Diagrama esquemático de comprobantes contables vinculantes
La encuadernación de archivos contables incluye principalmente comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales escritos.
Encuadernación.
1. Encuadernación de comprobantes contables. Generalmente se encuadernarán una vez al mes y los comprobantes encuadernados se conservarán adecuadamente por año, mes y mes.
Archivo.
Trabajo de preparación antes de vincular los comprobantes contables:
(1) Organizar y verificar si el número de días y los números están completos.
(2) Resumir; las fechas según los comprobantes de recogida (como la recogida según el principio, la mitad y la tarde) para determinar el número de volúmenes encuadernados.
③ Retire los objetos metálicos (como grapas, alfileres, clips) del bono y adjunte trozos grandes de papel o archivos adjuntos.
Dóblalo al mismo tamaño que el comprobante contable, evitando la línea vinculante, para que los números se puedan mantener intactos al navegar.
(4) Verifica el número de serie del comprobante; si está invertido, reorganícelo; si falta algún número, averigüe el motivo. Reinspección
Verifique si hay omisiones en los archivos adjuntos, si la lista de selección de materiales, el comprobante de recibo, el comprobante de pago de salario y bonificaciones están completos;
⑤ Si hay personal relevante (como supervisor financiero, revisor, registrador) Contabilidad, elaboración de documentos, etc.) sello. ) son apropiados en los documentos contables.
Todos.
Requisitos para encuadernar comprobantes contables:
① Utilice el "método de hilo de tres clavijas" para encuadernar los comprobantes. Utilice hilo de algodón para encuadernar los comprobantes y perfore tres agujas en la parte superior. esquina izquierda.
Ojo, implementa nudos de tres ojos y de una sola línea. Los nudos deben quedar vivos y colocados en el interior de la funda del bono.
Reducir el área ocupada y exponer lo más posible los comprobantes contables y sus anexos para su fácil consulta posterior.
(2) El certificado debe tener un papel de portada, el cual debe estar impreso; En buen papel kraft, el tamaño de la cubierta es ligeramente más grande que el P.D.
Credenciales de cuenta;
③El grosor del certificado de encuadernación es generalmente de 1,5 cm para garantizar una encuadernación firme y una apariencia hermosa.
Cosas a tener en cuenta después de vincular los comprobantes contables:
① Complete el tipo de comprobante, los números de inicio y fin, el número de comprobante, el supervisor de contabilidad y la encuadernación en cada portada.
Firma del personal;
(2) Numerar el volumen en la portada, colocarlo en el gabinete en orden numérico e indicar el número de tipo del certificado en el área expuesta.
Fácil acceso.
2. Encuadernación de libros de contabilidad. Después del cierre anual de varios libros de contabilidad, excepto los utilizados en el nuevo año, los demás libros de contabilidad deben clasificarse y archivarse a tiempo. Los requisitos básicos son:
(1) Antes de vincular, verifique si cada cuenta es consistente según el número de páginas utilizadas en el formulario de activación del libro de cuentas.
Si el número de páginas está completo y si los números de secuencia son consecutivos; luego registre de acuerdo con la portada del libro de cuentas, la tabla de activación del libro de cuentas y los elementos de la cuenta.
Los libros de contabilidad son encuadernados por orden de número de página, y la contraportada de los libros de contabilidad está encuadernada en orden.
(2) Requisitos de encuadernación de hojas sueltas.
Primero, conserve las páginas de la cuenta usadas, rellénelas por completo, elimine las páginas en blanco, retire las carpetas de la cuenta,
Utilice buen papel kraft como portada y contraportada. y encuadernarlos en un libro.
2. Cuentas en hojas sueltas de varias columnas, cuentas en hojas sueltas de tres columnas, cuentas en hojas sueltas cantidad-monto, etc. No mezclar.
Las empresas similares y las páginas de cuentas similares están unidas.
3. Complete el tipo de asunto, número de rol, director contable y encuadernación en la portada de este asunto.
Firma de la persona (agente).
(3) Otros requisitos posteriores a la vinculación.
