Cómo procesar comprobantes originales en contabilidad computarizada

1. Acuerdo comercial contable

Después de comprar un software de contabilidad comercial, lo primero que debe hacer es organizar el negocio contable de la unidad para satisfacer las necesidades de procesamiento informático. Bajo la contabilidad manual, algunas unidades, especialmente aquellas con un trabajo contable básico deficiente, tienen estándares contables deficientes, cuentas, certificados y formatos y contenidos de tablas confusos, y métodos y procedimientos contables inconsistentes. Diferentes personas no hacen exactamente lo mismo para el mismo negocio ni cumplen con los requisitos pertinentes. El software de contabilidad no proporciona métodos de contabilidad específicos no estándar. Las funciones, los procedimientos de procesamiento correspondientes, los métodos, los protocolos relevantes y los requisitos del software de contabilidad comercial se estipulan durante el desarrollo del software, por lo que el software comercial y el método de contabilidad manual de mi unidad inevitablemente están ahí. Hay algunas diferencias. Para eliminar estas diferencias, uno es realizar un desarrollo secundario apropiado y modificar el software comercial, pero la cantidad de desarrollo secundario no puede ser demasiado grande, de lo contrario será equivalente al autodesarrollo, el otro es clasificar y ajustar la contabilidad; negocio de la unidad para que pueda cumplir con los requisitos y regulaciones del software de contabilidad empresarial.

2. Determinación de métodos y procedimientos contables

Los métodos contables solían dividirse en contabilidad de débito y crédito, contabilidad de aumentos y disminuciones y contabilidad de caja. Algunos software comerciales pueden ofrecer una variedad de métodos de contabilidad, mientras que otros solo pueden adaptarse a un método de contabilidad determinado. Una unidad generalmente utiliza un solo método contable. En la actualidad, se utiliza generalmente el método contable de débito y crédito. En la actualidad, los métodos de contabilidad manual generalmente incluyen procedimientos de contabilidad de comprobantes contables, procedimientos de contabilidad de diario, procedimientos de contabilidad de tablas de resumen de cuentas y procedimientos de comprobantes de contabilidad resumidos. Después del procesamiento electrónico por computadora, el volumen de negocios ya no es la principal contradicción. Ya no es necesario utilizar procedimientos contables manuales para llevar cuentas, resumir comprobantes contables o cuentas, registrar directamente cuentas y diarios detallados basados ​​​​en comprobantes contables y luego hacer una general. libro mayor. En la actualidad, los programas de contabilidad por computadora de algunas unidades todavía utilizan los programas de contabilidad manual de las unidades originales, lo que no aprovecha al máximo las ventajas y funciones de las computadoras, lo que afecta la mejora de la eficiencia del procesamiento.

En tercer lugar, determine el esquema de codificación de materias.

El software de contabilidad comercial generalmente proporciona principios de codificación de materias contables y permite que cada unidad los configure de acuerdo con sus propios requisitos. Por lo tanto, antes de utilizar el software, es necesario determinar el sistema de contabilidad de la unidad y su codificación. En condiciones informatizadas, la configuración de los temas contables no solo debe cumplir con los requisitos del sistema contable, sino también con los requisitos de contabilidad y gestión de la unidad. Al mismo tiempo, los requisitos del software comercial para la codificación de los temas contables. ser considerado. El sistema de contabilidad de China debería estipular de manera uniforme las cuentas del libro mayor y sus códigos para industrias como la industria y el comercio. Con la premisa de garantizar la unificación de los indicadores contables, se pueden realizar las adiciones necesarias a las cuentas del libro mayor unificadas en función de las necesidades reales y con el consentimiento. En cuanto a los temas detallados, algunos están estipulados por el sistema nacional y otros pueden ser estipulados por la empresa de acuerdo con las necesidades de la gestión empresarial. Cumplir con los requisitos de contabilidad y gestión; en segundo lugar, el entorno temático debe cumplir con los requisitos de contabilidad; en segundo lugar, el entorno temático debe cumplir con los requisitos de gestión; finalmente, el entorno temático debe satisfacer las necesidades de redacción de informes;

En cuarto lugar, estandarización de comprobantes y libros de cuentas.

En el software de contabilidad comercial, los tipos y formatos de comprobantes contables generalmente están estipulados. Independientemente de las regulaciones, los comprobantes de contabilidad manual deben estandarizarse y unificarse para satisfacer las necesidades de entrada por computadora. Antes de utilizar el software de contabilidad, debe determinar qué libro mayor auxiliar es del tipo cantidad-importe, de tres columnas o de varias columnas. Si el software no ofrece la opción de elegir entre múltiples formatos de libros de cuentas y la contabilidad requiere múltiples formatos al mismo tiempo, es necesario configurar un desarrollo secundario o cuentas detalladas auxiliares para compensar la falta de funciones del software. Para garantizar una transición fluida del modo manual al modo informatizado, también se debe realizar una verificación contable para garantizar que los certificados contables, las cuentas y las cuentas sean consistentes. Es necesario ordenar los importes finales de las cuentas y también prestar atención al saneamiento de las cuentas corrientes y bancarias.

