Un estudio preliminar sobre el control interno del sistema de información contable

En el funcionamiento diario de los sistemas de información contable es necesario mantener fallas de hardware y software de la computadora. Mediante el mantenimiento de rutina del sistema, se puede garantizar el uso normal del sistema y se puede mejorar la precisión de los datos. La siguiente es la investigación sobre control interno de los sistemas de información contable que he realizado para usted, espero que sea de utilidad.

Con el rápido desarrollo de la industria de la información, cada vez más empresas están implementando sistemas de gestión ERP. El sistema de gestión ERP incluye un subsistema de gestión de producción, un sistema de gestión de inventario, un sistema de gestión de salarios, un sistema de gestión de activos fijos, un subsistema de gestión de información financiera y un sistema de gestión de ventas. Su subsistema de gestión de información financiera es la parte más importante del ERP, incluida la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión, y es el control general de la gestión empresarial. El hecho de que el control interno del sistema de información contable sea perfecto o no está directamente relacionado con si el subsistema de gestión de información financiera puede funcionar con normalidad. A juzgar por el estado actual del desarrollo de los sistemas de gestión de información financiera en nuestro país, los controles internos de la mayoría de las empresas no son perfectos y no pueden mantenerse al día con las necesidades de los tiempos. Por lo tanto, fortalecer la gestión del control interno de los sistemas de información contable no es solo un requisito para la gestión interna de las empresas, sino también una forma importante de mejorar la competitividad corporativa y prevenir riesgos.

1. Problemas en el control interno del sistema de información contable

(1) La compatibilidad del software no es sólida y el control interno es difícil.

En la actualidad, existen muchos software financieros, pero la mayoría de ellos son desarrollados por empresas de software profesionales y existe una falta de comunicación entre las empresas de software. Las diferentes marcas de software financiero tienen diferencias en las estructuras de datos y estilos de programación. Las interfaces de datos entre diferentes marcas de software financiero no son uniformes, lo que dificulta el intercambio de datos entre diferentes sistemas. Al mismo tiempo, la configuración del hardware y el entorno del software del sistema requeridos por diferentes software financieros pueden ser diferentes, lo que resulta en requisitos operativos inconsistentes para el control interno. Por ejemplo, algunos programas financieros requieren una copia de seguridad obligatoria antes del cierre de fin de año, mientras que otros no lo hacen; otros no dejan rastros de comprobantes contables inválidos en la computadora, mientras que otros deben dejar rastros.

Escasa seguridad de los datos.

El formato de almacenamiento actual de datos contables es básicamente una base de datos relacional abierta (como FOXPRO). Si conoce este tipo de operación de comando de base de datos, puede ingresar al sistema de base de datos de cuentas del software financiero y alterar ilegalmente los datos. Incluso si se establecen contraseñas y permisos para ingresar al sistema, en realidad no se puede lograr la confidencialidad absoluta de los datos. Los estrictos controles internos ayudan a mantener la seguridad de los datos.

(3) El mantenimiento diario del sistema no es oportuno y falta talento contable integral.

En el funcionamiento diario del sistema de información contable es necesario mantener fallas de hardware y software del computador. Mediante el mantenimiento de rutina del sistema, se puede garantizar el uso normal del sistema y se puede mejorar la precisión de los datos. Los contadores chinos están envejeciendo y tienen poco o ningún conocimiento informático. Sólo pueden realizar operaciones informáticas generales basadas en el contenido de la capacitación laboral computarizada. Una vez que los procedimientos operativos fallan, no se pueden corregir a tiempo.

Los contadores no pueden realizar trabajos computarizados de alto nivel, como el mantenimiento diario, la gestión y la organización e implementación computarizada. Las personas que entienden de computadoras no entienden de contabilidad. En términos de control del sistema de información contable, existe una necesidad urgente de talentos compuestos que comprendan tanto la contabilidad como las computadoras.

(D) Es más probable hacer trampa que la contabilidad manual.