1. Los libros de contabilidad deben ser firmes y lisos, sin esquinas caídas, esquinas faltantes, páginas equivocadas, páginas faltantes o páginas en blanco.
Fenómenos.
En segundo lugar, los libros de contabilidad deben estar herméticamente cerrados y se deben estampar los sellos pertinentes en los sellos.
3. La portada debe ser completa y plana, e indicar el año, nombre y número de cuenta, y el número es un año.
La primera parte está numerada en el libro mayor, el diario de caja, el diario de depósitos bancarios (débito) y el libro auxiliar.
4 Los libros de contabilidad están numerados según el período de retención. , el diario de caja se numera según el período de retención. Numerado secuencialmente a lo largo del año.
Número; el libro mayor, varios libros de contabilidad detallados y los libros auxiliares deben compilarse con números de volumen en secuencia a lo largo del año.
3. Encuadernación de estados contables. Una vez preparados y presentados oportunamente los estados contables, los estados retenidos se consolidarán mensualmente.
Cuidado con perder este libro. Las pequeñas empresas pueden mantener los libros encuadernados trimestralmente. 1. Los estados contables deben compararse con el catálogo de preparación antes de encuadernar.
Independientemente de si está completo o no, las páginas del informe deben estar organizadas, alineadas arriba y abajo, izquierda y derecha, aplanadas para evitar que se rompan las esquinas y reparar las áreas dañadas. .
Una vez completada la encuadernación; 2. El orden de encuadernación de los estados contables es: portada del estado contable, preparación del estado contable.
Explicación, varios tipos de estados contables están ordenados en el orden de los números de los estados contables y la contraportada de los estados contables en tercer lugar, las noticias.
Prepare el número de volumen durante; el periodo de almacenamiento. Encuadernación de comprobantes contables: Generalmente la encuadernación se realiza una vez al mes. Los comprobantes encuadernados se conservan y archivan adecuadamente cada año y cada mes.
Trabajo de preparación antes de vincular los comprobantes contables:
(1) Organizar y verificar si el número de días y los números están completos.
(2) Resumir; las fechas según los vales Recoger (por ejemplo, recoger según el principio, el medio y la noche) para determinar el número de volúmenes de encuadernación
③ Saque los objetos metálicos (como grapas, alfileres, papel; clips, etc.) en el bono. Para los comprobantes originales cuyo área de papel es mayor que el comprobante contable, puede doblarlos primero de derecha a atrás y luego doblarlos de abajo hacia atrás dos veces según el tamaño del comprobante contable. Tenga en cuenta que la esquina superior izquierda o el lado izquierdo del comprobante deben liberarse para poder ampliarlo como referencia después de encuadernarlo.
Los vales originales cuyo área de papel es demasiado pequeña generalmente no se pueden encuadernar directamente. Primero puedes ordenarlos en un orden y categoría determinados y luego pegarlos en una hoja de papel blanco del mismo tamaño que el comprobante contable. El pegamento es adecuado para pegar. Los recibos de pequeñas cantidades deben organizarse uno por uno y los documentos del mismo tipo y importe deben estar pegados lo más posible. Al mismo tiempo, se debe indicar en el lateral el número de hojas y el importe total. Si se trata de un billete con forma de tablero (como un billete de tren), puedes arrancar con cuidado la parte inferior del billete y desechar el cartón.
Para los comprobantes originales cuyo área de papel es ligeramente menor que la del comprobante contable, puede utilizar un clip o un alfiler detrás del comprobante contable. Cuando el bono esté encuadernado, se podrán quitar los clips o alfileres.
Algunos comprobantes originales no sólo son de gran tamaño, sino también en grandes cantidades y se pueden encuadernar por separado, como hojas de salario, listas de consumo de materiales, etc. Sin embargo, el lugar de almacenamiento deberá indicarse en el comprobante contable.
