¿Las disposiciones sobre el alcance del archivo y el plazo de conservación de los documentos y materiales corporativos pertenecen a la Ley de Archivos?

Disposiciones sobre el alcance y el período de presentación de los documentos y materiales empresariales

El artículo 1 tiene como objetivo facilitar que las empresas definan correctamente el alcance de la presentación de documentos y materiales, dividir con precisión el período de almacenamiento de los archivos y promover que las empresas operen de acuerdo con a la ley y estandarizar la gestión de acuerdo con la "Ley" de "Archivos de la República Popular de China" y las "Medidas de implementación de la Ley de Archivos de la República Popular de China" para formular estas regulaciones.

Artículo 2: Los documentos y materiales empresariales mencionados en este reglamento se refieren a registros de diversas categorías y soportes formados por empresas en el proceso de I+D, producción, servicio, operación y gestión.

Artículo 3: Los departamentos administrativos de archivos de todos los niveles son responsables de brindar orientación y supervisión comercial sobre el alcance de la presentación de documentos y materiales empresariales y la preparación de cronogramas de períodos de retención de archivos basados en las relaciones con los activos empresariales.

Artículo 4 El alcance de presentación de los documentos y materiales de la empresa es:

(1) Reflejar las actividades y la apariencia histórica básica de la empresa en investigación y desarrollo, producción, servicios, operación y gestión, etc., y Documentos y materiales con valor para las actividades empresariales, la construcción nacional, el desarrollo social y la investigación histórica;

(2) Documentos con valor documental formados por empresas en diversas actividades para salvaguardar los derechos e intereses del país, empresas y empleados Documentos y materiales;

(3) Documentos e información de agencias relevantes y unidades superiores que deben ser ejecutados por la empresa, así como documentos e información que deben ser ejecutados o recuperados de unidades no afiliadas; documentos e información relacionados con la empresa emitidos por agencias intermediarias sociales; documentos y materiales importantes presentados por empresas afiliadas y sociedades holding;

(4) Documentos y materiales que; deben archivarse y conservarse de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes, así como otros documentos y materiales que tengan valor de referencia para las actividades de la empresa.

Artículo 5 Los siguientes documentos e información de una empresa no podrán archivarse:

(1) Documentos e información emitidos por agencias pertinentes y autoridades superiores competentes que no requieran que la empresa proceso, si la empresa no lo es Documentos e información sobre nombramientos, destituciones, premios y castigos del personal, y transcripciones de referencias laborales;

(2) Documentos duplicados en los documentos de la empresa, documentos transaccionales y temporales sin valor de referencia, sin reunión de discusión y liderazgo Documentos revisados y emitidos, modificaciones y revisiones previas de documentos generales, sobres sin valor especial de conservación, cartas generales y registros de llamadas que no necesitan ser procesados, documentos y materiales copiados entre sí dentro de la empresa, y documentos formados por el responsable de la empresa que trabaja a tiempo parcial en otras unidades Documentos y materiales que no tienen que ver con la empresa y documentos y materiales que tienen relación con referencias laborales.

(3) Documentos e información enviados por unidades no afiliadas que no necesitan ser ejecutados y no tienen valor de referencia.

(4) Informes e informes generales presentados por afiliadas y; holdings como referencia, y los documentos y materiales que no necesitan ser procesados por la empresa son copiados por otras organizaciones sociales;

(5) Otros documentos y materiales que no necesitan ser archivados.

Artículo 6 Todos los documentos y materiales dentro del alcance del archivo empresarial deben transferirse al departamento de archivos empresariales de acuerdo con las regulaciones pertinentes y se debe implementar una gestión centralizada y unificada. Ningún individuo podrá reclamarlo como propio ni negarse a archivarlo.

Artículo 7 El período de conservación de los archivos empresariales se define como permanente y fijo. El período fijo se divide generalmente en 30 años y 10 años.

