Contramedidas efectivas para los archivos corporativos
Contramedidas efectivas para los archivos corporativos. Problemas existentes en la gestión de archivos corporativos en mi país
(1) Los directivos no prestan atención a la gestión de archivos.
El conocimiento, la visión y la calidad de los directivos son el núcleo de la construcción de la cultura corporativa. Sin embargo, en muchas empresas, debido a que los administradores sólo se centran en el desarrollo y los intereses del mercado e ignoran la cuestión de la gestión de archivos, muchos departamentos de gestión de archivos sólo existen de nombre y no desempeñan plenamente sus roles y funciones. Con los cambios de los tiempos y el progreso económico, la competencia en el mercado se ha vuelto cada vez más feroz. En este contexto, fortalecer el énfasis en la gestión de archivos se ha convertido en la base para el afianzamiento y el desarrollo de las empresas, y los directivos de las empresas deberían concederle gran importancia.
(2) Falta de un sistema de gestión de archivos sólido y eficaz
En la sociedad actual, la mayoría de las empresas carecen de un sistema de confidencialidad de archivos, un sistema de préstamo, un sistema de custodia, un sistema de organización y un sistema de gestión de archivos sólido y eficaz. sistema de recolección. Aunque algunos directivos de empresas son conscientes de la importancia de la gestión de archivos, debido a una inversión insuficiente, la designación de personal, la implementación, el establecimiento de sistemas y otros aspectos siguen siendo insatisfactorios. Aunque algunas empresas han establecido sistemas de gestión de archivos, a menudo se producen fenómenos como la falta de procedimientos de préstamo, la pérdida de archivos y la recopilación inoportuna de datos. Algunos materiales y datos han sido manipulados artificialmente, lo que tiene un impacto significativo en el valor de uso, la eficacia y la calidad. autenticidad de los archivos.
(3) Falta de informatización y de mecanismos modernos de gestión de archivos
Con los cambios de los tiempos y el progreso económico, los medios científicos y tecnológicos modernos también han logrado grandes avances. Sin embargo, debido a la falta de un sistema de transmisión de datos flexible, el departamento de gestión de archivos es ineficaz y es difícil mejorar la calidad y eficiencia del trabajo. Entre ellos, se encuentra la falta de sistemas avanzados y soporte técnico; la falta de establecer un sistema de gestión completo y estandarizado es el principal factor por la falta de información y mecanismos de gestión modernos; además, aunque algunas empresas han establecido un sistema de gestión completo; y conceden gran importancia a la gestión de archivos, no han formulado políticas de gestión de apoyo, lo que conduce a una ejecución insuficiente y reduce la calidad y eficiencia reales de la gestión de archivos.
(4) La calidad y el conocimiento del personal de archivos varían mucho, lo que tiene un mayor impacto en la gestión.
En la actualidad, debido a la mejora y el desarrollo del mercado económico socialista, los métodos de producción internos y los modelos de negocio de muchas empresas han sufrido grandes cambios, especialmente en el campo petrolero. Al reorganizar el departamento de recursos humanos de la empresa, se contrató a muchos estudiantes universitarios recién graduados. Sin embargo, debido a la falta de una comprensión correcta, las empresas no han prestado atención a la capacitación y no han ejercido plenamente las funciones y efectos de la gestión de archivos, lo que ha resultado en bajos niveles de registro, almacenamiento y procesamiento de información y datos empresariales.
3. Medidas de optimización para la gestión de archivos empresariales
En vista de los problemas existentes en la gestión de archivos, las empresas deben desarrollar la tecnología de producción y la escala de producción y, al mismo tiempo, fortalecer la construcción de calidad. y capacitación del personal de gestión de archivos. Establecer un sistema de gestión de archivos basado en información, optimizar el uso de los archivos y mejorar integralmente el nivel de gestión de archivos corporativos.
(1) Fortalecer el desarrollo de la calidad y la formación de capacidades del personal de gestión de archivos.
En el pasado, debido al desarrollo inmaduro de los medios científicos y tecnológicos, la gestión de archivos era extremadamente complicada y dependía únicamente del trabajo manual, lo que aumentaba la carga de trabajo de los empleados. Con el desarrollo de los tiempos y el avance de la informatización, la empresa ha introducido tecnología de oficina moderna y equipos de gestión avanzados, junto con la cooperación efectiva de los empleados, no solo redujo el trabajo repetitivo en el pasado, sino que también mejoró la calidad y eficiencia de gestión de archivos.
En pocas palabras, aunque se han introducido equipos y sistemas de gestión de archivos modernos, inteligentes y basados en la información, todavía se necesitan empleados para ayudar a la gestión fortaleciendo la cooperación entre los equipos y los empleados, la calidad y la calidad. Se puede mejorar el nivel de gestión de archivos. Se puede observar que el conocimiento, la capacidad de gestión y la calidad integral del personal de gestión de archivos son sumamente importantes.
