Explicación detallada de las funciones auxiliares de contabilidad del software financiero UFIDA
Contabilidad auxiliar: también llamada categoría de cuenta auxiliar, utilizada para indicar si la cuenta tiene otros requisitos contables. La función de la contabilidad auxiliar es que cuando ocurre un negocio económico, no solo se deben registrar los libros de cuentas formales, como los libros mayores y las cuentas subsidiarias, sino que también se deben registrar los libros de contabilidad auxiliares correspondientes. A continuación se muestra el conocimiento detallado que les traigo sobre las funciones auxiliares de contabilidad del software financiero UFIDA. Bienvenido a leer.
1. ¿Por qué utilizar la contabilidad auxiliar?
Supongamos que una empresa tiene cinco talleres de fabricación. Los gastos de fabricación incluyen 10 elementos como salarios, beneficios, depreciación, costos de reparación y facturas de servicios públicos. En el entorno tradicional de contabilidad manual, las empresas calculan y gestionan todos los gastos de fabricación en cada taller. Generalmente, las cuentas secundarias se configuran para cada taller de fabricación en la cuenta del libro mayor de gastos de fabricación, y luego se configuran cuentas de varias columnas de acuerdo con los gastos de fabricación en cada cuenta secundaria para calcular todos los gastos de fabricación. En el software financiero de UFIDA, los comprobantes contables son la única fuente de datos del sistema de contabilidad general de UFIDA. El proceso contable solo marca los comprobantes contables y actualiza el balance. Todas las consultas e impresiones del libro mayor general, el libro mayor subsidiario, el diario y el libro mayor de varias columnas se generan solo temporalmente en función de la tabla de comprobantes contables y la tabla de saldo de importes. En el entorno de contabilidad manual, no existe un proceso de registro paralelo del libro mayor general, subsidiario. libro mayor y diario, por lo que no se puede pasar. La contabilidad manual se utiliza para la contabilidad y la gestión, y la contabilidad y la gestión solo se pueden realizar de acuerdo con los requisitos del método de contabilidad detallada. Además, debido a que el software solo puede completar las cuentas del último nivel al realizar la contabilidad, el sistema de cuentas debe configurarse de acuerdo con la Tabla 1 para cumplir con los requisitos de contabilidad y gestión establecidos.
Aunque el método de contabilidad detallada puede cumplir con los requisitos de contabilidad y gestión, tiene dos deficiencias. En primer lugar, el sistema de cuentas se volverá extremadamente grande y complejo, lo que no favorecerá la mejora de la eficiencia contable. En este ejemplo, para completar los requisitos contables es necesario configurar 1 materia de primer nivel, 5 materias de segundo nivel, 50 materias de tercer nivel y 56 materias. En segundo lugar, existen obstáculos en la consulta de información, que no pueden cumplir con los requisitos de una consulta de información cómoda y rápida en el modo de información. Cuando una empresa quiere consultar sobre la aparición del mismo gasto en diferentes talleres, ¿la contabilidad de cuentas detallada tradicional solo puede proporcionarlo? ¿Consulta vertical? y no puedes proporcionártelo? ¿Consulta horizontal? , por lo que la comparación sólo la puede realizar la propia empresa basándose en las cuentas detalladas. El uso de contabilidad auxiliar puede resolver mejor los problemas anteriores.
2. Tipos de contabilidad auxiliar
En la actualidad, los tipos de contabilidad auxiliar de UF T3 y UF T6 son básicamente los mismos. Además de los tipos básicos de contabilidad auxiliar, el software UFIDA U8 también proporciona la función de contabilidad auxiliar basada en artículos personalizados, con 16 artículos personalizados para elegir. Los tipos típicos de contabilidad auxiliar en el software financiero UFIDA incluyen:
El primero es la contabilidad de clientes. La contabilidad de clientes se utiliza cuando es necesario contabilizar una cuenta y reflejar información diferente del cliente. Por ejemplo, es posible que una empresa necesite calcular y reflejar sus cuentas por cobrar, documentos por cobrar, cuentas por cobrar y otras cuentas por cobrar según los diferentes clientes, por lo que estas cuentas pueden establecerse como contabilidad de clientes en otro ejemplo, cuando una empresa necesita contabilizar Cuándo; Al analizar el flujo de ventas de mercancías para reflejar la secuencia de compras y la proporción de cada cliente, puede establecer la cuenta de ingresos del negocio principal en la contabilidad de clientes.
