¿Qué son los servicios de conferencias? ¿Qué son los servicios de conferencias? ¿Para qué sirven los servicios de conferencias?

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Alcance del Servicio Proceso Procedimientos de Trabajo Servicios de Reuniones Etiqueta Edición Alcance del Servicio Párrafo 1 de este Artículo. Responsable del registro de los participantes antes de la reunión, incluido el registro y la recogida de credenciales de representación, documentos de la reunión y recuerdos. 2. Antes del inicio de cada reunión, verifique las identificaciones de los participantes en la entrada y solicite a los fotógrafos, guionistas y fotógrafos que se retiren; la reunión después de la sala de reuniones y cerrar la puerta de la sala de conferencias; 3. Dar la bienvenida a los invitados y guiar a los representantes a sus asientos designados; 4. Registrar el progreso de la reunión y el contenido de los discursos de los representantes; Registrar a los representantes que soliciten hablar; y enviar prontamente la lista a la reunión en el orden de inscripción del Moderador o secretario de la reunión. Anote el nombre del representante, el país o institución que representa y el orden en que habló. Algunos representantes solicitaron que el tiempo de uso de la palabra se organizara al frente, algunos al final, otros en el medio y otros en ningún momento. 6. Distribuir los discursos, declaraciones, borradores de propuestas, borradores revisados, etc. de los representantes. en el lugar de celebración. Los discursos suelen distribuirse cuando hablan los representantes. Si el manuscrito aún no ha llegado, se puede distribuir cuando el anfitrión resuma su discurso o antes de la próxima reunión. Para garantizar la exactitud de los registros, si un representante habla temporalmente y tiene manuscritos, puede prestárselos después de su discurso y devolverlos inmediatamente después de hacer copias. 7. Preparar los documentos necesarios de la reunión y los materiales relacionados para referencia durante las discusiones; 8. Cada vez que comience la reunión, verifique si la iluminación, la temperatura ambiente, el saneamiento, las etiquetas con los nombres, las mesas y sillas, el papel y los bolígrafos, los vasos de agua, los mazos (solo para el anfitrión) y el equipo de proyección cumplen con los requisitos. Responda llamadas de emergencia y notifique a las personas que llaman. Los teléfonos en las salas de conferencias normalmente simplemente parpadean y no suenan. El secretario debería hablar en voz baja. El resto del personal debe contestar las llamadas en una extensión fuera de la sala de conferencias para evitar perturbar el lugar. 10. La persona a cargo de los servicios de conferencias debe verificar si se cuenta con todo tipo de personal, como interpretación simultánea, guardias de seguridad, electricistas, etc. Ya existentes; si varias instalaciones están completas, como electricidad, aire acondicionado, audio, ventilación, interpretación simultánea, etc. , ha sido desbloqueado para su uso. XI. Proceso de servicio de conferencias Edite esta sección Proceso de servicio En términos generales, como empresa profesional de servicios de conferencias, el proceso de servicio de conferencias debe ser relativamente profesional y estar implementado. El proceso de servicio de conferencia pasa principalmente por los siguientes enlaces: 1. Como empresa de agencia de exposiciones profesional, proporcionamos agentes de planificación de exposiciones, cuéntenos sus pensamientos o ideas y le brindaremos soluciones viables, planificación de exposiciones, recibos de reuniones, etc. 2. Consulta En esta etapa, tendremos comunicación preliminar con el cliente y propondremos nuestras propias soluciones a los problemas que le preocupan, como el lugar de reunión más adecuado dentro del presupuesto, hoteles recomendados para los participantes y lugares adecuados para cenar. Selección, menú económico, flujo de tráfico a la exposición, flujo de recepción, etc. 3. Investigación Si cree que puede confiar en nosotros después de la comunicación, entonces podemos ingresar a esta etapa: organizaremos para que usted o sus representantes visiten el hotel, el lugar de la conferencia, el medio ambiente, el transporte, el equipo de exhibición, etc., que le proporcionamos en el destino. . y en esta etapa llevar a cabo discusiones en profundidad sobre artículos de servicio, procesos de servicio, planes de promoción, precios de servicios, etc. , y aclaró a grandes rasgos las responsabilidades y obligaciones de ambas partes. 