Cómo gestionar archivos contables informatizados

(Oficina Provincial de Recursos Minerales y Geología de Metales No Ferrosos de Henan)

1 Descripción general de la gestión de archivos contables computarizados

Los archivos contables computarizados se refieren a los almacenados en. información contable de computadoras e información contable escrita impresa por la computadora. Los datos contables se refieren a comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros datos, así como a diversos documentos y otra información contable preparada durante el desarrollo y operación del sistema de software de contabilidad.

2. Contenidos de la gestión de archivos contables informatizados

La gestión de archivos contables informatizados es un trabajo contable básico muy importante. Las unidades deben fortalecer el liderazgo en la gestión de archivos contables, establecer y mejorar sistemas de gestión para el establecimiento, archivo, almacenamiento, revisión y destrucción de archivos contables, y gestionarlos mediante personal dedicado. Las "Normas de trabajo contable computarizado" promulgadas por el Ministerio de Finanzas el 30 de junio de 1996 estipulan:

(1) La gestión de archivos contables computarizados es un trabajo contable básico importante. Los archivos contables deben gestionarse en estricta conformidad con las normas pertinentes del Ministerio de Finanzas, y una persona dedicada debe ser responsable.

(2) La gestión de los archivos contables computarizados debe ser antimagnética, a prueba de fuego, de humedad y de polvo. Los archivos contables importantes deben mantenerse por duplicado y almacenarse en dos lugares.

(3) Utilice medios magnéticos para guardar archivos contables, revíselos periódicamente y cópielos periódicamente para evitar la pérdida de archivos contables debido a daños en los medios magnéticos.

(4) El software de contabilidad general, el software de contabilidad de desarrollo de punto fijo, los juegos completos de documentos y materiales de software de contabilidad que combinan desarrollo general y de punto fijo y los programas de software de contabilidad se consideran archivos contables. , y el período de almacenamiento es hasta que el software deje de usarse o ocurra un evento importante 5 años después del cambio.

3. Problemas existentes en la actual gestión informática de los ficheros contables.

(1) Problemas derivados de la naturaleza de los ficheros contables informatizados. Los archivos de contabilidad computarizados deben ser visibles en un sistema determinado, por lo que muchas unidades actualmente no pueden acceder a datos contables en diferentes versiones después de las actualizaciones del software computarizado porque no conservan bien el diseño y el sistema de software del software de contabilidad. El artículo 12 de las "Medidas de gestión de archivos contables" estipula que las unidades que utilizan computadoras para la contabilidad deben conservar e imprimir archivos contables en papel y estipula el período de almacenamiento. Sin embargo, debido a condiciones limitadas, algunas unidades no están equipadas con impresoras láser o de inyección de tinta y todavía utilizan impresoras matriciales de puntos anticuadas, lo que hace que los archivos de contabilidad impresos en papel no cumplan con el período de retención requerido. No establecer un sistema especial de protección de archivos computarizados de acuerdo con los estándares del sistema de gestión de almacenes estipulados por la Administración de Archivos del Estado; no utilizar medios de disco de alta calidad para la copia de seguridad de los datos de los archivos contables y los discos de repuesto y de almacenamiento no se almacenan por separado. resultando en daño o pérdida de datos electrónicos.

La informatización de la contabilidad es un trabajo sin papel, y todos los datos generados se almacenan en el disco duro del ordenador. En el trabajo real, a menudo ocurren las siguientes situaciones inapropiadas: Primero, algunos operadores no han desarrollado el hábito de realizar copias de seguridad diarias. Una vez que la máquina falla, se perderán algunos datos contables. En segundo lugar, muchos operadores no pueden comprobar periódicamente los discos de datos respaldados y no pueden solucionar los problemas una vez que ocurren. En tercer lugar, utilice habitualmente copias de seguridad en disquetes. Debido a que los disquetes tienen deficiencias como poca capacidad y fallas fáciles, es fácil meterse en problemas cuando se trata de recuperación de datos.

