Habilidades operativas y de aplicación de la gestión financiera de ERP
En la actualidad, hay muchos consultores de implementación de ERP profesionales y no profesionales en China, lo que también les ejerce mucha presión. Los consultores nacionales de implementación de ERP son algo generalistas, lo que significa que entienden de ventas, producción y finanzas. Pero, de hecho, la mayoría de los consultores ejecutivos nacionales no tienen experiencia financiera y la gestión financiera no ha recibido una capacitación sistemática. Al implementar módulos financieros de ERP, siempre dan a los clientes una sensación de falta de cualificación y de profesionalidad. El siguiente es el conocimiento operativo y las habilidades de uso de la gestión financiera de ERP que les he presentado. Bienvenido a leer.
1 Gestión de cuentas por pagar en ERP empresarial
En circunstancias normales, el proveedor entrega los bienes a la empresa de acuerdo con la orden de compra de la empresa y la empresa acepta los bienes después de la aceptación. Una vez que el proveedor recibe el documento firmado por la empresa, puede confirmar las cuentas por pagar. Sin embargo, en muchas empresas en China, este proceso puede no ser factible. ¿Por qué? Porque incluso si envía los productos y obtiene el recibo de la empresa, la empresa todavía no considera que estas materias primas sean de su propiedad, sino que el proveedor las deja temporalmente a la empresa solo cuando la empresa comienza a utilizar estos materiales o la empresa; Los materiales se agotan, la empresa notificará al proveedor que los materiales se agotaron, usted puede emitirnos una factura y esperar a que paguemos.
Este proceso, por supuesto, no es muy formal. Aunque algunos expertos han implementado muchos proyectos en el extranjero, este proceso es exclusivo de las empresas nacionales y es un título con características chinas. Aunque este proceso es informal, es beneficioso para la empresa porque puede minimizar la ocupación de los fondos de inventario de la empresa, mejorar la eficiencia del uso de los fondos y reducir los costos de gestión de la empresa. Al contrario, resultará perjudicial para el proveedor. Sin embargo, para obtener más pedidos de ventas, los proveedores a veces tienen que hacer concesiones a las empresas. Uno está dispuesto a luchar y el otro está dispuesto a sufrir. Esto no es algo que nuestros consultores de implementación de ERP puedan cambiar. La tarea de nuestros asesores de implementación de ERP es convertir esta demanda en un proceso que pueda realizarse mediante ERP.
Algunos software ERP domésticos son, después de todo, nativos y están familiarizados con el entorno, lo que tiene ventajas. Tenían en mente este proceso particular pero universal cuando diseñaron el sistema. Si se configura un interruptor en el documento de almacenamiento, cuando el material se coloca en el almacén, el interruptor se cierra, lo que significa que las cuentas por pagar no se pueden generar en función del documento de almacenamiento cuando se utiliza el material, el material se recoge en el; Sistema ERP. De acuerdo con el principio de primero en entrar, primero en salir, si se utilizan los materiales de este recibo, el sistema activará automáticamente el interruptor de este recibo y Finanzas puede generar cuentas por pagar en función de este recibo. Esto es fácil de decir, pero las reuniones previas implican muchos procedimientos. Algunos ERP simples simplemente configuran un botón en el recibo de almacén y, cuando el material comienza a usarse, el administrador de materiales lo cambiará manualmente. Este enfoque no es lo suficientemente simple. Porque si una materia prima tiene dos o más órdenes de almacenaje, el administrador de materiales debe determinar qué orden de almacenaje trasladar primero.
Lo mismo ocurre con las cuentas por pagar y lo mismo ocurre con las cuentas por cobrar. Si los productos se envían, las cuentas por cobrar aún no se pueden generar y el pago solo se puede recibir después de la notificación del cliente. Esta situación es similar a las cuentas por pagar. El proceso de cuentas por pagar y el proceso de cuentas por cobrar son el comienzo de la gestión financiera y el proceso principal del trabajo financiero. Si estos dos procesos se pueden controlar bien, el módulo financiero del sistema ERP tendrá más de la mitad de éxito. Primero, permítanme presentarles el proceso de gestión financiera de las cuentas por pagar.
