel, porque el futuro mundo de los archivos estará dominado por los archivos electrónicos. De hecho, con el desarrollo de la tecnología de la información en red, el uso de la información de archivo, tanto en contenido como en método, ha experimentado enormes cambios. Entonces, ¿significa esto que el estudio de los archivos en papel ha perdido completamente su significado? Al respecto, me gustaría compartir mis puntos de vista:
1. La diferencia en la gestión entre archivos electrónicos y archivos en papel
Los llamados archivos en papel utilizan el papel como soporte de archivos de grabación de información. Los denominados archivos electrónicos son archivos formados mediante tecnología informática y almacenados en medios específicos (como discos, cintas y discos ópticos) en forma de códigos. Como producto de alta tecnología, los archivos electrónicos atraen cada vez más atención hoy en día, pero los archivos en papel, que tienen una larga historia y todavía circulan ampliamente, siempre han sido el centro de atención de la gente. Los detalles son los siguientes:
1. La diferencia entre recopilación y archivo de documentos
La recopilación de archivos en papel significa que el departamento de procesamiento de documentos limpia los materiales de los documentos procesados y recopila todos los documentos. Los documentos con valor de referencia se recogen, se clasifican según su relación histórica en términos de fuente, contenido, época, forma, etc., y luego se entregan al departamento de archivos. Recibir documentos electrónicos es más complejo que los documentos en papel. La forma de recibir archivos electrónicos puede ser transfiriendo disquetes, cintas o discos ópticos al departamento de archivos, o ingresando a la red del departamento de archivos y la dirección especificada por el archivo, y entregándolo a través de la red.
El tiempo de presentación de los archivos electrónicos es diferente al de los archivos tradicionales. El tiempo de presentación de los archivos en papel generalmente se divide en dos categorías: una se presenta en la primera mitad del segundo año después de que se forma el documento; , que se utiliza principalmente para documentos administrativos; el otro es el postarchivo del establecimiento de proyectos, que se utiliza principalmente para documentos científicos y tecnológicos. Los documentos electrónicos deben archivarse en cualquier momento después de su presentación o periódicamente durante un período de tiempo determinado. El departamento de formación del documento lo envía al departamento de archivos a través de la red, lo sella con una firma digital electrónica y el personal de archivos lo recibe y registra. Archivar documentos en papel es muy intuitivo y fácil de identificar.
2. Diferencias en el trabajo de tasación de archivos.
La evaluación del valor de los archivos en papel a menudo debe realizarse varias veces, que se divide en tres etapas: revisión de calificación, determinación de edad y revisión del valor. La tasación antes de archivar los documentos es una revisión de calificación, es decir, los documentos se revisan uno por uno para determinar su valor de almacenamiento y su período de almacenamiento. La tasación después del archivado es una revisión de valor. La identificación de un expediente electrónico completo deberá realizarse al inicio de la creación del mismo. Ya sea la identificación de archivos electrónicos o la identificación de archivos en papel, es un juicio y una predicción de su valor de conservación. La diferencia es que en el proceso de evaluación de archivos electrónicos se debe analizar completamente el contenido y algunas características formales del archivo, porque para los archivos electrónicos, el estado técnico está estrechamente relacionado con la autenticidad, legibilidad y ámbito de aplicación del archivo. que puede ser El valor de conservación tiene un impacto directo. La identificación de archivos electrónicos se puede dividir en dos aspectos: identificación de contenido e identificación técnica. Los principios, estándares y métodos de identificación del contenido de los archivos electrónicos son básicamente los mismos que los de los archivos en papel, pero el período de almacenamiento no es totalmente aplicable a los archivos electrónicos. La identificación técnica incluye identificación de legibilidad, identificación libre de virus e identificación de medios.
3. Diferencias en el proceso de clasificación y organización de documentos.
Debido a la separabilidad de la información de los archivos electrónicos y sus soportes, la clasificación de entidades de archivo también puede ser reemplazada por una clasificación conceptual, porque el resultado de la clasificación de entidades solo puede reflejar una relación de atributos. Esta disposición de una sola línea es necesaria para la operación y gestión manual de archivos. La clasificación de entidades sirve para clasificar las entidades de archivos y lograr una disposición ordenada en la biblioteca (sala). En la gestión de documentos en papel, los resultados de la organización de entidades están directamente relacionados con el acceso y la consulta.