(2) El sistema de gestión de archivos contables no es sólido. La precisión, la autenticidad y la seguridad son el elemento vital de los archivos contables y los requisitos más básicos para el trabajo contable. Dado que los archivos contables registran y describen principalmente el valor de los ingresos y gastos financieros y reflejan cambios cualitativos en las actividades económicas, requieren información extremadamente precisa. Sin embargo, en las condiciones de la contabilidad informatizada, dado que los datos contables se registran en soportes magnéticos como discos o discos ópticos, es técnicamente posible modificar ilegalmente datos electrónicos sin dejar rastro. Si se modifica, será difícil identificar la "apariencia original" de las actividades económicas y garantizar la autenticidad de la información contable; además, en condiciones de informatización, los datos contables están muy concentrados en soportes magnéticos, como discos y discos ópticos; El personal no autorizado puede explorar todos los archivos de datos a través de computadoras y redes con fines egoístas e inapropiados, y copiar, falsificar y destruir algunos datos contables importantes, desafiando así la integridad y seguridad de la información contable. Se puede ver que los materiales magnéticos son fáciles de perder, contaminar, manipular, copiar y destruir, por lo que los trabajos de seguridad como a prueba de humedad, robo, polvo, fuego, manipulación y vencimiento , a prueba de infecciones de virus y a prueba de confidencialidad se han convertido en contenidos importantes de la gestión de archivos contables computarizados.

(3) Falta del personal necesario de mantenimiento informático y seguridad de la red. Como todos sabemos, la gestión de archivos computarizados implica una serie de cuestiones profesionales como el software, la seguridad del sistema y el mantenimiento. Sin embargo, en la actualidad, la mayoría de las unidades sólo capacitan a los contadores originales y luego operan el sistema.

Hasta cierto punto, los contadores apenas están aprendiendo las operaciones, mientras que la gestión y el mantenimiento les resultan muy desconocidos, y las consecuencias y pérdidas resultantes también son graves. Los contadores comunes tienen una rica experiencia comercial, pero carecen de conocimientos informáticos y les resulta difícil utilizar las computadoras para manejar negocios contables. En el proceso de utilizar computadoras para manejar negocios, aparte del software financiero, a menudo saben poco sobre software y hardware. Una vez que la computadora se estropee o la interfaz que suele ver sea diferente, quedará indefenso. Aunque los fabricantes han brindado capacitación sistemática al instalar software de contabilidad, algunos contadores que nunca han estado expuestos a las computadoras todavía tardan en comenzar y a menudo cometen errores al usar las computadoras. Si cometen un error, es posible que su trabajo a largo plazo se deshaga y se pierdan datos del sistema.

4. Problemas en la gestión informática de archivos contables.

(1) Desviación en la comprensión de la propia informatización contable. La carrera de informatización de mi país comenzó tarde y los conceptos de pensamiento de la gente no se han dado cuenta plenamente del significado y la importancia de la informatización. La mayoría de las unidades utilizan la informatización para reemplazar la contabilidad manual sólo para reducir la carga de los contadores y mejorar la eficiencia contable. No se dan cuenta de la importancia de establecer un sistema de información contable completo para la empresa, de modo que la información proporcionada por los contadores existentes no pueda usarse en una empresa. Servir de manera oportuna y eficaz a la toma de decisiones y gestión empresarial. Al mismo tiempo, no hay suficiente apoyo en términos de actualizaciones de software e inversión en hardware, y mucho menos para establecer una intranet interna y registrar su propio sitio web. Es simplemente imposible utilizar las ventajas de la tecnología de la información para mejorar la eficiencia operativa de la empresa. .

(2) No atrajo la atención de los departamentos pertinentes. Tanto el departamento de gestión de archivos como el departamento de formación de archivos no prestan suficiente atención al trabajo de archivo. El departamento de archivos carece de las medidas necesarias y de la correspondiente orientación empresarial. Como resultado, el departamento de formación de archivos se lo guarda para sí mismo, sin importar cuánto pague. dificulta seriamente el uso de documentos electrónicos.

(3) Falta de reglas y regulaciones claras. Debido a la falta de un sistema de archivo electrónico completo, la presentación de archivos contables informatizados se encuentra en estado de desorden. Al archivar, todavía seguimos la antigua práctica de la gestión manual, archivando sólo documentos en papel y cambiando los libros de cuentas e informes registrados manualmente por libros de cuentas e informes impresos por computadora. Por lo tanto, sólo se enfatiza el trabajo contable, mientras que se ignora la gestión de los archivos contables. La gestión estandarizada de los archivos contables no se ha incorporado al sistema de responsabilidad laboral del personal contable y no existe una persona dedicada a la gestión de los archivos contables.

