Gestión integrada de documentos electrónicos y en papel

Los expedientes personales son la abreviatura de la trayectoria de vida de una persona. Son información muy importante para que los empleadores comprendan la situación de una persona. También son una parte importante de la carrera política de una persona. y no se puede subestimar y no se puede ignorar. La siguiente es la gestión integrada de archivos electrónicos y archivos en papel que he recopilado para usted. Espero que le resulte útil.

Gestión integrada de documentos electrónicos y documentos en papel

1.Archivo sincrónico. En el proceso de gestión integrada de documentos electrónicos y en papel, los documentos en papel recopilados deben revisarse cuidadosamente para garantizar que los documentos en papel se archiven y procesen de manera estandarizada y ordenada. La información electrónica recopilada también debe archivarse oportunamente después de una revisión estándar para garantizar que cumpla con los requisitos básicos de la gestión de archivos. Las operaciones específicas de los archivos electrónicos y los archivos en papel son diferentes. Cabe señalar que los archivos electrónicos deben almacenarse en el disco duro de la computadora al archivarse y marcarse claramente para confirmar que se han archivado para facilitar la gestión posterior del archivo.

2. Organización sincrónica. En la gestión integrada de archivos electrónicos y archivos en papel, los archiveros deben tomar medidas prácticas para sincronizar los archivos electrónicos y los archivos en papel, garantizar que el número de archivos electrónicos y en papel sea altamente consistente y garantizar que sus reglas de información sean consistentes, promover la sincronización. de archivos electrónicos y en papel, mejorando así de manera integral la eficiencia de la gestión de archivos y garantizando que se maximice el valor de uso real de los archivos electrónicos y en papel.

3. Identificación sincrónica. La situación ideal para el reconocimiento de documentos electrónicos es el reconocimiento automático por computadora, y el sistema determina el período de retención basándose en un cronograma de período de retención preestablecido. Los documentos en papel pueden reconocerse en cualquier momento y archivarse de inmediato;

4. Utilización sincrónica. Al revisar archivos, podemos recuperar el mismo archivo en dos tipos diferentes, en papel y electrónico, a través de la misma información de registro. Cuando se proporcionan para su uso, son principalmente documentos electrónicos. Cuando se necesitan archivos en papel, se les puede proporcionar el mismo número de archivo, lo que no solo mejora la tasa de utilización de los archivos, sino que también reduce el desgaste de los archivos en papel, lo que es beneficioso para la preservación a largo plazo de los archivos en papel. El concepto de gestión integrada de archivos electrónicos y archivos en papel pretende esencialmente abogar por la realización electrónica de la gestión de archivos por etapas bajo la guía de la teoría tradicional del ciclo de vida de los archivos.

Contenido ampliado:

Exploración sobre la gestión integrada de archivos electrónicos y archivos en papel

1. Establecer dos sistemas de gestión relativamente independientes pero interrelacionados. Dado que los archivos electrónicos son completamente diferentes de los archivos tradicionales en papel en términos de tiempo y método de recolección, almacenamiento, protección y utilización, etc., en el proceso de coexistencia de archivos en papel y archivos electrónicos, se deben establecer diferentes sistemas de gestión según sus respectivas características. , y Se establecen los canales necesarios entre los dos sistemas para que los archivos con el mismo contenido en un archivo puedan encontrarse en otro archivo, de modo que puedan coordinarse y usarse convenientemente en el procesamiento comercial relacionado.

2. Durante el periodo de convivencia se deberán implantar sistemas duales según sus propias características. En vista de las características respectivas de los archivos electrónicos y los archivos en papel, los archivos electrónicos y los archivos en papel coexistirán durante mucho tiempo y podemos utilizar un método de doble copia simple y seguro. Es decir, en el entorno electrónico, algunos archivos electrónicos que deben guardarse, mantenerse y archivarse de forma permanente y a largo plazo se copian de la computadora de manera oportuna y se envían a archivos en papel para su almacenamiento regular. mantener su originalidad, evidencialidad y derechos; o ingresar algunos documentos en papel de uso frecuente que deben transmitirse y conectarse en red, y convertirlos en archivos electrónicos para satisfacer las necesidades de los recursos de información de archivo. Por supuesto, al copiar archivos en papel y archivos electrónicos, se debe realizar una copia de seguridad de los archivos electrónicos utilizando soportes de almacenamiento fuera de línea. Realice copias de seguridad dobles de archivos en papel y discos (CD, cintas, etc.). ) y archívelos por separado.

3. Se deben desarrollar ciertos métodos de interconexión para implementar diversas gestiones. Los contenidos de gestión de los archivos electrónicos y los archivos en papel están interconectados: en primer lugar, el contenido de los archivos electrónicos se fija en los archivos en papel para resolver el problema de que los archivos electrónicos son fáciles de cambiar y modificar y garantizar su validez legal; en segundo lugar, los documentos en papel se pueden convertir; en archivos electrónicos, con descripciones e índices completos, información de antecedentes y datos originales, que pueden interconectarse al describir la información de cada uno, pueden encontrar sus respectivas ubicaciones de almacenamiento y servir como copias de seguridad e interconexiones entre sí.

4. Establecer un sistema de gestión científico y razonable. Los archivos electrónicos se pueden copiar y eliminar sin dejar rastro, por lo que la protección de los archivos electrónicos es particularmente importante. Por lo tanto, es necesario establecer un sistema completo de protección de archivos electrónicos y un sistema de registro de transmisión para garantizar la recopilación oportuna de archivos electrónicos y evitar la pérdida de información en un estado disperso. Al mismo tiempo, una vez formado el archivo electrónico, su forma de existencia también cambia constantemente debido a la conversión de soporte o de formato.

Si no existe información relevante que acredite que el contenido del expediente electrónico no ha cambiado, será difícil confirmar su originalidad e integridad. Por lo tanto, se debe establecer un sistema de registro necesario para cada documento electrónico y se deben realizar registros desde el inicio de la recopilación para registrar la gestión, suministro y utilización de los documentos electrónicos.

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