Utilización de archivos contables corporativos y gestión y utilización de archivos confidenciales

1 En términos de custodia y gestión de archivos contables, se requiere personal dedicado a la gestión de los archivos contables.

Los archivos contables no se mezclan con otros tipos de archivos en el mismo almacén. Los archivos contables se almacenan en el mostrador contable, las posiciones contables se personalizan y los archivos contables son administrados por personal dedicado. No se permite la entrada de otro personal al almacén de archivos contables a voluntad. Al revisar los expedientes contables, estos deben disponerse en una sala de lectura especial y ser supervisados ​​por los responsables del expediente contable. Los visitantes no podrán leer otro contenido no relacionado con la búsqueda de archivos.

2 Control front-end - sistema de aprobación, impresión y archivo para la utilización de archivos

2.1 Implementar el sistema de aprobación, sellado y archivo para el uso de archivos contables de todas las unidades afiliadas a la campo petrolero. De acuerdo con los requisitos del sistema de préstamo de archivos de campos petroleros, cada unidad negocia con la oficina de archivos local para determinar la categoría de archivo, el departamento de aprobación y la persona de aprobación (consulte el "Formulario de registro de aprobación de utilización de archivos") y enviarlo a la oficina de archivos para su archivado. Generalmente, debe haber dos personas de revisión y aprobación para cada tipo de documento, de modo que si la primera persona de aprobación está en un viaje de negocios y no puede cumplir con las responsabilidades de aprobación, el préstamo y la aprobación normales no se verán afectados. La columna "Firma del Responsable de la Aprobación" del apéndice debe estar firmada por el responsable de la aprobación y no puede ser reemplazada por un sello personal.

2.2 El sistema de archivo y aprobación de los expedientes contables tomados en préstamo por el personal de unidades ajenas al campo petrolero. Con el fin de fortalecer la gestión de préstamos de los archivos contables de los campos petroleros, proteger los secretos comerciales y salvaguardar los derechos e intereses legítimos del campo petrolero, se adoptan las siguientes disposiciones para la aprobación, firma y archivo de los archivos contables de los campos petroleros por parte de unidades externas (personal). del campo petrolero:

2.2.1 Cuando unidades (personal) como la Comisión de Inspección Disciplinaria de Campos Petrolíferos y la Fiscalía revisen los archivos contables del campo petrolero, la Oficina de Inspección y Supervisión Disciplinaria del Negociado revisará, aprobará y archivará los registros y notificar al Departamento de Asuntos Jurídicos del Negociado, así como a la División de Activos Financieros del Negociado o a la División de Activos Financieros de la sucursal.

2.2.2 Los departamentos de finanzas externas industriales y comerciales, de tributación y de yacimientos petroleros revisarán los archivos contables de yacimientos petroleros, los cuales serán aprobados y archivados por el Departamento de Activos Financieros del Negociado o el Departamento de Activos Financieros de la sucursal, y se notificará al Departamento de Asuntos Jurídicos del Negociado.

2.2.3 Cuando los tribunales locales, las unidades de seguridad pública y los abogados revisen los archivos contables de los campos petroleros, la Oficina de Asuntos Legales del Negociado los revisará y archivará, y notificará a la Oficina de Inspección y Supervisión Disciplinaria del Negociado, así como a la División de Activos Financieros del Negociado o División de Activos Financieros de Sucursales.

3. Controlar estrictamente el préstamo de archivos contables.

3.1 Los archivos contables son para uso de la unidad y en principio no se permite su préstamo. Si existen necesidades especiales, deberán ser revisadas y aprobadas por la unidad superior de supervisión o líder de unidad y supervisor contable. Los expedientes de préstamo deben contar con una carta de presentación del empleador. La carta de presentación debe indicar el nombre del prestatario, finalidad, alcance de uso, si se debe copiar y el plazo de préstamo, etc. La unidad de aprobación centralizada para el préstamo de archivos puede firmar y sellar la carta de presentación original o puede reemplazar la carta de presentación. Después de la aprobación y la firma, se puede tomar prestado o copiar en los archivos y registrar.

3.2 Los prestatarios toman prestados archivos contables con una carta de presentación especificada por la autoridad de aprobación. El personal de Archivos debe revisar estrictamente el contenido de la carta de presentación y no ampliará el alcance del préstamo a voluntad. El personal que toma prestados o copia archivos contables tiene estrictamente prohibido manchar o abrir archivos contables para garantizar que estén limpios y completos. Cuando el examinador necesite realizar copias, el archivero las acompañará. Si se requiere certificación de archivo, el contenido extraído o copiado debe verificarse cuidadosamente.

3.3 Inspección estricta antes del almacenamiento. Al devolver los expedientes contables, el personal gestor de expedientes deberá contarlos uno a uno, página por página, y tras comprobar que están correctos, cancelar y firmar el registro de endeudamiento.

4. Establecer y mejorar el sistema de confidencialidad de archivos contables

Establecer "responsabilidades del personal de archivos contables", "sistema de confidencialidad de archivos contables" y "sistema de revisión de archivos contables" para facilitar la gestión de archivos contables. Se pueden seguir capítulos eficaces para trabajar. El sistema de confidencialidad para el uso de los archivos contables debe ser detallado, operable y capaz de guiar el trabajo específico de los administradores de los archivos contables.

5. Fortalecer la construcción de ética profesional del personal gestor de expedientes contables.

El primero es fortalecer el aprendizaje político y crear conciencia sobre la importancia de la ética profesional en el trabajo de archivos; el segundo es llevar a cabo educación sobre ética profesional a través de múltiples canales para mejorar el sentido de misión de los trabajadores de archivos; , mejorar el mecanismo de supervisión, mejorar el sentido de misión de los archiveros; cuarto, mejorar la ley de archivos, establecer un mecanismo de restricción y castigar las actividades ilegales; quinto, fortalecer la supervisión de la opinión pública;

(Unidad del autor: Oficina de Gestión de Archivos de Yacimientos Petrolíferos de Zhongyuan, fecha de envío: 2012-02-10)