¿Cómo se reembolsan y archiva los comprobantes contables electrónicos?
El Sistema de Gestión Documental Pan-Micro propone un plan de integración empresarial y de archivos para realizar la atribución de toda la información contable como "facturas", "documentos", "comprobantes", "libros de cuentas" y " informes" Gestión de bucle cerrado de retorno completo y ciclo de vida completo, incluida la formación, recopilación, clasificación, archivo de datos contables electrónicos y el almacenamiento, estadísticas, utilización, identificación, eliminación, etc. de archivos contables electrónicos.
Integre de manera flexible con otros sistemas comerciales para recopilar automáticamente datos contables dispersos en el sistema de información frontal. Después de la inspección de calidad, catalogación y otras operaciones, el archivo final de todos los datos contables se logra sin impresión. y aumentar la eficiencia de la organización.
01. Formación de datos contables electrónicos
El sistema utiliza capacidades de integración + motor de procesos + plataforma low-code para permitir la gestión unificada de los datos contables generados en diversos negocios.
En el escenario de reembolso, los comprobantes contables, los formularios de reembolso relacionados con los comprobantes, las facturas digitales originales y las respuestas bancarias se extraen de múltiples sistemas comerciales, como el sistema de reembolso, el sistema de conexión directa banco-empresa y el sistema financiero. sistema contable. Los archivos electrónicos, metadatos y datos estructurados de información contable única se empaquetan y archivan de manera unificada, y se asocian y compilan automáticamente en el sistema de archivos contables electrónicos en función de sus relaciones.
En el negocio de adquisiciones, Panwei Intelligence extrae comprobantes contables, contratos de adquisiciones y órdenes de compra relevantes, facturas de compra y recibos bancarios de múltiples sistemas, como el sistema de gestión de adquisiciones, el sistema financiero por pagar, el sistema de capital y la contabilidad. Los archivos electrónicos, los metadatos y los datos estructurados, como la información contable, se empaquetan y archivan de forma unificada.
En el negocio de ventas, los pedidos de ventas relevantes, los pedidos de salida de ventas, las facturas de ventas, los comprobantes contables, los recibos bancarios, los libros mayores, las cuentas detalladas, etc. relacionados con la contabilidad financiera se pueden archivar completamente e ingresar en la contabilidad electrónica. Sistema de archivos.
02. Recopilación electrónica de datos contables
1. Automatización de la recaudación
Consultar el artículo 6 de las "Medidas de gestión de archivos contables" para delimitar el alcance de la contabilidad corporativa. archivado de datos. Confirmar los sistemas de origen de diversos datos contables y delinear las fuentes de los datos contables recopilados por el sistema de archivos contables.
Según el alcance de la presentación, el período de almacenamiento y las estrategias de metadatos relacionados de los archivos contables, el sistema de archivos logra que todos los datos de los archivos comerciales generados por el fin comercial se recopilen automáticamente y se archiven en su totalidad.
Basándose en la correlación entre los datos contables, el sistema de archivos ensambla automáticamente, enrolla en volúmenes, cajas y los coloca en los estantes, de modo que todos los archivos contables puedan mantenerse en su lugar adecuado.
2. Métodos de transformación de archivos multidimensionales
Proporcionar principios de procesamiento diferenciados para diferentes tipos y formas de datos contables.
Los comprobantes contables, libros contables, informes contables, diversos documentos comerciales, etc. "electrónicos nativos" generados por el sistema comercial interno de la empresa se archivan mediante "archivos de plantilla de generación".
Los datos contables electrónicos recibidos desde fuera de la empresa, como facturas electrónicas generales con IVA, recibos bancarios electrónicos, etc., se archivan mediante "transferencia de documentos originales".
Los comprobantes originales "en papel" recibidos por la empresa desde el exterior, como facturas en papel del impuesto al valor agregado, órdenes de envío en papel, etc., se pueden "fotografiar o escanear para su procesamiento en papel". en el proceso de procesamiento comercial inicial, el certificado de calidad original deberá digitalizarse y archivarse.
3. Gestión de metadatos de datos contables
Los metadatos describen el contenido, la estructura, los antecedentes y todo el proceso de gestión del fichero.
El sistema de archivo está perfectamente integrado con el sistema empresarial front-end, y la captura y el registro automáticos de metadatos se realizan simultáneamente a través de la interfaz. Por ejemplo, capturar automáticamente elementos de metadatos de comprobantes contables, palabras de comprobantes, números de comprobantes, cuentas, períodos contables, etc.
4. Prearchivo de datos contables
Cada dato contable archivado es una combinación de texto original electrónico + metadatos, y se proporciona una plataforma de prearchivo para su recepción a través de interfaces estandarizadas; , está conectado al front-end. Múltiples sistemas comerciales, como los sistemas de contabilidad y los sistemas de reembolso, realizan la recopilación previa de diferentes tipos de datos contables.
La biblioteca de prearchivo puede preestablecer reglas de asociación y coincidencia entre datos contables como "comprobantes contables", "documentos", "facturas", "recibos bancarios", etc., y el sistema completará automáticamente Asociación y componentes automáticos para generar rápidamente una combinación de archivos regulares para clasificar.
