¿Cuál es el proceso operativo del software de contabilidad?
El paralelismo máquina-máquina se refiere al proceso de procesamiento contable realizado por humanos y computadoras al mismo tiempo en la etapa inicial de uso del software de contabilidad, es decir, la operación de prueba. escenario. La tarea principal en esta etapa es verificar si el sistema de contabilidad computarizado establecido cumple plenamente con los requisitos de la unidad, si hay algún problema con el funcionamiento del software por parte del usuario, si es necesario modificar los problemas encontrados durante la operación y establecer gradualmente un sistema de contabilidad informatizado relativamente completo.
En la fase de operación de prueba, los contables tienen que hacer el doble de trabajo, pero esto es muy necesario. Durante este período, mediante la comparación e inspección bidireccional de los resultados del procesamiento manual e informático, se examina la exactitud del procesamiento de datos del software de contabilidad, la competencia operativa y las capacidades de procesamiento comercial del personal relevante y, a través de la práctica, se establece un sistema interno de gestión informática. . Cabe decir que esta es la etapa experimental en la que el sistema de contabilidad manual avanza hacia el sistema de contabilidad computarizado, y también es la etapa en la que el sistema manual y el sistema informático se adaptan entre sí. Su buen progreso es el requisito previo para el funcionamiento normal y continuo del sistema informatizado contable en una determinada etapa del futuro.
El tiempo de operación de prueba debe ubicarse en períodos contables especiales, como el comienzo del año, el final del año, el comienzo del trimestre y el final del trimestre, para obtener una información completa. datos de comparación hombre-máquina y estimar posibles problemas de antemano. Una vez que ocurre un problema, se deben tomar medidas oportunas para prevenir y corregir errores.
En la etapa de operación de prueba, se utiliza asistencia manual para ayudar a la computadora en la etapa inicial, y el procesamiento por computadora se utiliza principalmente en la etapa posterior. Todas las unidades de contabilidad considerarán plenamente los posibles problemas y mejorarán su competencia operativa sólo si asumen que las computadoras están procesando cuentas reales.
Durante el período de trabajo paralelo informático y manual, se pueden utilizar comprobantes contables impresos por computadora en lugar de comprobantes contables cumplimentados manualmente. Los comprobantes originales deben adjuntarse al reverso de los comprobantes contables pertinentes, revisarse y encuadernarse de acuerdo con las normas pertinentes y conservarse como archivos contables manuales que puedan registrarse en consecuencia. Si los resultados de la contabilidad manual y por computadora son inconsistentes, una persona dedicada debe averiguar las razones e informar al líder de la unidad por escrito.
Después de una etapa paralela, se establecerán varios sistemas de gestión que se mejorarán y mejorarán continuamente en función de los problemas de las operaciones reales. En particular, el personal encargado de operar el software debe configurar la asignación de permisos de acuerdo con las regulaciones antes de solicitar el reemplazo de la contabilidad manual y entrar en el estado de trabajo normal. También deben existir requisitos claros y evaluaciones laborales para las responsabilidades laborales del personal de contabilidad después de que reemplacen la contabilidad manual.
(2) Operaciones diarias
1. El comprobante de entrada son los datos originales del software computarizado. Es una variedad de comprobantes, comprobantes contables en software de contabilidad y software de contabilidad de materiales. Varios documentos de entrada y salida, facturas en software de contabilidad de ventas, documentos de salida de productos, etc. Estos comprobantes y documentos sólo pueden ser procesados por computadora después de que se ingresan en la computadora. Por lo tanto, el ingreso de vales se ha convertido en un nuevo trabajo después de la informatización y requiere mucho tiempo para completarse.
Antes de ingresar el bono, es necesario verificarlo y procesarlo previamente. No se pueden ingresar credenciales ilegales, incorrectas, irrazonables, falsas e incompletas. De acuerdo con las necesidades de la computadora, se pueden agregar códigos, números y otros contenidos relevantes al comprobante de entrada para su procesamiento previo y facilitar la entrada del comprobante.
Después de ingresar el bono en la computadora, se debe revisar para verificar si el contenido ingresado es consistente con el original para evitar errores intencionales o no. El revisor y la persona que ingresa no pueden ser la misma persona. Las unidades que utilizan directamente comprobantes originales para preparar comprobantes contables en la computadora y usan computadoras para imprimir comprobantes contables en lugar de comprobantes contables manuales deben asegurarse de que el contenido de los comprobantes contables impresos esté completo y las firmas estén completas. Los comprobantes pueden ser ingresados de manera centralizada por una sola persona, o los comprobantes compilados por cada puesto pueden ingresarse por correo.
2. Revisión del bono significa que el bono ingresado debe ser revisado por otra persona antes de que pueda calcularse. Los contenidos de la revisión informática incluyen legalidad, racionalidad, corrección, integridad y autenticidad. Hay tres formas de verificar las credenciales en una computadora: verificación de pantalla, verificación de impresión y verificación de doble entrada. Los comprobantes que hayan sido revisados y que tengan errores se pueden modificar, pero deben revisarse nuevamente después de la modificación. El nombre del revisor deberá quedar registrado permanentemente en la máquina junto con el comprobante para aclarar responsabilidad.
3. La contabilidad, el cálculo de costos y otros procesamientos informáticos son completados automáticamente por la computadora. Siempre que los datos originales se ingresen correctamente en la computadora, la computadora puede completar el registro de varios libros de cuentas y varios cálculos de acuerdo con programas prediseñados, lo que ahorra mucha mano de obra.
4. Los libros de contabilidad de salida generalmente se guardan en la computadora después de la contabilidad informática. Los registros deben imprimirse diariamente. Los libros de contabilidad detallados y los libros de contabilidad generales se pueden imprimir mensual, trimestral o anualmente, según sea necesario. Si el número de páginas no es suficiente, puede imprimir una vez que la página esté llena, pero no podrá imprimir. Al imprimir, se pueden omitir las filas relevantes de la tabla.
Los libros de cuentas impresos deben numerarse consecutivamente y deben encuadernarse como páginas de cuentas oficiales después de ser inspeccionados por una persona dedicada para cumplir con los requisitos reglamentarios.
5. La elaboración de los estados contables se basa en libros de cuentas y se completa automáticamente por ordenador, normalmente al final de cada mes. El software de contabilidad general nacional generalmente proporciona generadores de informes generales o módulos de funciones de informes especiales para ayudar a los usuarios a preparar varios informes contables internos y externos. La preparación de estados contables es una tarea compleja en la contabilidad diaria y debe ser realizada por contadores con altos conocimientos de contabilidad e informática. Los datos contables del informe deben ser coherentes con los libros contables. Los materiales del informe deben revisarse y firmarse antes de enviarse a las unidades pertinentes.
(3) Mantenimiento diario
A diferencia de la contabilidad manual, dado que la contabilidad computarizada utiliza muchos equipos y tecnologías avanzadas, su mantenimiento diario se ha convertido en una parte importante del trabajo contable. El mantenimiento de rutina incluye el mantenimiento del hardware y el mantenimiento del software. El personal de mantenimiento de computadoras generalmente es responsable del mantenimiento. Otro personal, como los operadores de software, no puede realizar el mantenimiento. Los supervisores de computadoras pueden realizar la supervisión del mantenimiento.