(4) Verifique el número de serie del bono. Si hay alguna inversión, reorganícela. Si falta un número, averigüe el motivo. Luego verifique si hay omisiones en los archivos adjuntos y si la lista de selección de materiales, el comprobante de recibo, el salario y el comprobante de pago de bonificaciones están completos
⑤ Si hay personal relevante (como el supervisor financiero, revisión; , contabilidad, preparación de documentos, etc.) sello. ) están completos.
Requisitos para encuadernar comprobantes contables:
(1) Utilice el "método del hilo de tres clavijas" para encuadernar los comprobantes, utilice hilo de algodón, haga tres agujeros en la esquina superior izquierda, y atar tres agujeros y un hilo. El nudo debe estar cuidadosamente atado y colocado dentro de la cubierta del comprobante. Minimizar el área ocupada al encuadernar para que el comprobante contable y sus anexos queden lo más expuestos posible para una fácil consulta posterior.
(2) Se debe agregar una portada al comprobante y se debe utilizar el papel de portada. Impreso en buen papel kraft, el tamaño de la portada es ligeramente más grande que el comprobante de contabilidad adjunto;
③El grosor del certificado encuadernado es generalmente de 1,5 cm para asegurar una encuadernación firme y una apariencia hermosa.
Cosas a tener en cuenta después de vincular los comprobantes contables:
① Complete el tipo de comprobante, los números de inicio y fin, el número de comprobantes y las firmas del supervisor de contabilidad y la carpeta en cada portada;
(2) Agregue el número de volumen en la cubierta, colóquelo en el gabinete en orden numérico e indique el número de tipo de certificado en el área expuesta para una fácil referencia.
Se deben cubrir todos los documentos contables consolidados y encuadernados. Antes de vincular los comprobantes contables, primero debe diseñar y seleccionar la portada de los comprobantes contables. La funda debe estar hecha de papel kraft resistente, resistente a la abrasión y resistente. ¿Cómo vincular comprobantes contables?
Encuadernar es unir un paquete de comprobantes contables en un libro para facilitar su almacenamiento y uso. Antes de encuadernar, es necesario planificar cuántos volúmenes de comprobantes contables se encuadernarán durante un mes. El grosor de cada volumen debe ser básicamente el mismo y los comprobantes originales adjuntos a un comprobante contable no deben abrirse ni encuadernarse en dos volúmenes, para que sean bellos y fáciles de leer.
El grosor de un vale es generalmente de 1,5-2,0 cm. Demasiado fino dificulta la colocación vertical del sello; demasiado grueso dificulta su lectura y visualización. Los bonos se encuadernan en volúmenes, normalmente en unidades de meses, o en volúmenes mensuales. Las unidades con menos vales pueden combinar varios meses de vales en un solo libro e indicar el mes de vales incluidos en el libro en la portada.
Debido a que el comprobante original suele ser más grande que el comprobante contable, está demasiado doblado, de modo que la mitad del comprobante es gruesa y la línea de encuadernación es delgada, y el comprobante parece un pez. En este momento, puedes doblar un poco de papel en muchos triángulos y colocarlos uniformemente en la línea de encuadernación. Este tipo de documento vinculante es más ordenado.
Antes de encuadernar, utilice la esquina superior izquierda de los comprobantes contables como estándar, colóquelos en orden y prepare un punzón de hierro, una encuadernadora o un pequeño taladro manual, así como cuerda, clips de hierro y pegamento. , funda de vale y papel de regalo en las esquinas.
El siguiente es un método de encuadernación en ángulo:
(1) Recorte la portada y la contraportada del vale, péguelas en el anverso y el reverso del vale respectivamente y luego Tome un trozo de papel de la misma textura (puede encontrar otra funda para vales, córtela por la mitad y guarde la otra mitad para pedir los vales) y péguelo en la esquina superior de la funda para hacer un protector de esquina.
(2) Dibuje un triángulo isósceles con una longitud lateral de 5 cm en la esquina superior izquierda del vale, sujételo con un clip y use una encuadernadora para perforar dos agujeros uniformemente en la línea inferior. .
