¿Cuál es la relación entre el sistema de información contable computarizado y el sistema de información contable manual?

La aplicación de los ordenadores electrónicos en los sistemas de información contable es también un sistema manual. Aquí, los sistemas artificiales se dividen en sistemas artificiales que no usan computadoras electrónicas y sistemas hombre-máquina que usan computadoras electrónicas, solo por conveniencia de la descripción. Los sistemas analizados en este libro son sistemas de información contable computarizados.

Los sistemas manuales y los sistemas hombre-máquina tienen las siguientes * * * similitudes:

1. Los objetivos del sistema son los mismos.

Ya sea un sistema manual o un sistema hombre-máquina, su objetivo final es fortalecer la gestión empresarial, proporcionar información contable, participar en la toma de decisiones empresariales y mejorar la eficiencia económica.

2. Cumplir con la normativa contable y los sistemas financieros.

La aplicación de sistemas hombre-máquina no puede ignorar las regulaciones financieras. Por el contrario, las regulaciones financieras deberían mantenerse más estrictamente para bloquear posibles inconvenientes técnicos e institucionales.

3. Preservar los archivos contables

Los archivos contables son información histórica importante para la contabilidad y deben conservarse adecuadamente de acuerdo con la normativa. Los atributos físicos de la mayoría de los archivos contables formados por sistemas hombre-máquina han cambiado y son propensos a desaparecer y copiarse y realizar copias de seguridad. Esto requiere fortalecer la gestión de la información del sistema.

4. Preparar estados contables

Los estados contables son un reflejo integral de las operaciones corporativas, los fondos, los costos y otras actividades económicas importantes, y también son una de las bases para las decisiones macroeconómicas nacionales. -haciendo. El sistema hombre-máquina debe preparar estados contables que cumplan con los requisitos nacionales y no debe actuar por iniciativa propia.

5. Seguir teorías contables básicas y métodos contables.

La teoría contable es la cristalización de la disciplina contable, y los métodos contables son el resumen del trabajo contable. Los sistemas hombre-máquina provocarán cambios en la teoría y los métodos, pero este cambio será gradual y no repentino. El sistema humano-computador actualmente establecido debe seguir teorías y métodos contables básicos, de lo contrario conducirá al fracaso del desarrollo del sistema.

6. Las funciones básicas de los sistemas de información son las mismas.

Cualquier sistema de información tiene cinco funciones básicas, a saber: ① recopilación y registro de información (entrada); ② almacenamiento de información; ③ transmisión de información; Ya sea un sistema manual o un sistema hombre-máquina, para lograr los objetivos del sistema, debe tener las cinco funciones anteriores. Debido al uso de equipos modernos y sistemas de gestión científica, el sistema hombre-máquina debería ser más potente que el sistema manual.

(2) La diferencia entre el sistema de información contable manual y el sistema de información contable computarizado

El sistema hombre-máquina aquí no es un sistema computarizado general, sino que tiene un terminal de entrada de datos (como como Un sistema de información contable por computadora electrónica relativamente completo, como una caja registradora o un dispositivo de entrada de terminal, o un subsistema afiliado a la red del sistema de información de gestión, puede realizar el intercambio de datos. En comparación con el sistema manual, el sistema hombre-máquina tiene muchas diferencias significativas, como las siguientes:

1. Diferentes herramientas aritméticas

Las herramientas de cálculo utilizadas por el sistema manual son el ábaco y el mecánico. o calculadora electrónica, se repite cada operación en el proceso de cálculo. Debido a que los resultados del cálculo no se pueden almacenar, las personas tienen que registrarlos mientras calculan, lo cual supone una gran carga de trabajo y una velocidad lenta.

La herramienta informática utilizada por el sistema humano-computadora es una computadora electrónica, y el proceso de procesamiento de datos lo completa la máquina. Debido a que puede almacenar resultados de cálculos, las personas pueden obtener la información deseada simplemente ingresando datos sin procesar.

2. Diferentes soportes de información

Toda la información en los sistemas manuales está en papel, ocupa mucho espacio y es difícil de guardar y buscar.