¿En qué deberían insistir las empresas? ¿Justicia, equidad? En principio, los conocimientos profesionales, la capacidad de gestión y la calidad integral del personal de gestión de archivos deben evaluarse y clasificarse de manera sistemática y exhaustiva. A través de actividades de capacitación y educación, podemos mejorar sus capacidades de gestión y su calidad integral para que puedan comprender rápidamente la esencia y los métodos técnicos de la gestión de archivos. Contratar personal de gestión de archivos con amplio conocimiento profesional y alta calidad integral para realizar arreglos y orientación integrales y eficaces para la gestión de archivos;
Además, se deben llevar a cabo actividades de capacitación periódicas para comprender la capacidad, el nivel de conocimiento y tipo de negocio, aprovechar plenamente el potencial de los empleados y brindarles un escenario para mostrar sus talentos. Al mismo tiempo, también es necesario mejorar la conciencia jurídica de los empleados, ampliar sus horizontes y conocimientos y mejorar fundamentalmente la calidad de su trabajo, sus capacidades profesionales y su nivel cultural. Mejorar la eficacia de la educación y la formación mediante ejercicios prácticos, intercambios mutuos y orientación.
(2) Establecer un sistema de gestión de archivos de información
Las empresas deben integrar y analizar sus propios modelos de trabajo, características operativas y tipos de negocio desde múltiples perspectivas y, sobre esta base, recopilar y clasificar archivos tradicionales Realice ajustes profesionales al modelo de clasificación, clasificación y procesamiento para realizar una transición rápida a servicios humanizados, administración en red, almacenamiento digital, clasificación refinada y recopilación automatizada, establezca y mejore un sistema de administración de archivos estandarizado y mejore el nivel de inteligencia y automatización de la oficina. Lograr una gestión sistemática y electrónica de archivos. En la actualidad, las grandes empresas prefieren los sistemas OA debido a sus propias ventajas.
Puede transferir periódicamente la información y los datos generados en el sistema al sistema de gestión de archivos, y archivar y organizar automáticamente el trabajo por completo para garantizar una transmisión de información precisa, oportuna y eficiente.
En el proceso de establecimiento, mejora y ajuste del sistema de gestión de archivos, debemos hacer referencia a los intentos exitosos de otras empresas o regiones de establecer catálogos de recuperación basados en los requisitos, características culturales, métodos de operación y características de gestión. de catálogos de recuperación de archivos corporativos Establecer un directorio único de recuperación de archivos para lograr la preservación permanente, la transmisión oportuna y la comunicación eficiente de la información.
(3) Innovar conceptos y adaptarse a los nuevos requisitos del trabajo de archivos bajo la nueva situación
El propósito de conservar archivos corporativos es utilizarlos. La gestión de archivos es un proyecto de sistema complejo. eso requiere archivos Los gerentes actualizan constantemente sus conceptos, emancipan sus mentes, se deshacen de viejos conceptos de trabajo, cambian su forma de pensar de manera oportuna, se deshacen de los viejos conceptos de autoencierro, conformidad y superación personal, establecen el espíritu de "Atrévete a pensar y atrévete a hacer", toma la iniciativa y explora con valentía el trabajo.
Como administrador de archivos a tiempo completo en una empresa, a través del fortalecimiento del estudio y el resumen práctico del trabajo diario, debe tener una base profesional sólida, sólidas capacidades de gestión y conciencia de servicio, y no solo debe estar familiarizado en todos los aspectos del negocio de archivos, también debemos dominar los métodos de gestión de varios tipos de archivos y sentar una base teórica sólida para resumir, mejorar e innovar constantemente, inyectar constantemente nueva vitalidad y motivación al trabajo de archivos corporativos y adherirnos; a la ideología rectora empresarial centrada en la utilización, ampliar el nuevo campo de trabajo de archivos corporativos al principal campo de batalla de la construcción económica.
En la actualidad, se puede decir que la innovación es un factor indispensable para mejorar la competitividad de las empresas y asignar racionalmente los recursos. Por tanto, los directivos de empresas deberían concederle gran importancia. Los sistemas, modelos y conceptos tradicionales de gestión de archivos son demasiado antiguos y únicos y no pueden satisfacer plenamente las necesidades del desarrollo sostenible de las empresas. Por tanto, la innovación se ha convertido en una tendencia inevitable.
Utilice medios modernos y en red para analizar, clasificar y sintetizar el contenido de los archivos existentes y publicar rápidamente información y anuncios relacionados con los archivos dentro de la LAN empresarial para facilitar el disfrute de los recursos y mejorar fundamentalmente la utilización de la empresa. de archivos.
Tercero, resumen
En resumen, la gestión de archivos es una parte indispensable de la gestión empresarial y una fuerza importante para promover la modernización empresarial y el desarrollo de redes. Por tanto, la gestión de archivos corporativos y la gestión corporativa se desarrollan simultáneamente. Sólo de esta manera podrán desarrollarse eficazmente los recursos de información de archivo y garantizar que puedan servir mejor y más eficazmente a las diversas tareas de la empresa.