Los datos contables en condiciones manuales se registran directamente en papel, con palabras y símbolos visibles, por mucho que los modifiquemos dejarán huellas. En los sistemas de información informáticos, la contabilidad financiera corporativa utiliza medios electromagnéticos como soporte de datos. Los datos contables se almacenan en discos en una forma que no se puede reconocer a simple vista, lo que hace que los contables pierdan el control de los datos. En este caso, la confiabilidad de los datos contables sería imposible si no se implementaran controles internos especiales en el sistema informático.

2.Cómo establecer un sistema de control interno contable financiero bajo un sistema de información informático.

A partir de los aspectos anteriores, en el entorno del sistema de información informática, es muy necesario establecer y mejorar un conjunto completo de sistemas de control interno de contabilidad financiera corporativa. El sistema de control interno de contabilidad financiera corporativa es una parte importante del sistema de control interno corporativo. Creo que las empresas deberían establecer un sistema interno de control de la contabilidad financiera corporativa a partir de los siguientes tres aspectos basados ​​en el principio de costo-beneficio.

(1) Mejorar integralmente la calidad de los empleados.

No importa cuán avanzado sea el equipo, todavía necesita gente para usarlo, por lo que mejorar integralmente la calidad del personal de la empresa es el primer problema a resolver. Hay muchas soluciones. La forma más rápida y sencilla de formular una tesis es despedir a un gran número de empleados antiguos y contratar nuevos, pero este método no es viable en la mayoría de las empresas. Creo que una mejor manera es dejar que los antiguos empleados cambien sus conceptos históricos a largo plazo y acepten el nacimiento y desarrollo de cosas nuevas. En segundo lugar, contrate algunos empleados nuevos que satisfagan las necesidades y anime a los empleados antiguos a aprender nuevas habilidades. Además, la propia empresa proporciona formación a sus empleados para mejorar continuamente sus capacidades integrales.

(2) Diseñar un sistema completo de control interno.

Las funciones de control propias del software financiero general deben utilizarse plenamente en la práctica. Por ejemplo, la gestión de autoridades utiliza diferentes divisiones del trabajo entre el personal de contabilidad para establecer diferentes autoridades operativas para supervisarse y restringirse mutuamente. El control de permisos de operación está preestablecido durante el proceso de desarrollo del sistema de software y se establecen diferentes permisos de operación para la gestión y el control según los diferentes departamentos comerciales.

Los diferentes niveles de gestión o los diferentes niveles de autoridad operativa deben utilizar diferentes métodos de confirmación de cualificación.

El administrador del sistema tiene la máxima autoridad de gestión y es responsable de la formulación del sistema, la configuración de los operadores, la concesión de permisos y la configuración de las contraseñas operativas. Para asegurar la efectiva implementación de estas funciones de control, deberá establecerse un completo sistema de control interno del sistema de información contable, incluyendo el control general y el control de aplicación.

1. El control general consta de los siguientes aspectos:

Control organizativo y de gestión.

Las empresas primero deben establecer las estructuras organizativas correspondientes, como agregar departamentos o personal de gestión de sistemas de información informática. Establecer los sistemas de gestión correspondientes, como el sistema de gestión de salas de ordenadores, el sistema de gestión de mantenimiento de ordenadores, el sistema de gestión de operaciones diarias, el sistema de revisión de comprobantes, el sistema de copia de seguridad de archivos, etc.

(2) Controlar el desarrollo.

Primero se debe diseñar razonablemente un control interno eficaz. Incluso si existen medidas de control muy estrictas durante el proceso de implementación, la implementación será ineficaz. Es decir, la eficacia del control del sistema de información contable depende de. Si el desarrollo del software es razonable hasta cierto punto, es necesario fortalecer el control del desarrollo de software. Antes de desarrollar el sistema, se debe realizar un estudio de viabilidad detallado durante el proceso de desarrollo del sistema, el personal de auditoría interna y gestión de riesgos debe participar en el diseño de las funciones de control del sistema durante la fase de prueba del sistema, y ​​se deben realizar pruebas estrictas de acuerdo con las pruebas; estándares. Hacer un buen trabajo en la configuración integrada de personal, equipos y otros recursos y la importación segura de datos iniciales. Los sistemas antiguos y nuevos deben funcionar en paralelo durante al menos tres meses.