Artículo 8: Los archivos de gestión empresarial que se conservan permanentemente incluyen principalmente:

(1) Registros formados durante el establecimiento, fusión, escisión, reestructuración, cotización, disolución, quiebra u otros cambios. de la empresa Documentos e información, documentos e información sobre la composición, modificación, convocatoria, desempeño de funciones y protección de derechos e intereses del consejo de administración, el consejo de supervisión y la junta de accionistas de la empresa;

( 2) Documentos que acrediten el registro, evaluación y emisión de derechos de propiedad de los activos de la empresa, Documentos y materiales que acrediten la transferencia, venta, hipoteca, arrendamiento, licencia, cambio y protección de derechos de propiedad de activos, materiales de respaldo para inversiones externas, documentos y materiales; tales como contabilidad, confirmación, transferencia y cambio de capital corporativo, documentos y materiales para financiamiento corporativo;

(3) Las solicitudes de instrucciones, informes, declaraciones y respuestas de las agencias relevantes y unidades superiores de la empresa, así como como respuestas a preguntas importantes, documentos e información importantes emitidos por agencias relevantes y unidades superiores que deben ser manejados por la empresa, y asociaciones industriales y documentos e información importantes tales como decisiones importantes, auditorías, notarizaciones y resoluciones emitidas por agencias intermediarias, y contratos, acuerdos y acuerdos complementarios importantes entre la empresa y otras organizaciones e individuos;

(4) Planes y estrategias de desarrollo empresarial Toma de decisiones, reformas importantes, planes anuales y documentos resumidos, sistemas de gestión interna, regulaciones , métodos y otros documentos;

(5) Documentos e información importantes sobre la historia organizacional y la gestión de recursos humanos de la empresa relacionados con los derechos e intereses de los empleados de la empresa Otros documentos y materiales importantes; documentos y materiales para la construcción de la cultura corporativa;

(6) Documentos y materiales importantes para la operación y gestión de la empresa;

(7) Gestión de la tecnología de producción de la empresa Documentos importantes y materiales;

(8) Documentos y materiales importantes para la gestión administrativa de la empresa;

(9) Documentos y materiales importantes para el partido y el trabajo masivo de la empresa;

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(10) Publicidad y reportajes por parte de los medios de comunicación sobre las actividades importantes de la empresa, eventos importantes y figuras típicas

(11) Visitas de invitados importantes, como líderes de agencias relevantes y de nivel superior; unidades administrativas, celebridades sociales, etc. Documentos y materiales importantes como discursos de la empresa, inscripciones, instrucciones, grabaciones de audio, videos, fotografías, informes de trabajo de la empresa, etc., documentos y materiales importantes para que la empresa participe en importantes actividades nacionales y sociales; y empleados de la empresa a participar en el partido, liga, sindicato, congreso popular, CCPPCh y otras provincias Documentos y materiales importantes producidos por congresos de nivel o superior;

(12) Informes, solicitudes de instrucciones , aprobaciones y otros documentos presentados por las unidades directamente afiliadas, subsidiarias, sociedades holding, sociedades anónimas y empresas e instituciones extranjeras de la empresa sobre asuntos importantes;

Artículo 9: Los archivos de gestión empresarial que se mantienen periódicamente incluyen:

(1) Documentos generales sobre gestión de fondos empresariales y gestión de activos, y documentos empresariales generales relacionados con los derechos e intereses de los empleados;

(2) Documentos como planes de trabajo del departamento empresarial o planes especiales de trabajo, planes y resúmenes semestrales, trimestrales, mensuales;

(3) Documentos generales de reuniones y actividades realizadas por la empresa Información y anuncios generales;

(4) Documentos generales e información sobre la operación y gestión de la empresa;

(5) Documentos generales e información sobre la gestión de la tecnología de producción de la empresa;

(6) Documentos y materiales generales para el trabajo administrativo de la empresa;

(7) Documentos y materiales generales para el trabajo partidista y masivo de la empresa;

(8) Solicitudes, informes y declaraciones empresariales sobre temas generales a agencias relevantes y unidades de supervisión de nivel superior, respuestas y respuestas de agencias relevantes y unidades de supervisión de nivel superior, documentos generales e información emitida por agencias relevantes , unidades de supervisión de nivel superior y asociaciones industriales que deben ser implementadas por las empresas, documentos de certificación generales emitidos a la empresa, contratos y acuerdos generales entre la empresa y otras unidades e individuos;

(9) Solicitudes, informes y cartas sobre temas generales de unidades directamente afiliadas, subordinadas y sociedades holding, así como la aprobación, respuesta y otros documentos de la empresa;

(10) Documentos y materiales generales para la participación de la empresa en los programas nacionales y sociales actividades y la formación de la participación de los empleados de la empresa en el partido, liga, sindicato, congreso popular, CCPPCh y otros congresos provinciales y superiores Documentos y materiales generales planes de trabajo, planes y otros documentos y materiales generales para que la empresa los reciba; invitados importantes.