(4) El software computarizado de contabilidad se actualiza rápidamente. Debido al frecuente reemplazo y actualización del software computarizado de contabilidad en los últimos años, el software y los documentos contables originales relacionados también son propensos a ser incompatibles. Si se maneja incorrectamente, esta parte de la información contable no sólo no se conservará de manera efectiva ni desempeñará el papel que le corresponde, sino que tampoco cumplirá con los requisitos del sistema de control interno.

5. Cómo mejorar la gestión informática de los archivos contables.

1. Mejorar el sistema informático de gestión de archivos contables.

La gestión de ficheros contables informatizados es un trabajo contable básico importante. Después de que las computadoras reemplazaron la contabilidad manual, se agregó nuevo contenido a los archivos de contabilidad. Por lo tanto, en el sistema de gestión de archivos computarizados, existen sistemas de gestión correspondientes para el archivo, almacenamiento, préstamo y copia de seguridad de archivos contables computarizados. Tras la implantación de la informatización, debería reforzarse la gestión de los archivos contables informatizados. Los métodos básicos son:

(1) Establecer un sistema de archivo para archivos contables computarizados. Primero, determine el alcance de la presentación. El contenido de los archivos contables computarizados incluye principalmente varios comprobantes contables, libros contables, estados contables, planes financieros, presupuestos unitarios, contratos económicos importantes, instrucciones de desarrollo y diseño, así como archivos de programas fuente, instrucciones operativas y manuales de usuario, cuentas contables computarizadas. y tablas de códigos de cuentas, formatos de informes contables, fórmulas de recuperación de informes, fórmulas de transferencias automáticas y otras fórmulas de cálculo, fórmulas de inspección, etc. y datos contables, archivos de programas y otra información contable almacenada en medios magnéticos. El conjunto completo de documentos y programas de software desarrollados y utilizados por el sistema computarizado de contabilidad deben considerarse archivos contables; la información contable debe conservarse y copiarse adecuadamente antes de imprimirse en forma escrita los comprobantes contables, los libros mayores, los libros de caja y los diarios de depósitos. deben imprimirse, e imprimir oportunamente los libros de cuentas y los estados de cuentas pertinentes de acuerdo con los requisitos de los departamentos pertinentes de impuestos, auditoría y otros departamentos administrativos.

(2) Establecer un sistema de almacenamiento de archivos contables informatizados. De acuerdo con los métodos manuales, los archivos contables como comprobantes, cuentas, formularios, etc. generados mediante métodos computarizados deben archivarse y conservarse de conformidad con las reglamentaciones. Los departamentos funcionales relacionados con la contabilidad deben trabajar en estrecha colaboración para confirmar el contenido legal de los archivos contables y realizar trabajos resistentes a la presión, al polvo, a la luz y a la corrosión de acuerdo con las normas de la Administración de Archivos del Estado; Los CD, etc. están ordenados según una clasificación y un orden determinado. , establecer un sistema informatizado de almacenamiento de archivos contables.

En circunstancias normales, las empresas deberían limpiar sus archivos contables cada dos años. Si se descubre que los archivos en papel están dañados, deben repararse, mientras que los archivos en medios magnéticos deben copiarse una vez al año para evitar la pérdida de datos contables causada por daños a los discos y otros medios. Tras las cuentas finales anuales, la información contable quedará registrada en un CD desechable. De esta manera, el CD no sólo tiene un largo período de almacenamiento efectivo (más de 15 años), sino que también puede satisfacer plenamente las necesidades de llevar libros de contabilidad generales. Una vez que un disco se graba una vez, no se puede volver a borrar, lo que puede evitar eficazmente que los virus modifiquen o destruyan ilegalmente los datos.

(3) Establecer un estricto sistema de procedimiento de endeudamiento. Es necesario establecer estrictos procedimientos informatizados de préstamo de expedientes contables y sistemas de derechos de acceso. Sin el consentimiento de la persona a cargo de la unidad, está estrictamente prohibido copiar los datos del archivo contable electrónico a otras unidades o individuos, y no está permitido sacar el disco de datos contables de la sala (archivo) de finanzas. Cuando el personal financiero necesita revisar archivos contables para el trabajo, debe devolverlos a la ubicación original de manera oportuna y en el orden prescrito. Si desean comprobar los archivos entrantes, deberán realizar los trámites de préstamo pertinentes. Si cada unidad de la empresa necesita acceder a archivos contables debido a necesidades comerciales, debe ser aprobado por el líder de la unidad y el gerente financiero antes de que el personal de administración de archivos pueda recibirlo. Cuando personal ajeno a la unidad consulte los archivos contables por necesidades del negocio, deberá presentar una carta de presentación de la unidad. Luego de la aprobación por parte del gerente financiero, puede ser revisado por el personal de administración de archivos, quien puede registrar en detalle la unidad de trabajo, fecha de revisión, nombre del archivo contable y motivo de revisión. La información contable almacenada en medios magnéticos también debe verificarse cuidadosamente al tomarla prestada y devolverla para evitar infecciones de virus.

