¿Cuántos años se conservará la cuenta sindical de empresa?
(1) Comprobantes contables, incluidos los comprobantes originales y los comprobantes contables;
(2) Libros de contabilidad, incluidos el libro mayor general, el libro auxiliar, el diario, y activos fijos Tarjetas y otros libros de contabilidad auxiliares;
(3) Informes de contabilidad financiera, incluidos los informes de contabilidad financiera mensuales, trimestrales, semestrales y anuales;
(4) Otra contabilidad información, incluidos extractos bancarios Facturas, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, lista de transferencia de archivos contables, lista de almacenamiento de archivos contables, lista de destrucción de archivos contables, opiniones de tasación de archivos contables y otra información contable con valor de preservación.
Con el fin de garantizar la autenticidad, integridad, usabilidad y seguridad de los archivos contables electrónicos, las nuevas "Medidas Administrativas" plantean los siguientes requisitos para los datos contables electrónicos que solo utilizan formato electrónico:
Primero, la fuente de datos contables electrónicos es auténtica y efectiva, y se forma y transmite a través de computadoras y otros equipos electrónicos;
El segundo es que el sistema contable utilizado pueda recibir de manera precisa, completa y efectiva y leer datos contables electrónicos, y puede generar datos de conformidad con los datos contables nacionales, como comprobantes contables, libros contables, estados contables financieros, etc., en formatos de archivo estándar, y se establecen los procedimientos necesarios de manejo, revisión y aprobación;
En tercer lugar, el sistema de gestión de archivos electrónicos puede recibir, gestionar y utilizar de forma eficaz archivos contables que cumplan con los requisitos de conservación a largo plazo de los archivos electrónicos y establezcan una relación de recuperación entre los archivos contables electrónicos y otros archivos contables en papel relacionados;
En cuarto lugar, tomar medidas efectivas para evitar que los archivos contables electrónicos sean manipulados;
p>
En quinto lugar, establecer un sistema de respaldo de archivos contables electrónicos puede prevenir eficazmente el impacto de las amenazas naturales. desastres, accidentes y destrucción provocada por el hombre;
Sexto, los datos contables electrónicos formados no tienen valor de preservación permanente u otros archivos contables importantes que conserven el valor;
Séptimo, datos contables electrónicos debe ir acompañado de firmas electrónicas de conformidad con la "Ley de Firma Electrónica de la República Popular China".
Entre los requisitos anteriores, las disposiciones primera y séptima tienen como objetivo garantizar la autenticidad de los archivos contables electrónicos; las disposiciones segunda, tercera y sexta tienen como objetivo garantizar la exactitud, integridad y disponibilidad de los archivos contables electrónicos; Las cinco regulaciones tienen como objetivo garantizar la seguridad de los archivos contables electrónicos. Los datos contables electrónicos generados dentro de la unidad deben archivarse y guardarse únicamente en formato electrónico y deben cumplir con las disposiciones de los artículos 1 a 6 al mismo tiempo. Los datos contables electrónicos recibidos desde fuera de la unidad deben guardarse únicamente en formato electrónico y deben; Se cumple el inciso primero al mismo tiempo que la disposición séptima.
En los últimos años, la Administración de Archivos del Estado ha ajustado el período de almacenamiento regular de documentos y materiales de agencias, empresas e instituciones. "Reglamento sobre el alcance del archivo y el período de retención de documentos y materiales de agencias gubernamentales" (Orden de la Administración de Archivos del Estado No. 8) y "Reglamento sobre el alcance del archivo y el período de retención de documentos y materiales de la empresa" (Orden de la Administración de Archivos del Estado No. 10 ) combinan archivos de gestión empresarial y gubernamentales. Los períodos regulares de retención de documentos y materiales se unifican en 10 años y 30 años respectivamente. Además, los expedientes contables se utilizan como prueba importante en muchos casos civiles. El plazo máximo de prescripción para los casos civiles es de 20 años, pero el período mínimo de retención para la mayoría de los archivos contables es inferior a 20 años.