Existen muchos tipos de cuentas por pagar en las empresas, como cuentas por pagar de materias primas, cuentas por pagar de electricidad y energía, cuentas por pagar de alquiler, etc. , pero la mayor parte son cuentas por pagar por materias primas, que también es el tema central de mi charla. Antes de explicar, es necesario que comprendamos las siguientes diferencias entre el proceso de cuentas por pagar de ERP y el sistema de gestión de cuentas por pagar de la gestión financiera general, lo que nos ayudará a comprender mejor la función de gestión financiera del sistema ERP. Como todos sabemos, el punto de partida de un sistema general de gestión financiera son los vales. En otras palabras, es un proyecto muy grande para que el personal financiero ingrese los vales manualmente y hay muchos pedidos para la empresa, especialmente cuando la productora tiene. muchas materias primas. En algunas empresas manufactureras, el departamento financiero incluso cuenta con una persona dedicada a ingresar este comprobante. Sin embargo, los sistemas ERP son diferentes. Generalmente, los comprobantes de pago del sistema ERP (que se refieren a las cuentas por pagar del proveedor) se pueden convertir directamente en función del documento de recepción de materia prima, lo que puede ahorrar una gran carga de trabajo al departamento financiero. A continuación, enumeraré dos procesos clásicos de gestión y puntos operativos en cuentas por pagar.
2 Consejos a los que se debe prestar atención durante la operación
En primer lugar, existen soluciones incorrectas para el precio y la cantidad de compra. Antes de que el proveedor envíe una factura o convierta el documento de recibo en un comprobante pagadero, adquisiciones generales debe conciliarse con el proveedor para ver si hay algún error en las cuentas del mes actual. ¿Qué pasa si, lamentablemente, el precio de compra es incorrecto? Debido a que la orden de compra se ha cerrado para almacenamiento, incluso si solo se ingresa una parte de ella, el sistema no permitirá que el comprador cambie el precio a través del lado de la orden de cambio de la orden de compra por razones de seguridad de los datos; no se aprueba antes de ser eliminado y luego se modifica la orden de compra, obviamente es imposible para el comprador manejar el proceso de almacenamiento. Entonces, ¿qué debemos hacer?
De hecho, en muchos sistemas ERP, existe una pequeña función sobre la recepción de materia prima. A través de esta función se puede modificar el precio unitario entrante cuando se cierra la orden de compra. Por ejemplo, el precio unitario en la orden de compra original es de 10 yuanes, pero debería ser de 15 yuanes. A través de esta función, el precio unitario del material en el recibo de almacén se puede cambiar a 15 yuanes y el costo del inventario también se calcula en función de este precio, incluidos los costos de producción estadísticos. Sin embargo, el precio de la orden de compra no cambia, esto es para preservar el historial.
Sin embargo, al convertir el bono pagadero, se utilizará el precio correcto, que es el precio de 15 yuanes.
Si hay algún problema con la cantidad, se puede realizar un procesamiento similar. Por ejemplo, un proveedor siempre envía 50 000 juegos de materiales, pero debido a la calidad u otras razones, la cantidad del precio final es de solo 49 000 juegos. En este momento puedes cambiar la cantidad directamente aquí. Esta herramienta facilita enormemente la gestión diaria.
En segundo lugar, el control de la información de las facturas. Si desea realizar un pago financiero, normalmente necesita cuatro documentos: orden de compra, orden de salida del proveedor, factura empresarial y factura del proveedor, todos los cuales son indispensables. Especialmente la factura con IVA del proveedor, creo que esta factura es dinero entregado a la empresa. Por lo tanto, el personal financiero también quiere evitar problemas y decirles a los compradores o proveedores que no es necesario pedir dinero al departamento financiero sin una factura y que es inútil solicitarla. En otras palabras, al transmitir comprobantes pagaderos, se debe juzgar si hay una factura en el recibo de almacén y si el monto de la factura es exacto.
También hay una función en el documento de recibo de almacén a través de la cual el comprador puede ingresar la información de la factura del documento de recibo de almacén. Al convertir documentos pagaderos, el personal financiero puede optar por convertir todos los documentos o solo los documentos de recibo con información de factura. Con este control, los proveedores que no entregan facturas oportunas no tienen que preocuparse por recibir el pago.
Sin embargo, en el funcionamiento real, esta situación existe. Si no se factura al proveedor el pago del mes actual, se emitirá una factura recurrente cada mes. Por ejemplo, aunque el pago mensual es de 5,5 millones, cada mes se emitirán 5 millones de facturas. En este punto surge el problema de cotejo de facturas. Respecto al manejo de este tema, lo presentaré en detalle en otro proceso de cuentas por pagar.
En tercer lugar, se encontró un error en el pago en el comprobante a pagar. En ocasiones, por negligencia humana, el comprador no encuentra ningún problema en la conciliación. Pero cuando el personal financiero revisó los vales, descubrió que había un problema con el precio. Hay una herramienta de consulta en el comprobante pagadero, que puede consultar el material, la información histórica de transacciones del proveedor y ver el precio y otros registros para que los vea el personal financiero. ¿Qué debo hacer si el personal financiero encuentra un error en el precio durante la verificación?
