Cómo solucionar problemas de hardware en la seguridad de los sistemas informáticos contables
La mayoría de los contadores tienen experiencia empresarial pero carecen de conocimientos informáticos. Aunque básicamente pueden utilizar computadoras para realizar el trabajo contable, no son exhaustivos ni competentes en los métodos de aplicación del software financiero, y su comprensión del software también es limitada. No pueden eliminar fallas durante la operación del software de manera oportuna. Una vez que la computadora falla o la interfaz es diferente de lo habitual, quedan indefensos, incluso si el fabricante les ha brindado capacitación sistemática al instalar el software de contabilidad. Algunos contadores que nunca han estado expuestos a las computadoras todavía tardan en comenzar y a menudo cometen errores tan pronto como acceden a la computadora. Una vez que cometen un error, los resultados de su trabajo a largo plazo pueden desperdiciarse, los datos del sistema pueden perderse, el sistema puede no funcionar correctamente y, lo que es más grave, puede provocar que el sistema falle. Por lo tanto, la falta de personal financiero integral que entienda tanto las computadoras como la teoría contable se ha convertido en uno de los principales obstáculos para la implementación de la contabilidad computarizada en varias unidades.
1.2 El actual modelo de división del trabajo contable no favorece el desarrollo de la informatización contable.
En la actualidad, después de que algunas unidades se dan cuenta de la informatización de la contabilidad, los puestos del personal contable todavía aplican mecánicamente el modelo original de división del trabajo, de modo que los puestos no pueden desempeñar el papel de restricción mutua, supervisión mutua y control mutuo Por lo tanto, el modelo tradicional de división del trabajo no favorece el desarrollo fluido de la informatización contable.
1.3 Tras la informatización, el sistema contable no ha sido modificado en consecuencia.
El sistema contable actual se basa principalmente en la contabilidad manual. Después de la aplicación de la informatización contable, la configuración de los temas contables, los métodos de registro contable y los procedimientos de procesamiento contable, la organización del trabajo contable, el diseño del sistema contable, la gestión y el control internos y los medios y métodos de almacenamiento de los archivos contables han cambiado. Por lo tanto, el sistema de contabilidad financiera debe modificarse en consecuencia de acuerdo con las características de la contabilidad computarizada para mejorar el sistema y estandarizar la gestión.
1.4 Hay muchos peligros ocultos en la copia de seguridad de datos.
Algunas unidades no pueden insistir en realizar una copia de seguridad diaria, lo que resulta en la pérdida de algunos datos contables cuando la máquina falla. El disco de datos de copia de seguridad no se revisa regularmente y no existen las medidas correctivas correspondientes cuando surgen problemas. La mayoría de las unidades sólo utilizan disquetes para realizar copias de seguridad, pero los disquetes tienen desventajas como pequeña capacidad, fácil falla y alto costo.
1.5 Defectos en la gestión de ficheros tras la informatización contable
La conservación de los ficheros contables informatizados es una importante labor contable básica. Después de que las computadoras reemplazaron la contabilidad manual, se agregó nuevo contenido a los archivos de contabilidad. Se deben establecer sistemas de gestión de archivos contables correspondientes para el alcance, los métodos de almacenamiento y el entorno de almacenamiento de los datos contables computarizados, a fin de fortalecer la gestión de los archivos contables computarizados después de la implementación de la informatización. Hoy en día, muchas unidades no pueden crear archivos contables separados, lo que dificulta guardar comprobantes contables originales, estados de cuenta y datos de respaldo computarizados.
1.6 El software de gestión financiera actual carece de funciones de auditoría.
En la actualidad, la gran mayoría de los programas de contabilidad carecen de la revisión de su sistema de control, procesos y resultados computarizados, y no pueden resolver la cuestión crucial de si los datos originales de los eventos contables son auténticos. La informatización sólo reemplaza el trabajo manual en el cálculo de los datos contables de entrada y la generación de informes. Además, con los cambios esenciales en el control interno tras la realización de la informatización contable, existe la posibilidad de intervención humana y ajuste de ganancias en el sistema de información contable, así como la posibilidad de proporcionar datos originales falsos. El software de contabilidad computarizado no puede prevenir eficazmente las cuentas falsas y la distorsión de la información contable.