2. Mejorar la calidad del personal contable y mejorar la estructura de personal.

Dado que la contabilidad computarizada no solo realiza las funciones de la contabilidad tradicional, sino que también tiene otras funciones de uso de computadoras para cálculos y análisis de alta velocidad, es necesario aumentar los talentos profesionales en consecuencia y fortalecer la gestión de archivos electrónicos. para brindar mejores servicios, la información contable efectiva sienta una buena base; al mismo tiempo, los requisitos para el mantenimiento del software computarizado y la seguridad del sistema son mayores, lo que también requiere que el departamento de contabilidad agregue una cierta cantidad de talentos informáticos de alto nivel para mantener las operaciones diarias. Desarrollar software más razonable y eficiente.

Los sistemas contables son operados por humanos. Que un sistema sea seguro o no depende no sólo del sistema en sí, sino también de la calidad de los operadores. Los empleados sin una formación empresarial eficaz y una buena ética profesional son una amenaza para la seguridad del sistema. Para mejorar la calidad profesional informática del personal contable es necesario fortalecer vigorosamente la formación de talentos. Las empresas deben basarse en estándares internacionales, capacitar o contratar a un grupo de talentos técnicos de alto nivel y promover la transformación de la informatización empresarial de "contabilidad" a "gestión" e "inteligencia". Todas las unidades de base deben apoyar y organizar activamente al personal contable para aprender y mejorar el conocimiento de la informatización contable, cultivar talentos integrales y crear las condiciones para establecer sistemas de información contable eficientes lo antes posible.

Al mismo tiempo, es necesario fortalecer y formular planes prácticos de formación de talentos en informatización contable, centrándose en resultados prácticos y no en modelos únicos. El personal de contabilidad, el personal de mantenimiento del sistema y el personal de gestión del sistema deben recibir capacitación de acuerdo con diferentes contenidos y requisitos. Para el personal de mantenimiento del sistema, intente contratar profesionales informáticos de la comunidad. Después de todo, el mantenimiento de sistemas informáticos es un trabajo altamente profesional y una simple formación en contabilidad para estos profesionales de la informática puede lograr buenos resultados.

3. Prestar atención a la investigación teórica y aumentar la atención ideológica.

Después de realizar una investigación en profundidad sobre las cuestiones teóricas básicas de la gestión de archivos contables computarizados, el desarrollo del software de contabilidad tiene direcciones y objetivos claros, que pueden satisfacer mejor los requisitos del trabajo real y servir mejor al trabajo contable. , implementar el principio de eficiencia de la informatización contable.

En las empresas y unidades que implementan contabilidad computarizada, los líderes relevantes deben ser muy conscientes de la importancia de la gestión científica de los archivos contables computarizados e instar al establecimiento de sistemas relevantes.

Al mismo tiempo, es necesario fortalecer la implementación de las normas contables, fortalecer la conciencia del primer responsable de la unidad y mejorar el concepto de disciplina legal para garantizar que las leyes se deben cumplir y cumplir. Las violaciones deben ser investigadas, de modo que las violaciones contables no tengan adónde ir.

Conclusión del verbo intransitivo

Como parte de los archivos contables, los archivos contables informatizados están estrechamente relacionados con los archivos contables tradicionales. Si los archivos contables tradicionales son la base de los archivos contables computarizados, entonces los archivos contables computarizados son la personalidad única de la informatización y representan la dirección de desarrollo futuro de la estandarización y modernización contable. Por lo tanto, para aprovechar al máximo las poderosas funciones de la informatización contable, es necesario hacer un buen trabajo en el trabajo contable básico de la gestión de archivos contables computarizados.

Referencia

Zhang Qian. 2001. El impacto del entorno informatizado en los archivos contables y los requisitos de gestión.

Li Xinhui.

2002. Cuestiones a las que se debe prestar atención en los archivos contables informatizados.

Guo Liping. 2002. Establecimiento de un sistema de archivo contable informatizado.