(3) Fortalecer el control ambiental de los sistemas de información contable.

El control ambiental del sistema de información contable se basa en el entorno hardware, y el funcionamiento normal de los equipos es la base para el procesamiento de los datos contables. La configuración y calidad de los equipos afectan directamente la confiabilidad de los resultados del procesamiento de datos. Por tanto, es fundamental un sistema de gestión del hardware que incluya temperatura, antirrobo y otras labores de prevención del entorno donde se encuentra el dispositivo. Y compruebe si hay virus con regularidad para evitar daños al software y hardware y la pérdida de datos.

(4) Control operativo.

Se debe establecer un sistema de contraseñas para el contacto con la computadora. La contraseña del administrador debe ser establecida y guardada por una persona dedicada y no debe hacerse pública; las contraseñas del personal de contabilidad deben ser establecidas y guardadas por ellos mismos. Las contraseñas deben ser algo más que números y letras.

(5) Control de almacenamiento y recuperación de datos.

Una persona dedicada debe ser responsable de almacenar los datos en CD-ROM o discos, y el almacenamiento debe ser conveniente para la recuperación de datos. Se pueden etiquetar varios discos o discos para almacenar datos. Se deben autorizar modificaciones o actualizaciones de datos y no se deben realizar correcciones sin aprobación o que sean incompatibles con los permisos aprobados. Asegúrese de que las modificaciones y actualizaciones de datos vayan acompañadas de certificados de autorización por escrito, como avisos de modificación y avisos de actualización, para evitar la pérdida o daño de datos importantes.

2. El control de la aplicación incluye los siguientes aspectos:

(1) Control de entrada de datos.

Los controles de ingreso de datos deben garantizar que los datos ingresados ​​estén autorizados y que se verifique su precisión. En la actualidad, la mayoría de las empresas tienen regulaciones estrictas sobre el control de la entrada de datos, lo que garantiza eficazmente la precisión de la entrada de datos.

(2) Control de la comunicación de datos.

Las empresas deben garantizar la exactitud y seguridad de la transmisión de datos a través de diversos medios técnicos. Por ejemplo, cada vez que se transmiten datos, deben tener hora, fecha y etiquetas. Debe haber señales de envío y recepción durante la transmisión, y se debe retroalimentar información de confirmación positiva al recibir los datos transmitidos.

(3) Control del tratamiento de datos.

El control del procesamiento de datos incluye principalmente el control de la efectividad y confiabilidad del procesamiento de los datos. Este control difiere del procesamiento manual de datos financieros. Es la clave para la sistematización de la información contable y el ingreso de datos originales. Si los datos originales ingresados ​​son correctos, generalmente no habrá errores en los resultados del procesamiento. Al procesar datos, preste atención a la legitimidad de los procedimientos y asegúrese de las firmas de los departamentos pertinentes y de las personas responsables para aclarar las responsabilidades.

(4) Control de salida de datos.

El control de salida de datos primero debe confirmar si la salida de datos está autorizada; en segundo lugar, garantizar la coherencia de los datos de salida y de entrada, en tercer lugar, evaluar la relevancia de los datos de salida, es decir, los datos de salida deben cumplir con los requisitos; necesidades del usuario.

En resumen, las empresas que implementan sistemas de información contable deben fortalecer y mejorar el control interno de los sistemas de información contable, lo cual se relaciona con la calidad de la gestión empresarial y afecta directamente los beneficios económicos. Bajo el sistema de información informática, el establecimiento y mejora de sistemas de control interno para la contabilidad financiera corporativa son contemporáneos y particulares. No sólo debemos aprender de la experiencia extranjera, sino también combinar nuestras propias condiciones reales y desarrollar y mejorar continuamente en la práctica para satisfacer las necesidades de la competencia del mercado.

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