Además de los comprobantes contables necesarios, el sistema hombre-máquina también puede utilizar materiales magnéticos (cinta, disco, etc.) como soportes de información, lo que ocupa poco espacio (la cantidad de información en una empresa general). solo ocupa el espacio de un libro de contabilidad detallado), unos diez disquetes) para facilitar la búsqueda y el almacenamiento.

3. Las reglas contables son diferentes

Los diarios y libros mayores especificados en el sistema manual deben utilizar libros de cuentas personalizados, y los libros de cuentas detallados deben utilizar libros de hojas sueltas registrados en; los libros de cuentas deben registrarse con líneas cruzadas. Para las correcciones con líneas horizontales o letras rojas, las líneas en blanco y los números de páginas del libro de cuentas deben tacharse con líneas rojas.

Las páginas de cuentas impresas por el sistema hombre-máquina están dobladas o enrolladas, lo que obviamente es diferente a los libros de cuentas del mercado. Un sistema hombre-máquina maduro no debería configurar tres conjuntos de libros de cuentas: diario, libro auxiliar y libro mayor, y mucho menos imprimirlos todos.

El sistema manual utiliza tres conjuntos de libros de cuentas para lograr el propósito de restricción y revisión mutuas, mientras que la computadora electrónica puede generar cualquier formulario de libro de cuentas en cualquier momento clasificando, clasificando y fusionando comprobantes. Debido a que es un procedimiento para completar el trabajo contable, no existe problema de restricción mutua y revisión de libros de cuentas, certificados contables y estados de cuenta. Si las credenciales son correctas y se ingresan correctamente, todas son correctas; de lo contrario, todas son incorrectas. Debido a la gran cantidad de impresiones, los sistemas hombre-máquina maduros generalmente almacenan datos en discos.

Es imposible que los sistemas humano-computador adopten los mismos métodos de corrección de errores que los sistemas manuales. Para garantizar que el registro de auditoría no se interrumpa, el sistema hombre-máquina estipula que todos los datos de publicación no deben modificarse (por supuesto, complementados con control técnico, incluso si hay errores, solo se pueden cambiar ingresando "). "cambios de vales" para dejar rastros de los cambios. Puede procesar manualmente las líneas en blanco y el número de páginas que se imprimirán.

4. Los procedimientos contables (formularios contables) son diferentes.

El sistema manual tiene cuatro procedimientos contables, pero ninguno de ellos puede evitar la debilidad fundamental de la copia repetida de cálculos, lo que va acompañado de un aumento de personal, vínculos y errores.

Existen dos opciones para el programa de procesamiento contable del sistema hombre-máquina. De acuerdo con la situación económica actual y el nivel de desarrollo, se adopta la primera opción, es decir, el trasplante del sistema se realiza básicamente mediante un sistema manual. La segunda solución es un programa idealizado de procesamiento contable automático, a saber:

(1) Magnetización de comprobantes contables (o códigos de barras). El comprobante contable estandarizado se escribe con tinta magnética (o código de barras), y luego de ser reconocido por el lector, los datos se envían al procesador central.

(2) En el procesador central, los tres estados financieros: balance general, estado de resultados y estado de flujo de efectivo se utilizan para el procesamiento de datos respectivamente, y al mismo tiempo se complementa el programa del módulo de contabilidad de costos.

(3) El usuario define la forma de salida y los resultados, y el dispositivo de salida (monitor e impresora) proporciona consulta e impresión.

Los procedimientos contables de los sistemas hombre-máquina no difieren según la empresa o el objeto de contabilidad de costes. Los sistemas hombre-máquina maduros deberían utilizar el mismo modelo para manejar las operaciones contables. La contabilidad de costos es sólo una pequeña parte del proyecto. Con el desarrollo de la tecnología informática y la mayor estandarización de la contabilidad de costos, los programas de contabilidad de costos para diferentes industrias se pueden ensamblar en computadoras en forma de solidificación de software. De esta manera, desde los comprobantes contables hasta los informes contables, todos los procesos intermedios del sistema manual no tienen que satisfacer al usuario, pero se puede satisfacer cualquier resultado requerido.