4. Determinar este tiempo requiere paciencia y cuidado: debemos examinar los procesos y planes previstos uno por uno, hacer que el plan sea lo más detallado posible y luego confirmar los derechos, obligaciones y responsabilidades de ambas partes por escrito y firmar un acuerdo pertinente. acuerdo de servicio. 5. La implementación estricta y humana del acuerdo será una gran sublimación del espíritu de cooperación entre las dos partes. No importa cuán perfecta sea la idea, todo plan tiene fallas. Es necesario que ambas partes cooperen en el concepto de cooperación, dejen de lado las diferencias temporales y apunten a la conclusión exitosa de la exposición. Durante este período, ambas partes deben comprometerse oralmente o por escrito a que los servicios más allá del acuerdo original se considerarán una continuación del acuerdo y se decidirá temporalmente quién será el responsable del contrato. Se permiten todos los intercambios temporales en la forma de negociación previa y liquidación posterior. 6. El personal financiero de ambas partes del acuerdo verifica cuidadosamente varios documentos y lleva la contabilidad en estricta conformidad con el acuerdo. Procedimiento para editar este trabajo 1. Recibir tareas: Nombre de la reunión → Naturaleza de la reunión → Número de participantes → Duración de la reunión → Disposición del tiempo de descanso de la reunión → Alcance de la actividad de la reunión → Contenido de la preparación → Cosas a tener en cuenta.

2. Preparación antes de la reunión: logotipo → sonido → podio → juego de té y bebidas → mostrador de registro → libro de registro → organización del descanso → equipo de camarero → limpieza del lugar → recepción de souvenirs y regalos (distribución) → señalización del lugar → ensayo de práctica de etiqueta 3. Inspección previa a la reunión: enumere los artículos, equipos, instalaciones y suministros para la conferencia de acuerdo con la Tabla 4. Registro de guía: preparar carteles en el pasillo → guía → guía de ascensor → guía del lugar. Distribuir entradas y otros souvenirs. 5. Servicios del lugar: toalla de podio, servicio de bebidas, plato de frutas, bebidas VIP del lugar, servicio de champán → servicio de mantenimiento de pedidos del lugar (despacho de personal inactivo) → servicio de limpieza → servicio de agencia confiada → servicio de liderazgo del lugar (Señor, ¿necesita ayuda? → Manejo de emergencias (evacuación por incendio, prohibición de ascensores, robo, registros de consultas de partes, registros de consultas de personal relevantes, cortes de energía, desbordamiento, cortes de ascensores, rescate de emergencia) 6. Limpieza después de la reunión: retirar los suministros de la conferencia → mesas y sillas → vajillas → limpiar los parámetros revisar los elementos dejados por los asistentes y registrarse → Limpiar el lugar → Retirar los elementos traídos al lugar → Revisar y limpiar los souvenirs y regalos → Verificar la situación de limpieza → Informe y resumen: Informar la situación de la reunión. al personal del organizador y dejar los artículos y obsequios restantes, solicitar opiniones y explicar la situación → Reunión de resumen después de la reunión (asistirán los gerentes de departamento y el personal de la conferencia) 1. Personal de servicio (1) gfd 1. Vístase de manera uniforme y ordenada. logotipo del servicio y no usar pantuflas ni clavos. 