Cómo guardar libros de contabilidad
La sustitución del libro de cuentas significa que al final del año fiscal, las cuentas antiguas de este año se reemplazan por las nuevas cuentas del año siguiente.
El método para cambiar las nuevas cuentas es: al final del año, transfiera el saldo de fin de año de cada cuenta que deba cambiarse directamente a la nueva cuenta. No es necesario preparar la contabilidad. comprobantes o registrar el saldo como principal. Un débito o crédito a una cuenta en el año que hace que cualquier cuenta con un saldo durante el año en curso tenga un saldo cero. Porque dado que al final del año hay una cuenta con saldo, su saldo debe reflejarse verazmente en la cuenta, de lo contrario es fácil confundir la diferencia entre una cuenta con saldo y una cuenta sin saldo.
Al cambiar a una cuenta nueva, debe indicar el año de cada cuenta, luego indicar "Enero" y "Día" en la columna de fecha de la primera línea, e indicar "Transferencia del año anterior" en la columna de resumen Escriba el saldo de la cuenta en la columna "Saldo" y registre los eventos contables para el nuevo año sobre esta base.
2. ¿Qué preparativos se deben hacer antes de transferir cuentas antiguas a archivos contables?
Después de reemplazar los libros de cuentas por otros nuevos, los demás libros de cuentas deben clasificarse a tiempo y almacenarse en los archivos contables. Antes de archivar se deben realizar los siguientes trabajos:
Trabajo antes de encuadernar. Primero, según el número de páginas utilizadas en la tabla de activación del libro de cuentas, verifique si las cuentas son consistentes, si las páginas de la cuenta están completas y si los números de serie son continuos; luego, según la portada del libro de contabilidad; tabla de activación del libro de cuentas, el catálogo de cuentas y las páginas de cuentas ordenadas.
(2) Requisitos de encuadernación para los libros de cuentas de hojas sueltas. Complete la página de la cuenta, elimine las páginas en blanco y las carpetas de la cuenta, y agregue una contraportada; cuenta de hojas sueltas de varias columnas, cuenta de hojas sueltas de tres columnas, cuenta de hojas sueltas de cantidad-monto, etc. No deben mezclarse y deben encuadernarse según páginas comerciales similares y páginas de cuentas similares; completar el tipo de cuenta y el número de volumen en la portada de las páginas de cuentas encuadernadas y hacer que las firme el supervisor contable, encuadernador o agente.
(3) Otros requisitos posteriores a la vinculación. Los libros de contabilidad deben ser firmes y planos, sin esquinas dobladas, esquinas faltantes, páginas equivocadas, páginas caídas o páginas en blanco, los sellos de los libros de contabilidad deben estar apretados y estampados, la cubierta debe estar completa y lisa; Se debe marcar el año y el nombre y número del libro de cuentas. La numeración debe compilarse una vez al año, y el orden de numeración es el libro mayor general, el libro de cuentas de efectivo, el diario de depósitos y el libro mayor clasificado; una vez encuadernadas las cuentas antiguas, deben conservarse según sea necesario;
3. ¿Cómo se determina el período de conservación de los libros contables?
El período de conservación de los libros contables es el siguiente:
Libro mayor (incluido diario y libro mayor): 15 años;
Libro mayor detallado: 15 años;
Diario: 15;
(Entre ellos, los diarios de efectivo y depósitos son por 25 años)
Después de que las tarjetas de activos fijos se desechan y liquidan: 5 años;
Libros de cuentas auxiliares (para Libro de referencia): 15 años.
4. ¿Qué procedimientos se deben completar para transferir cuentas antiguas?
Los libros contables que lleva cada unidad no se tomarán en préstamo una vez archivados. Si hay necesidades especiales, se pueden revisar o copiar con la aprobación del responsable de la unidad. El personal que revisa o copia archivos contables tiene estrictamente prohibido desfigurar, abrir o reemplazar archivos contables.
Cada unidad debe establecer y mejorar un sistema de revisión y copia de archivos contables.
5. ¿Qué trámites se deben realizar cuando los libros de cuentas se destruyen al vencimiento?
Una vez transcurrido el período de custodia, los libros de contabilidad pueden destruirse de acuerdo con los siguientes procedimientos:
(l) El departamento de archivos de la unidad propondrá opiniones de destrucción junto con el departamento de contabilidad. preparar un inventario de destrucción de libros de cuentas y archivos, e indicar la destrucción El nombre del archivo, número de volumen, número de volumen, años inicial y final, número de archivo, período de almacenamiento, período de almacenamiento, tiempo de destrucción, etc.
(2) El responsable de la unidad deberá firmar en la lista de destrucción del libro contable.
(3) Al destruir libros de contabilidad, la agencia de archivos y la agencia de contabilidad deben enviar personal para supervisar las ventas. Cuando los organismos estatales destruyan libros de contabilidad, enviarán personal del departamento financiero y del departamento de auditoría del mismo nivel para participar en la supervisión de la destrucción. Cuando el departamento financiero destruya libros contables, el departamento de auditoría del mismo nivel enviará personal para supervisar la destrucción.
(4) Antes de destruir los libros de contabilidad, el supervisor de ventas debe verificar los libros de contabilidad destruidos de acuerdo con el contenido que figura en la lista de destrucción de los libros de contabilidad, después de la destrucción, debe firmar y sellar el libro de destrucción de los libros de contabilidad; e Informar el estado de supervisión de ventas al líder de la unidad.