Por supuesto, podrás modificarlo directamente en el bono a pagar. Sin embargo, generalmente no recomiendo a los usuarios que hagan esto al implementar proyectos de ERP. Debido a que el personal financiero no tiene la autoridad para cambiar los precios desde una perspectiva de gestión, si se cambian directamente en el comprobante pagadero, traerá inconvenientes para la revisión posterior del trabajo financiero, que está en línea con los requisitos de la gestión financiera. La gestión financiera exige que, si los errores en los comprobantes contables son causados por errores en los comprobantes originales, se emita un certificado. Por lo tanto, en la implementación del módulo financiero, sugiero que si el usuario encuentra un error en el precio de la materia prima, pero no lo encuentra cuando el comprador concilia, resultando en un error en el comprobante a pagar, le sugiero que elimine el comprobante pagadero y luego dejar que el comprador corrija la entrada cambiando el precio. El precio en el documento de inventario se regenera en un comprobante pagadero.
Si no se elimina el comprobante a pagar, el documento de recepción de materia prima correspondiente ha sido cumplimentado y no se puede modificar. Por lo tanto, el bono pagadero debe eliminarse antes de modificarlo.
En cuarto lugar, cómo gestionar el pago por adelantado. Si un proveedor es muy astuto, exige a la empresa que pague el 50% por adelantado al realizar un pedido. Si la empresa hace un pedido de 5 millones ese mes, pagará 2,5 millones por adelantado. A finales de mes, el pago real fue de sólo 2,5 millones de yuanes. ¿Cómo se refleja esto institucionalmente?
En el proceso de generación automática de comprobantes pagaderos en función del documento de recibo de almacén, el sistema determinará si el documento de compra correspondiente al documento de recibo de almacén tiene un artículo de prepago. De ser así, activará una acción cuando. generando el comprobante a pagar. Es asociar el documento de prepago correspondiente. En la nota de pago anticipado generada, se mostrará el registro de pago anticipado original y las cuentas por pagar se podrán compensar automáticamente según los requisitos del usuario. Por supuesto, los usuarios también pueden optar por cancelar al pagar y pueden elegir según sus propios hábitos operativos.
3 Control del límite de facturas
Creo que todo el mundo conoce el papel de las facturas con IVA. El impuesto soportado puede deducirse directamente del impuesto repercutido, lo que debería ayudar a las empresas a reducir los impuestos y aumentar las ganancias. Como resultado, algunas empresas comenzaron a utilizar su cerebro para obtener más facturas y pagar más impuestos. Como dice el refrán, el molino tiene dos metros de altura y la carretera tres metros de altura. Al Estado se le ocurrió la idea de cuotas de facturación y reforzó el control sobre las facturas.
Primero, solo para la versión de 100.000 yuanes de la factura especial, se estipulan el monto de ventas máximo y mínimo para la facturación única, es decir, el monto de ventas está limitado a 6,5438+0 millones de yuanes o menos. (excluidos 6,5438+0 millones de yuanes) Facturas especiales hasta 6,5438+0 millones de yuanes (incluidos 6,5438+0 millones de yuanes). Si el volumen de ventas de una factura supera los 10.000 yuanes (incluidos 10.000 yuanes), se debe utilizar una versión informática de la factura especial incorporada en el sistema de control fiscal contra la falsificación para ventas inferiores a 6,5438 millones de yuanes (excluidos 6,5438 millones de yuanes); Se deben utilizar 10.000 yuanes. Factura especial para la versión, versión de mil yuanes o versión de cien yuanes.
En segundo lugar, para los tres tipos de facturas especiales completadas manualmente, el volumen de ventas de las facturas únicas no debe exceder el límite máximo, es decir, el volumen máximo de ventas de la versión de 10.000 yuanes. la factura especial no debe exceder los 6,5438 millones de yuanes, 1.000 yuanes, el volumen máximo de ventas de la versión de la factura especial no debe exceder los 6,5438 millones de yuanes, y el volumen máximo de ventas de la factura especial de 100 yuanes no debe exceder los 6,5438 millones de yuanes; límite de importe mínimo para sus ventas con facturación única.
La tercera es la normativa sobre facturas informáticas específicas. Debido a que las facturas especiales se han incorporado al sistema de control fiscal contra la falsificación y se facturan por computadora, todos los datos de facturación se almacenan en las computadoras. Las computadoras nacionales dedicadas a la facturación están conectadas en red y pueden verificarse entre sí en cualquier momento. No hay límite en el volumen de ventas de una factura.