Admite componentes por lotes de datos de contabilidad electrónica y componentes fusionados. Una vez ensamblados los componentes, se envían oficialmente a la "Biblioteca de recepción de archivos" para el flujo de trabajo de archivado.
03. Clasificación de datos contables electrónicos
1. Asociación inteligente, archivo automático
El sistema de archivos tiene un "motor de reglas de coincidencia" automatizado incorporado que recopilar datos del negocio front-end. Los datos contables electrónicos recibidos por el sistema se asocian de manera inteligente dentro del sistema de archivo y se compilan automáticamente de acuerdo con las reglas de flujo de negocios y las relaciones orgánicas.
2. Preservación completa de las relaciones de la lógica empresarial contable
El sistema de archivos puede ayudar a las organizaciones a lograr "acceso en una sola página" y "penetración capa por capa" desde los comprobantes contables hasta los originales. vales.
Puedes utilizar un comprobante contable para consultar documentos, facturas, anexos y otros datos originales que estén fuertemente relacionados con el comprobante con un solo clic. Se logra una trazabilidad completa de la lógica financiera y empresarial, restaurando la verdadera imagen empresarial.
04. Archivo electrónico de datos contables
El sistema de archivo pan-micro de documentos cumple con los estándares de política nacional y los datos contables transferidos al sistema de archivos contables electrónicos están sujetos a "autenticidad e integridad". , disponibilidad, "Pruebas de seguridad", una vez completada la prueba, se generará automáticamente un informe de prueba y se enviarán los resultados de la inspección de calidad. El informe de prueba también admite la descarga e impresión.
Durante el proceso de archivado se establecen automáticamente los permisos pertinentes y la importancia y tiempo de almacenamiento de los archivos contables electrónicos. Integrados con tecnología de firma electrónica, todos estos archivos contables electrónicos financieros son a prueba de manipulaciones y verificables.
05. Gestión de utilización de archivos de contabilidad electrónica
1. Recuperación de archivos
Recuperación de datos de archivos masivos en 3 segundos. Se pueden realizar búsquedas completas, entre categorías y entre elementos mediante búsqueda de texto completo, búsqueda condicional, etc. para localizar rápidamente los archivos de destino y se puede realizar una detección secundaria.
2. Préstamo de archivos
Realice el control completo del proceso de solicitud, aprobación, autorización/salida y recopilación de derechos. La vista previa en línea y los archivos descargados admiten marcas de agua dinámicas para evitar que se filtre el contenido del archivo. Al mismo tiempo, el sistema puede otorgar y revocar automáticamente derechos sobre los archivos electrónicos prestados según el período de préstamo.
3. Valoración de expedientes
El sistema de archivos establece un mecanismo de valoración de expedientes contables electrónicos a través de procesos: brindando servicios abiertos de valoración de expedientes contables que hayan superado el “período de confidencialidad”, y proporcionando Servicios abiertos de tasación de expedientes contables que hayan superado el “período de custodia”. “Expedientes contables, prestación de servicios de tasación de valor”.
4. Gestión de almacenes
Para una pequeña cantidad de archivos contables en papel, ayude a las organizaciones a lograr la gestión simultánea de archivos en papel y archivos electrónicos.
En primer lugar, el sistema de archivo proporciona un "almacén electrónico virtual y visual", que puede mantener la ubicación física, el área, la capacidad, el número y otra información de la "caja de archivos en rack secreta del área del almacén". "; y proporciona servicios de configuración e impresión personalizados para códigos de barras de cajas de archivos, cubiertas de cajas de archivos, hojas de preparación de exámenes, lomos de cajas y otros estilos de informes.
En segundo lugar, utilice la tecnología de códigos de barras para localizar por código. Los estantes compactos, cajas de archivos, etc. admiten la generación por lotes de códigos de barras y la impresión por lotes. Puede escanear el "código de barras" con un escáner de código de barras o un teléfono móvil para completar el empaquetado, estantería y almacenamiento de archivos "físicos en papel", y registrar la ubicación física y la dirección de los archivos en papel en línea.
Por último, la gestión completa de la versión electrónica en línea y una pequeña cantidad de versiones en papel fuera de línea se conservan para referencia futura. Es compatible con el modelo de gestión de archivos únicos y dobles de la empresa y gestiona archivos electrónicos y archivos en papel simultáneamente. .
5. Cabina de datos de archivos
El sistema de archivos proporciona paneles de datos dinámicos inteligentes multidimensionales e informes de datos para mostrar la gestión general de archivos dentro del sistema.
6. Auditoría asistida electrónica
El sistema de archivo puede ayudar o ayudar a las empresas a realizar una "auditoría electrónica" conveniente.
El sistema de archivos puede abrir cuentas prefabricadas para los auditores mediante el préstamo de archivos o permisos de visualización controlables, el sistema puede proporcionar comprobantes contables completos, comprobantes originales y libros contables con relaciones de lógica empresarial para auditoría y electrónica. archivos contables, como informes financieros, para satisfacer las necesidades de escenarios de "muestreo de auditoría" durante las auditorías en línea.
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