2. El personal de servicio debe tener el cabello largo que no cubra sus ojos y no usar chales. Deben usar ropa de colores claros, sin mucho maquillaje y sin joyas. Párate erguido, sé digno y no cruces las piernas. (2) Idioma 1, el tono es gentil y amigable, y el volumen es moderado, mandarín estándar 2. El lenguaje debe ser cortés, usando palabras educadas. como "Hola", "Por favor use", "Por favor", "Gracias", "Lo siento", "Está bien", etc. 3. Salude a los clientes de manera proactiva. hablar en voz alta 1. Ser dedicado, diligente, alegre, enérgico y educado 2. Servir con una sonrisa, tener una actitud sincera, entusiasta y reflexiva 4. Corregir los errores laborales de manera oportuna. Piense en las necesidades del cliente y haga lo que el cliente necesita. (4) Disciplina 1. No beba ni coma alimentos malolientes antes de ir a trabajar 2. No abandone su trabajo sin permiso 3. No. bostezar, estornudar o hurgarse las orejas y la nariz durante el culto (5) Higiene del servicio 1. La ropa de trabajo debe estar arreglada y limpia 2. , someterse a exámenes físicos periódicos, gozar de buena salud y trabajar con un certificado. manicuras y lavado de manos 4. Almacenar los suministros y utensilios en categorías, limpiarlos, desinfectarlos y colocarlos ordenadamente en la sala de liderazgo debe cambiarse y limpiarse a tiempo 2. Antes de la reunión. Los requisitos del organizador de la conferencia deben definir claramente los requisitos del servicio de la conferencia: el lugar de la conferencia, el podio, los asientos para hablar, los micrófonos, los asientos para registrarse, los carteles (logotipos), la música de fondo, los arreglos florales, los salones de liderazgo, etc. , Detectar e inspeccionar la implementación de audio, micrófonos y otros equipos y cumplir con los requisitos con anticipación (2) Limpiar el lugar de manera oportuna, organizar y limpiar mesas, cajones, asientos, pisos, puertas y ventanas, y marcar la casilla de servicio. suministros, pañuelos y equipo desinfectante para manos (3) Colocar carteles de la conferencia en un lugar visible en la entrada del lugar y colocar los carteles en los asientos interiores de manera ordenada. (4) El personal de servicio de la conferencia ingresa al lugar con una hora de anticipación. efecto general del lugar y asegúrese de que todos los preparativos estén en su lugar, prepare té, encienda el estéreo y abra la puerta de seguridad, la iluminación y la puerta de acceso al mismo tiempo. , ábrelo con media hora de antelación. 3. Servicio durante la conferencia (1) Antes de que entren los participantes, el personal de servicio de la conferencia debe pararse a ambos lados de la entrada de la sala de conferencias, asentir cortésmente a los invitados y decir "Buenos días (mañana, mediodía, noche)" o "Bienvenido" y otros términos civilizados. Al mismo tiempo, se entrega rápidamente té y toallitas húmedas a los invitados que están sentados. La cantidad de té generalmente se controla en 8 minutos. Al servir té, se debe seguir el principio de izquierda a derecha, añadiendo agua en orden desde el lado del invitado. En principio, el té se debe añadir cada 20 minutos. (2) El personal de servicios de conferencias siempre presta atención para observar y escuchar el funcionamiento del equipo de audio. Preste atención a las condiciones del sitio y la temperatura interior, e informe y resuelva los problemas de manera oportuna. Servicio posterior a la reunión (1) Al final de la reunión, el personal de servicio debe abrir la puerta de paso a tiempo, pararse a ambos lados, despedirse cortésmente de los invitados, sonreír y asentir con la cabeza a los invitados y decir "cuídense y adiós". Limpiar el lugar inmediatamente después de la reunión. Si encuentra artículos dejados por los huéspedes, comuníquese rápidamente con las unidades correspondientes. (2) Una vez completado el servicio de la conferencia, el supervisor del servicio debe tomar la iniciativa de completar el "Formulario de opinión del servicio de la conferencia" de manera oportuna y solicitar opiniones del organizador de la conferencia para resumir el trabajo y mejorar los servicios. El formulario debe incluirse en el alcance de la evaluación de fin de año.

(3) Mantenga estrictamente la confidencialidad del trabajo, no pregunte, discuta ni difunda los contenidos de las reuniones ni los discursos de liderazgo, y no traiga personal irrelevante al taller.