La segunda es la contabilidad de proveedores. La contabilidad de proveedores se puede utilizar cuando es necesario contabilizar una cuenta y reflejar información diferente del proveedor. Por ejemplo, una empresa puede necesitar calcular y reflejar sus cuentas por pagar, documentos por pagar, cuentas prepagas y otras cuentas por pagar según diferentes proveedores, por lo que estas cuentas se pueden configurar para la contabilidad de proveedores en otro ejemplo, cuando una empresa necesita reflejar y; Al analizar las ventas de bienes suministrados por diferentes proveedores, también puede configurar la cuenta de ingresos del negocio principal como contabilidad de proveedores.
La tercera es la contabilidad personal. La contabilidad personal se utiliza cuando es necesario calcular una cuenta y reflejar información personal diferente. Por ejemplo, cuando la empresa necesita reflejar los gastos de viaje y otros préstamos de diferentes empleados, puede establecer otras cuentas por cobrar como contabilidad personal; cuando la empresa necesita reflejar el desempeño de ventas de diferentes vendedores, puede establecer la cuenta comercial principal como personal; contabilidad.
El cuarto es la contabilidad departamental. Cuando es necesario conciliar una cuenta para reflejar información departamental diferente, se puede utilizar la contabilidad departamental.
Por ejemplo, cuando una empresa necesita reflejar sus gastos de fabricación y gastos administrativos por diferentes departamentos, puede establecer las cuentas de gastos de fabricación y gastos administrativos como contabilidad departamental; cuando una empresa necesita reflejar el desempeño de ventas de diferentes departamentos, puede establecerlas; la cuenta comercial principal como departamento de contabilidad.
El quinto es la contabilidad de proyectos. La contabilidad de proyectos es un concepto amplio, porque diferentes clientes, proveedores, individuos y departamentos pueden considerarse proyectos diferentes, por lo que se puede utilizar la contabilidad de proyectos. Si la empresa necesita reflejar los costos de construcción de diferentes proyectos en construcción, puede configurar la cuenta del proyecto en construcción como contabilidad de proyectos y tratar cada proyecto en construcción como un proyecto diferente si la empresa necesita reflejar los costos de producción de diferentes productos; puede configurar la cuenta de costos de producción. Configurarla en contabilidad de proyectos y tratar varios productos como proyectos diferentes. Si la empresa necesita reflejar la situación de ventas en diferentes regiones para contar qué productos de regiones son más populares entre los usuarios, puede configurar la cuenta principal; cuenta de ingresos comerciales a la contabilidad de proyectos, y cada Región se trata como proyectos separados.
3. Pasos de la contabilidad auxiliar
En primer lugar, aclarar los requisitos contables y de gestión. Las necesidades de contabilidad y gestión las determina completamente la empresa en función de su propio nivel de contabilidad y gestión y no tienen nada que ver con el software. El software financiero UFIDA proporciona funciones contables auxiliares, pero si una empresa lo utiliza y si el software es adecuado para ella depende completamente de la situación y los requisitos de la propia empresa. En el proceso de implementación del software financiero UFIDA, las empresas deben reorganizar y reconstruir sus modelos de gestión y procesos de negocio.
En segundo lugar, configure el sistema de contabilidad y los tipos de contabilidad auxiliar correspondientes. Una vez determinados los requisitos contables y de gestión, es necesario establecer correctamente el sistema de cuentas contables correspondiente y los tipos de contabilidad auxiliar de las cuentas. Por ejemplo, para calcular y gestionar con precisión los elementos de costos de fabricación en cada taller de la empresa, solo puede configurar cuentas de costos de fabricación de primer nivel y luego configurar las cuentas en contabilidad de departamento y contabilidad de proyectos.
En tercer lugar, cree archivos auxiliares relevantes. Una vez determinado el tipo de contabilidad auxiliar, se deberán configurar correctamente los ficheros auxiliares correspondientes. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, necesitamos establecer los archivos del departamento de la empresa y los archivos del proyecto de gastos de fabricación para que el sistema pueda realizar la contabilidad relevante.
En cuarto lugar, seleccione la información contable auxiliar correspondiente al cumplimentar los comprobantes contables. Si se utiliza una cuenta con requisitos de contabilidad auxiliar, el usuario debe seleccionar la información de contabilidad auxiliar relevante. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, al completar comprobantes relacionados con gastos de fabricación, debe seleccionar tanto la información del departamento como la información de los elementos de gastos de fabricación para registrar, recopilar, contar y analizar sistemáticamente la información del departamento de gastos de fabricación y la información de los elementos de gastos.