Para facilitar la gestión unificada de los archivos unitarios y combinarla con los requisitos de utilización reales de los archivos contables, el nuevo método de gestión cambia el período de almacenamiento regular de los archivos contables de los 3 años, 5 años, 10 años, 15 años y 25 años Las cinco categorías se ajustan en dos categorías: 10 años y 30 años. El período de almacenamiento en los anexos 1 y 2 originales es el período de almacenamiento mínimo de los principales archivos contables. Los libros de contabilidad se amplían a 30 años. El período mínimo de almacenamiento de otros materiales contables auxiliares se amplía a 10 años. El período de conservación de los expedientes contables se computa a partir del primer día siguiente al final del ejercicio fiscal.
El período mínimo de retención para varios tipos de archivos contables es el siguiente:
Las nuevas "Medidas de gestión" estipulan que las unidades deben evaluar periódicamente los archivos contables que hayan alcanzado el período y la forma de retención. Opiniones de tasación de expedientes contables. Después de la identificación, los archivos contables que aún deben conservarse deben reclasificarse; los archivos contables que hayan caducado y no tengan valor de conservación pueden destruirse.
La evaluación de los expedientes contables está dirigida por la agencia de gestión de archivos de la unidad y organizada por las agencias o el personal de contabilidad, auditoría, inspección disciplinaria y supervisión de la unidad. Los archivos contables que han sido identificados y pueden destruirse deben destruirse de acuerdo con los siguientes procedimientos:
(1) La agencia de gestión de archivos de la unidad debe preparar un inventario de destrucción de los archivos contables y enumerar los nombres, números de volumen, y números de volumen de los archivos contables a destruir, años de inicio y fin, número de archivo, período de almacenamiento, período de almacenamiento y tiempo de destrucción.
(2) El responsable de la unidad, el responsable de la agencia de gestión de archivos, el responsable de la agencia de gestión contable, el responsable de la agencia de gestión de archivos, la persona Los responsables del organismo de gestión contable deberán firmar sus dictámenes en la lista de destrucción de archivos contables.
(3) La agencia de gestión de archivos de la unidad es responsable de organizar la destrucción de los archivos contables y, junto con la agencia de gestión contable * * *, envía personal para supervisar la destrucción. Antes de que se destruyan los archivos contables, el cliente deberá verificar el contenido que figura en la lista de destrucción de archivos contables; después de que se destruyan los archivos contables, el cliente deberá firmar o sellar la lista de destrucción de archivos contables.
Consejos especiales
La destrucción de archivos contables electrónicos también debe cumplir con las regulaciones nacionales sobre archivos electrónicos. La agencia de gestión de archivos, la agencia de gestión contable y la agencia de gestión de sistemas de información de la unidad deben enviar personal. para supervisar y supervisar pin.
No se destruirán los comprobantes contables de reclamaciones y deudas vencidos pero no liquidados ni los comprobantes contables relacionados con otros asuntos pendientes. Los archivos contables en papel deben sacarse y archivarse por separado, y los archivos contables electrónicos deben entregarse por separado hasta que se resuelvan los asuntos pendientes.
Las nuevas "Medidas Administrativas" estipulan que cuando se transfieran archivos contables entre unidades, ambas partes deberán pasar por los procedimientos de transferencia de archivos contables.
La unidad que transfiere archivos contables deberá preparar un inventario de transferencia de archivos contables. El inventario contendrá el nombre, número de volumen, número de volumen, año inicial y final, número de archivo, período de almacenamiento y período de almacenamiento de los mismos. archivos contables que deben ser transferidos.
Al entregar los archivos contables, ambas partes entregarán los archivos contables elemento por elemento de acuerdo con el contenido enumerado en la lista de entrega de archivos contables, y las personas a cargo de ambas partes serán responsables de la supervisión. . Luego de la entrega, los gerentes y supervisores de ambas partes deberán firmar o sellar la lista de entrega del expediente contable.
Los archivos contables electrónicos deben transferirse junto con sus metadatos, y los archivos contables electrónicos en formatos especiales deben transferirse junto con sus plataformas de lectura.