Debido a esta limitación, ha causado problemas a una cantidad considerable de software ERP extranjero. El importe del recibo alcanza 6,5438+0,2 millones, pero no está incluido en la versión informática de factura especial del sistema de control fiscal antifalsificación. ¿Qué debo hacer? Basta con emitir dos facturas, una por 800.000 y otra por 400.000. Sin embargo, muchos software ERP, como el software Dingxin de Taiwán, solo pueden reflejar una información de factura en el recibo de almacén. Esto es muy problemático y trae problemas a la gestión de facturas. Porque la empresa exige que el proveedor complete cuatro documentos al solicitar el pago, entre ellos la solicitud de compra, el recibo de la empresa, su albarán y factura, y el monto de la factura no puede ser menor que el monto de las cuentas por pagar. De lo contrario, Finanzas no puede generar cuentas por pagar ni órdenes de pago en el sistema ERP.
Este tipo de control de ERP es razonable. El propósito es garantizar que muchos proveedores puedan emitir facturas y facilitar que las auditorías futuras puedan relacionarse entre las órdenes de almacenamiento, las facturas y las órdenes de pago. El problema actual es que en algunos sistemas ERP, un recibo de almacén solo puede corresponder a una factura, pero el requisito de la empresa es que un recibo de almacén pueda corresponder a varias facturas. Por tanto, es necesario ajustar el sistema ERP.
4 Cálculo de costos y estadísticas
Algunos de los mejores software ERP extranjeros tienen ventajas en módulos de costos en comparación con los ERP nacionales. ¿Pero los métodos de cálculo de costos de muchas empresas nacionales les permiten hacer esto? ¿héroe? No hay lugar para ello. Por ejemplo, los cálculos de costos de algunas empresas son relativamente simples y solo necesitan considerar el costo de los materiales. Otros gastos, como gastos de fabricación, gastos administrativos, etc., se calculan sobre una proporción fija. Por ejemplo, el costo unitario de un producto es 30 yuanes. Según la experiencia estadística histórica, la empresa fija los costos generales de fabricación en el 20% del costo del material, que es 6 yuanes. En este momento, el costo unitario del producto es de 36 yuanes.
Debido a que este método de cálculo de costos es relativamente simple, y aunque los módulos de costos del software ERP como Oracle y SAP son relativamente sólidos, ¿es un poco problemático si se usa en estas empresas? ¿Cómo matar un pollo con un cuchillo? Parece que es muy incómodo de usar. ¿Acabo de enumerar tres rasgos comunes? ¿Características chinas? Hay muchos procesos comerciales similares. Por lo tanto, aunque el software ERP a gran escala como SAP se utiliza muy bien en el extranjero, es inevitable que a menudo encuentre obstáculos cuando lo utilicen las empresas nacionales. Por lo tanto, ya sea que una empresa se esté preparando para adoptar software ERP extranjero o una empresa de software extranjera se esté preparando para ingresar al mercado interno, especialmente empresas con financiación nacional, ¿deben prestar atención al entendimiento mutuo y al suyo propio? ¿Condiciones nacionales? Para garantizar una feliz cooperación en el futuro.
5ERP puede mejorar el nivel de gestión financiera
En primer lugar, las funciones del sistema ERP son más precisas y oportunas para la previsión de ganancias brutas y la gestión de contratos. El cálculo de la cotización del contrato de venta se completa automáticamente en el sistema ERP. Cada vez que cambia la configuración del producto, el sistema calculará de manera instantánea y precisa los ingresos por ventas, los costos y las ganancias brutas, brindando soporte de datos confiable para los revisores de contratos y los tomadores de decisiones, incluido el departamento de finanzas. La revisión de los contratos de ventas también pasó de una revisión escrita por parte de cada departamento a una revisión electrónica en el sistema ERP, que no está sujeta a restricciones geográficas. El tiempo de revisión se ha reducido de los 5 a 10 días originales a 1 día, lo que es considerablemente. mejora la eficiencia del trabajo.
En segundo lugar, las funciones del sistema ERP permiten el control en tiempo real y el análisis multiángulo de los presupuestos financieros. En el sistema ERP, todas las partidas de gastos se establecen en el nivel de detalle de gastos. Al mismo tiempo, ¿establecer que las unidades a evaluar sean diferentes? ¿Centro de costos? , y luego establecer diferentes según las diferentes necesidades de gestión o consulta? ¿Grupo de centros de costos? De esta forma podrás consultar de forma flexible, cómoda y rápida los gastos totales de distintos periodos, distintos departamentos, distintas empresas y cualquier combinación de ellos. ¿Grupo de centros de costos? costo total, etc. La gestión de costos del sistema ERP también se puede calcular por departamento y proyecto al mismo tiempo, lo que facilita enormemente las necesidades de gestión de costos de proyectos de I + D o ciertos proyectos de productos en fases.