En quinto lugar, consultar información contable auxiliar. Al completar comprobantes contables, siempre que la información contable auxiliar relevante esté seleccionada correctamente, puede utilizar la función de consulta del estado de cuenta auxiliar proporcionada por el sistema para consultar, recopilar estadísticas y analizar cómodamente la información contable auxiliar. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, no solo puede consultar el libro mayor general y el libro mayor detallado de la cuenta de gastos generales de fabricación, sino también consultar la aparición de gastos generales de fabricación en cada departamento y la aparición del mismo elemento de gasto en diferentes departamentos. Por supuesto, las estadísticas, comparaciones y análisis de costos de fabricación también se pueden realizar por departamento y partida de gasto.
Cuarto, el papel de la contabilidad auxiliar
(1) Simplificación del sistema contable Debido a la contabilidad auxiliar, se pueden utilizar archivos auxiliares relevantes para reemplazar las cuentas detalladas, simplificando así el sistema contable. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, si se utiliza la contabilidad de cuentas detallada tradicional, se deben configurar 56 cuentas, pero cuando se utiliza la contabilidad auxiliar, solo se requiere una cuenta de gastos de fabricación de primer nivel. Los 5 temas de departamento de segundo nivel originales y los 50 temas de tercer nivel de partidas de gastos se pueden omitir y reemplazar por 5 archivos de departamento y 10 archivos de partidas de gastos, de modo que el número de temas contables cambie de 56 a 1. Para otro ejemplo, una empresa necesita calcular las cuentas por cobrar y las cuentas recibidas por adelantado según los clientes. Suponiendo que la empresa * * * tiene 100 clientes, entonces, bajo estas dos cuentas de primer nivel, se deben configurar 100 cuentas de segundo nivel. a los clientes, por lo que un total de Configurar 202 cuentas contables. Si las cuentas por cobrar y las cuentas por cobrar por adelantado se configuran como contabilidad auxiliar del cliente respectivamente, solo es necesario configurar dos cuentas de primer nivel de cuentas por cobrar y cuentas por cobrar por adelantado. Las 200 cuentas originales de segundo nivel se pueden omitir por completo y reemplazarse con 100. archivos de clientes.
(2) Hacer que el sistema contable sea relativamente estable.
Cuando se utiliza la contabilidad de cuentas detallada tradicional, si la información relevante cambia, provocará cambios en las cuentas contables. Cuando se utiliza contabilidad auxiliar, no es necesario establecer cuentas detalladas correspondientes. Cuando la información relevante cambia, no afectará a los sujetos contables, lo que hace que el sistema contable sea relativamente estable. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, si cambia el número de talleres o partidas de gastos, se deben cambiar las partidas contables relevantes cuando se usa contabilidad detallada. Sin embargo, cuando se usa contabilidad auxiliar, no es necesario cambiar el sistema de partidas contables, solo el. Es necesario cambiar los archivos de departamento y los archivos de partidas de gastos.
(3) ¿Para facilitar la consulta de información y el análisis estadístico, únicamente cuando se utiliza la contabilidad detallada tradicional? ¿Consulta vertical? , y cuando se utiliza contabilidad auxiliar, ¿no solo se puede? ¿Consulta vertical? , ¿todavía puedes hacerlo? ¿Consulta horizontal? Además de las estadísticas y análisis relacionados, enriquece los medios de consulta de información y permite a los usuarios obtener la información necesaria para la toma de decisiones y la gestión de manera oportuna y conveniente.
Verbo (abreviatura de verbo) Uso y precauciones de la función de contabilidad auxiliar del software financiero UFIDA
(1) Se pueden configurar dos contabilidades especiales para un sujeto al mismo tiempo (UFIDA U8 puede tener más). Por ejemplo, si desea calcular el uso de cada departamento y comprender el uso de cada proyecto, puede configurar la contabilidad de departamento y la contabilidad de proyectos al mismo tiempo.
(2) La contabilidad de transacciones personales no se puede configurar junto con otros elementos especiales, y la contabilidad de clientes y proveedores no se puede configurar juntos. La cuenta detallada auxiliar debe configurarse en la cuenta del último nivel, pero para facilitar la consulta o la contabilidad, algunas cuentas también se pueden configurar en las cuentas del último nivel y del nivel superior. Sin embargo, si una categoría de cuenta solo está configurada en la cuenta de nivel superior y la categoría de cuenta no está configurada en la cuenta de nivel inferior, el sistema no la reconocerá. Es decir, si la categoría de cuenta se establece en la cuenta de nivel superior, se debe configurar en la cuenta de nivel inferior; de lo contrario, no se procesará solo en el sistema de categoría de cuenta de nivel superior.
(3) Tenga cuidado al configurar la contabilidad auxiliar, porque si su cuenta tiene datos y modifica la contabilidad auxiliar de la cuenta, es probable que se produzca una conciliación desigual entre el libro mayor general y la cuenta auxiliar.
；