Características evolutivas de los sistemas de información contable
El control interno del sistema de información contable se refiere a una serie de problemas de control como la distorsión, la irracionalidad y la ilegalidad de la información contable causados por la organización del trabajo contable o la implementación comercial. Los departamentos de gestión en todos los niveles toman medidas para proteger la integridad y seguridad de la propiedad del país y las empresas, garantizar la confiabilidad de la contabilidad y otros datos, garantizar la implementación y ejecución de diversas políticas formuladas por el país y las empresas, verificar si hay errores y prevenir el fraude. , fortalecer la gestión y mejorar la eficiencia económica. Todos los sistemas, políticas, medidas y procedimientos de gestión entran dentro del ámbito del control interno contable. Cualquier empresa, institución pública u otra organización económica, independientemente de su tamaño y naturaleza comercial, independientemente de sus procedimientos de organización contable y métodos de procesamiento de información, siempre habrá ciertos problemas de control interno en su sistema de procesamiento comercial contable en diversos grados y en diferentes aspectos. . El control interno del sistema de información contable empresarial es una parte integral e importante de todo el sistema de gestión empresarial.
De la contabilidad manual tradicional a los sistemas de contabilidad computarizados, los requisitos y objetivos básicos del control interno del sistema no han cambiado, y los principios y métodos básicos de la contabilidad por partida doble y el saldo deudor y acreedor no han cambiado. Sin embargo, debido a la automatización informática de los métodos y métodos de procesamiento de información contable, los procedimientos de procesamiento comercial contable y los grupos de trabajo han sufrido cambios cualitativos, lo que ha dado lugar a algunas características nuevas y cambios en el sistema de control interno del sistema de información contable. Explorar y estudiar la evolución de estas características ayudará a las personas a establecer un sistema de control interno científico y riguroso para los sistemas de información contable computarizados.
2. Características del control interno de los sistemas contables en un ambiente manual
Para cualquier sistema de información contable, el riesgo de problemas en el sistema proviene principalmente de la entidad ejecutora del negocio contable, por lo que Las medidas de control interno del sistema. La formulación e implementación también deben centrarse en este tema. En condiciones manuales, las personas son el factor principal en la organización e implementación de todas las operaciones contables. Por lo tanto, el control manual de la entidad implementadora es la clave para analizar y comprender las características de control interno de los sistemas de información contable manuales.
1. Desde la perspectiva del mecanismo organizativo del trabajo contable.
En condiciones manuales, la forma organizativa del trabajo contable es dividir diferentes grupos funcionales contables según la naturaleza del negocio económico. El principio básico al establecer controles internos es la separación de autoridad y responsabilidades incompatibles. Sobre la base de este principio, las empresas establecen diversos puestos e instituciones contables y formulan sistemas y responsabilidades financieros en todos los niveles. El personal diferente está estrictamente limitado a sus áreas comerciales específicas y los supervisores de todos los niveles implementan una supervisión estricta de acuerdo con el sistema. Al verificar los registros, podemos rastrear el problema hasta cualquier enlace. Sin autorización, resulta difícil para cualquiera acceder a toda la información contable. Esto forma una red de control interno del sistema de organización del sistema contable en condiciones manuales.
2. Desde la perspectiva de los procedimientos contables de tramitación empresarial.
En un sistema de procesamiento empresarial manual, las cuentas, los comprobantes y los informes son procesados por diferente personal contable. Para manejar correctamente cada negocio contable, las personas han establecido sistemas de auditoría y sistemas de inspección correspondientes en cada eslabón clave de los procedimientos manuales de procesamiento comercial, como verificación de cuentas, verificación de comprobantes contables, verificación de estados de cuenta, verificación de hechos de cuentas y supervisores en general. niveles Sistemas y medidas de revisión, firma y sellado del personal. El establecimiento de estos sistemas y medidas garantiza la exactitud y coherencia de la información contable hasta cierto punto, y también garantiza la racionalidad y legalidad de diversas actividades económicas, reflejando las características del control interno de los procedimientos de procesamiento empresarial en condiciones manuales. Del análisis anterior se desprende que el cuerpo principal del sistema de control interno del sistema de información contable manual se centra en los factores humanos.