Los documentos electrónicos se pueden clasificar de forma rápida, eficaz y desde múltiples ángulos a través de sistemas informáticos, y ya no es necesario clasificarlos como los documentos en papel. La organización física de los documentos electrónicos solo se refiere a la simple clasificación y organización de discos, cintas y discos ópticos; guardados sin conexión. Los resultados no están directamente relacionados con la consulta de información en la recuperación en línea. Diferentes usuarios pueden utilizar el sistema de ofimática para combinar y clasificar libremente documentos electrónicos según sus diferentes necesidades.
4. Diferencias en el guardado de archivos.
La gestión protectora de archivos en papel se refiere a la gestión de almacén de archivos y es la base de toda la gestión de archivos. Los objetos de almacenamiento de los archivos tradicionales son soportes físicos como papel, cinta adhesiva y película. Estos operadores almacenan menos información y ocupan mucho espacio. Su gestión de almacén requiere que la temperatura y humedad del almacén sean las adecuadas: la temperatura es de 14 grados a 20 grados, la humedad relativa debe estar entre el 50% y el 60%, y existen medidas de protección efectivas como prevención de incendios, impermeabilización, humedad. prueba y prevención del moho. Los archivos en papel y los archivos electrónicos están hechos en su mayoría de materiales magnéticos, y su entorno de almacenamiento y equipo de protección son significativamente diferentes de los archivos en papel. El soporte de almacenamiento de archivos electrónicos tiene una gran capacidad de información, y la longitud de los estantes y el espacio ocupado por los disquetes, cintas y discos ópticos de archivos son muy pequeños, lo que facilita la gestión de los almacenes de archivos. No requiere mucho espacio para el almacenamiento, pero tiene requisitos más altos en cuanto a temperatura ambiental, humedad, condiciones antimagnéticas y otras. La temperatura y la humedad del almacén deben controlarse estrictamente y equiparse con eliminación de polvo, protección contra incendios, protección ultravioleta y fuerte protección contra campos magnéticos.
5. Diferencias en los métodos de uso de archivos electrónicos y archivos en papel
(1) Diferencias en los patrones de demanda de utilización de archivos
Para satisfacer las necesidades de papel utilización de archivos Según la demanda, los usuarios de archivos deben ir personalmente a los archivos para realizar búsquedas y se requiere la navegación manual. La recuperación de documentos es engorrosa y requiere mucho trabajo. La interfaz de uso de la herramienta de producción y recuperación de documentos en papel para la colección completa de artículos resalta la unicidad, y la recuperación de documentos requiere navegar por una gran cantidad de páginas. La recuperación por demanda de utilización de archivos electrónicos es un método de demanda de utilización de archivos que se realiza en una computadora utilizando la lectura por computadora como medio y requiere una búsqueda y recuperación rápidas a través de la transmisión de red.
(2) Diferencias en los requisitos de utilización de archivos.
En comparación con los requisitos de utilización de archivos, existe una clara diferencia entre la utilización de archivos electrónicos y la utilización de archivos en papel. No importa qué tecnología y método se utilicen, cuando se graba en un soporte información con valor de conservación a largo plazo, el archivo resultante puede existir independientemente de su tecnología y método. Las personas pueden identificar el contenido, el soporte y la forma estructural de los archivos sin depender de ninguna tecnología, y una vez que los contenidos de los archivos están relacionados entre sí, nunca podrán separarse.
¿La demanda de utilización de archivos electrónicos depende de intermediarios? Los métodos de difusión de información, como computadoras, redes y archivos, están diversificados. El texto de los archivos en papel tiene las características de la escritura personal y la tinta utilizada para escribir es diferente a las antiguas, lo que dificulta su alteración y falsificación. Al proporcionar originales de archivo, copias o réplicas de archivo y productos procesados de información de archivo, el uso de la información de archivo no está limitado por el tiempo y el espacio, y se pueden utilizar archivos abiertos a los que se accede a Internet. La digitalización de archivos electrónicos en texto completo permite a las computadoras realizar diversas formas de procesamiento y análisis de información, no solo proporcionando archivos originales para lectura, sino también clasificando la información según las necesidades del usuario.