El análisis de rentabilidad es otra potente función de gestión financiera que proporciona el sistema ERP a las empresas. En concreto, ¿la empresa organiza su organización interna en distintos niveles en función de las necesidades de gestión y evaluación? ¿Centro de beneficios? Entonces qué. ¿Centro de costos? y descomponer el presupuesto total anual de la empresa en cada uno de los evaluados? ¿Centro de beneficios? Entonces qué. ¿Centro de costos? . Cuando el negocio realmente ocurre, el sistema resumirá rápidamente los ingresos, costos, ganancias brutas y gastos preestablecidos de cada negocio. ¿Centro de beneficios? Entonces qué. ¿Centro de costos? Nombre. Los administradores pueden consultar cada capa capa por capa desde la herramienta de informes del sistema. ¿Centro de beneficios? Entonces qué. ¿Centro de costos? Con base en la ejecución de los presupuestos financieros, analizar las causas de las desviaciones para lograr la descomposición, ejecución, supervisión, análisis y evaluación de los indicadores operativos generales, ampliar la perspectiva de la gestión financiera y mejorar la transparencia, oportunidad y eficacia de la gestión financiera.
En tercer lugar, las funciones del sistema ERP han mejorado enormemente el nivel de gestión de activos. El sistema ERP puede registrar en detalle todos los detalles y procesos comerciales desde la compra, transferencia, establecimiento e incluso disposición final de activos. Las tarjetas de activos electrónicas reemplazan a las tarjetas de papel; un activo tiene un código único en el sistema; el movimiento del mismo activo entre departamentos registrará la hora de inicio; el sistema calcula automáticamente el nuevo valor de la depreciación de los activos establecidos; categoría En cambio, se acumula automáticamente para cada activo y se carga a diferentes departamentos (centros de costos) según la hora de inicio registrada del flujo de activos entre departamentos. El personal financiero se libera del pesado trabajo contable y se concentra en la supervisión, control y análisis de la efectividad y seguridad del uso de los activos, fortaleciendo así las funciones de gestión.
Por último, las funciones de los sistemas ERP mejoran el nivel de gestión de costes.
Como sistema de información altamente integrado, ERP combina información de diferentes departamentos comerciales y encarna la unificación de la logística, el flujo de información y el flujo de capital. Enfatiza la unidad de la planificación previa, el control durante el proceso y la retroalimentación posterior al evento. Un conjunto de modelos de gestión de previsión, planificación, toma de decisiones, control, análisis y evaluación también se refleja en la gestión de costes. En términos de métodos de gestión específicos, el sistema ERP enfatiza funciones como la predeterminación de los costos estándar, el análisis de diferencias de costos después de que ocurren los costos reales y la gestión de costos de responsabilidad con el centro de costos como cuerpo principal. Todos estos son contenidos importantes de la contabilidad de gestión. No se detiene en tareas tradicionales como el registro y archivo de costos computarizados, sino que recorre más bien los principios e ideas de la contabilidad de gestión en la gestión de costos de ERP.
Específicamente, la formulación de los costos estándar está estrechamente relacionada con el presupuesto anual de la empresa; la contabilidad de costos reales comienza desde el costo del material de la capa más baja de materiales y acumula el costo del material, el consumo de mano de obra y el consumo de la máquina. de cada material capa por capa, costo de fabricación, para derivar el costo de cada capa de componentes hasta el producto final. Para el análisis de costos, la restricción sobre la liquidación de fin de mes se elimina por completo y se reemplaza con un análisis post-hoc. Puede verificar la comparación entre el costo real y el costo estándar de una orden de producción en diferentes procesos en cualquier momento; ¿en cualquier momento? ¿Informes del centro de costos? Observar la comparación entre los costos reales y los costos estándar en cada proceso de producción. Ser capaz de supervisar la exactitud de la confirmación de las horas de trabajo del departamento de producción, etc. Finalmente se logró la puntualidad en la gestión de costos.
El sistema financiero no sólo está completamente integrado con módulos internos, sino que también está perfectamente integrado con la cadena de suministro y los sistemas de fabricación. Permite una retroalimentación oportuna y precisa sobre la información financiera de las diversas operaciones comerciales de la empresa, fortaleciendo así la gestión y el control general de los flujos de capital.
；