3. La evolución de las principales características del control interno de los sistemas de información contable en condiciones de informatización
La informatización de los sistemas de información contable ha concentrado la mayor parte del trabajo contable en condiciones manuales, tales como como registro Contabilidad, contabilidad, contabilización, conciliación, cálculo de costos del producto, preparación de informes, etc. , en una computadora electrónica, completada por un software de contabilidad. El trabajo original del departamento de contabilidad en condiciones manuales se ha convertido básicamente en el único responsable de la recopilación, generación, aprobación, codificación, análisis y almacenamiento de los datos originales.
Como se puede observar en la figura anterior, los problemas de control interno del sistema contable en condiciones informatizadas tienen las siguientes características:
1. cambios en las entidades ejecutoras del control interno cambian.
En condiciones computarizadas, aunque las computadoras no pueden reemplazar todo el trabajo contable en condiciones manuales, el procesamiento de información contable clave y el trabajo contable empresarial han sido reemplazados por software de contabilidad computarizado. Por tanto, el tema de ejecución del trabajo contable ha evolucionado hacia dos factores: las personas y el software informático, siendo el software informático el principal factor de ejecución. Este cambio ha provocado que el cuerpo principal de control interno del sistema informático contable evolucione hacia dos factores: humano y software. El riesgo de problemas del sistema causados por el software informático se convertirá en el principal riesgo del control interno del sistema contable.
2. La operación inadecuada de entrada de datos es el problema de control interno más crítico en los procedimientos de procesamiento empresarial contable en condiciones computarizadas.
En un sistema computarizado, todos los datos provienen de la base de datos del comprobante. Cuando se ingresa el comprobante, el sistema realizará automáticamente múltiples procesos comerciales. Las operaciones de entrada incorrectas darán lugar a una serie de errores en los diarios, libros auxiliares, libros mayores e incluso informes contables. Por lo tanto, controlar el problema de las operaciones de entrada de datos inadecuadas será el eslabón de control más crítico en todo el programa de procesamiento empresarial contable computarizado.
3. La alta concentración de datos y responsabilidades en condiciones informatizadas ha dado lugar a una serie de importantes problemas de control interno.
En condiciones manuales, diferentes personas a cargo registran y mantienen muchos datos comerciales contables, como comprobantes, diarios, libros auxiliares y libros mayores. Sin autorización, resulta difícil para cualquiera acceder a toda la información contable. En el sistema de contabilidad computarizado, toda la información contable se concentra en la computadora y un conjunto de software computarizado ejecuta múltiples procesos comerciales. Bajo la condición de que la tecnología de redes informáticas y la tecnología de bases de datos utilicen en gran medida datos informáticos, sin las correspondientes medidas de control interno, las terribles consecuencias de tales problemas del sistema son inimaginables.
Además, a diferencia de la clara división de responsabilidades formada por múltiples puestos comerciales y operaciones independientes en condiciones manuales, en condiciones informatizadas, todas las responsabilidades están altamente concentradas en el mismo sistema informático (o sistema de red), altamente centralizado. en el mismo sistema de software computarizado. Esta característica pone en riesgo los datos del sistema y los materiales de procesamiento de información de ser explorados, modificados, copiados o incluso destruidos ilegalmente sin dejar ningún rastro. Por lo tanto, el control interno con datos y responsabilidades altamente centralizados es una serie de problemas de control interno importantes que enfrentan los sistemas contables después de la informatización.
4. Los cambios en los soportes de almacenamiento de datos contables tras la informatización han dado lugar a una serie de importantes problemas de control interno en la gestión de datos contables.
La informatización del procesamiento de la información contable ha desencadenado una revolución en los soportes de almacenamiento de la información contable. Los medios de papel originales en condiciones artificiales serán reemplazados por medios de almacenamiento magnéticos. Las principales características de los medios de almacenamiento magnéticos son poca intuición en la lectura y análisis, ausencia de rastros de manipulación de datos, ausencia de humedad, ausencia de magnetización, ausencia de calor, ausencia de curvatura, etc. Estas características y requisitos hacen que la preservación de datos de los sistemas de información contable enfrente una serie de nuevos riesgos. Además, la informatización de los sistemas de información contable también ha provocado otros puntos de control de problemas del sistema, como desarrollo inadecuado del sistema, virus informáticos que invaden los sistemas de software, llamadas y modificaciones de software no autorizadas y problemas de auditoría causados por la implementación del sistema de software.