¿Qué incluye el expediente contable?
Los archivos contables incluyen archivos contables electrónicos formados, transmitidos y almacenados a través de computadoras y otros dispositivos electrónicos. Los presupuestos, planes, sistemas y demás documentos de cada unidad pertenecen a archivos documentales y no a archivos contables.
Los archivos contables se refieren a diversas formas de datos contables, como textos y cuadros, que son valiosos para su conservación y se reciben o forman en el proceso de contabilidad, registrando y reflejando los asuntos económicos y comerciales de la unidad. Generalmente se refiere a comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales contables.
1. Los comprobantes contables son comprobantes escritos que registran los negocios económicos y aclaran las responsabilidades económicas. Incluyendo comprobantes originales hechos por usted mismo, comprobantes originales extranjeros, tabla resumen de comprobantes originales, comprobantes contables (comprobantes de recibo, comprobante de pago, comprobante de transferencia), tabla resumen de comprobantes contables, extracto de depósito (préstamo) bancario y extracto bancario.
2. Los libros de contabilidad se componen de páginas de cuentas interrelacionadas en un formato determinado, se basan en comprobantes contables y registran diversos negocios económicos de manera integral, continua y sistemática. Incluyendo el libro mayor, diversas cuentas detalladas, libros de caja, diarios de depósitos y registros de registro auxiliares establecidos por las cuentas contables.
3. Los estados contables son documentos escritos resumidos que reflejan el estado financiero contable y los resultados operativos de una empresa. Incluyen principalmente informes exprés de los principales indicadores financieros, estados contables mensuales y trimestrales y estados contables anuales, incluidos. balances y estados de pérdidas y ganancias, estados financieros.
4. Otra información contable pertenece a la categoría de negocios económicos y está estrechamente relacionada con la contabilidad y la supervisión contable. El departamento de contabilidad es responsable del procesamiento de la información relevante. Tales como: contratos económicos, estadísticas financieras, resumen de inventario financiero, datos de límite de fondos aprobados, lista de transferencia de archivos contables, lista de almacenamiento de archivos contables, lista de destrucción de archivos contables, etc. Los datos contables, archivos de programas y demás materiales contables almacenados en soporte magnético por las unidades que implementen la informatización contable se gestionarán como archivos contables.
Alcance del archivo de expedientes contables:
1. Comprobantes contables, incluidos comprobantes originales y comprobantes contables.
2. Libros de contabilidad, incluidos libro mayor, libro detallado, diario, tarjeta de activo fijo y otros libros de cuentas auxiliares.
3. Los informes de contabilidad financiera incluyen informes de contabilidad financiera mensuales, trimestrales, semestrales y informes de contabilidad financiera anuales.
4. Otra información contable, incluidos extractos bancarios, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, lista de transferencia de archivos contables, lista de almacenamiento de archivos contables, lista de destrucción de archivos contables, opiniones de tasación de archivos contables y otros elementos con información contable de valor de conservación. .
Gestión de archivos contables
El contenido de la gestión de archivos contables está determinado por las responsabilidades laborales de los administradores de archivos contables. Los contenidos específicos de la gestión de archivos incluyen:
1. Implementar las disposiciones de la "Ley de Contabilidad", la "Ley de Archivos" y las "Medidas de Gestión de Archivos Contables", y establecer y mejorar el establecimiento, archivo, revisión, almacenamiento y gestión de archivos contables y otros sistemas de gestión, y realizar una gestión estandarizada, sistemática y estandarizada de los archivos contables.
2. Realizar un buen trabajo en encuadernación, catalogación, archivo y archivo de expedientes contables.
3.Según la clasificación anual, elaborar un catálogo de expedientes contables, y clasificarlos y archivarlos uniformemente para que se mantengan ordenados, conservados adecuadamente y sean fáciles de encontrar.
4. Responsable del archivo y almacenamiento de diversos datos, disquetes y CD en el sistema informático.
5. Inspeccione periódicamente los archivos, realice trabajos de limpieza diarios en la gestión de archivos, mantenga la circulación de aire en la sala de archivos, haga un buen trabajo a prueba de humedad, agua, insectos y robo. , implementar estrictamente el sistema de acceso y acceso a archivos relevantes, y mejorar el Procedimiento, completar el registro de uso de archivos.
6. Implemente estrictamente el sistema de seguridad y confidencialidad de los archivos, haga un buen trabajo en la seguridad y confidencialidad de los archivos y evite daños, pérdidas y fugas de archivos.
7. Responsable de verificar periódicamente el estado de caducidad de los archivos contables y manejar los procedimientos de transferencia y destrucción de los archivos contables de acuerdo con la normativa.
8. Aceptar la orientación, supervisión e inspección empresarial de los departamentos superiores.