5. Los sistemas organizativos del trabajo contable son diferentes.

El sistema organizativo del trabajo contable manual se basa en la diferente naturaleza de las transacciones contables. El sistema manual general se divide en los siguientes grupos profesionales: grupo de materiales, grupo de salarios, grupo de capital, grupo de costos, grupo de activos fijos y grupo de finanzas integrales. Establecen contacto mediante la transmisión e intercambio de información, se controlan y verifican mutuamente y hacen que el sistema funcione normalmente.

El sistema de organización contable de los sistemas hombre-máquina se basa en diferentes formas de datos. Los sistemas hombre-máquina generales se pueden dividir en los siguientes grupos profesionales: ① Grupo de recopilación de datos (información) (utiliza comprobantes originales como datos originales, procesa diversos servicios contables, su trabajo principal está orientado fuera del sistema, similar al trabajo de cajero en manual sistemas (2) grupo de codificación de vales (vales de código u otros documentos que requieren procesamiento de datos de acuerdo con principios de codificación o manuales de codificación preespecificados) ③ grupo de procesamiento de datos (incluida la entrada, procesamiento y salida de datos); para software del sistema Mantenga el hardware para garantizar el funcionamiento normal del sistema y satisfacer las necesidades comerciales del sistema).

Evidentemente, los sistemas de organización del trabajo de estos dos sistemas son completamente diferentes. El sistema hombre-máquina transforma el modo de operación del sistema manual de recopilación de datos descentralizada, procesamiento descentralizado y registro repetido en un modo de operación de recopilación centralizada, procesamiento unificado e intercambio de datos. Esta transformación es un proceso de desarrollo gradual desde el cambio cuantitativo al cambio cualitativo. Cuando se completó la transformación, el sistema original dio un salto cualitativo.

6. Diferentes personas e instituciones

Las personas en el sistema manual son todas profesionales contables y su autoridad debe ser la contabilidad. El personal del sistema hombre-máquina está compuesto por profesionales de contabilidad, software, hardware y personal operativo, entre los cuales la autoridad deben ser los diseñadores de sistemas.

7. Diferentes métodos de control interno

El sistema manual generalmente verifica la exactitud de los documentos contables a partir de tres conjuntos de contenido resumido, cantidad, precio unitario, importe, asientos contables y otros elementos. Conciliación cruzada de libros de cuentas para verificar la corrección de las cuentas. Además, se utilizan medidas de control interno, como contabilidad coherente, contabilidad coherente y contabilidad coherente, para garantizar la exactitud de los datos y tapar lagunas.

Debido a cambios en los procedimientos contables y sistemas de organización contable, excepto la recopilación, revisión y codificación de datos originales, que son responsabilidad del personal contable original, todos los demás procesamientos técnicos son responsabilidad de la computadora. departamento. Obviamente, el modo de control interno original ha sido reemplazado parcialmente por la tecnología informática, desde el control manual hasta el control hombre-máquina, por lo que los requisitos de control para este último son más estrictos y extensos. A juzgar por el análisis de datos tanto en el país como en el extranjero, si no se fortalece el control interno del sistema hombre-máquina, definitivamente causará más daño que el sistema manual.

Al observar las diferencias anteriores, se puede ver que los cambios en los métodos de procesamiento de datos en los sistemas hombre-máquina han provocado cambios en todos los aspectos de los sistemas de información contable manual, lo que fortalecerá las funciones del sistema, el La estructura del sistema es más razonable y la gestión del sistema es más completa.

La informatización de la contabilidad es una nueva página en la historia de la contabilidad. La aplicación de las computadoras electrónicas no sólo trae consigo cambios en las herramientas de procesamiento de datos, sino también en los soportes de información. Después de la informatización de la contabilidad, tendrá un gran impacto en los métodos y teorías contables tradicionales, provocando cambios en el sistema contable y en el sistema de gestión del trabajo contable. La informatización contable promueve la estandarización, generalización y modernización de la gestión de la contabilidad.