Artículo 10. Se adjunta el plazo de conservación de los expedientes de gestión empresarial, gestión de tecnología de producción, gestión administrativa, asuntos partidistas y otros expedientes de gestión.

Artículo 11 El período de conservación del expediente de gestión previsto en este reglamento es el período mínimo, pudiendo la empresa optar por un período mayor al especificado en la división específica.

Artículo 12 El alcance de la presentación y el período de almacenamiento de archivos de documentos y materiales tales como producción de productos empresariales y negocios de servicios, investigación y desarrollo científicos, construcción de capital, equipos e instrumentos, contabilidad, personal de cuadros y empleados, etc. se basará en las regulaciones y normas nacionales pertinentes, combinadas con la implementación real de la empresa.

Artículo 13 La empresa deberá archivar los documentos en papel, si existieran modificaciones y explicaciones importantes, o expedientes que deban ser tramitados, se archivarán junto con los documentos originales y los documentos finales.

Para los documentos electrónicos que no tienen papel correspondiente o no se pueden exportar a papel, las empresas deben incluirlos en el alcance del archivo y dividir el período de retención.

Las empresas deben archivar los metadatos de los documentos electrónicos archivados en consecuencia.

Artículo 14 Los originales de las reuniones conjuntas de múltiples empresas, los productos desarrollados conjuntamente, los proyectos conjuntos de construcción o investigación y los documentos y materiales escritos conjuntamente serán archivados por la empresa patrocinadora, y las copias o materiales correspondientes serán archivados. archivados por otras empresas. Copias en otros formatos.

Artículo 15 Las empresas, de acuerdo con estas regulaciones y las regulaciones nacionales e industriales pertinentes, y junto con las características de la organización de producción, los productos y los servicios de la empresa, prepararán un alcance de presentación y un cronograma del período de almacenamiento para diversos documentos y materiales. Las empresas deben, de conformidad con las relaciones de propiedad de los activos, orientar a sus empresas afiliadas para estandarizar el alcance de la presentación y los cronogramas del período de retención de archivos de diversos documentos y materiales de acuerdo con las regulaciones pertinentes, y revisar y aprobar el alcance de la presentación y los cronogramas del período de retención de archivos de sus afiliadas. empresas.

Artículo 16 El alcance de la presentación de documentos y materiales en la sede de las empresas administradas centralmente (incluidas las empresas centrales, las empresas financieras, las empresas culturales afiliadas centralmente, etc.) supervisadas por la Comisión de Administración y Supervisión de Activos Estatales. del Consejo de Estado). ) y el plazo de conservación de los expedientes de gestión se aplicará previa aprobación de la Administración de Archivos del Estado.

El alcance de la presentación de documentos y materiales preparados por las oficinas centrales de las empresas estatales locales y el período de almacenamiento de los archivos de gestión se informarán al departamento administrativo de archivos del mismo nivel para su aprobación antes de su implementación.

Artículo 17 Cuando haya cambios importantes en la estructura de capital o en el negocio principal de una empresa, el alcance de la presentación de documentos y materiales y el período de retención de archivos deben revisarse y mejorarse de manera oportuna.

Artículo 18 Al preparar el alcance de la presentación y el cronograma del período de retención de documentos, una empresa analizará y determinará exhaustivamente las funciones prácticas y el valor histórico de los documentos y materiales generados por la empresa, y tomará en consideración en general los documentos en papel. y otros transportistas Requisitos de gestión de documentos y materiales, definiendo con precisión el alcance de la presentación de documentos y materiales y dividiendo el período de almacenamiento de documentos.

Artículo 19: Este reglamento se aplica a las empresas registradas y establecidas dentro del territorio de la República Popular China. Las empresas que operan en el extranjero deberán remitirse a los requisitos de este reglamento por parte de las instituciones científicas y tecnológicas que puedan consultar; y aplicarlos.

Artículo 20 Corresponde a la Administración de Archivos del Estado la interpretación de este reglamento.

Artículo 21 El presente reglamento entrará en vigor el 20 de febrero de 2013.

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