La importancia del mantenimiento de los datos al inicio del ejercicio contable
Para garantizar el funcionamiento normal y seguro del sistema de información contable computarizado, es necesario diseñar las medidas de control correspondientes para la gestión de su mantenimiento que incluye principalmente la gestión del mantenimiento de equipos de software y hardware, la gestión de datos, gestión de sala de ordenadores y gestión de gastos informáticos.
1. Mantenimiento y gestión de equipos informáticos
La seguridad de los equipos de las salas de informática y el normal funcionamiento de los ordenadores son requisitos previos para la implantación de la contabilidad informatizada. El mantenimiento de equipos de hardware informático incluye principalmente los siguientes puntos:
(1) Medidas para garantizar la seguridad de los equipos de la sala de ordenadores y el funcionamiento normal de las computadoras. Es necesario contar con instalaciones contra incendios y antirrobo, mantener e inspeccionar periódicamente los equipos de hardware, mantener limpios la sala de computadoras y los equipos, prevenir accidentes y garantizar el funcionamiento normal del sistema de hardware; se deben verificar las medidas de seguridad del sitio de computadoras; periódicamente para garantizar la eficacia de estas medidas.
(2) Medidas para eliminar fallos del hardware informático y garantizar la integridad de los datos contables. En el mantenimiento del hardware, las fallas menores se pueden solucionar mediante comandos informáticos o diversas herramientas de software, que generalmente son realizadas por el personal de mantenimiento de la unidad. Para fallas importantes que el personal técnico de la unidad no puede resolver, generalmente se debe contactar a la unidad de distribución de hardware para obtener ayuda.
(3) Utilizar sistema de alimentación ininterrumpida para evitar daños a los datos contables debido a cortes de energía.
2. Gestión del mantenimiento del software
El mantenimiento del software incluye el mantenimiento del software de contabilidad y del sistema. El software del sistema lo proporciona el desarrollador del sistema. Por lo general, se incluye con la compra de una computadora o puede comprarlo usted mismo. No es necesario modificar el software del sistema y el mantenimiento es relativamente sencillo. La tarea principal del mantenimiento del software del sistema es verificar la integridad de los archivos del sistema, evitar que los archivos del sistema se eliminen y modifiquen ilegalmente y garantizar el funcionamiento normal del software del sistema.
Las unidades que desarrollan software por sí mismas generalmente deben tener personal de mantenimiento del sistema a tiempo completo para mantener los programas de software.
3. Mantenimiento y gestión de la seguridad de los datos contables
El mantenimiento de la seguridad de los datos contables tiene como objetivo garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos contables y del software contable, y evitar la modificación y eliminación ilegal de ellos. datos y software, que incluyen: debe realizar trabajos de respaldo frecuentes para evitar la pérdida de datos causada por accidentes y errores humanos. Los datos contables en la computadora deben respaldarse en el disco duro de la computadora todos los días. que pueda restaurar completamente el funcionamiento normal del sistema contable, que generalmente incluye archivos de configuración del sistema, archivos de codificación de cuentas, archivos de saldos de apertura, comprobantes, diversos libros de cuentas, extractos y otros archivos de datos de los sistemas contables almacenados en medios magnéticos; Los discos duplicados y de respaldo deben revisarse y revisarse periódicamente para garantizar que no se pierdan datos. El mantenimiento del sistema generalmente lo realiza el personal de mantenimiento del sistema o el personal designado; Los empleados de entrada de datos, los operadores del sistema y otro personal no pueden realizar operaciones de mantenimiento del sistema. Los administradores del sistema pueden realizar la operación y el mantenimiento, pero no pueden realizar el mantenimiento del programa. Durante el proceso de modificación, actualización y reemplazo de hardware del software, se deben formular procedimientos de trabajo para garantizar la continuidad y seguridad de los datos contables reales, se deben mejorar las medidas de prevención y control de virus informáticos para prevenir, detectar y eliminar virus informáticos de manera oportuna; y se deben formular procedimientos de trabajo para garantizar la existencia de sistemas de contabilidad computarizados en caso de accidente para resolver el problema de confusión o pérdida de datos causada por el accidente.