(3) Utiliza una aguja grande para pasar la cuerda por los dos agujeros. Si no tiene una aguja, puede enderezar el clip y luego doblar los dos extremos en la misma dirección. Al doblar, sujete la cuerda para que el hilo pueda pasar, porque los agujeros están perforados por la máquina de encuadernación. normalmente puede pasar.
(4) Hacer un nudo en el reverso del voucher. Lo mejor es atar los dos extremos del certificado con un trozo de cuerda.
(5) Doble el protector de esquina hacia la esquina superior izquierda, corte un lado hasta la esquina superior izquierda del vale y luego aplique pegamento.
(6) Dóblalo y fija las hebillas de alambre a los lados y a la parte trasera. Vea la imagen a continuación.
(7) Después del secado, escriba las palabras "Qué volumen * * *Qué volumen en un mes determinado" en el lomo lateral del talonario de cupones. Cartel de carpeta o sello de canalón. Es mejor numerar los comprobantes de efectivo, los comprobantes bancarios y los comprobantes de transferencia en secuencia, y los números de serie deben numerarse desde cero una vez al mes. Si la empresa dispone de muy pocos vales, se pueden numerar de forma secuencial a lo largo del año.
Algunas tiendas de contabilidad ahora tienen cajas de citaciones. Coloque los comprobantes grapados en la caja y guárdelos en orden.
¿Cómo encuadernar libros de contabilidad?
Los libros de cuentas deben mantenerse adecuadamente durante su uso. El color de portada del libro de cuentas deberá unificarse dentro de un mismo año, y el color deberá cambiar año a año para facilitar la diferenciación de años. En este caso, será más conveniente buscar y consultar cuentas. Los libros de cuentas deben estar catalogados e indexados. Preste atención al importe del sello correspondiente.
Los libros de hojas sueltas se pueden atar con cordel. A continuación se describe cómo utilizar el balancín de hojas sueltas:
(1) Inserte la mano en el orificio de la superficie de medición del libro mayor, gírelo hacia la derecha y abra el balancín.
(2) Desenrosque la tuerca y retire la librería.
(3) El libro de cuentas de hojas sueltas se puede cargar a voluntad, con un máximo de 300 páginas.
(4) Cierre la cubierta delgada, atornille la tuerca y luego gire el balancín de bloqueo hacia la izquierda con la mano. El uso de los métodos anteriores se puede ver en la Figura 1-2. La cadena envolvente de la carpeta tiene 50 mm de largo. Durante el proceso de carga y descarga de billetes, al girar la cadena con la mano, preste atención a que el billete pase por las uniones de la cadena. Al darle la vuelta al billete, agite el cabezal del eslabón con la mano para evitar darle la vuelta al billete y luego abra o bloquee la abrazadera oscilante. Esto puede mantener el uso a largo plazo.
La característica de usar una abrazadera oscilante es que es seguro, porque después de agitar fuertemente el libro de cuentas, no se necesitan herramientas especiales y no es fácil para otro personal sacar y reemplazar la cuenta. páginas a voluntad, lo que dificulta la pérdida de páginas de la cuenta; su desventaja es que el costo es relativamente alto;
Los libros de cuentas del año siguiente y posteriores deben estar cuidadosamente encuadernados. Los libros de cuentas de hojas sueltas deben compilarse con catálogos de materias y números de páginas, atados con cuerdas y luego fijados con una cubierta. , unidad y hora de la cuenta deben indicarse en la portada. El tipo y fecha de la cuenta también deben indicarse en el reverso del libro de cuentas.
Para empresas con pequeños negocios contables, los libros de cuentas no necesitan pegatinas; para empresas con grandes negocios contables, se debe pegar papel en los libros de cuentas, que pueden basarse en los temas o materiales de primer nivel. categorías, de adelante hacia atrás y de arriba a abajo. Al pagar, todos los documentos deben estar limpios y uniformes, y deben mostrarse los nombres de las cuentas. No coloque pegatinas en los lados superior e inferior del libro de cuentas. Péguelas en el lado derecho para garantizar la limpieza. Al archivarlo, puede hacer clic y extraerlo.