2. Características de los documentos electrónicos y de los documentos en papel
Los documentos electrónicos ya no son documentos en papel intuitivos, sino que deben leerse y utilizarse con la ayuda de equipos de oficina modernos; Equipos de oficina usados y otros modernos para procesamiento y transmisión directa. El uso de documentos electrónicos se puede disfrutar y ya no se ve afectado por el tiempo y la distancia, y las condiciones de almacenamiento y los requisitos ambientales también son diferentes a los de los archivos en papel. Los requisitos para el área del lugar de almacenamiento son bajos, pero los requisitos para las condiciones ambientales como temperatura, humedad y antimagnético son altos.
Las características de los archivos en papel son: la dependencia entre la información y los soportes, las credenciales originales de la información del archivo y la durabilidad de los soportes de almacenamiento de la información. Por tanto, los archivos en papel, como dos archivos multimedia, se diferencian de los archivos electrónicos. Por ejemplo, los archivos en papel son estables, inactivos, estáticos, permanentes y los archivos electrónicos son inestables y no permanentes, dinámicos, de actividad y movilidad.
En tercer lugar, gestionar correctamente la relación entre archivos electrónicos y archivos en papel
En la actualidad se ha configurado la situación de coexistencia de archivos electrónicos y archivos en papel La gestión conjunta de archivos electrónicos y. Los archivos en papel son la clave para la gestión conjunta de archivos electrónicos y archivos en papel. Nuevos problemas a los que se enfrenta la industria de los archivos.
Los archivos en dos soportes diferentes tienen sus propias características. Hay relatividad e independencia, pero también unidad. Nuestra carta de trabajo específica y real. Es necesario respetar los principios básicos de la gestión de archivos y evitar copiar las teorías y métodos de los archivos en papel a archivos electrónicos.
Sobre la base de este punto de partida, con el desarrollo de la ciencia y la tecnología, hemos establecido teorías, métodos y tecnologías para la gestión de archivos electrónicos, en lugar de hacer copias electrónicas a ciegas de archivos en papel, lo que resulta en un desperdicio innecesario de recursos financieros y materiales. Sólo así podremos dar realmente importancia a los archivos electrónicos, hacer un buen trabajo en la gestión de los archivos electrónicos y tratar correctamente los archivos en papel para que puedan seguir desempeñando el papel que les corresponde. Sólo combinando orgánicamente los dos y dando pleno juego al papel de los diversos recursos de información de archivo podremos servir mejor a la sociedad.
Actualmente, la popularidad y el uso de las computadoras en China van en aumento. El procesamiento informático de caracteres chinos reemplaza el método tradicional de mecanografía y el uso de documentos electrónicos para producir documentos en papel se ha vuelto bastante popular. La ofimática y la automatización de la confianza en uno mismo se están desarrollando rápidamente y es una tendencia general que los archivos electrónicos reemplacen los archivos en papel. Sin embargo, según la tecnología actual y el desarrollo real de la gestión de archivos electrónicos, los archivos electrónicos y los archivos en papel seguirán coexistiendo durante un cierto período de tiempo.
Coexisten los denominados expedientes electrónicos y los expedientes en papel. Se refiere al mismo tipo de contenido de información de archivo archivado en el mismo archivo (sala) durante mucho tiempo. Es necesario guardar tanto archivos electrónicos como archivos en papel, lo que significa que algunos archivos electrónicos que deben conservarse de forma permanente, a largo plazo, mantenerse y archivarse se copian de la computadora de manera oportuna y se generan como archivos en papel para el almacenamiento diario. . Continúe utilizando formularios de archivos tradicionales para mantener su originalidad, evidencia y derechos, o ingrese algunos archivos en papel abiertos que a menudo requieren transmisión y conexión en red y conviértalos en archivos electrónicos para satisfacer las necesidades de los recursos de información de archivo.
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