Verbo (abreviatura de verbo) estandarización del negocio contable y determinación de planes

El negocio contable aquí se refiere principalmente al negocio contable de activos fijos, materiales, salarios, costos y ventas. Actualmente existen tres métodos de depreciación para los activos fijos, a saber, el método de depreciación integral, el método de depreciación clasificada y el método de depreciación individual. En la actualidad, el estado estipula que se utiliza el método de depreciación clasificada para calcular la depreciación. Después de usar una computadora, la depreciación se puede calcular para una sola unidad. Por lo tanto, si el software proporciona un método de depreciación único, debe intentar lograr un método de depreciación único. La contabilidad de materiales generalmente está informatizada, lo cual es relativamente razonable y factible, contabilizando categorías grandes o pequeñas, y las categorías individuales se calculan de acuerdo con las especificaciones. En el pasado, el contenido de la contabilidad de nóminas en varias unidades estaba básicamente unificado, pero había diferencias en las partidas salariales. Sin embargo, con la profundización de la reforma del sistema económico, las diferencias en los métodos de cálculo de los salarios se han vuelto cada vez más graves, como los salarios por hora y a destajo, los salarios de beneficios vinculados a la eficiencia del trabajo y los salarios flotantes. La determinación del método de contabilidad de costos depende de las características de producción de la empresa y de los requisitos de gestión de la empresa. Las características de producción de las empresas se pueden dividir en producción por lotes, producción profesional por lotes y producción de una sola pieza. Los métodos de contabilidad manual generalmente tienen en cuenta las características de producción. Debido a las limitaciones de la contabilidad manual, su contabilidad de costos suele resultar difícil de satisfacer las necesidades de la gestión empresarial. Los métodos de contabilidad de costos generalmente comienzan con el cálculo de los costos del producto, y rara vez consideran el control de costos, la contabilidad de costos de responsabilidad del departamento y la evaluación de los cálculos de costos objetivo. A medida que las empresas avanzan gradualmente hacia el mercado y se convierten en productores independientes de productos básicos, los requisitos de gestión interna son cada vez mayores. Además del costeo del producto, el costeo también desempeña un papel en el control del proceso de costes, el costeo por responsabilidad y la evaluación del coste objetivo. Por lo tanto, estas necesidades de gestión deben considerarse plenamente al diseñar soluciones de contabilidad de costos.

Prueba del sistema

En primer lugar, el trabajo de inicialización

se refiere a ingresar los saldos del libro mayor general y del libro auxiliar de acuerdo con el plan contable determinado y las funciones proporcionadas por el software Definición La estructura, el contenido y los métodos de procesamiento de las cuentas relevantes deben ingresarse en datos relativamente fijos en los sistemas relevantes, como activos fijos, información de salario fijo, etc. De esta manera, los comprobantes comerciales relevantes que ocurrieron ese día o mes se pueden ingresar en la computadora para su operación de prueba. La inicialización del sistema incluye principalmente los siguientes pasos:

(1) Establecer una tabla de comparación de códigos de cuentas y nombres chinos, e ingresar los saldos iniciales de todas las cuentas del libro mayor general y del libro mayor subsidiario.

(2) Ingrese los datos fijos del subsistema de contabilidad relevante, que incluyen principalmente datos de salario de los empleados, tarjetas de activos fijos, nombres de materiales, cantidades y precios planificados, códigos de nombres de productos, costos de cuota de productos, cuotas de gastos de horas de trabajo. , etc.

(3) Definir la estructura, contenido y fórmula de cálculo de la tabla de cuentas.

La explicación popular de inicialización es "preparación preliminar" o "cómo empezar...". Pasamos el trabajo de contabilidad manual a la computadora para su procesamiento, lo que requiere convertir las cuentas y los datos del libro de cuentas en los libros de cuentas manuales actuales a la computadora. Este proceso se llama "inicialización de cuenta".

La inicialización de la cuenta incluye principalmente los siguientes tres aspectos:

(1) Establecer un sistema de control de gestión que cumpla con los requisitos de gestión financiera de la unidad.

(2) Establecer un sistema de cuentas que cumpla con los requisitos contables de la unidad.

(3) Establecer un sistema funcional de software adecuado a los requisitos contables de la unidad.

La función de inicialización de cuentas generalmente tiene una subfunción de gestión del sistema. Sus tareas principales generalmente incluyen: asignar el trabajo y la autoridad del personal financiero y establecer un sistema de estructura de cuentas adecuado para los requisitos contables de la unidad. .

En segundo lugar, establecer una cuenta

El principal problema que debe resolver la función de establecimiento de cuenta es:

Cómo establecer un sistema de cuentas de acuerdo con la situación comercial de tu propia unidad?

Cómo establecer libros de cuentas para formar libros mayores, cuentas bancarias, cuentas de efectivo, cuentas detalladas de tres columnas, cuentas detalladas de varias columnas, cuentas corrientes, etc.

