Cómo organizar archivos contables
1. Codificación de clasificación de archivos contables
(1) Los archivos contables generalmente se dividen en: comprobantes contables, libros contables, informes financieros y otros.
(2) Ejemplos de codificación de archivos contables: ① Comprobante contable ② Libro contable J2 ③ Informe financiero banda JBOY3 ④ Otros.
2. Dividir los archivos contables en años.
Después de la clasificación, los expedientes se dividen por año.
3. Determinar el período de retención de los archivos contables
Determinar el período de retención de los archivos contables de acuerdo con los requisitos de la gestión de archivos contables.
4. Organizar archivos contables.
En una categoría de archivos contables, los archivos se organizan por orden de año y período de retención.
5. Completar el contenido del expediente contable
(1) Número de expediente completo: el número de unidad archivadora designada por el archivo. Bueno, depende. Muchas unidades no necesitan esto.
(2) Número de catálogo: el número del catálogo.
(3) Número de archivo: el número del archivo. Solo hay uno en el archivo y no se puede repetir.
6. Cree un directorio de archivos contables
El contenido debe incluir: número de serie, categoría, título del archivo, hora de inicio y finalización, período de retención, número de páginas del volumen y comentarios.
7. Imprimir el índice de los documentos contables
Imprimir el índice por triplicado.
8. Archivado de expedientes contables
Después de organizar los documentos, colocarlos en el buzón y rellenar la portada y el reverso del buzón. Complete la lista de verificación de transferencia de archivos contables y transfiérala al departamento de gestión de archivos de la unidad para su gestión.
Datos ampliados:
Requisitos para la organización de los ficheros contables:
Las nuevas “Medidas de Gestión” han reglamentado correspondientemente el alcance, custodia, transferencia y destrucción de archivos contables Las regulaciones incluyen principalmente:
Primero, los archivos contables electrónicos están incluidos en el alcance de los archivos contables, estipulando que los archivos contables incluyen archivos contables electrónicos formados, transmitidos y almacenados a través de computadoras y otros dispositivos electrónicos. equipo.
La segunda es estipular que cuando se cumplan ciertas condiciones, los datos contables electrónicos generados internamente y recibidos externamente por la unidad sólo podrán archivarse y guardarse en formato electrónico.
El tercero es exigir que los archivos contables electrónicos y sus metadatos se entreguen en el momento de la entrega, y el formato del archivo debe cumplir con las regulaciones pertinentes sobre la gestión de archivos nacionales. Los archivos contables electrónicos en formatos especiales deben; se entregarán junto con sus plataformas de lectura.
El cuarto es destruir los archivos contables electrónicos, lo que requiere que la agencia de gestión de archivos, la agencia de gestión contable y la agencia de gestión de sistemas de información de la unidad supervisen la venta.