IV. Gestión de Operaciones Informáticas
Los contenidos principales del sistema de gestión de operaciones informáticas incluyen los siguientes aspectos:
(1) Provisión de supervisión de los operadores de computadoras software de contabilidad Contenido de operación y permisos. Los operadores deben administrar estrictamente las contraseñas y cambiarlas con regularidad. Las contraseñas son una línea de defensa para restringir los permisos operativos y verificar la identidad de los operadores. Administrar la contraseña de cada operador es muy importante para la seguridad de todo el sistema.
(2) Medidas para evitar que personal no designado ingrese a la sala de computadoras para operar computadoras, evitar que personal no autorizado opere software de contabilidad y evitar que los operadores utilicen software más allá de su autoridad.
(3) Software operativo De acuerdo con las funciones operativas del software y los procedimientos de procesamiento comercial contable, los contadores deben ingresar varios códigos de datos originales, revisar comprobantes, llevar cuentas, ejecutar varios módulos funcionales y generar varias funciones. según sea necesario.
(4) Medidas para evitar que los comprobantes originales, comprobantes contables y otros datos contables que hayan sido ingresados en la computadora queden registrados en los libros de contabilidad internos sin revisión.
(5) Antes de salir de la sala de computadoras, el operador debe ejecutar el comando correspondiente para salir del software de contabilidad; de lo contrario, la línea de defensa con contraseña perderá su efecto, dejando oportunidades para que personal no relacionado opere el software.
(6) El registro de operaciones de la computadora del programa de computadora debe registrar el operador, el tiempo de operación, el contenido de la operación y las condiciones de falla, y los registros de operación deben ser mantenidos por una persona designada.
(7) Tomar medidas de respaldo oportunas para garantizar la seguridad e integridad de los datos contables. Cada vez que termine de trabajar en su computadora, haga todas las copias de seguridad a tiempo para evitar eventos inesperados. La información contable de respaldo debe mantenerse adecuadamente en gabinetes de almacenamiento especiales por parte del personal designado. Varios datos de respaldo deben marcarse con tipo, año, mes, día, respaldo y otros signos relevantes para que los datos puedan descubrirse y restaurarse de manera oportuna, se puedan distinguir las responsabilidades y se pueda evitar que los datos contables se pierdan debido a cambios. en personal contable.
Se deben guardar dos copias de los datos de la copia de seguridad en dos lugares diferentes.
(8) Medidas de prevención de virus informáticos. Evite el uso de disquetes de origen desconocido y diversos programas copiados ilegalmente, así como también los juegos en computadoras financieras para evitar la infección y la introducción de virus informáticos. Además, se deben tomar medidas externas, como la instalación de tarjetas antivirus, para evitar el riesgo de invasión de virus informáticos.
Verbo (abreviatura de verbo) gestión de gastos operativos
Tras la informatización, el trabajo contable, ya sea fijo o variable, se incrementará considerablemente. Varios equipos informáticos y equipos de soporte aumentarán muchos costos fijos; diversos papeles de impresión, disquetes, CD y cintas aumentarán los costos variables. Por lo tanto, es necesario fortalecer la gestión de costos computarizados, asignar racionalmente equipos y software de computación para reducir los costos fijos; controlar la compra y el uso de diversos materiales para reducir los costos de materiales;
La gestión de costos del sistema de información contable computarizado controla principalmente el uso de computadoras, la dotación de personal y el consumo de diversos materiales para ahorrar costos y mejorar la eficiencia operativa del sistema. En la gestión de costos, debemos hacer lo siguiente:
(1) La dotación de personal debe ser razonable y reducir el personal redundante.
(2) Debe existir un presupuesto o plan para el uso de diversos materiales.
(3) Deben existir procedimientos de control para la adquisición y recepción de materiales necesarios para el funcionamiento de diversos sistemas computarizados.
(4) Las operaciones informáticas deben planificarse para mejorar la eficiencia operativa.
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