3. Determinar el método de clasificación de los comprobantes según los requerimientos o hábitos contables de la empresa.

4. Arrastrar el saldo al final del año anterior y consultar el saldo al inicio del período arrastrado.

5. Trabajo de transferencia de fin de año.

En tercer lugar, complete los comprobantes.

Después de completar la configuración de la cuenta, comenzar la configuración del saldo, la cuenta bancaria y la inicialización de la cuenta corriente, comience a completar los comprobantes, revisarlos y registrar el los diarios bancarios y de caja y otras tareas se denominan colectivamente trabajo contable diario. Llenar comprobantes es el trabajo principal de la contabilidad. El personal financiero elabora comprobantes basándose en los comprobantes originales y luego los ingresa en la computadora. Este proceso es para llenar el comprobante. Al completar un bono basado en el software, debe considerar:

(1) ¿Qué factores componen un bono?

(2)¿Cuáles son los pasos para diligenciar el voucher?

(3) ¿Cómo completar el comprobante usando moneda extranjera o contabilidad de cantidades?

(4) ¿Cómo agregar una cuenta al completar las credenciales?

(5)¿Cómo modificar el comprobante que se está llenando?

(6)¿Cómo modificar el certificado cumplimentado?

(7) ¿Cómo eliminar, consultar e imprimir comprobantes que cumplan determinadas condiciones?

Para garantizar la exactitud y legalidad de los comprobantes, los comprobantes cumplimentados deben ser revisados. Sólo se permite ingresar en la cuenta los comprobantes que pasen la revisión.

También debe haber funciones de inicio de sesión para los diarios bancarios y de caja.

Cuarto, cuenta

Incluye principalmente:

1. Resumen del cupón: de acuerdo con las condiciones resumidas especificadas por el usuario, se incluirán todos los vales no contabilizados que cumplan con las condiciones. sea ​​Resumir para generar una tabla de resumen de cuenta.

1. Contabilidad: Registrar los comprobantes contables aprobados diligenciados por el usuario en los libros de cuentas correspondientes, generar cuentas corrientes y “cuentas bancarias pendientes” y conciliarlas con el banco.

13. Conciliación: El principio de conciliación es: ① Débitos totales del libro mayor = Créditos totales del libro mayor ② Débitos totales de las cuentas superiores = Débitos totales de todas las cuentas subordinadas; cuentas = El monto total del crédito de todas las cuentas subordinadas.

4. Realizar pago: Cuando se hayan registrado todos los comprobantes de este mes, se deben sellar las cuentas de este mes para evitar que se vuelvan a registrar.

El principio de liquidación es: no se permiten comprobantes contables en el mes de liquidación, de lo contrario no se realizará la liquidación y se solicitará la información correspondiente.

Transferencia automática del verbo (abreviatura de verbo)

Para resolver el trabajo de transferencia en la contabilidad manual y reducir la intensidad de mano de obra, algunas cuentas pueden realizar transferencias automáticas.

6. Consultar e imprimir datos contables

Incluida la consulta de datos contables, como el balance de la cuenta, la página de la cuenta del libro mayor, la página de la cuenta del libro mayor subsidiario, etc., el mejor software empresarial nacional. es muy flexible. Especialmente software de contabilidad basado en la estructura cliente/servidor del entorno operativo WINDOWS.

Siete. Estado de conciliación bancaria

1. Inicialización de la cuenta bancaria: ingrese todos los negocios que aún no se han conciliado con el banco en la computadora para que pueda usar el sistema para continuar con la conciliación con el banco.

2. Ingrese el extracto bancario.

3. Conciliación bancaria: A través de la conciliación de la cuenta bancaria y el extracto bancario de la unidad, es decir, la conciliación bancaria, se puede aclarar la situación pendiente entre el banco y la unidad.

4. Consultar extractos bancarios.

5. Consultar cuentas bancarias pendientes.

6. Indagar sobre las cuentas pendientes de la empresa.

8. Gestión de cuentas corrientes

La conciliación de cuentas corrientes consiste en completar la conciliación entre unidades con el negocio actual, entre departamentos de la unidad y entre unidades e individuos.

Generalmente incluye:

1. Definición del libro de contabilidad detallado actual

2 Inicialización de la cuenta corriente.

3. Gestión del expediente familiar actual

4. Consulta e impresión de cuentas corrientes.

5. Conciliación de cuentas.

6. Consultar e imprimir informes.

7. Consultar e imprimir saldo de cuenta corriente

9. Gestión diaria

Generalmente incluye las siguientes funciones:

1. Realizar una copia de seguridad de los datos contables mensuales.

2. Copia de seguridad y recuperación de datos

3. Gestión de operadores

4. Gestión de redes y bases de datos, etc. .

Las funciones anteriores se introducen para las funciones comunes de un sistema de contabilidad típico, y hay más o menos cambios para cada sistema de contabilidad. Las funciones y el rendimiento de otros sistemas, como los sistemas de informes, los sistemas de gestión de nómina y de personal, los subsistemas de contabilidad de materiales, los subsistemas de contabilidad de costos, los subsistemas de contabilidad de ventas y productos terminados, no se describen en detalle aquí. Consulte las descripciones de sus sistemas.